Handreiking voor cliëntenraden De cliëntenraden moeten tijdig geïnformeerd worden over belangrijke beleidsveranderingen zodat de raad (zwaarwegend) advies kan geven. Dat geldt voor het beleid voor heel Cello en op het niveau van de clusters. De beleidsvorming op alle niveaus vindt plaats in een jaarcyclus. Daarin zijn er vaste momenten van betrokkenheid van de cliëntenraad. In deze handreiking komen de beleidsonderwerpen en adviesrechten aan de orde en wordt een handvat gegeven voor een mogelijke werkplanning van een cliëntenraad. Daarnaast wordt beschreven welke mogelijkheden er zijn voor overlegvormen van de cliëntenraad, de contacten tussen de verschillende niveaus van cliëntenraden en de informatieverstrekking aan de achterban van een cliëntenraad. Handreiking 2014 1
Adviesrechten van de cliëntenraden De adviesrechten, vastgelegd in de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, zijn uitgewerkt in de Nota Medezeggenschap Cliënten Cello. De medezeggenschap cliënten van Cello is structureel geregeld op twee niveaus: Lokale cliëntenraden, op niveau van de clusters en met de clustermanager als aanspreekpunt. Centrale cliëntenraad, op het niveau van het algemene stichtingsbeleid, met de Raad van Bestuur als aanspreekpunt. Er kan echter sprake zijn van belangrijke beleidsontwikkelingen, die meerdere clusters betreffen, maar tegelijk slechts een specifiek deel van de organisatie aangaan en daarom niet op het niveau van de CCR neergelegd hoeven te worden. Afgesproken is dat voor dergelijke incidentele, cluster overstijgende onderwerpen geen vast medezeggenschapsorgaan nodig is, maar dat het adviesrecht neergelegd kan worden bij een tijdelijke adviesgroep die op maat kan worden samengesteld door of vanuit de betrokken cliëntenraden. Adviesrechten lokale raad De lokale cliëntenraad geeft advies over onderwerpen die specifiek de cliënten van de locatie(s) betreffen. De adviesrechten zijn beschreven in de regeling lokale cliëntenraden. Deze raad moet nadrukkelijk aandacht geven aan de gevolgen van de veranderingen en de ontwikkelingen in het beleid van Cello voor de cliënten. Adviesrechten van de centrale cliëntenraad In de centrale cliëntenraad wordt gesproken over de veranderingen in het beleid van Cello als gevolg van maatschappelijke ontwikkelingen of nieuwe wetgeving. De centrale cliëntenraad geeft advies over onderwerpen die cliënten van de gehele organisatie aangaan en die beschreven zijn in de regeling centrale cliëntenraad. Handreiking 2014 2
Jaarcyclus De beleidsvorming binnen Cello vindt plaats in een jaarcyclus. In deze cyclus zijn er vaste momenten van betrokkenheid van de cliëntenraden. De cliëntenraden worden om advies gevraagd op een zodanig tijdstip dat het advies nog van invloed heeft op het te nemen besluit. De raden krijgen daarvoor tijdig en desgevraagd schriftelijk alle inlichtingen en informatie die ze redelijkerwijze nodig hebben. Om als cliëntenraad voorbereid te zijn op de te bespreken onderwerpen in een jaarcyclus kan een werkplan gemaakt worden. Mogelijk werkplan van een cliëntenraad: Deze kan worden gemaakt met onderstaande onderwerpen: 1. Vaste momenten binnen de beleidscyclus en de inbreng van de cliëntenraad: Periode Beleidscyclus van het management op alle niveaus Inbreng van de cliëntenraden op alle niveaus jan april Evaluatie van het voorgaande jaar. Evaluatie van het voorgaande jaar van het beleid en het functioneren van de raad zelf. Maken van een jaarverslag van het voorgaande jaar. Maken van het jaarverslag van de cliëntenraad van het voorgaande jaar en verspreiding mei sept okt dec Jaarverslag. Voorbereiden van het jaarplan voor het komend jaar met begrotingsaanvraag. Vaststelling jaarplan. Vaststelling begroting. hiervan. Bespreken van het jaarverslag van het management. De thema s inbrengen voor het komend jaarplan. Dit kunnen ook thema s zijn uit het cliëntervaringsonderzoek. Het jaarplan bespreken. Onderwerpen die specifiek besproken moeten worden inpassen in de werkplanning van de raad voor het komende jaar. De centrale cliëntenraad heeft hierover adviesrecht, de andere cliëntenraden krijgen informatie over de consequenties van de begroting voor hun locatie. 