Rapport Gemeentelijke Ombudsman Aankondiging van standaardverlenging termijn bij afdoening bezwaarschriften Gemeente Zaanstad Domein Bedrijfsvoering Afdeling Juridische Zaken 14 november 2012 RA121918 Samenvatting Een vrouw maakt op 21 oktober 2011 bezwaar tegen een besluit van de gemeente tot herziening en terugvordering van bijstand. In de ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift vermeldt de gemeente dat de termijn voor het nemen van een beslissing op bezwaar met maximaal zes weken zal worden uitgesteld. Half februari 2012 heeft de vrouw noch een beslissing op haar bezwaarschrift noch bericht over verder uitstel ontvangen. Daarom wendt zij zich tot de ombudsman. De beslissing in deze zaak wordt op 9 maart 2012 genomen. Op grond van artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht had de gemeente het bezwaarschrift binnen zes weken moeten afhandelen. De gemeente kan de afhandeling met ten hoogste zes weken verlengen. Voor verder uitstel was toestemming nodig van de indiener van het bezwaarschrift. Vast staat dat de gemeente in deze zaak op voorhand vanwege de werkdruk verdaging van de termijn heeft aangekondigd en zelfs de verlengde termijn nog met meer dan twee weken heeft overschreden zonder de vrouw instemming te vragen met verder uitstel of haar hierover te informeren. De ombudsman overweegt dat bestuursorganen zich evenals burgers moeten houden aan voor hen geldende wettelijke termijnen. Van bijzondere omstandigheden die zouden moeten leiden tot uitstel is verder ook niet gebleken. De ombudsman verneemt met instemming dat de gemeente mede door deze zaak aanleiding ziet de tekst in de ontvangstbevestiging, die zou kunnen duiden op een standaardverlenging, aan te passen.
Pagina : 2/6 Oordeel De onderzochte gedraging is in strijd met het vereiste van voortvarendheid. Amsterdam, 14 november 2012 Ulco van de Pol Gemeentelijke Ombudsman
Pagina : 3/6 Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 16 februari 2012 per e-mail ingediend en betreft de gemeente Zaanstad, domein Bedrijfsvoering, afdeling Juridische Zaken. Bevindingen aanleiding Verzoekster ontvangt vanaf 7 maart 2011 een WW-uitkering. Met ingang van 18 april 2011 ontvangt zij daarnaast aanvullende bijstand. In oktober 2011 blijkt dat de gemeente onvoldoende WW-inkomsten met de bijstand heeft verrekend. Daardoor heeft verzoekster te veel bijstand ontvangen. Daarom stuurt de gemeente op 18 oktober een herzienings- en een terugvorderingsbesluit. Verzoekster maakt op 21 oktober 2011 bezwaar tegen deze besluiten. De gemeente bevestigt de ontvangst van het bezwaarschrift op 1 november 2011. In die brief vermeldt de gemeente dat de termijn uit artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht 1 (Awb) van toepassing is op het nemen van een beslissing op het bezwaarschrift en dat de beslissing op grond van lid 3 zal worden verdaagd voor ten hoogste zes weken. Half februari 2012 heeft verzoekster noch een beslissing op haar bezwaarschrift noch bericht over verder uitstel ontvangen. Daarom wendt zij zich tot de ombudsman. klachtomschrijving Het onderzoek van de ombudsman richt zich op: de behandelingstermijn van een bezwaarschrift. reactie van de gemeente De gemeente deelt de ombudsman in eerste instantie telefonisch mee dat zij de beslissing op bezwaar standaard verdaagt vanwege werkachterstanden bij de afdeling Juridische Zaken. Verder laat de gemeente weten dat de beslissingstermijn op 25 oktober 2011 startte, de dag van ontvangst van verzoeksters bezwaarschrift, en eindigde op 28 februari 2012. Begin maart was er sprake van een lichte termijnoverschrijding vanwege de werkdruk op de afdeling Juridische Zaken en de vergeefse pogingen van de bezwaarschriftbehandelaar om 1 Artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht 1. Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld binnen twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. 2. De termijn wordt opgeschort gerekend vanaf de dag na die waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. 3. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste zes weken verdagen. 4. Verder uitstel is mogelijk voor zover: a. alle belanghebbenden daarmee instemmen, b. de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad, of c. dit nodig is in verband met de naleving van wettelijke procedurevoorschriften. 5. Indien toepassing is gegeven aan het tweede, derde of vierde lid, doet het bestuursorgaan hiervan schriftelijk mededeling aan belanghebbenden..
