Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 14

Transcriptie

1 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 14 _.,;;~, =~a _ ; s Aan de raad Overeenkomst~g het uoorstel besloten ~~~~~~2t~ ~lg~e~l~t~t' Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Voorstel 1. Stel de "Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003" vast conform bijgevoegde ontwerpverordening. 2. Stel de omvang van het jaarlijkse budget voor fracüeondersteuning vast op 2.000,- per fractie, ,- totaal voor Breng het budget voor fractieondersteuning ten laste van de algemene reserve. 4. Publiceer uw besluit in de gemeentelijke informatierubriek van "De IJsselbode". 5. Evalueer de "Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2002" in december Inleiding Op grond van artikel 33.1 van de nieuwe Gemeentewet hebben de raad(sleden) recht op ambtelijke bijstand. Artikel 33.2 geeft de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (fracties) het recht op ondersteuning. Dit recht op ambtelijke bijstand moet in een verordening (volgens artikel 33.3) worden uitgewerkt. Deze nieuwe verordening moet uiterlijlc op 7 maart 2003 zijn vastgesteld. Bijgevoegd is een ontwerpverordening. Bij het opstellen van het ontwerp zijn het model van de VNG en de bijbehorende handreiking gebruikt. Daarnaast zijn enkele verordeningen van andere gemeenten geraadpleegd; te weten Amersfoort, 's- Hertogenbosch, Krimpen aan den IJssel, Pápendrecht, Soest en Zeist. Het model van de VNG is op onderdelen aangepast aan de Oudewaterse situatie, hetgeen geresulteerd heeft in het voorliggende ontwerp. Hieronder volgt een korte toelichting op de hoofdpunten van de voorliggende ontwerpverordening. Argumenten 1. I3uidige situatie In december 2001 is in het MT reeds gesproken over het feit dat de huidige "Regeling ambtelijke bijstand" uit 1994 vervangen moet worden. Ingevolge de Wet dualisering gemeentebestuur is het bestaande recht op ambtelijke bijstand immers verder uitgebreid en daarnaast hebben nu ook de fracties (dus niet alleen de raadsleden) recht op (financiële) ondersteuning. commissie Bestuur en Middelen raad voorstelnummer 14

2 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 14 Het onderwerp ambtelijke bijstand is destijds vooral ter sprake gekomen in verband met de invulling van de griffierstaken. Inmiddels is de griffier benoemd, waarbij gekozen is voor een zogenaamde brede variant van de griffiersfunctie zonder aparte griffie. De taken van de griffier worden vastgelegd in de instructie voor de gri~er. Deze is inmiddels in concept opgesteld en wordt gelijktijdig met de ontwerpverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning aan u voorgelegd. 2. Rol van de griffier bij ambtelijke bijstand De griffier is tevens commissiegriffier en verleent zowel inhoudelijke als processuele bijstand aan de gemeenteraad. De griffier bemiddelt bij en coördineert inhoudelijke informatieverzoeken, adviesvragen of verzoeken tot ambtelijke bijstand van de raad. Omdat de griffier geen griffie tot haar beschikking heeft, zal de gevraagde ambtelijke bijstand veelal verleend worden door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffier zorgt ervoor dat verzoeken om ambtelijke bijstand die zij niet zelf verleent in de ambtelijke organisatie terechtkomen. Zij pleegt hierover vooraf overleg met de gemeentesecretaris. In geval van "zwaardere" vormen van ambtelijke bijstand (zoals genoemd in artikel l.lid l.c) dient de griffier een verzoek tot ambtelijke ondersteuning in bij de gemeentesecretaris indien zij deze bijstand niet zelf kan verlenen. Als het gaat om lichtere vormen van ambtelijke bijstand (zoals genoemd in artikel l.lid l.a en b) treedt de griffier vooraf in overleg met de gemeentesecretaris indien verwacht wordt dat de te verlenen bijstand een aanzienlijk beslag zal leggen op de beschikbare capaciteit. Zoals vermeld bij punt 9, verzorgt de griffier tevens de registratie van de gevraagde bijstand. De griffier is verantwoordelijk voor de bewaking, voortgang en afdoening van de verzoeken. De griffier is als zodanig de schakel tussen de raad(sleden) en de ambtelijlce organisatie. 3. Soorten ambtelijke bijstand Ambtelijke bijstand kan worden onderscheiden in twee soorten: - verzoeken om informatie en inzage: het gaat hier om feitelijke gegevensverstrekking uit beschikbare documenten; - verzoeken om andere bijstand: dit betreft onder andere initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. 4. Informatie en inzage Raadsleden kunnen zich rechtstreeks tot de griffier wenden met hun verzoek om ambtelijke bijstand, zoals gesteld in artikel 1 van de ontwerpverordening. Tevens kunnen zij zich tot de griffier wenden met verzoeken om informatie of inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn. In de VNG-modelverordening is een keuzemogelijkheid geboden om verzoeken om bijstand en informatie te splitsen; voor bijstand naar de griffier en voor informatie rechtstreeks naar de behandelend ambtenaar. In het ontwerp is ervoor gekozen zowel de informatieverstrekking als de bijstandverlening via de griffier te laten plaatsvinden. Voor de raadsleden werkt dit praktisch omdat zij dan over éën aanspreekpunt beschikken en de griffier krijgt meer zicht op de vragen die leven bij de raadsleden. 5. Andere bijstand Verzoeken om bijstand bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen, moties en andere vormen, worden ingediend bij de raadsgriffier (artikel 1 lid 3). Met deze vormen van bijstand kan een behoorlijk beroep op de beschikbare ambtelijke capaciteit aan de orde zijn. De griffier verleent deze bijstand zelf of zij zorgt er in overleg met de gemeentesecretaris voor dat het verzoek in de reguliere ambtelijke organisatie wordt behandeld.

