Besluiten van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 23 mei 2018 Aanvang: 19 uur Plaats: Lamstraat 113 9100 Sint-Niklaas Aanwezig: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Lieven Dehandschutter (voorzitter), Maxime Callaert, Wout De Meester, Ilse Bats, Werner Maes, Boudewijn Vlegels, Filip Kegels, Dominique Tielens, Walter De Coeyer, Marjoleine de Ridder, Dirk De Ketelaere, Luc De Ryck, Hugo Maes, Eddie Van der Vieren, Koenraad De Jonghe, Stephan Van der Gucht, Remi Audenaert (ondervoorzitter), Chris Lippens, Frans Windhey, Freddy Merckx, Magda Van Puyvelde, Robby De Caluwé, Kris Herremans, Ann Van Damme en André Van de Vyver. Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Jo De Cuyper, Goedele De Cock en Peter Hertog Bestuurders met raadgevende stem: Ronny Suy, en Caroline Vermeulen Deskundigen: Peter Deckers, Jef Foubert, Julien Van Geertsom, Dirk Bulteel, Rik Daelman, en Bart Reyns Waarnemers: Bruno Machiels Wonen eveneens de vergadering bij: Bart Casier (directeur) en Saskia Fermont (adjunctdirecteur) Verontschuldigd: Gemeentelijke deelnemers (aandelen A): Annemie Charlier, Carl Hanssens (volmacht), Christel Geerts (ondervoorzitter), Hassan Bilici, Guy Tindemans(volmacht aan Remi Audenaert), Veerle Vincke, Tina Heyninck (volmacht), Marina Van Hoorick (volmacht aan Tina Heyninck), Guido De Waele, Gust Claes (volmacht), Filip Vercauteren, Julien Mertens, Eric De Keyzer (volmacht aan Chris Lippens), Gunter Van Campenhout, Michel Du Tré, Robby De Caluwé, Kris Herremans(volmacht), Ann Van Damme en André Van de Vijver Provincie Oost-Vlaanderen (aandelen B): Nicole Van Duyse, Luc Maes en Sylvia Van Meirevenne Bestuurders met raadgevende stem: Christophe Creve en Wim Van Rossen Deskundigen: Matthias Vercauteren Waarnemers: Miet Deckers AGENDA 1. Goedkeuring van het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van woensdag 18 april 2018. 2. Personeel 3. Uittreding provincie 4. Statutenwijziging (i.f.v. decreet Lokale besturen en uittreding Provincie) 5. Vijftig jaar Interwaas 6. Stand van zaken van de activiteiten en projecten van Interwaas (DC van 02 mei 2018) 7. Varia en mededelingen 1. Goedkeuring van het verslag van de Raad van Bestuur van 18 april 2018 BESLISSING: Het verslag van de Raad van Bestuur van 18 april 2018 wordt eenparig goedgekeurd. 1
2. Personeel 2.1. Selectieprocedures in samenwerking met extern bureau The Future Alliance The Future Alliance vond een kandidaat projectmanager mobiliteit die op 18 mei een sollicitatiegesprek had met Bart Casier. Philippe Henquet voldoet aan de aanwervingsvoorwaarden en legde via the Future Alliance ook een assessment af met gunstig resultaat. BESLISSING: De Raad van Bestuur beslist om Philippe Henquet aan te stellen als voltijds projectmanager mobiliteit met een contract van onbepaalde duur op A-niveau. 2.2. Aanstelling Iljaz Haxhiaj als tijdelijke vervanger voor Wim Wuytack Technisch medewerker Wim Wuytack is sedert 31 januari afwezig wegens een operatie. Wij verwachten dat hij terug aan de slag kan vanaf begin augustus 2018. BESLISSING: De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van de directeur om Iljaz Haxhiaj aan te stellen als technisch medewerker met een contract van bepaalde duur (23 mei tot en met 7 augustus 2018) op D-niveau. 2.3. Aanvragen ouderschapsverlof BESLISSING: De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het Directiecomité om het voltijds ouderschapsverlof goed te keuren voor Lizelot Deeren vanaf 1 juli tot en met 31 juli 2018 en voor Evelyn Wymeersch vanaf 1 augustus tot en met 31 augustus 2018. 