Onbeperkt vakantiegenot met een beperking Beleidsplan Versie 1.0 5 maart 2008
2 van 9 Inleiding... 3 Doelstelling en identiteit van de Stichting SIV... 3 Positionering van de Stichting SIV... 3 Organisatie... 4 Gasten... 5 Vrijwilligers... 6 Financiën... 8 Stichting SIV Beleidsplan 5 maart 2008
Inleiding Voor u ligt een document waarin de bestuurders van de stichting SIV hun visie geven op het functioneren van de Stichting SIV. Dit document is niet bedoeld als richtlijn, maar als neerslag van de ideeën die op dit moment de koers van het bestuur bepalen. Het betekent dat dit document voortdurend in beweging zal zijn en aangepast zal worden aan de maatschappelijke ontwikkelingen en de technische mogelijkheden die van invloed zijn op de zorg voor mensen met een beperking. Doelstelling en identiteit van de Stichting SIV De belangrijkste doelstelling van de Stichting SIV is de organisatie en de realisatie van vakantieweken voor mensen met een lichamelijke functionele beperking. De Stichting SIV is ontstaan uit het Samenwerkingsverband Invaliden Vakantieweken. Dit Samenwerkingsverband van de Nederlands Hervormde en Gereformeerde Diaconieën van Den Haag en omstreken organiseerde sinds 1964 vakantieweken voor mensen met een functionele beperking. In 2004 is dit Samenwerkingsverband een zelfstandige rechtspersoon geworden met de naam Stichting SIV. Deze Stichting werkt vanuit de bijbelse boodschap zoals deze wordt uitgedragen door de Protestantse Kerken in Nederland (PKN). De Stichting richt zich echter op alle mensen met een functionele beperking, ongeacht hun levensbeschouwing of religie. De identiteit van de Stichting komt het meest zichtbaar tot uitdrukking in het feit dat in elke vakantieweek een geestelijk verzorger meegaat en dat de gasten in de gelegenheid zijn om tijdens de week een kerkdienst bij te wonen en een dienst van schrift en tafel. Daarnaast streven we ernaar in een sfeer van onderlinge verbondenheid met elkaar om te gaan, vanuit het geloof dat ieder mens, ongeacht levensovertuiging of levenswandel, een kind van God is. Van de bestuurders wordt verwacht dat zij zich laten inspireren door de christelijke traditie en daar ook, wanneer dit passend is, van te getuigen, hetzij in woord of daad. De vrijwilligers en de gasten worden geacht de christelijke identiteit te respecteren. + Doelstelling en identiteit blijven gehandhaafd. Positionering van de Stichting SIV De Stichting SIV is een kleine speler op de vakantiemarkt voor mensen met een zware lichamelijke beperking. De kleinschaligheid is een bewuste keuze omdat dit naar onze mening een belangrijke bijdrage levert aan een sfeer waarin ieder mens persoonlijk gekend kan worden. De kleinschaligheid en de lokale aanwezigheid zorgen ervoor dat er een intieme sfeer heerst in de vakantieweken. Gasten en vrijwilligers komen elkaar regelmatig weer tegen in de vakantieweken. Dat geeft een vertrouwd gevoel en maakt voor gasten de drempel om mee te gaan extra laag. Ook voor de vrijwilligers is de kleinschaligheid heilzaam. Zij zijn niet alleen maar handen aan het bed, maar een zij worden betrokken bij de voorbereiding van de vakantieweek waaraan zij deelnemen. Hun hart komt op de eerste plaats zodat de handen zo goed mogelijk hun werk kunnen verrichten. Het SIV organiseert vijf à zes vakantieweken per jaar. Eén (kleine) week wordt er met een aangepast schip op het IJsselmeer en de Waddenzee gevaren, de andere weken worden op diverse locaties in Nederland gehouden.
