JAARVERSLAG 2007 HUURDERS BELANGEN ORGANISATIE DE PEEL
HUURDERS BELANGEN ORGANISATIE DE PEEL JAARVERSLAG 2007 INLEIDING Het jaarverslag 2007 van de Huurders Belangen Organisatie Deurne-Asten bereikt u onder de kop Huurders Belangen Organisatie De Peel. Dit vereist enige uitleg. In 2007 hebben de plannen van onze verhuurder Bergopwaarts@BOW om in Helmond huurwoningen te gaan bouwen steeds meer gestalte gekregen. Onze oude naam HBO Deurne-Asten dekt dan ons werkgebied niet meer, vandaar dat wij hebben gekozen voor de nieuwe naam HBO De Peel. Weinig origineel, dat weten we, maar wel duidelijk en zelfs meeromvattend dan Asten, Deurne en Helmond. Eind 2007 zijn de voorbereidingen hiervoor statutenwijziging, veranderingen aan website en e-mail, drukwerk etc. afgerond en op 1 januari 2008 gaan wij van start onder de naam Huurders Belangen Organisatie De Peel. In dit verslag kunt u kennisnemen van datgene wat wij als bestuur van de HBO in 2007 hebben opgezet, aangepakt en uitgevoerd. In zijn algemeenheid zijn wij hier niet ontevreden over en wij vertrouwen er op dat het doorzetten van de beleidslijn die u in dit jaarverslag zult kunnen ontdekken heeft geleid en ook in de verdere toekomst zal leiden tot: het zijn en blijven van een open, laagdrempelige en vertrouwde organisatie waar in de toekomst van een goede wisselwerking tussen bestuur en huurders kan worden gesproken, en het zijn en blijven van een goede en betrouwbare overlegpartner in de richting van woningbouwcorporatie Bergopwaarts@BOW, de gemeenten Asten en Deurne en alle overige instanties waarmee overleg wordt gevoerd in het belang van de volkshuisvesting in algemene zin en de huurders in Asten, Deurne en Helmond in het bijzonder. BESTUUR HBO Samenstelling In 2007 bestond het bestuur uit onderstaande personen, die de bij hun naam geplaatste functie uitoefenden: C.M. (Cor) Kools, voorzitter A.J. (Ton) van de Weerd, secretaris W.A. (Wim) Martens, penningmeester J.J. (Jan) van Geffen, vice-voorzitter H.G. (Henk) Manders, bestuurslid M. (Martie) van den Berg, bestuurslid
Pagina 2 Mutatie in het bestuur Eind 2007 deelde de heer C.M. Kools, onze voorzitter, mee dat hij voornemens was om zijn werkzaamheden in het bestuur van de HBO medio 2008 te beëindigen. Hij gaf aan dat zijn vorderende leeftijd eiste dat hij in zijn activiteiten een stapje terug moest gaan doen. Overleg in het bestuur over de ontstane situatie leidde tot het volgende. De heer Kools trad terug als voorzitter en werd benoemd tot 2 e penningmeester. De heer A.J. van de Weerd, secretaris van de HBO, werd mede benoemd tot voorzitter en oefent (tijdelijk) beide functies uit. Deze besluiten werden genomen op de algemene bestuursvergadering van de HBO op 19 december 2007 met als datum van ingang 1 januari 2008. Uitbreiding bestuur Het is een blijvende en zich steeds herhalende wens van het bestuur om tot uitbreiding te komen. Hiertoe werden diverse oproepen gedaan aan huurders om zitting te nemen in ons bestuur. Zo werd in de beide uitgaven van ons contact- en informatieblad Huurders Informatie - dat iedere huurder van BOW ontvangt - daartoe een oproep geplaatst. Op de contact- en informatieavonden die wij in november 2007 in Asten en Deurne organiseerden werden de bezoekers opgeroepen om ons bestuur te komen versterken. Verder werd in De Sleutel van BOW in het december nummer van 2007 ook een oproep geplaatst. Op al deze oproepen werd door geen enkel persoon gereageerd. Secretariaat Het secretariaat van de HBO was in 2007 een geheel open systeem. Alle bestuursleden hadden de mogelijkheid om álle stukken in te zien. Bovendien hield de secretaris de bestuursleden regelmatig per e-mail op de hoogte van de aantallen en onderwerpen van in- en uitgaande stukken. In het jaar 2007 passeerden 1072 in- en uitgaande berichten het secretariaat van de HBO. Financiële zaken Met betrekking tot de financiële zaken van de HBO