Pagina : 4/6 verzoekster telefonisch te bereiken om haar uit te nodigen voor een hoorzitting op 7 maart. Gewoonlijk zitten er ongeveer tien werkdagen tussen het versturen van een uitnodiging voor een hoorzitting en de dag waarop deze plaatsvindt, maar op deze manier kon er enige tijdwinst worden geboekt. Omdat de behandelaar geen contact met verzoekster kreeg, is zij op 2 maart 2012 bij brief en per e-mail uitgenodigd voor de hoorzitting. Bij deze brief waren de op de zaak betrekking hebbende stukken gevoegd. In de uitnodigingsbrief was ook opgenomen dat verzoekster tot uiterlijk drie dagen voor de hoorzitting nadere stukken kon indienen. Verzoekster is zonder bericht van verhindering niet op de hoorzitting verschenen. De gemeente heeft het bezwaarschrift tegen beide besluiten op 9 maart 2012 ongegrond verklaard. reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekster en naar de gemeente gestuurd om na te gaan of de feiten juist zijn weergegeven. Verzoekster heeft niet gereageerd. Op enkele aanvullende vragen antwoordt de gemeente als volgt. De gemeente heeft zich in deze zaak niet laten adviseren door een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb. De termijn voor afhandeling van het bezwaarschrift begon te lopen op 30 november 2011. De gemeente had uiterlijk op 21 februari 2012 op het bezwaarschrift moeten beslissen. De eerdere vermelding van 28 februari 2012 betreft een rekenfout. De gemeente heeft verzoekster zowel per brief als via de e-mail uitgenodigd voor de hoorzitting. Verzoekster heeft voor de hoorzitting niet laten weten dat zij verhinderd was. Ook na de hoorzitting heeft zij niets van zich laten horen. Aanvullend laat de gemeente weten dat begin maart sprake was van een lichte termijnoverschrijding in een aantal bezwaarzaken vanwege de werkdruk op dat moment. In de praktijk handelt de gemeente het merendeel van de bezwaarschriften tijdig en voortvarend af, dat wil zeggen binnen de wettelijke termijn van twaalf weken of achttien weken wanneer een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld. Dwangsommen worden zelden verbeurd. De gemeente vermeldt in de ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift dat op grond van artikel 7:10 lid 3 Awb de beslistermijn van zes weken, of twaalf weken wanneer een commissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb is ingesteld, voor ten hoogste zes weken wordt verdaagd. Dit gebeurt om redenen van doelmatigheid en laat onverlet dat voortvarend een beslissing op het bezwaarschrift wordt genomen mits de kwaliteit van besluitvorming is gewaarborgd. De gemeente kan zich voorstellen dat de passage over verdaging van de bezwaartermijn met zes weken in de ontvangstbevestiging bij de bezwaarmaker over kan komen alsof het bezwaarschrift niet voortvarend wordt afgehandeld. De gemeente heeft mede door deze zaak aanleiding gezien de werkwijze aan te passen in die zin dat de verdaging op grond van artikel 7:10 lid 3 Awb niet meer standaard in de ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift wordt opgenomen. De gemeente maakt alleen gebruik van deze bevoegdheid indien dit in de betreffende procedure daadwerkelijk nodig blijkt te zijn. Beoordeling De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid behoorlijk heeft gedragen 2. 2 artikel 9:27 lid 1 Algemene wet bestuursrecht
