*** 7.4 VOORBEELD COMMUNICATIEPLAN ***

Transcriptie

1 *** 7.4 VOORBEELD OMMUNIATIEPLAN *** Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Bestaande communicatiemiddelen en lijnen Wijze van aanpak Gebruikte communicatiemiddelen in schema Tijdpad 1

2 Hoofdstuk 1 Bestaande communicatiemiddelen en -lijnen ommunicatiemiddelen Overlegvormen: Jaarvergaderingen ommissievergaderingen Werkgroepen Schriftelijke communicatie: Jaarverslag Jaarwerkplan Nieuwsbrief Presentatiefolder ommunicatielijnen ommunicatiecommissie ommissie 1 ommissie 2 ommissie 3 Werkgroep 1 Werkgroep 1 Werkgroep 1 Werkgroep 2 Werkgroep 2 Werkgroep 2 Verduidelijking begrippen ommunicatiecommissie is de algemene, overkoepelende commissie die het beleid uitstippelt en vaststelt. Zij komt 6 keer per jaar bij elkaar. ommissie 1, 2 en 3 bereiden activiteiten voor en stellen de gang van zaken in de diverse werkgroepen vast. Zij voeren maandelijks overleg. Werkgroepen voeren de activiteiten uit en geven signalen uit de achterban naar de twee hoger liggende niveaus door. Eens per veertien dagen wordt overleg gevoerd. 2

3 Hoofdstuk 2 Wijze van aanpak In dit hoofdstuk staat welke communicatiemiddelen of -kanalen ingezet worden om de achterban te bereiken. Informatievoorziening 1) Jaarwerkplan Dit werkplan wordt door de ommunicatiecommissie jaarlijks in mei samengesteld in samenspraak met vertegenwoordigers van de commissies. Doel van het Jaarwerkplan: Activiteiten beschrijven voor het komende jaar en de lijnen waarlangs deze gerealiseerd zullen moeren worden. 2) Jaarverslag Het jaarverslag wordt door voorzitter en secretaris samengesteld met bijdragen van de commissie- en werkgroepleden. Het streven is om dit verslag jaarlijks rond december te laten verschijnen. Doel van het Jaarverslag: Primair voor bestuur en subsidiegever bestemd. De achterban op de hoogte stellen van de gang van zaken gedurende het afgelopen jaar. In hoeverre zijn bepaalde activiteiten uitgevoerd, welke zijn niet uitgevoerd en waarom niet. 3) Nieuwsbrief De redactiegroep van commissie 1 stelt de Nieuwsbrief samen. Het streven is om vier exemplaren per jaar te verspreiden onder de leden van de achterban. De leden worden van harte uitgenodigd om zelf bijdragen uit hun dagelijkse werkpraktijk te leveren. Doel van de Nieuwsbrief: Actuele thema s en eigen bijdragen van de achterban vinden in de Nieuwsbrief een plaats. 4) Presentatiefolder De presentatiefolder is na twee jaar toe aan een nieuw uiterlijk. De redactie zal de komende twee maanden de nodige stappen ondernemen om de benodigde veranderingen te realiseren. Doel van de presentatiefolder: Visitekaartje van de organisatie. Alle instellingen en personen waarmee de organisatie te maken heeft, ontvangen een of meer exemplaren van deze folder. Voorts zal deze op zoveel mogelijk plekken gedeponeerd worden om de organisatie meer bekendheid te geven. Tevens een manier om meer goodwill te verwerven. 3

4 Hoofdstuk 3 Schema communicatiemiddelen Middel Soort informatie Doelgroep Doel Jaarverslag Beleidsinformatie Bestuur Informatief Bestuursinformatie Subsidiegever Verantwoording Achterban Afleggen Jaarwerkplan Beschrijvend: Bestuur Activiteitenplanning Planning Subsidiegever Achterban Nieuwsbrief Actualiteiten Achterban Informatieverstrekking Lezersbijdragen Presentatiefolder Beschrijvende Iedere betrokkene Informeren en onder Informatie bij de organisatie aandacht brengen van rol van de organisatie 4

5 Hoofdstuk 4 Tijdpad Voorbereiding ommunicatiemiddel Acties Periode van uitgave Februari 03 Jaarwerkplan Inhoud bespreken mei 03 Inventarisatie oncept bespreken Oktober 03 Jaarverslag Inventariseren bijdragen december 03 onceptbespreking Januari 03 Nieuwsbrief 1 Inhoud bespreken februari 03 Inventariseren bijdragen Artikelen bewerken onceptbespreking Mei 03 Nieuwsbrief 2 juni 03 Augustus 03 Nieuwsbrief 3 september 03 November 03 Nieuwsbrief 4 december 03 Juni 03 Presentatiefolder Ontwerp/inhoudbespreking oktober 03 ontacten ontwerper ontacten drukker 5