2.4. Informatie- en archiefbeheer In het Directiecomité van 29 juni 2016 werd gewezen op het Archiefdecreet van 9 juli 2010 en had de opdracht gegeven om deze taken toe te wijzen in de arbeidsorganisatie. In concreto werd voorgesteld om Hilde Vandervreken, die de facto reeds met deze taken werd belast, aan te stellen als informatieen archiefbeheerder ondersteund door een administratieve medewerker (0,3 FTE) op informatiebeheer. In oktober 2016 viel Hilde ziek met als gevolg dat de taken en acties omtrent informatie- en archiefbeheer niet verder zijn vormgegeven en de administratieve ondersteuning zich niet volop heeft kunnen ontplooien. Het Directiecomité gaf opdracht werk te maken van het informatie- en archiefbeheer en een voorstel tot verdere aanpak (incl. aangepaste personeelsinzet) uit te werken. BESLISSING: De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het directiecomité 2.5. Interwaas 2.0 : deelproject waarden Op het overleg Organisatie & Ontwikkeling van 20 maart werden afspraken gemaakt over de planning en de drie pijlers: operationele planning, structuur en HR. Binnen de pijler HR focussen wij op twee deelprojecten: de bepaling van de waarden voor Interwaas en een onderzoek naar de oorzaken van het personeelsverloop. Het traject waarden werd afgerond met het voorleggen van een voorstel van waarden aan het DC op 2 mei. BESLISSING De Raad van Bestuur bevestigt de beslissing van het Directiecomité om volgende drie waarden vast te leggen als basiswaarden voor de interne en externe werking van Interwaas: - Samenwerken - Vertrouwen - Dynamisch doen 2
3. Uittreding provincie Er wordt verslag uitgebracht van de stand van zaken in de onderhandelingen en van het fiscale advies van Grant Thornton. Het fiscale advies werd overgemaakt aan de Provincie in de Paasvakantie. Op 18 mei werd de directeur gevraagd voor een technisch overleg. Naast de eerste gedeputeerde en zijn staf was ook een extern adviseur aanwezig, die voor tegenargumentatie op het advies m.b.t. het fiscaal aspect van de uittreding en de ruling heeft gezorgd. Afgesproken werd: Van provinciezijde: de tegenargumentatie zal worden overgemaakt Van onze kant: wij brengen het punt op het DC van 30 mei met de vraag naar verder onderhandelen, maar binnen het gestelde fiscale voorbehoud. Er kan samen naar de rulingcommissie worden gegaan. BESLISSING: De Raad van Bestuur neemt nota van de verdere afspraken. 4. Statutenwijziging (i.f.v. decreet Lokale besturen en uittreding Provincie) Op 1/1/2019 treedt het Decreet over het Lokaal Bestuur (DLB) in werking. De belangrijkste wijzigingen voor Interwaas betreffen: de beperking van het aantal bestuursmandaten in de Raad van Bestuur tot max. 15 leden de verplichte uittreding van de Provincie In een jaar van gemeenteraadsverkiezingen kunnen geen statutenwijzigingen gebeuren uitgezonderd wettelijke of reglementaire verplichtingen of om het aantal mandaten te verminderen (art. 430 DLB). De door te voeren wijzigingen zijn dus strikt beperkt. (art. 605 DLB) Op het Directiecomité van 2 mei werd voorgesteld om volgende aanpassingen aan de Raad van Bestuur van 23 mei voor te leggen. Vooraf De nieuw statuten gaan in na goedkeuring door de Vlaamse regering en ten vroegste op 1 januari 2019. De nieuwe samenstelling van de Raad van Bestuur gaat in bij samenstelling van de nieuwe Raad van Bestuur door de eerste Algemene vergadering van 2019, na voordracht van bestuurders door de deelnemers (ten laatste eind maart 2019). De uittreding Provincie gaat in ten laatste op 1 januari 2019, desnoods met terugwerkende kracht, gezien de decretale verplichting. Er wordt in de statuten niet opgenomen hoe die uittreding dient te gebeuren. Art. 1 Verwijzing naar het decreet De vereniging is een intergemeentelijk samenwerkingsverband, beheerst door het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, hierna genoemd het decreet of DLB. Art. 5 Bestaansduur Gezien verlengingen telkens in een jaar van gemeenteraadsverkiezingen vallen zal overeenkomstig art. 424 DLB over verlenging worden beslist door de gemeenteraden en door de eerste algemene vergadering in het jaar volgend op de gemeenteraadsverkiezingen. Zolang wordt de oorspronkelijke duur verlengd. Art. 8 Aandelen Er bestaan twee reeksen maatschappelijke aandelen: A-aandelen toegekend aan de toetredende gemeenten van het Waasland; B-aandelen toegekend aan de Provincie Oost-Vlaanderen en aan publiekrechtelijke instellingen. Art. 9, 10 en 11 Kapitaal provincie Schrappen van de bepalingen m.b.t. het kapitaalsaandeel van de provincie Oost-Vlaanderen. 3