4 van 9 Door de kleinschaligheid is de naamsbekendheid van de Stichting SIV laag en zijn de financiële middelen beperkt. De Stichting SIV zoekt de groei niet in haar omvang, maar in de constante verbetering van de kwaliteit van de verleende diensten. Daarin zoekt zij haar bestaansrecht en continuïteit. + Stichting SIV beperkt zich tot de bediening van de doelgroep in de regio Haaglanden. + We streven er niet naar om de Stichting uit te bouwen tot een grote organisatie. Eventuele groei wordt uitsluitend bepaald door de behoefte aan vakanties voor de doelgroep en de beschikbaarheid van de middelen (vrijwilligers en geld) om de doelgroep te kunnen bedienen. + We willen groeien in kwaliteit + We staan open voor nieuwe behoeften van mensen met een lichamelijke beperking en willen daar diensten voor ontwikkelen voor zover deze binnen onze doelstelling passen. Administratieve organisatie De Stichting wordt bestuurd door het Bestuur van de Stichting SIV. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een aantal bestuursleden. Deze bestuursleden hebben naast hun algemene bestuursfunctie een specifiek aandachtsgebied te weten: medische zaken, pastorale zaken, fondsenwerving. De inhoud van de diverse functies is vastgelegd in functiebeschrijvingen. De aansturing van de vrijwilligers gebeurt vanuit het Vrijwilligerskader. Dit kader bestaat uit vrijwilligers die in een vakantieweek de volgende functie bekleden: algemeen leider, coördinerend verpleegkundige en pastor. Het vrijwilligerskader heeft het recht uit haar midden een bestuurslid in het Stichtingsbestuur te benoemen. Het bestuur staat onder toezicht van een Raad van Toezicht. Deze raad bestaat uit een aantal vertegenwoordigers van diaconieën die zich bereid hebben verklaard om jaarlijks een bepaalde financiële bijdrage aan de Stichting te schenken en die beschouwd willen worden als participerende diaconale instelling. De Raad van Toezicht heeft het recht een bestuurslid in het Bestuur van de Stichting te benoemen. De organisatie wordt ondersteund door een vakantiecoördinator. De vakantiecoördinator is de enige functie waarvoor een betaalde kracht of dienstverlener wordt ingezet. Hij/zij zorgt in samenspraak met de algemeen leider van een vakantieweek voor een evenwichtige bezetting van de vakantieweken, zowel qua gasten als qua vrijwilligers. De Stichting kent een aantal commissies Commissie gastenwerving Deze commissie geeft bekendheid aan de Stichting SIV in verpleeghuizen en bij thuiszorginstellingen. De commissie bezoekt ook nieuwe gasten om persoonlijke uitleg te geven over de vakantieweken en om te kijken of een SIV-vakantie de gast iets te bieden heeft. Commissie stafwerving Deze commissie zorgt voor de PR onder potentiële vrijwilligers en probeert ook door bepaalde activiteiten vrijwilligers te werven. Redactieraad van het contactblad Spraakmakend In Vakanties Het contact tussen de vrijwilligers en de Stichting SIV en de vrijwilligers onderling wordt onderhouden door het kwartaalblad Spraakmakend in Vakanties. De Redactieraad verzamelt en schrijft artikelen en verzorgt de eindredactie. + De organisatie blijft ongewijzigd Stichting SIV Beleidsplan 5 maart 2008
Organisatie van de vakantieweek Het kernteam van een vakantieweek is verantwoordelijk voor de inhoud van deze week. Het kernteam bestaat uit een algemeen leider, een verpleegkundige en een pastor. Samen bepalen zij het thema van de week en de activiteiten die georganiseerd zullen worden. Zoveel mogelijk worden de andere vrijwilligers die meegaan hierbij betrokken. Een belangrijke taak is het koppelen van de verzorgende vrijwilligers aan de gasten. De vrijwilligers werken in koppels van twee, waarvan er zeker een van de twee (zeer) ervaren is. Het aantal gasten dat door een koppel wordt verzorgd hangt af van de zorg die een gast nodig heeft. Gemiddeld zijn er drie gasten per koppel. Minimaal een maand voordat de vakantieweek begint worden de vrijwilligers die met de week meegaan uitgenodigd voor een bijeenkomst om het programma van de week te bespreken en de taken te verdelen. Omdat er vaak op het laatste moment nog afzeggingen binnenkomen