3 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van Hoe ver strekt ambtelijke bijstand _ Het is van belang te onderkennen dat het bijstand ten behoeve van de raadsfracties en raad(sleden) betreft. Ambtelijke bijstand heeft daarom (alleen) betrekking op de taken en werkzaamheden van de raad. Die zijn in het duale stelsel in hoofdlijn: kaderstellend en controlerend. Hiermee wordt de reikwijdte van de ambtelijke bijstand afgebakend: zij gaat niet verder dan bijstand aan kaderstellende en controlerende werkzaamheden. Ter illustratie: ambtelijke bijstand kan door raadsleden niet gevraagd worden voor de totstandkoming van omvangrijke uitgewerkte plannen of inhoudelijke alternatieven voor collegevoorstellen. Ambtelijke bijstand kan wel gevraagd worden voor de totstandkoming van initiatiefvoorstellen waarbij kaders worden gefornnuleerd voor ander of nieuw beleid. De invulling en uitwerking van die door de raad vastgestelde kaders is vervolgens een aangelegenheid van het college. 7. Weigeringsgronden Ambtelijke bijstand kan om twee redenen worden geweigerd: 1. Indien het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op werkzaamheden van de raad (zie onder 6); 2. Indien de gevraagde bijstand het belang van de gemeente kan schaden. 8. Beslissing over weigeringsgrond Beoordeling van de vraag of een weigeringsgrond zich voordoet is in eerste instantie aan de gemeentesecretaris, als hoofd van de reguliere organisaüe. Het gaat immers om de inzet van ambtelijke capaciteit waarvoor hij eerstveraniwoordelijke is. De uiteindelijke beslissing is voorbehouden aan de burgemeester. In geval een raadslid of een fractielid niet tevreden is met de verleende bijstand, verloopt de procedure op dezelfde manier: eerst mededeling aan de gemeentesecretaris en (zonodig) uiteindelijk beslissing door de burgerneester. 9. I,imitering en registratie bijstand In de modelverordening van de VNG zijn keuzemogelijkheden voorgelegd om de ambtelijke bijstand te limiteren. In het voorliggende ontwerp is gekozen voor de variant waarbij (nog) geen beperking wordt opgelegd, maar waarbij wel registratie plaatsvindt door de griffier van de gevraagde ambtelijke bijstand (zie artikel 5). Het gaat hierbij alleen om de verzoeken om ambtelijke bijstand zoals genoemd in lid c van artikel 1: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen, moties en andere "zwaardere" vormen van bijstand. Op deze manier kan inzicht worden verkregen in de daadwerkelijke aard en omvang van de ambtelijke bijstand, de hiervoor benodigde ambtelijke capaciteit en de eventuele formatieve consequenties. Na een evaluatie van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, kan zonodig worden overwogen bijvoorbeeld ieder raads- en fractielid een vast aantal keren per jaar recht op dergelijke ambtelijke bijstand toe te kennen. 10. nafhankelijke bijstand De ambtenaar handelt bij het verlenen van bijstand aan de raad- en fractieleden onafhankelijk van het college. Dit is noodzakelijk als gevolg van de ontvlechting van de posities van de raad en het college. Collegeleden moeten daarom, als zij informatie wensen over de gevraagde respectievelijk verleende bijstand, zich wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