maakt de penningmeester een financieel verslag op. Dit financieel verslag zal onderworpen worden aan een controle door een accountantsbureau, waarna de accountantsrapportage afzonderlijk zal worden verzonden naar de daarvoor in de statuten aangewezen functionarissen. Scholing / Opleiding bestuur Het is van groot belang voor het bestuur om kwalitatief een goede gesprekspartner te zijn en te blijven voor de corporatie en alle overige instanties waarmee volkshuisvestingszaken en huurdersbelangen dienen te worden besproken. Verder moeten de adviezen die van ons als bestuur gevraagd worden, verantwoord en van goede kwaliteit zijn. Het is daarom van groot belang dat kennis en kunde van de individuele bestuursleden en van het bestuur in het algemeen goed op peil wordt gebracht en gehouden. Om dit te bereiken nemen de bestuursleden regelmatig deel aan cursussen en symposia, die veelal door de Nederlandse Woonbond worden georganiseerd. In 2007 werd door bestuursleden van de HBO 7 maal deelgenomen aan cursussen en symposia. Ook middels sessies voor ons bestuur, waar door medewerkers van Bergopwaarts@BOW kennis werd overgedragen van specifieke gebieden van de volkshuisvesting, verbreedde onze kennis. Vertegenwoordiging van de HBO Zoals in artikel 12 van de statuten van de HBO is vastgelegd werd de HBO ook in 2007 ín en buiten rechten vertegenwoordigd door het bestuur, danwel door twee of meer leden van het dagelijks bestuur. Uitgaande post werd altijd door voorzitter en secretaris ondertekend. Deze voorgeschreven handelwijze voorkomt (ongewenst) solistisch optreden van de afzonderlijke leden van het bestuur van de HBO.
Pagina 3 VERGADERINGEN EN OVERIGE OVERLEGSITUATIES Bestuursvergaderingen In 2007 werden 12 algemene bestuursvergaderingen van de HBO gehouden. Daarnaast kwam het dagelijks bestuur nog 4 maal bijeen. Deze vergaderingen werden goed bezocht. Slechts enkele malen was van een niet voltallig bestuur sprake. Deze vergaderingen waren goed gestructureerd, gaven voldoende gelegenheid tot goede en diepgaande discussies waardoor vrijwel altijd unanieme, goed doorgesproken beleidsbeslissingen konden worden genomen. Verder was het zo dat de onderwerpen waarover adviezen die uitgebracht moesten worden in de richting van BOW eerst totaal werden doorgesproken in de algemene bestuursvergadering. Vanuit díe bespreking van het onderwerp maakte de secretaris een concept advies dat alle bestuursleden toegezonden kregen en waarop zijn hun op- en aanmerking konden plaatsten. De secretaris vulde het concept aan met de op- en aanmerkingen waarop de bestuurleden nogmaals hun mening konden geven. Pas daarná werd het advies uitgebracht. Door deze wijze van werken droegen de adviezen die uitgebracht werden in 2007 zeer zeker het karakter van unanimiteit vanuit het bestuur van de HBO. Overleg met de Directeurbestuurder en de Voorzitter van de Raad van Commissarissen van BOW In 2007 werd tweemaal overleg gevoerd met de Directeurbestuurder van Bergopwaarts de heer Theuws. Punten voor de agenda werden zowel door de heer Theuws als door de HBO ingebracht. De overleggen hadden een open karakter waarin vrijelijk zonder enige terughoudendheid gediscussieerd kon worden. Daar waar door de HBO de vinger werd gelegd op een enkele onvolkomenheid in de communicatie werden direct maatregelen genomen of voorgesteld. Ook inhoudelijk voldeden deze overleggen zeer zeker aan onze verwachtingen. De overleggen met de Directeurbestuurder werden gevolgd of voorafgegaan door een afzonderlijk overleg met de heer J. van der Steen, voorzitter van de raad van commissarissen van Bergopwaarts@BOW. Onderwerp van gesprek was de samenwerking in algemene zin tussen de HBO en Bergopwaarts@BOW, terwijl de heer van der Steen ons de gelegenheid bood zaken in te brengen die een goed functioneren van ons als vertegenwoordigers van de huurders zouden hebben kunnen belemmeren of bemoeilijken. Het