1/11 De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer Beraadslaging STAT nr 05/2012 van 29 februari 2012 Betreft: Aanvraag van de Université Libre de Bruxelles om van de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie van de FOD Economie de gecodeerde studiegegevens te verkrijgen van de nationale gezondheidsenquête (STAT-MA-2012-003) De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna "de Commissie"); Gelet op de wet van 4 juli 1962 betreffende de openbare statistiek (hierna "wet openbare statistiek"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "WVP"); Gelet op het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna "koninklijk besluit van 13 februari 2001"); Gelet op het koninklijk besluit van 7 juni 2007 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van het Statistisch Toezichtscomité opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de Université Libre de Bruxelles ontvangen op 16/01/2012;
Beraadslaging STAT 05 /2012-2/11 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie (Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie) op 31/01/2012; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 29/02/2012; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 29 februari 2012, na beraadslaging, als volgt: I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De onderzoeker (het Centre de recherches en Épidémiologie, Biostatistiques et Recherche Clinique de l Ecole de Santé publique van de Université Libre de Bruxelles, hierna de ULB) vraagt om van de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (hierna ADSEI) de gecodeerde studiegegevens te verkrijgen van de nationale gezondheidsenquêtes 1997, 2001, 2004 en 2008.. 2. Deze gegevens worden gevraagd voor het uitvoeren van een wetenschappelijk en statistisch onderzoek en meer in het bijzonder voor het schrijven van een doctoraatsthesis met als algemene doelstelling het beschrijven en begrijpen van bepalende elementen voor de gezondheidstoestand en de levenskwaliteit van ouderen, de evolutie van deze parameters en hun bepalende elementen na verloop van tijd te bestuderen en te zoeken naar verschillen ingevolge sociaaleconomisch niveau en geslacht. Meer in het bijzonder wil men de gegevens van de nationale gezondheidsenquêtes gebruiken om onderzoek te voeren naar: de subjectieve gezondheid van ouderen (65 en ouder) en de factoren die deze beïnvloeden; de evolutie in de tijd van deze meting en deze factoren. In het raam van het onderzoek naar de subjectieve gezondheid zal een algemene benadering van de gezondheid gehanteerd worden. Zo zullen factoren uit verschillende domeinen die de subjectieve gezondheid kunnen beïnvloeden in overweging genomen worden (sociodemografische kenmerken, morbiditeit, functionele status, mentale gezondheid, sociale ondersteuning, levensstijl (roken, lichamelijke activiteit ). Het onderzoek zal overigens afzonderlijk uitgevoerd worden voor de 4 enquêtejaren (1997. 2001, 2004 en 2008) zodat de resultaten van de verschillende jaren kunnen worden vergeleken.
Beraadslaging STAT 05 /2012-3/11 3. De aanvraag betreft ook de goedkeuring van het vertrouwelijkheidscontract dat tussen partijen moet worden afgesloten. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. TOEPASSELIJKE WETGEVING Wet openbare statistiek 4. Op grond van de artikelen 15 en 15bis van de wet openbare statistiek is het Statistisch Toezichtscomité bevoegd om, enerzijds de mededeling toe te staan van de door de ADSEI gecodeerde studiegegevens aan de in de wet openbare statistiek vermelde bestemmelingen en anderzijds het vertrouwelijkheidscontract goed te keuren dat moet worden afgesloten tussen de betrokken partijen. 5. Artikel 16 van het voormeld koninklijk besluit van 7 juni 2007 bepaalt dat de Commissie wordt belast met de opdrachten van het Statistisch Toezichtscomité tot aan de installatie en benoeming van de leden van dit comité. De WVP en het KB van 13 februari 2001 6. Op grond van artikelen 1, 1, en 3, 1 van de WVP en artikel 1, 3 van het KB van 13 februari 2001 zijn gecodeerde studiegegevens die geïdentificeerde of identificeerbare personen betreffen, persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts mag gebeuren onder de in de WVP en het KB van 13 februari 2001 1 gestelde voorwaarden. B. WETTELIJKE BASIS VAN DE AANVRAAG 7. De Université Libre de Bruxelles is een wetenschappelijke instelling die deel uitmaakt van de organismen die door de wet openbare statistiek (artikel 15, eerste lid, 4 ) gemachtigd zijn om gecodeerde studiegegevens te ontvangen. 1 Volgens artikel 1, 3 van het Koninklijk Besluit van 13 februari 2011 tot uitvoering van de Privacywet alsook de memorie van toelichting bij de Wet van 11 december 1998 tot omzetting van de Richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, 1566/1, 97/98, blz. 12 wordt " Ook gecodeerde informatie waarbij door de verantwoordelijke voor de verwerking zelf niet kan nagegaan worden op welk individu de informatie betrekking heeft, vermits hij niet in het bezit is gesteld van de daarvoor noodzakelijke sleutels, derhalve als «persoonsgegevens» beschouwd indien de identificatie nog door iemand anders kan verricht worden".