4 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van Geheimhouding Via artikel 7 wordt aan raads- en fractieleden de mogelijkheid geboden dat zowel een verzoek om ambtelijke bijstand als de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. De geheimhouding geldt jegens het college en niet jegens de ambtelijke superieuren van de behandelend ambtenaar. 12. Fractieondersteuning Paragraaf 2 waarin de fracíieondersteuning is geregeld, is grotendeels overgenomen van het VNG-model. Het model gaat uit van het jaarlijks beschikbaar stellen van een budget aan iedere fractie als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Bij het opstellen van het Oudewaterse ontwerp zijn voorbeelden van andere gemeenten bekeken. Er waren nog niet veel voorbeelden beschikbaar, omdat de fractieondersteuning pas later na het aannemen van een amendement is toegevoegd aan artikel 33 van de nieuwe Gemeentewet. Yoorbeelden: De gemeente Den Bosch heeft de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gesplitst in twee verordeningen. In de verordening op de fractieondersteuning is vastgelegd dat iedere fracíie jaarlijks 9.075,- ontvangt. Daarnaast ontvangt iedere fractie jaarlijks een bedrag van 1.135,- per raadszetel. Ook in Dordrecht wordt een afzonderlijke verordening opgesteld voor de vergoeding die aan de fracties wordt verstrekt. Papendrecht verstrekt volgens de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning jaarlijks een vast bedrag van 2.500,- per fractie, evenals de gemeente Vlist waar in 2001 al een budget van HFL ,- per fractie werd verstrekt. In de gemeenten Soest en Amersfoort is ervoor gekozen (nog) geen budget beschikbaar te stellen voor fractieondersteuning. In Soest is ervoor gekozen dit later in een aparte verordening te regelen of de huidige verordening binnenkort aan te passen. In Amersfoort is in de verordening vastgelegd dat dezelfde ambtelijke bijstand aan de raadsleden ook geldt voor raadsfracties, maar er is geen budget voor fracíieondersteuning aan toegevoegd. In de verordening is een bedrag van 2.000,- per fractie opgenomen. De raad mag het uiteindelijke bedrag echter zelf bepalen, aan de hand van de door de raad te verwachten behoefte aan fractiebudgetten. Deze behoefte dient wel te worden onderbouwd. De wetgever heeft de nadere invulling van de fractieondersteuning geheel aan de gemeenten overgelaten. Ook de VNG beschikt niet over richtlijnen hiervoor. Er zal eerst ervaring opgedaan moeten worden met het recht op ondersteuning van raadsfracties. In de praktijk zal immers duidelijk moeten worden aan welke middelen daadwerkelijk behoefte is. Na een eerste evaluatie van de verordening kan eventueel een aanpassing plaatsvinden. Ten aanzien van de op te bouwen reserves van de fracüebudgetten is in de VNGmodelverordening een aantal uitgebreide bepalingen opgenomen met betrekking tot een systematiek van herverdeling van gelden. In de ontwerpverordening is gekozen voor een praktische invulling (naar voorbeeld van de verordening van de gemeente Papendrecht) waarbij het niet gebruikte deel van de bijdrage aan het einde van het jaar terugvloeit in de gemeentekas. Iedere fractie legt op grond van artikel 13 lid 1 van de verordening binnen 2 maanden na het einde van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van overlegging van een verslag. 4