overleg in 2007 met het bestuur van Bergopwaarts kwalificeren wij als goed. Overleg met de manager Business Unit Klanten BOW Met de heer Kieft, manager Business Unit Klanten, werd in 2007 driemaal overleg gevoerd. De heer Kieft gaf daarin aan dat hij een beleidslijn heeft uitgestippeld die in zijn opvatting - in de toekomst zal moeten leiden naar een zeer klantvriendelijke bejegening van de huurders van Bergopwaarts@BOW. Daar waar het in incidentele gevallen mis ging in de relatie van BOW naar huurders toe greep de heer Kieft in op een wijze die naar onze mening geheel paste in de door hem uitgestippelde beleidslijn. Het overleg met de manager Business Unit Klanten voldeed in 2007 geheel aan onze verwachtingen. Overleg met beleidsmedewerker Business Unit Klanten BOW Het overleg met het vaste aanspreekpunt van de HBO binnen BOW, de heer P. Sebregts, beleidsmedewerker Business Unit Klanten, vond soms plaats binnen de bestuursvergaderingen, maar werd ook op afzonderlijk daarvoor uitgeschreven samenkomsten gevoerd. Met de heer Sebregts werd in 2007 11 maal overleg gevoerd. Daarbuiten liet de heer Sebregts zich nog 4 maal vergezellen van andere medewerkers van Bergopwaarts@BOW toen informatie noodzakelijk bleek die buiten het aandachtsveld van de heer Sebregts lag. De belangrijkste onderwerpen die in de overlegsituatie met de heer Sebregts aan de orde zijn geweest in 2007 zijn:
Pagina 4 Huurbeleid Bergopwaarts@BOW 2007 en verder De vrije verkoop van huurwoningen Verkoop van huurwoningen onder de bepalingen van KoopGarant Het Woonruimteverdeelsysteem De kwaliteit en kwantiteit van het hiervoor omschreven overleg wordt voor 2007 door de HBO als zeer goed gekwalificeerd. Overleg met de gemeenten Asten en Deurne Asten. De portefeuille Volkshuisvesting berust in Asten in handen van twee wethouders, de heren Huijsmans en Martens. Overlegpartner in 2007 was de heer Martens, waarmee op positieve en constructieve wijze overleg werd gevoerd. Duidelijk werd dat de wijze waarop de gemeente Asten en Bergopwaarts@BOW momenteel samenwerken in het revitaliseringproject van de Bloemenwijk en ook in andere projecten, een positieve uitwerkingheeft op de onderlinge verhoudingen. Wij hebben voor 2008 een halfjaarlijks overleg voorgesteld. Deurne. In 2007 werd tweemaal overleg gevoerd met de heer Kerkers, wethouder Volkshuisvesting in Deurne. Het overleg met de heer Kerkers is geheel open. Wederzijds werd alle van belang zijnde informatie uitgewisseld en vragen beantwoord. HBO De Peel hecht veel waarde aan de continuering van dit overleg zoals zich dat ontwikkelde in 2007. Provinciale vergaderingen van de Nederlandse Woonbond In 2007 werd in Tilburg drie maal een Provinciale vergadering gehouden van de Nederlandse Woonbond en één thema avond óver deze vergaderingen. Omdat een ruim aantal leden ontevreden was over de gang van zaken op deze vergaderingen zoekt men naar een aangepaste formule. Duidelijke veranderingen hebben zich in 2007 nog niet voorgedaan. Omdat de Woonbond in onze ogen een belangrijke partner voor ons is bezochten wij de vergaderingen en de symposia met minimaal twee bestuursleden. Overleg met het Platform Helmondse Bewonersorganisaties In 2007 heeft het Platform Helmondse Bewonersorganisaties (PHB) contact met ons gezocht. Wij hebben een afvaardiging van het bestuur van de PHB uitgenodigd en hebben een kennismakingsontmoeting gehouden. Hierbij gaven de bestuursleden van het PHB uitleg over hun organisatievorm en werkzaamheden, terwijl wij aan hen een uitgebreide kijk in onze HBO keuken gaven. Dit contact was van belang omdat er op korte termijn sprake zal zijn van huurwoningen van Bergopwaarts@BOW in de gemeente Helmond. De belangen van díe huurders zullen behartigd moeten worden, waarbij opgemerkt wordt dat BOW in het verleden al heeft aangegeven dat het hun wens is dat dit door HBO De Peel zal worden gedaan. Dit standpunt