van gasten en vrijwilligers wordt de indeling van de koppels en de gasten per koppel kort voor het begin van de vakantieweek gemaakt. Hierbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de opgedane ervaringen in vorige vakantieweken. Om een goede afstemming tussen zorgbehoefte en zorgcapaciteit van een koppel te waarborgen, wordt behalve van de ervaring die we in het verleden met de ons reeds bekende gasten en vrijwilligers hebben opgedaan, ook gebruik gemaakt van een zorgclassificatiesysteem. Gasten De vakantieweken die wij organiseren zijn vooral bedoeld voor mensen met een (ernstige) lichamelijke beperking, die geen bijzondere medische hulp behoeven zoals infusen, beademing etc. De gasten die met onze vakantieweken meegaan komen voor het grootste deel uit verpleeghuizen of via (thuis)zorginstellingen. Gasten kunnen zich laten vergezellen door een partner, familielid of andere toeverlaat, ook als deze geen beperking heeft. Voor deze begeleider geldt hetzelfde tarief als voor de gast. Gasten - trends Door het overheidsbeleid om mensen zo lang mogelijk thuis te laten blijven wonen, vragen de gasten die uit de verpleeghuizen komen steeds intensievere verzorging. Hierdoor worden ook weer hogere eisen gesteld aan de vrijwilligers qua ervaring en vitaliteit. Dit kan enigszins worden opgevangen door de verhouding vrijwilligers/gasten te vergroten, maar dit heeft gevolgen voor de kosten van een vakantieweek. Steeds meer gasten hebben een elektrische rolstoel en nemen deze mee naar de vakantieweek. Enerzijds is dit een verlichting voor de vrijwilligers, anderzijds wordt het kostbaarder om met gasten een excursie te maken waarbij vervoer per rolstoelbus nodig is. Gastenwerving Over het algemeen melden gasten zich, zolang zij zich binnen ons doelgroep bevinden, elk jaar weer aan voor een vakantie, totdat er een moment komt dat hun krachten en/of gezondheidstoestand dit niet meer toelaat. De inspanning die op het gebied van de gastenwerving verricht moet worden is daarom beperkt. Niet zelden is het aanbod van gasten groter dan we kunnen plaatsen. In feite komt het erop neer dat jaarlijks aan verpleeghuizen en (thuis)zorginstellingen voorlichtingsmateriaal wordt gestuurd. Dit levert meestal voldoende gasten op om onze weken volledig te bezetten.
6 van 9 Het komt regelmatig voor dat een gast op het laatste moment door ziekte is verhinderd om met een vakantieweek mee te gaan en dat er voor de betreffende week geen wachtlijst is. In dat geval probeert de vakantiecoördinator een vervanger (eventueel zonder lichamelijke beperking) te vinden om de open plaats op te vullen. De taak van de commissie gastenwerving bestaat dan ook voornamelijk uit het bezoeken van nieuwe gasten. Dit verlaagt de drempel voor de gast om mee te gaan, stelt de gast in staat om nadere informatie te vragen en stelt ons in staat om te beoordelen of wij de gast een fijne vakantie kunnen bieden. Het grootste probleem bij de werving van gasten is de bereikbaarheid van mensen in de doelgroep die nog thuis wonen. Wij proberen deze mensen wel te bereiken via de thuiszorginstanties, maar de aanmeldingen via dit kanaal blijven achter bij de verwachting. Realiseren van een systeem om de zorgbehoefte van een gast nog beter te objectiveren, Vrijwilligers Het werk van de Stichting SIV wordt mogelijk gemaakt door een groep enthousiaste vrijwilligers die het een uitdaging vinden om de gasten een verwenvakantie te bezorgen. De verhouding tussen de vrijwilligers en de Stichting zijn evenals de rechten en plichten van de vrijwilligers vastgelegd in een vrijwilligersreglement. Er zijn verschillende soorten vrijwilligers: Stafleden Van oudsher worden de vrijwilligers die in de weken de verzorging op zich nemen stafleden genoemd. Dit is de grootste groep vrijwilligers Deze vrijwilligers zijn amateur- of professionele verzorgende. De niet-professionele verzorgenden krijgen een opleiding tijdens een speciale toerustingsdag en tijdens de vakantie week via on-the-job training. In een vakantieweek gaat één staflid mee, de algemeen leider die (meestal) geen verzorgende taken verricht, maar die verantwoordelijk is