Art. 16 Raad van Bestuur De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur van maximum vijftien (15) leden door de algemene vergadering benoemd voor zes jaar, behoudens de beperkingen voorzien in artikel 19, en door haar afzetbaar. Aan de houders van B-aandelen worden maximaal zes mandaten toegekend; het aantal mandaten mag in ieder geval nooit meer bedragen dan één/vierde (1/4) van het aantal bestuurders dat op voordracht van de houders van A-aandelen wordt benoemd. Binnen de groep der deelgenoten, houders van A-aandelen worden de hen toekomende mandaten als volgt verdeeld: - Sint-Niklaas: maximum drie; - Beveren, Lokeren en Temse: elk maximum twee; - Sint-Gillis-Waas, Stekene, Zwijndrecht, Kruibeke, Waasmunster en Moerbeke: elk maximum één. In geval van nieuwe deelnemers zal de algemene vergadering het aantal mandaten bepalen dat toekomt aan nieuw toetredende deelnemers, zo nodig na statutenwijziging teneinde binnen het aantal van vijftien bestuurders te blijven zoals decretaal bepaald. Ieder van de deelnemers dragen zoveel kandidaat bestuurders voor als er hen toekomen, binnen de decretale verplichting aangaande het genderevenwicht (maximaal twee derden van de leden is van hetzelfde geslacht (art. 434 DLB): Eerste voordracht (alle tien gemeenten): vrij Tweede voordracht (Sint-Niklaas, Beveren, Lokeren en Temse): de voorgedragen kandidaat is van het andere geslacht dan de eerste voordracht Derde voordracht (Sint-Niklaas): een dubbele voordracht (man en vrouw), waarbij de Algemene vergadering in voorkomend geval deze voordracht kiest die tot een correct genderevenwicht leidt. De door de aangesloten gemeenten en provincie voorgedragen kandidaten dienen gemeenteraadslid of burgemeester, respectievelijk lid van de provincieraad te zijn. Art. 17 Bestuurders met raadgevende stem Aan de vergaderingen van de raad van bestuur wordt deelgenomen door ten hoogste drie rechtstreeks door verschillende gemeenten aangeduide afgevaardigden die lid zijn met raadgevende stem. ( ): 1 namens de zes gemeenten Sint-Gillis-Waas, Stekene, Zwijndrecht, Kruibeke, Waasmunster en Moerbeke (bij zes voordrachten elk één jaar in de aangeduide volgorde, bij minder voordrachten een evenredige verdeling) 1 namens Beveren, Lokeren en Temse (bij drie voordrachten elk twee jaar in de aangeduide volgorde, bij minder voordrachten een evenredige verdeling) 1 namens Sint-Niklaas Art. 28: Er zal geen Directiecomité meer zijn, dus schrappen Wel (aangepast) behouden: De Raad van Bestuur kan één of meer personen op zijn vergaderingen uitnodigen om alle gewenste inlichtingen te verstrekken. Art. 34 Provincie Schrappen: vertegenwoordigers van de provincie. En verder dienen in art 2, 5, 14, 16, 23, 36, 44, 45 en 46 de artikelnummer van het decreet te worden aangepast. BESLISSING: De Raad van Bestuur gaat akkoord met de voorgestelde statutenwijziging mits: In art 17 : het woord kleine te schrappen. In art 16 : toevoeging van het woord schepen en beslist om een Buitengewone Algemene Vergadering te houden op 10 oktober 2018 met als enig agendapunt de statutenwijziging. 4
5. 50 jaar Interwaas De leden van de Raad van Bestuur worden genodigd voor de onthulling van het kunstwerk en de academische zitting op 15 juni en voor het verdere parcours van het kunstwerk in de tien gemeenten. Het programma wordt toegelicht door de adjunct-directeur. BESLISSING: De Raad van Bestuur keurt het programma van de academische zitting en het rondreizend kunstwerk goed. 6. Stand van zaken van activiteiten en projecten van Interwaas (DC van 2 mei 2018) BESLISSING: De Raad van Bestuur bekrachtigt de beslissingen van het Directiecomité van 2 mei 2018. 7. Varia en Mededelingen Nihil De voorzitter sluit de vergadering omstreeks 20.15 uur af. (w.g. Lieven Dehandschutter, voorzitter en Remi Audenaert, ondervoorzitter) 5