werd overgebracht naar de PHB. Men had daar begrip voor en liet duidelijk de deur open voor aansluiting van onze HBO bij het PHB. Het PHB gaf aan dat wij een uitnodiging konden tegemoet zien voor een algemene vergadering van het platform om daar kennis te nemen van de gang van zaken. Wij hebben aangegeven deze uitnodiging tegemoet te zien en daar gebruik van te zullen maken. In 2007 is het nog niet tot een uitnodiging gekomen. Deelname in Raad van Deelnemers van Woonconsumenten ZOB In 2007 is er een initiatief genomen om te komen tot een organisatie met de naam Woonconsumenten Zuid Oost Brabant. Het is kennelijk de bedoeling van deze organisatie om een rol te vervullen tussen de huurdersorganisaties en het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE). In het concept statuut stond aangegeven als doel:
Pagina 5 de belangen te behartigen van alle betrokkenen op woongebied en daarin een rol te vervullen met betrekking op de inbreng van het volkshuisvestelijke beleidsterrein, in de breedste zin van het woord, daarbij in acht nemend dat deze inbreng zich beperkt tot het grondgebied van zuidoost Brabant dat wordt aangeduid met de naam SRE. Echte duidelijkheid met betrekking tot het functioneren en de eventuele meerwaarde voor ons als HBO werd uit deze doelstelling niet verkregen. Na overleg heeft het bestuur van de HBO besloten om geen zitting te nemen in het bestuur van de stichting maar wel in de Raad van Deelnemers. Op die wijze konden en kunnen wij kennis blijven nemen van de ontwikkelingen en aan de hand van de ontwikkelingen en ervaringen - na een jaar de beslissing nemen over het al dan niet voortzetten van onze deelname. In januari 2008 zouden nieuwe ontwikkelingen volgen zo werd meegedeeld. ADVISERING AAN BERGOPWAARTS@BOW Naar aanleiding van hiertoe bij de HBO ingediende aanvragen leverde de HBO in 2007 een viertal adviezen aan Bergopwaarts@BOW. Het betrof hier adviezen met betrekking tot onderstaande onderwerpen: Huurbeleid Bergopwaarts@BOW 2007 en verder Vrije verkoop van huurwoningen Verkoop van huurwoningen onder de bepalingen van KoopGarant Wijziging van het Woonruimteverdeelsysteem CONTACT MET DE HUURDERS Spreekuur Iedere donderdagmorgen van 10.00 tot 12.00 uur was er in 2007 in het HBO kantoor open spreekuur. Van dit spreekuur werd regelmatig gebruik van gemaakt door huurders, met name na het verschijnen van het contact- en informatieblad Huurders Informatie. Verder is het zo dat de HBO per fax en telefoon bereikbaar was. Er konden mondelinge boodschappen worden ingesproken wanneer het kantoor niet bemand was. Post, mail, telefoon en fax werden vrijwel elke dag gecontroleerd en zo spoedig mogelijk beantwoord. Meldingen van huurders Meldingen van huurders werden ook in 2007 afgehandeld zoals met Bergopwaarts@BOW is afgesproken. Meldingen over gebreken aan woningen etc. werden direct doorverwezen naar BOW. Daar waar een huurder over een bepaalde zaak in conflict kwam met BOW werd eerst verwezen naar BOW. Wanneer tussen huurder en BOW geen overeenstemming kon worden bereikt werd door de HBO een Meldingsformulier ingediend bij het vaste aanspreekpunt van BOW. In de melding werden de grieven van de huurder op een zo objectief mogelijke wijze neergezet. Het geheel werd daarna opnieuw in behandeling genomen binnen Bergopwaarts. Het verwerken van meldingen van huurders op de hiervoor omschreven wijze wordt zowel binnen de HBO als BOW als een juiste manier van werken gezien. In 2007 werden bij de HBO in totaal 47 van dergelijke meldingen van huurders verwerkt. Contact met huurders middels gespreksavonden In november 2007 werden door de HBO De Peel in Asten in De Beiaard en in Deurne in Zalen van Bussel contact- en informatieavonden georganiseerd. Uitnodigingen voor deze avonden ontvingen alle huurders van BOW op hun huisadres. De opkomst viel ons wat tegen. In Asten verschenen ruim 20 en in Deurne 40 personen.