Beraadslaging STAT 05 /2012-4/11 C. DOELEINDEN 8. De aanvraag beoogt de mededeling van gecodeerde studiegegevens voor de hiervoor in punt 2 omschreven doeleinden. 9. Persoonsgegevens moeten worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (art. 4, 1, 2 van de WVP). 10. Krachtens artikel 15 van de wet openbare statistiek dienen gecodeerde persoonsgegevens te worden meegedeeld voor statistische of wetenschappelijke doeleinden teneinde de besluitvorming te vergemakkelijken de en bij dragen tot het algemeen belang. De mededeling van gegevens beantwoordt aan deze vereisten. 11. Uit het vertrouwelijkheidscontract blijkt dat de onderzoeker deze gegevens enkel mag gebruiken voor de aangeduide analyse en studie en het opmaken van globale en anonieme statistieken en dat de meegedeelde gegevens niet aan derden mogen meegedeeld worden, noch gebruikt voor controle- of repressiedoeleinden. 12. Wat de beschreven doeleinden betreft worden de vereisten van de WVP en van de wet openbare statistiek nageleefd. D. PROPORTIONALITEIT Gevraagde gegevens 13. De aanvraag betreft de gegevens afkomstig uit de nationale gezondheidsenquêtes 1997, 2001, 2004 en 2008. Deze gegevens worden uitvoerig beschreven in de aanvraag en in het technisch en juridisch advies. Noodzaak tot het verkrijgen van gecodeerde gegevens 14. De onderzoeker mag slechts gecodeerde persoonsgegevens ontvangen indien een verwerking van anonieme gegevens niet toelaat de beoogde statistische of wetenschappelijke doeleinden te verwezenlijken (artikel 4 van de WVP). 15. Uit de aanvraag blijkt impliciet dat enkel het gebruik van individuele gecodeerde persoonsgegevens toelaat het onderzoek uit te voeren.
Beraadslaging STAT 05 /2012-5/11 Noodzaak om ieder gegeven te verkrijgen 16. De mededeling van het geheel van gevraagde gegevens moet noodzakelijk zijn voor het verwezenlijken van het beschreven onderzoek (art. 4, 1, 3 van de WVP). 17. De Commissie oordeelt dat de noodzaak tot mededeling van de gecodeerde gegevens is aangetoond en sluit zich aan bij het technisch en juridisch advies. Frequentie van de mededeling 18. Het vertrouwelijkheidscontract bepaalt dat de gecodeerde studiegegevens na het afsluiten van het contract in de loop van de maand maart 2012 ter beschikking van de onderzoeker zullen worden gesteld. Bewaringstermijn 19. De duur van het onderzoek wordt geraamd op drie jaar. De bewaringstermijn van de gegevens is beperkt tot de duur van het onderzoek. Volgens de ADSEI is deze termijn volledig aanvaardbaar. De gegevens en back-ups zullen uiterlijk door de aanvrager worden vernietigd wanneer het statistisch doeleinde is bereikt. 20. De bewaringstermijn overschrijdt dus niet de termijn die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van de doeleinden (art. 4, 1, 5 van de WVP). E. AANGIFTE 21. De verantwoordelijke voor de verwerking moet vooraleer hij begint met de verwerking van de bedoelde gecodeerde gegevens, daarvan aangifte doen bij de Commissie (art. 17 van de WVP). F. VEILIGHEID 22. De onderzoeker moet erover waken dat de meegedeelde studiegegevens beschermd en beveiligd zijn (art. 16 van de WVP en 15bis van de statistiekwet). 23. De aanvraag vermeldt dat de gegevens zullen voorgesteld worden in een samengevoegd formaat en dat een minimum aantal gevallen per aggregaat zal gewaarborgd worden. Tevens blijkt uit het technisch en juridisch advies dat de inhoud van de databank opnieuw