Pagina : 5/6 Behoorlijkheidsvereisten Indien naar het oordeel van de ombudsman de gedraging niet behoorlijk is, vermeldt hij in het rapport welk vereiste van behoorlijkheid is geschonden 3. In dit onderzoek toetst hij de gedragingen aan het vereiste van voortvarendheid. Overwegingen Het vereiste van voortvarendheid betekent dat de overheid zo snel en slagvaardig mogelijk handelt. Daarbij geldt dat wettelijke termijnen uiterste termijnen zijn én dat de overheid waar mogelijk kortere termijnen dient na te streven. Als de besluitvorming langer duurt, informeert de overheid de burger daarover tijdig. Op grond van artikel 7:10 Algemene wet bestuursrecht geldt voor de afhandeling van een bezwaarschrift een termijn van maximaal zes of indien er een adviescommissie is ingesteld twaalf weken, gerekend vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. De gemeente kan de afhandeling eenmalig en met ten hoogste zes weken verlengen. Verder uitstel is alleen mogelijk als de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt. De gemeente Zaanstad was gewoon om op voorhand de mogelijkheid van verdaging van de termijn aan te kondigen. In dit geval was het besluit genomen op 18 oktober en was er geen sprake van een adviescommissie. Derhalve eindigde de beslistermijn op dinsdag 10 januari 2012 4. Met inbegrip van de verdaging had de gemeente uiterlijk dinsdag 21 februari 2012 op verzoeksters bezwaarschrift moeten beslissen. Vast staat dat de gemeente deze termijn met meer dan twee weken heeft overschreden zonder verzoekster instemming te vragen met dit verdere uitstel of haar hierover te informeren. Werkdruk van de behandelende afdeling is wel een verklaring, maar daarom nog geen excuus voor overschrijding van de behandelingstermijn. Termijnen in het bestuursprocesrecht zijn voor een belanghebbende doorgaans fatale termijnen. Uit een oogpunt van een op dit punt na te streven gelijkheid tussen overheid en burger, en van de geloofwaardigheid van de overheid, behoren bestuursorganen zich evenzeer strikt gebonden te achten aan voor hen geldende wettelijke termijnen. Nu de gemeente zich niet aan de wettelijke behandelingstermijn heeft gehouden, is niet voldaan aan het vereiste van voortvarendheid. Daarbij is de ombudsman gebleken dat de gemeente in deze zaak op voorhand de afhandeling heeft verdaagd. Een verdaging is, blijkens de Memorie van Toelichting, bedoeld voor bijzondere gevallen. Daarvan is hier niet gebleken. Hiermee wordt het belang van de burger bij een voortvarende rechtsbescherming miskend. De ombudsman verneemt met instemming dat de gemeente aanleiding heeft gezien de tekst in de ontvangstbevestiging aan te passen. Terzijde wijst de Gemeentelijke Ombudsman op een ander aspect in deze zaak. Het betreft de gang van zaken rond de hoorzitting. Het siert de gemeente dat zij het in een laat stadium is gezocht naar mogelijkheden om de behandeling te versnellen, in dit geval door verzoekster op korte termijn voor een hoorzitting uit te nodigen. Hiermee is echter de mogelijkheid voor 3 artikel 9:36 lid 2 Algemene wet bestuursrecht 4 De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift eindigde op dinsdag 29 november 2011. Binnen zes weken daarna moet het bestuursorgaan de beslissing hebben genomen. Dat was uiterlijk 10 januari 2012. De gemeente heeft zes weken verdaagd en had op grond daarvan uiterlijk dinsdag 21 februari 2012 moeten beslissen.
Pagina : 6/6 verzoekster om zich, al dan niet met professionele ondersteuning, gedegen voor te bereiden, teniet gedaan. Uit een oogpunt van rechtsbescherming van de burger is dat ongewenst. Oordeel De onderzochte gedraging is in strijd met het vereiste van voortvarendheid.