2. Cliëntervaringsonderzoek: Cello voert een keer per 2 jaar een cliëntervaringsonderzoek uit. De resultaten hiervan worden zowel centraal als lokaal gepresenteerd. Onderwerpen die vanuit dit onderzoek extra aandacht nodig hebben kunnen worden opgenomen in de werkplanning om de acties te kunnen volgen. 3. Vaste onderwerpen die in een jaarplanning opgenomen kunnen worden: Regelmatig terugkerende onderwerpen uit de regeling cliëntenraden zoals veiligheid, voeding, gezondheid, hygiëne en vrijetijdsbesteding. Handreiking 2014 3
Huisafspraken worden in overleg met de cliënten, de vertegenwoordigers en teamleden opgesteld en vervolgens voor advies voorgelegd aan de betreffende cliëntenraad. Deze afspraken dienen regelmatig geëvalueerd te worden. Organiseren van de (her)verkiezing leden, volgens het rooster van aftreden. Informatie naar de achterban. 4. Andere thema s die in de planning kunnen worden opgenomen: Ontwikkelingen in huisvestingsplannen waarbij in het Sociaal Statuut Cliënten Cello omschreven is op welke manier de cliëntenraad betrokken wordt. Veranderingen in de regeling kostenverdeling cliënt en Cello. Op hoofdlijnen valt dit onder het adviesrecht van de centrale cliëntenraad. Daar waar het kan, zijn er raamregelingen. Een raamregeling geeft de lokale cliëntenraden de mogelijkheid om in overleg met de clustermanager specifieke invulling te geven. Het betreft hier onder andere de keuzemogelijkheden voor de wasverzorging en de besteding van de voedingsgelden. De gevolgen voor de cliënten van nieuwe wetgeving. Handreiking 2014 4
Overlegvormen van cliëntenraden De volgende overlegvormen zijn mogelijk: Overleg waarbij de manager altijd de gehele vergadering aanwezig is. Overleg waarbij de manager altijd een deel van de vergadering aanwezig is. Overleg waarbij de manager alleen op uitnodiging komt. Overleg op lokaal niveau waarbij de deelraad cliënten en deelraad vertegenwoordigers deels apart en deels gezamenlijk vergaderen. Overleg op lokaal niveau waarbij de deelraad cliënten en de deelraad vertegenwoordigers apart vergaderen. Er is regelmatig overleg tussen de voorzitters (dit voorzittersoverleg kan meegenomen worden in de jaarplanning). De cliëntenraden hanteren de gekozen vorm in overleg met de leden (zowel cliënten als vertegenwoordigers) en de manager van het betreffende onderdeel van Cello. Waarbij het uitgangspunt is dat deze vorm aansluit bij de mogelijkheden en de eigenheid van dit onderdeel. Contacten tussen de cliëntenraden De centrale cliëntenraad heeft een nieuwsbrief die de leden van de lokale cliëntenraden (digitaal) kunnen ontvangen. Indien er vragen zijn vanuit de lokale raden naar de centrale cliëntenraad kan er gemaild worden naar: ccr@cello-zorg.nl Informatieverstrekking Van groot belang is informatie vanuit de cliëntenraden naar de achterban, zowel voor cliënten als de vertegenwoordigers. In de cliëntenraden zouden afspraken gemaakt kunnen worden over een structurele vorm van deze informatievoorziening. Te denken valt aan de verspreiding van de notulen en het jaarverslag en informatie via (lokale) nieuwsbrieven. Daarnaast kunnen raden een algemene vergadering organiseren of zich presenteren tijdens algemene bijeenkomsten zoals een open dag van het dagcentrum of woonvoorziening of tijdens een clusterdag. Voor vragen over de genoemde onderwerpen, inhoudelijke ondersteuning of andere informatie kunt u terecht bij: lkoning@cello-zorg.nl LK/ 2014 Handreiking 2014 5