Pagina 6 Opzet en indeling van beide avonden waren gelijk. Vóór de pauze werd vanuit de HBO aan de huurders meegedeeld wie het bestuur was en wie wat deed, wat zij in 2007 aan activiteiten hebben verricht en wat de plannen voor de toekomst waren. Zo werd meegedeeld dat de HBO in 2008 het beleid voor Zelf Aangebrachte Veranderingen en de Samenwerkingsregeling voor wijziging en verbetering bij BOW ter discussie zal stellen. Ná de pauze werden op verzoek van de HBO - door medewerkers van Bergopwaarts twee presentaties gehouden over de onderwerpen Het Virtuele Dorp en het nieuwe Woonruimteverdeelsysteem. Tijdens beide avonden was er sprake van een levendige discussie tussen het bestuur van de HBO, de medewerkers van BOW en de huurders. De aanwezige huurders werden opgeroepen zich te melden om het bestuur van de HBO te versterken. Een uitgebreid verslag van beide contact- en informatieavonden werd geplaatst in het december nummer van Huurders Informatie. Dit ter wille van huurders die deze avonden niet konden of wilden bijwonen. Contact- en informatieblad Huurders Informatie Van het contact- en informatieblad Huurders Informatie werden in 2007 twee edities uitgegeven, in juni en december. Buiten de huurders, die allen het blad thuisbezorgd kregen werden exemplaren verzonden naar de directie en alle overige medewerkers van Bergopwaarts@BOW, de Raad van Commissarissen, de Urgentie Commissie, de Klachtenadviescommissie, de Colleges van Burgemeester en Wethouders, de Gemeenteraadsleden, de Wijkraden, de KBO s en diverse andere instanties. De inhoud, opmaak, overige verzorging en bezorging van dit blad is geheel in handen van de leden van het bestuur van de HBO. Uit de reacties is op te maken dat dit contact- en informatieblad voorziet in een behoefte, zodat besloten is om in 2008 wederom twee edities van Huurders Informatie uit te brengen. Website De website van de HBO Deurne-Asten, www.hbodeurne-asten, functioneerde naar behoren. In de rubriek Nieuws werd regelmatig vers nieuws geplaatst door een eigen website editor/bestuurslid. Huurders werden uitgenodigd te reageren op zaken die hen eventueel dwarszitten danwel van op- en aanmerkingen moeten worden voorzien. De website was voorzien van een direct te gebruiken contactknop voor e-mailberichten. (Zoals bekend zijn de naam HBO Deurne-Asten en alle afgeleiden daarvan inmiddels gewijzigd in HBO De Peel) Bereikbaarheid HBO voor de huurders Huurders konden in 2007 op diverse wijze contact zoeken met de HBO. Hierover werd ook uitgebreid geschreven in het contactblad Huurders Informatie. De mogelijkheden tot contact waren de volgende: 1. Bezoek op het kantoor. Iedere donderdag was er open spreekuur van 10.00 tot 12.00 uur in het kantoor aan de Stijn Streuvelslaan 48a te Deurne. Er kon telefonisch om een ander tijdstip verzocht worden; 2. Er kon telefonisch contact opgenomen worden via 0493-323200 (indien niet bezet kon een boodschap worden achtergelaten) of per fax via 0493-323210; 3. Geschreven correspondentie kon worden gericht aan het bestuur van de HBO, Stijn Streuvelslaan 48a, 5751 XZ Deurne. De secretaris controleerde vrijwel dagelijks de binnengekomen post en verwerkte deze direct. 4. Via het e-mail adres bestuur@hbodeurne-asten.nl was de HBO ook bereikbaar. Ook de e-mail werd vrijwel dagelijks gecontroleerd en behandeld. Ook via de website www.hbodeurne-asten.nl was direct e-mail contact mogelijk.