Beraadslaging STAT 05 /2012-6/11 nagekeken werd door een deskundige van de ADSEI teneinde het risico op onrechtstreekse identificatie op een aanvaardbaar niveau terug te brengen. Consulent voor informatieveiligheid 24. De onderzoeker beschikt niet over een veiligheidsconsulent. Volgens het technisch en juridisch advies dient de mededeling van de gegevens gekoppeld te worden aan de aanduiding van een dergelijke veiligheidsconsulent. De Commissie meent dat aangezien de toepasselijke wetgeving dit niet oplegt 2, zij dit enkel kan aanbevelen. Veiligheidsbeleid 25. De databank wordt opgeslagen op een computer waarvan de toegang beveiligd is via een paswoord dat uitsluitend gekend is door de persoon die aangeduid werd voor het uitvoeren van de analyses. Deze computer bevindt zich bovendien in een afgesloten ruimte waarvan uitsluitend de persoon die het onderzoek uitvoert de sleutel bezit. 26. Uit het evaluatieformulier blijkt dat : i. op volgende punten werd positief geantwoord: identificatie van de verschillende dragers die persoonsgegevens bevatten (er is slechts één computer); verstrekken van informatie aan het personeel over hun verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en veiligheid (één persoon); veiligheidsmaatregelen voorzien om: onnodige en niet gemachtigde fysieke toegang tot de gegevensdragers te verhinderen; te vermijden dat aan de persoonsgegevens fysieke schade wordt toegebracht; de verschillende netwerken te beschermen die verbonden zijn met de apparatuur die de gegevens verwerken; op de informatiesystemen werd een toegangsmechanisme geïnstalleerd zodat de gegevens en de verwerkingen alleen toegankelijk zijn voor personen en toepassingen die daarvoor uitdrukkelijk gemachtigd zijn; ii. op volgende punten negatief werd geantwoord: 2 In tegenstelling tot andere wetgevingen zoals bijvoorbeeld de Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, cf. artikel 10.
Beraadslaging STAT 05 /2012-7/11 evaluatie van de risico s en eigen veiligheidsbehoeften; bestaan van een geschreven versie van het veiligheidsbeleid waarin het beleid voor gegevensbescherming werd geïntegreerd; het ter beschikking houden van een bijgewerkte lijst van de personen die gemachtigd zijn toegang te hebben tot de gegevens alsook van hun respectievelijk toegangsniveau; het gaat om één enkele persoon die het onderzoek uitvoert; de permanente registratie van de identiteit van de eenheden die zich toegang hebben verschaft tot de persoonsgegevens; een controle van de geldigheid en doeltreffendheid in de tijd van de technische en organisatorische maatregelen die de veiligheid van persoonsgegevens waarborgen is gepland; de invoering van urgentieprocedures bij veiligheidsincidenten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn; het ter beschikking houden van een geactualiseerde documentatie betreffende de veiligheidsmaatregelen. 27. Het technisch en juridisch advies vereist dat het gedeelte van de harde schijf dat vertrouwelijke informatie kan bevatten zou versleuteld worden. 28. Kortom, de Commissie beveelt eerst en vooral aan om zo spoedig mogelijk de ontbrekende documenten en procedures op te stellen en af te ronden om de veiligheid van de gegevens beter te waarborgen (cf. punt 26). Zij beveelt eveneens de aanduiding aan van een veiligheidsconsulent. Ook dient de versleuteling uitgevoerd te worden van de gedeelten van de harde schijf die bestemd zijn om de gegevens op te slaan. De verantwoordelijke natuurlijke persoon 29. De identiteit van de verantwoordelijke natuurlijke persoon werd meegedeeld. Deze persoon is verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen en van de bepalingen van onderhavige beslissing van de Commissie. Hij is eveneens verantwoordelijk voor de daadwerkelijke controle van het rechtmatig gebruik van de verkregen gegevens.