voor de voorbereiding en de algehele uitvoering van de vakantieweek. Er is ook één staflid, de coördinerend verpleegkundige, die vanuit een professionele verpleegkundige achtergrond verantwoordelijk is voor de medische zorg in de week. Hij/zij bepaalt hoe de zorgbehoefte in een week wordt ingevuld en welke zorg een staflid, op grond van kennis en ervaring, wordt geacht te kunnen bieden. Voor de pastorale zorg en aandacht voor de gasten gaat een pastor mee. Dit kan een professionele geestelijke verzorger zijn met een christelijke achtergrond of iemand met pastorale kwaliteiten. Bestuurders en toezichthouders De functies binnen het Bestuur en de Raad van Toezicht zijn vermeld in de statuten en vastgelegd in functiebeschrijvingen. Het Bestuur en de Raad zijn zelf verantwoordelijk voor het op peil houden van hun bezetting. Commissieleden Commissie leden worden benoemd vanuit het bestaande vrijwilligersbestand op basis van bepaalde kwaliteiten die ze hebben en functies die ze willen vervullen. Er zijn drie commissies: commissie gastenwerving, commissie stafwerving en de Stichting SIV Beleidsplan 5 maart 2008
redactie van het contactblad Spraakmakend In Vakanties. De functies van de diverse vrijwilligers zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen. Stafwerving Stichting SIV heeft een beperkt budget en daarom is het onmogelijk om grote wervingscampagnes voor vrijwilligers op te zetten. Bovendien is de naamsbekend klein zodat er vrijwel geen spontane aanmeldingen van vrijwilligers zijn. We proberen het vrijwilligersbestand van verzorgenden op de volgende manieren op peil te houden: Bestaande vrijwilligers aan het SIV te binden door regelmatig contacten met hen te onderhouden, de vrijwilligers actief te betrekken bij de programmering van de vakantieweken en een goede sfeer te bevorderen door jaarlijks een reünie te organiseren en eens per kwartaal een contactblad te verspreiden. Bestaande vrijwilligers te stimuleren om in hun omgeving vrijwilligers te werven. In de praktijk blijkt namelijk dat dit voor het SIV de meest effectieve manier is om aan nieuwe vrijwilligers te komen. Artikeltjes te laten plaatsen in kerkbladen. Vrijwilligers te werven in verpleeg- en verzorgingshuizen. Hierbij richten wij ons niet alleen op het personeel, maar ook op familie van bewoners. Vrijwilligers de waardering te geven die ze verdienen (maar vaak zeggen niet nodig te hebben omdat ze genoeg hebben aan een gast die zichtbaar van de vakantie geniet). Het onderhouden van de website www.stichting-siv.nl. De werving van vrijwilligers is een taak van de commissie stafwerving. Een bijzondere groep stafleden zijn de verzorgenden die via hun werkgever enkele dagen betaald verlof krijgen om als vrijwilliger met de SIV vakantieweek mee te gaan. De werkgever is dan meestal een instelling van waaruit ook gasten meegaan met de vakantieweek. Door de soms grote aantallen gasten die vanuit de instelling meegaan hoeft de instelling tijdens de vakantieweek minder zorg te leveren. Dit voordeel wordt dan enigszins doorgegeven aan het SIV via het betaalde verlof van de medewerker. Instellingen van waaruit gasten deelnemen aan onze vakantieweek te stimuleren om medewerker(s) betaald verlof te geven om als vrijwilliger met een SIV-week mee te gaan. Versterking van de commissie stafwerving Ontwikkelen van een systeem om de zorgcapaciteit en kwaliteit van de vrijwilligers beter te objectiveren Via politieke kanalen proberen om een algemene regeling te treffen waardoor werknemers die als vrijwilliger een week meegaan als zorgverlener in een vakantieweek gedeeltelijk betaald zorgverlof te verlenen. Naamsbekendheid van de Stichting SIV vergroten Vrijwilligers trends De laatste jaren komt het steeds vaker voor dat vrijwilligers niet meer een hele week mee willen of kunnen gaan. De redenen hiervoor zijn niet onderzocht, maar de indruk bestaat dat dit komt omdat men niet meer de tijd heeft om er een hele week tussenuit te gaan, omdat men een hele week te zwaar vindt (de meeste vrijwilligers zijn senioren) of omdat er eigenlijk in totaal te weinig vrijwilligers beschikbaar zijn om ingezet te worden.