5 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 14 De bepaling ten aanzien van een verplichte accountantscontrole uit de VNGmodelverordening is niet overgenomen in de ontwerpverordening. Door de VNG werd aangegeven dat in kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, ervoor gekozen kan worden om de accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege te laten. 13. Toelichting bij verordening Bij de toelichíing op de ontwerp-verordening is grotendeels het VNG-model gevolgd en op onderdelen aangepast naar de Oudewaterse invulling van de verordening. 14. Evaluatiemoment Zoals hiervoor reeds is genoemd, is het raadzaam om de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning te evalueren. U wordt voorgesteld deze evaluatie na een jaar te laten plaatsvinden. De ervaringen die binnen het duale bestel zijn opgedaan met het verlenen van ambtelijke bijstand kunnen wellicht aanleiding geven tot het aanpassen van de verordening. De praktijk zal immers moeten uitwijzen of de voorliggende verordening het juiste kader biedt waarbinnen de ambtelijke bijstand verleend kan worden. Advies Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing Op 8 januari 2003 is in de Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing de ontwerp-verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning besproken. De werkgroep stelt een volgende werkwijze voor ten aanzien van de fractieondersteuning: "Starten met een klein budget per fractie, bijvoorbeeld ~ 2.000,- per fractie. De raad zou dan ,- beschikbaar moeten stellen. Het budget van 2.000,- per fractie wordt niet op voorhand toegekend aan de fracües, maar wordt gereserveerd. De fracties kunnen per acíiviteit een aanvraag indienen. Deze aanvraag leggen zij echter niet voor aan de gemeenteraad, maar komt in de ambtelijke organisatie terecht. Daar wordt getoetst of de aanvraag voldoet aan de criteri~. zoals gesteld in de verordening. De griffier wordt aangewezen als budgethouder. Nadat op deze manier ervaring is opgedaan met de aanwending van de beschikbare fracüebudgetten, kan eventueel op termijn overgestapt worden op het vooraf toekennen van budgetten aan de fracties". De werkgroep heeft met betrekking tot de overige aspecten van de ontwerp-verordening geen nadere opmerkingen meegegeven voor de behandeling in de commissie en de raad. Advies Commissie Op advies van de commissie Bestuur en Middelen is zowel in de instructie voor de griffier als in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning opgenomen dat de griffier de functie van budgethouder vervult ten aanzien van de financiële bijdragen voor de fracties. Tevens is op advies van de commissie in de toelichíing op de verordening vastgelegd dat de ambtelijke toetsing van aanvragen om bijdragen marginaal is en niet politiek inhoudelijk. Het advies van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing inzake de fractiebudgetten (~ 2.000,- per fractie) is door de commissie Bestuur en Middelen overgenomen. Voorts heeft de commissie Besiuur en Middelen verzocht in de verordening aan te geven of de burgemeester (genoemd in artikel 3 en 4) expliciet aangeduid kan worden als voorzitter van de raad of als voorzitter van het college van burgemeester en wethouders. Gebleken is echter dat de burgemeester in het kader van artikel 3 (beslissen op het verzoek om ambtelijke bijstand na weigering hiervan door de gemeentesecretaris) en artikel 4 (beslissen naar aanleiding van ontrevredenheid over de verleende ambtelijke bijstand) vanuit haar eigenstandige positie in het gemeentelijk bestuur handelt. Dit is ook als zodanig aangegeven in de toelichting op artikel 4 van de verordening.

6 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 14 Juist in een situatie zoals is weergegeven in de artikelen 3 en 4 zal de burgemeester optreden als bemiddelaar tussen de belangen van de raad en het college. In de overige artikelen van de verordening wordt de burgemeester niet genoemd. Standpunt Ondernemingsraad De ontwerpverordening is ter kennisgeving voorgelegd aan de Ondernemingsraad.»nanciële toelichting Voor de fractieondersteuning dient uw raad een budget vast te stellen. In het voorstel is hiertoe een bedrag van 2.000,- per fractie ( ,- totaal) opgenomen. Bij het opstellen van de begroting 2003 is echter nog geen rekening gehouden met een budget voor fractieondersteuning. Het bedrag wat door uw raad beschikbaar gesteld zal worden voor fracüeondersteuning, zal derhalve ten laste komen van de algemene reserve. Voorts zal in de begroting de griffier worden aangemerkt als budgethouder. Burge ester en wethouders, mr. P.. Holtrigter secretaris L mevrouw M.C.A.A. Ruigrok-Verreijt burgemeester Volgens voorstel door de raad besloten in de openbare vergadering van: 20 februari 2003 De loco-secretaris, De voorzitter, c~ ~ _ - mevrouw mr. K.C. Dallinga-Ritman mevrouw M.C.A.A. Ruigrok-Verreijt

7 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 14 _ r "~ k3~r ~ ~ ^ ~ f:(c ~rg~, ;y,.':;_.," S 3l3 P. ~'Z1 ; ~~~tee~~e 0~~~~~~e~ VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING gelezen het advies van de Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing van 8 januari 2003; gezien het advies van de commissie Bestuur en Middelen van 3 februari 2003; Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de volgende Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand Artikel 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn; c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of op verzoek van de grïffier door een ambtenaar gegeven. 3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist. 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Arrikel 2 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden. 2. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