Beraadslaging STAT 05 /2012-8/11 Personen die studiegegevens gebruiken en de lijst van deze personen 30. Verschillende van de gevraagde gegevens kunnen beschouwd worden als gevoelige gegevens in de zin van artikel 7 van de WVP. 31. Gelet op artikel 25 van het KB van 13 februari 2001 moet de aanvrager rekening houden met de volgende elementen: een lijst opstellen met de personen of categorieën personen die toegang hebben tot de meegedeelde gegevens. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt worden en ter beschikking van de Commissie gehouden worden; deze personen moeten door een wettelijke of statutaire bepaling of door een gelijkwaardige contractuele bepaling ertoe gehouden worden het vertrouwelijk karakter van de bedoelde gegevens te eerbiedigen; zij moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens te eerbiedigen; 32. De Commissie vestigt er de aandacht op dat de aangifte van de verwerking de wettelijke of reglementaire basis zal moeten vermelden die de verwerking van gevoelige gegevens in de zin van artikel 7 van de WVP toelaat. Scheiding van andere verwerkingen 33. De onderzoeker moet de gegevensverwerking waarvan hier sprake is gescheiden houden van eventuele andere gegevensverwerkingen waarvoor hij verantwoordelijk zou zijn. Verbod op decodering 34. De onderzoeker verbindt er zich toe alle middelen te zullen inzetten om te vermijden dat de identiteit zou worden achterhaald van de personen waarvan de gegevens worden verwerkt. Koppelverbod 35. De onderzoeker verbindt er zich toe dat hij niets zal ondernemen om de verkregen gegevens te koppelen aan gegevens die hij reeds verkreeg in het kader van andere machtigingen. 36. De gegevens zullen slechts voor de onderzoeker toegankelijk zijn in het raam van het in het vertrouwelijkheidscontract bedoelde onderzoek en uitsluitend gebruikt worden door personeelsleden die betrokken zijn bij het onderzoek.
Beraadslaging STAT 05 /2012-9/11 G. ANDERE GEBRUIKSVOORWAARDEN Verspreiding van de resultaten 37. Na de analyse en het gebruik van de gegevens moet de onderzoeker erover waken dat de resultaten in een globale en anonieme vorm gepubliceerd worden zodat de persoonsgegevens niet rechtstreeks of onrechtstreeks kunnen geïdentificeerd worden. 38. De publicatie van de resultaten zal enkel globale resultaten omvatten die betrekking zullen hebben op een aanzienlijk aantal respondenten. Bovendien zal het gebruik van de gegevens moeten leiden tot de creatie van algemene indicatoren waardoor individuele identificatie onmogelijk wordt. 39. Ten minste 15 dagen vóór de verspreiding moet de aanvrager de voorgenomen publicatie aan de ADSEI voorleggen. Deze laatste kan de verspreiding eventueel verbieden. De term "verspreiding" moet verstaan worden in zeer ruime zin waarbij rekening wordt gehouden met de evolutie van de informatiemaatschappij. Hij omvat dus elke verspreiding, ongeacht of deze schriftelijk, mondeling of online plaatsvindt. Controle 40. De onderzoeker stemt er uitdrukkelijk mee in dat vertegenwoordigers van de Commissie altijd en zonder voorafgaande ingebrekestelling toegang krijgen tot de lokalen en tot de informatica-infrastructuur waar de verstrekte gegevens worden bewaard, om na te gaan of de bepalingen van de voorliggende machtiging en van de wet openbare statistiek en haar uitvoeringsbesluiten, alsook de bepalingen van onderhavig vertrouwelijkheidscontract worden uitgevoerd. 41. Op eenvoudig verzoek kan de Commissie toegang krijgen tot andere lokalen en ICTsystemen om te controleren of er geen inbreuk gepleegd wordt op de bepalingen van de machtiging van de Commissie, de wet openbare statistiek, haar uitvoeringsbesluiten en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract. Onderzoek zoals bedoeld in artikel 15, 1 ste lid, 4 van de statistiekwet 42. De aanvraag omschrijft duidelijk de onderzoeksmethodes en -normen die de onderzoeker zal aanwenden. De ADSEI oordeelt dat het onderzoek wordt uitgevoerd overeenkomstig de van