8 van 9 Financiën Kosten De kosten van een vakantieweek zijn hoog ten opzichte van vakanties voor mensen zonder functionele beperkingen doordat voor elke drie gasten, twee vrijwilligers meegaan voor de verzorging. De vrijwilligers krijgen hun reiskosten vergoed en hebben tijdens de vakantie gratis kost en inwoning. Hierdoor zijn de kosten van een vakantieweek voor een gast ongeveer twee keer zo hoog als voor mensen zonder functionele beperking. Wij streven ernaar de prijs die de gasten voor een vakantie moeten betalen beperkt tot houden tot een marktconform bedrag. Dit bedrag wordt jaarlijks vastgesteld op basis van de kostenontwikkeling en vergelijking met de prijzen die andere aanbieders in de markt vragen. Het gevolg is dat de kosten die niet aan de gasten worden doorberekend gedekt moeten worden uit andere bronnen Bronnen van inkomsten De bijdragen die de participerende diaconale instellingen jaarlijks leveren. Deze bijdrage is gekoppeld aan het aantal gasten dat via een lidmaatschap van een levensbeschouwelijke of religieuze groepering banden heeft met de betreffende diaconale instelling. Subsidies van fondsen Er is een bestuurslid met de taak fondsenwerving. Voor zover mogelijk wordt deze taak ondersteund door vrijwilligers, maar er wordt ook gebruik gemaakt van de diensten van een professionele fondsenwerver. Giften van particulieren Het bedrag aan giften van particulieren is zeer beperkt. De giften die binnenkomen zijn meestal afkomstig van gasten of van vrijwilligers. Deelnamekosten van gasten Gasten die met een vakantie mee willen gaan, betalen deelnamekosten en, indien van toepassing, vervoerskosten. De vervoerskosten zijn kosten dekkend, de deelnamekosten zijn ongeveer 60% van de werkelijke kosten. Gasten die deze kosten niet kunnen opbrengen, kunnen een beroep doen op een subsidieregeling van de Stichting SIV, die deze kosten vaak weer kan verhalen op fondsen die speciaal voor dit doel geld beschikbaar stellen. Continuïteit Vakantieoorden moeten vaak lang van tevoren worden besproken. Zo n reservering houdt een (toekomstige) financiële verplichting in. Ook hebben wij lopende contractuele en morele verplichtingen met de bezoldigde vakantiecoördinator waar we ons niet op korte termijn aan kunnen onttrekken. De subsidies worden echter alleen vertrekt op basis van aantoonbaar gemaakte kosten. Dit betekent dat de Stichting SIV over een weerstandsvermogen moet beschikken waarvan de omvang minimaal voldoende is om de aangegane verplichtingen te dekken. Op dit moment (2007) is hiervoor een weerstandsvermogen nodig van circa 140,000,-, zijnde de jaaromzet van de Stichting SIV. Het is heel moeilijk om dit weerstandsvermogen op peil te krijgen omdat fondsen, om begrijpelijke redenen, niet snel bereid zijn daaraan bij te dragen. + Een commissie fondsenwerving op te richten die de nodige creativiteit kan ontplooien om de fondsenwerving een nieuwe impuls te geven. + Gasten erop wijzen dat ze een vrijwillige bijdrage kunnen geven om de continuïteit van het werk dat het SIV doet veilig te stellen. Stichting SIV Beleidsplan 5 maart 2008
+ De kosten van de vakantieweken te reduceren door de zorgbehoefte van de gasten en de zorgcapaciteit van de vrijwilligers nog beter op elkaar af te stemmen. + De kantoorkosten te verlagen door gebruikmaking van elektronische communicatie per e-mail en via de website. + Het aantal fondsen dat een bijdrage wil leveren uitbreiden. + Het aantal diaconieën dat participeert in de Stichting te vergroten. + Wij streven naar een inkomstenverdeling vanuit de diverse instanties zoals hieronder aangegeven: 2004 2005 2006 Beleid Gasten 57% 56% 58% Tussen de 55% en 60% Diaconieën / participanten 17% 6% 6% Tussen 5 en 10% Derden 26% 38% 36% Tussen 35 en 40% 100% 100% 100% Bij de opbrengsten van de Diakonieen en Derden zouden we moeten streven naar een betere voorspelbaarheid en continuïteit van de inkomsten. + Wij streven naar een zo laag mogelijke overhead en kosten van fondsenwerving, waarbij we ernaar streven ruim binnen de normen van het Centraal Bureau Fondsenwerving te blijven. + Wij sluiten ons niet aan bij het CBF omdat de kosten daarvan te hoog zijn voor een kleine organisatie als de Stichting SIV