8 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 8 van 14 Artikel 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris. 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 5 De griffier houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen: a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht; b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht; c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend; d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost; e. de reden waarom een verzoek is geweigerd. Artikel 6 De griffier verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register. Artikel 7 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paraaraaf 2: Fractieondersteuning Artikel 8 1. Voor de fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, wordt jaarlijks een financiële bijdrage gereserveerd als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. Deze te reserveren bijdrage bedraagt ~ 2.000,- per elke fractie. 3. Per voorgenomen activiteit kunnen fracties een aanvraag indienen voor de aanwending van (een deel van) het gereserveerde bedrag. 4. Toetsing van de aanvraag aan het gestelde in artikel 9 vindt plaats door de ambtelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de griffier. Artikel 9 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

9 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 9 van 14 Artikel De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. Artikel Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel Het niet gebruikte deel van de bijdrage, toekomend aan een fractie, vloeit aan het einde van het jaar terug in de gemeentekas. 2. Indien een fractie een deel van het budget wil besteden in het volgende jaar, legt zij dit verzoek, met redenen omkleed, voor aan de raad. De raad beslist over het verzoek. Artikel 13 Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. 2. De raad stelt na ontvangst van het verslag de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn. Pararaaf 3 Slotbepaling Artikel Deze verordening kan worden aangehaald ais "Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003" 2. Zij treedt een dag na bekendmaking in werking. 3. Op dat tijdstip vervalt de "Regeling ambtelijke bijstand" zoals vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Oudewater van 26 mei Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Oudewater op 20 februari 2003 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

10 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 10 van 14 Toelichting Algemeen Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld. De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar. De verordening behándelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent níet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Verordening ambtelijke bijstand en fractíeondersteuning

11 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 11 van 14 In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. Verordening ambfel~ke bijstand en fractieondersteuning 2003

12 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 12 van 14 Arïikelgewijze toelichting Artikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies. Er is voor gèkozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikel 2 Indien een raadslid verzoekt om feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of een afschrift van documenten die openbaar zijn, kan de griffier indien nodig rechtstreeks een ambtenaar verzoeken deze "lichte" ambtelijke bijstand te verlenen. Indien een dergelijk verzoek een aanzienlijk beslag zal leggen op de ambtelijke capaciteit, pleegt de griffier vooraf overleg met de gemeentesecretaris. Ook indien een ambtenaar van mening is dat de door de griffier gevraagde ambtelijke bijstand een onevenredig beslag zal leggen op de beschikbare capaciteit, meldt hij dit bij zijn leidinggevende of de gemeentesecretaris. Als de griffier in geval van de "zwaardere" ambtelijke bijstand zoals genoemd in artikel 1 lid c een verzoek tot het verlenen van bijstand moet doen aan de ambtelijke organisatie, pleegt zij hierover altijd vooraf overleg met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beslist op dit verzoek. Artikel 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003

13 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 13 van 14 Artikel 4 Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris. Artikel 5 Door de griffier wordt een register bijgehouden van de verleende ambtelijke bijstand teneinde de behoefte aan ambtelijke bijstand en de hiermee gemoeide ambtelijke inzet inzichtelijk te maken. Het gaat hierbij niet om de meer eenvoudige ínformatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Het register is bedoeld voor de ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c. Artikel 6 In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt. Aríikel 7 Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel 8 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De beschikbare fractiebudgetten worden niet op voorhand toegekend aan de fracties, maar worden gereserveerd. Per voorgenomen activiteit kunnen fracties een aanvraag indienen voor (een deel van) het beschikbare fractiebudget. Deze aanvraag wordt niet voorgelegd aan de gemeenteraad, maar komt in de ambtelijke organisatie terecht. Daar wordt getoetst of de aanvraag voldoet aan de criteria zoals gesteld in de verordening. Deze toetsing vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de griffier en is marginaal en niet politiek-inhoudelijk. De griffier wordt aangewezen als budgethouder. Nadat op deze manier ervaring is opgedaan met de aanwending van de beschikbare fractiebudgetten, kan na een evaluatie eventueel overgestapt worden op een andere werkwijze waarbij de budgetten wel vooraf worden toegekend aan de fracties. Verordening ambtel~ke bijstand en fractieondersteuning

14 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 14 van 14 Artikel 9. De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoormraarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor~raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 10 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. Artikel 11 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel 12 Van de niet gebruikte bijdragen wordt geen reserve opgebouwd. Gekozen is voor een praktische oplossing waarbij het niet gebruikte deel aan het einde van het jaar terugvloeit in de gemeentekas. Artikel 13 De fracties leggen zelf na het einde van ieder kalenderjaar door middel van een verslag aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage. Antikel 14 Dit artikel behoeft geen toelichting. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003