Pagina 7 REPRESENTATIVITEIT VAN DE HBO In de Overlegwet zijn eisen gesteld waaraan een huurdersorganisatie moet voldoen, wil deze huurdersorganisatie van de rechten die in deze wet zijn neergelegd gebruik mogen maken. Deze eisen zijn: Het bestuur wordt gekozen of aangewezen door en uit de huurders die zij vertegenwoordigt; Zij houdt de huurders op de hoogte van haar activiteiten en betrekt hen bij haar standpuntbepaling; Zij schrijft tenminste éénmaal per jaar een vergadering of samenkomst uit voor de huurders. In deze vergadering legt zij verantwoording af van haar activiteiten van het afgelopen jaar en bespreekt haar plannen voor het komende jaar; Zij geeft alle huurders die zij vertegenwoordigt de kans zich bij haar aan te sluiten. Gezien het hiervoor gestelde in Contact met de huurders, onder Contact met huurders middels gespreksavonden voldoet de HBO ruimschoots aan deze eisen van representativiteit in de Overlegwet. LIDMAATSCHAP WOONBOND Als HBO De Peel zijn wij lid van de Nederlandse Woonbond. De contributie voor dit lidmaatschap is over het algemeen vrij hoog te noemen. In 2007 bedroeg dit ongeveer 3600. Het was echter onze mening dat dit lidmaatschap voor ons een vereiste was. We bestelden regelmatig, tegen lidmaatschapsprijzen, brochures en boeken die we voor onze werkzaamheden nodig hadden. Ook de cursussen die werden gegeven en waar wij met regelmaat aan deelnamen zien wij als een noodzakelijkheid. Per e-mail worden wij regelmatig door de Woonbond op de hoogte gebracht en gehouden van ontwikkelingen in de Volkshuisvesting waar wij ons voordeel mee konden doen. Ook in 2007 stelden wij op aanvraag van BOW adviezen op in belangrijke nieuwe regelingen en/of wijzigingen die de huurders direct aangingen. Om deze adviezen op een verantwoorde wijze op te kunnen stellen dienen de bestuursleden van de HBO op de hoogte te zijn van wetten, regelingen en overige bepalingen rondom de Volkshuisvesting. Om er voor te zorgen dat de leden van het bestuur van HBO De Peel goed op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op Volkshuisvestelijk terrein namen ook in 2007 bestuursleden van de HBO deel aan cursussen en symposia die door de Woonbond werden georganiseerd. HUISVESTING EN KANTOORFACILITEITEN De ruimte waarin de HBO De Peel kantoor houdt, mag als goed worden gekwalificeerd. Bereikbaarheid en parkeerruimte zijn goed. Oppervlakte en indeling voldoen vooralsnog aan onze eisen. In 2007 werden de platen van het systeemplafond vernieuwd. Bureaus, tafels en stoelen zijn in voldoende mate aanwezig en voldoen goed. De kantoor apparatuur, zoals computers, printer, kopieerapparaat en fax voldoen aan de eisen van deze tijd. De pantry voldoet niet meer en zal in de toekomst aangepast worden zo is in 2007 besloten.
Pagina 8 NASCHRIFT Wij, als bestuur van de HBO De Peel, zijn tevreden over de door het bestuur uitgevoerde activiteiten en de resultaten die bereikt zijn in 2007. Hoewel niet álle doelstellingen gehaald zijn biedt de huidige werkwijze perspectief voor de toekomst, reden waarom dit jaarverslag met een positief gevoel afgesloten mag worden. Deurne, januari 2008, Het bestuur van de Huurders Belangen Organisatie De Peel.