Beraadslaging STAT 05 /2012-10/11 kracht zijnde wetenschappelijke normen en met de gepaste onderzoeksmethodes. De Commissie sluit zich aan bij dit advies. III. VERTROUWELIJKHEIDSCONTRACT 43. Het ontwerp van vertrouwelijkheidscontract, dat de voorwaarden vastlegt waaronder de studiegegevens aan de onderzoeker worden medegedeeld, moet beantwoorden aan de vereisten van artikel 15bis van de wet openbare statistiek. 44. Na afloop van het contract mag de vertrouwelijkheid van de gegevens zelf niet worden verbroken. Deze vertrouwelijkheid dient dus onbeperkt in de tijd nageleefd te worden. 45. Het contract mag op generlei wijze afbreuk doen aan de voorwaarden waartoe de Commissie heeft beslist met betrekking tot de mededeling van de gegevens. 46. De contractuele bepalingen betreffende de privacy en vertrouwelijkheid maken integraal deel uit van onderhavige beslissing waardoor ook de personen vreemd aan het vertrouwelijkheidscontract zich kunnen wenden tot de Commissie om te laten controleren of de onderzoeker het gebruik van de gegevens naleeft. IV. ALGEMEEN BESLUIT 47. De onderzoeker moet bij de verwerking van de verkregen persoonsgegevens rekening houden met de WVP, de wet openbare statistiek, hun uitvoeringsbesluiten en elke andere wettelijke of reglementaire bepaling tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de bepalingen van de onderhavige beslissing van de Commissie, en de bepalingen van het vertrouwelijkheidscontract die hij heeft afgesloten met de ADSEI. V. SPECIFIEK BESLUIT 48. De Commissie oordeelt dat : - de mededeling van de gecodeerde studiegegevens aan de ULB (Centre de recherches en Épidémiologie, Biostatistiques et Recherche Clinique de l Ecole de Santé publique) toegelaten is (cf. punt 13) voor de omschreven doeleinden (cf. punt 2); - de beschikbare relevante gegevens na het afsluiten van het contract zullen meegedeeld worden in de loop van de maand maart 2012;
Beraadslaging STAT 05 /2012-11/11 - de bewaringstermijn wordt vastgesteld op drie jaar vanaf de ontvangst van de bedoelde gegevens en mag de termijn die noodzakelijk is voor het verwezenlijken van het onderzoek niet overschrijden; - er rekening moet gehouden worden met artikel 25 van het KB van 13 februari 2001: zo moet de betrokken persoon er door een wettelijke, statutaire of contractuele bepaling toe gehouden worden de vertrouwelijkheid te bewaren; hij moet een verklaring ondertekenen waarmee hij zich ertoe verbindt de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de gegevens te eerbiedigen; - de ontbrekende documenten en procedures zo spoedig mogelijk moeten worden opgesteld om de veiligheid van de gegevens beter te verzekeren (cf. punt 26); de aanduiding van een veiligheidsconsulent wordt aanbevolen (cf. punten 24 en 28); de versleuteling van de gedeelten van de harde schijf die bestemd zijn om de gegevens op te slaan dient uitgevoerd te worden. OM DEZE REDENEN De Commissie machtigt de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie om de gecodeerde studiegegevens waarvan sprake onder de vermelde voorwaarden te verstrekken aan de Université Libre de Bruxelles (Centre de recherches en Épidémiologie, Biostatistiques et Recherche Clinique de l Ecole de Santé publique). keurt het vertrouwelijkheidscontract goed. De machtiging tot mededeling krijgt slechts uitwerking na de ondertekening van het contract. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere