Notulen van de bestuursvergadering van 12 november 2014. Aanwezig: Theo, Atze, Rina, Regitse, Michel (ged.), Claudia, Betty en René Afwezig: Koos. 1. Opening, mededelingen vaststellen agenda Met een woord van welkom opent Theo de vergadering. Koos heeft middels een e-mail aangegeven, dat hij deze vergadering niet aanwezig kan zijn. Over het algemeen gaan de behandelingen van Koos voorspoedig, de (gevreesde) bijwerkingen zijn te overzien en Koos is positief gestemd. Door een misverstand met Claudia zijn de stukken relatief (te) laat verzonden. René biedt daarvoor zijn excuses aan. Omdat er voor deze vergadering veel stukken zijn verspreid, vraagt René of het zinvol is om de stukken, zodra hij die gereed heeft, rond te zenden. De stukken hebben dan nog geen nummer en zijn niet gekoppeld aan een agendapunt. Het bestuur vindt dit een goede suggestie. René zal een en ander uitvoeren (actie 1.1: René) Aan de agenda wordt het punt voorbereiding Algemene vergadering toegevoegd. Omdart Michel de vergadering tegen lunchtijd moet verlaten, wordt besloten om het agendapunt vaststellen leden commissie en bestuur als agendapunt 4 te behandelen en het agendapunt nieuws uit de commissies als punt 5. Theo stelt voor, om het agendapunt nieuws uit de commissies in het vervolg te agenderen na de bespreking van de financiën. René zal daarmee bij het opstellen van de agenda rekening houden. (actie 1.2.: René). Voor het overige zijn er geen mededelingen en wordt de agenda met de aangebrachte wijzigingen vastgesteld. 2. Vaststellen concept verslag 03-07-2014 Voor wat betreft de tekst zijn er geen opmerkingen. Met de correctie van enige tikfouten wordt het verslag vastgesteld. Naar aanleiding van merkt Betty op, dat het perspectief voor Piet Jan Moerman er goed uit ziet. actie 2.1. rondleidingen op objecten en erfgoedcentrum (Theo): Theo deelt mee, dat het maken van afspraken met de HID s moeizaam verloopt. Koos wil, indien zijn gezondheid dit toelaat, deze gesprekken bijwonen. Actie 2.3. benaderen potentiële vrijwilligers (Theo): Theo heeft Marcel van Montfoort benaderd, omdat hij destijds heeft aangegeven belangstelling te hebben voor vrijwilligerswerk binnen de VOR. Helaas heeft Marcel een ander aanbod aanvaard en daarom geen tijd om nog vrijwilligerswerk bij de VOR te doen. Theo vraagt zich af, of het bestuur daarom potentiële vrijwilligers actiever en tijdig kan benaderen. Het bestuur onderschrijft de noodzaak. René zal daaraan, samen met Claudia, nadere invulling geven. (actie 2.1.: René en Claudia). Kosten drukken VOR bericht: de commissie Communicatie had graag betrokken willen worden bij het zoeken naar de mogelijkheden om de kosten van het drukwerk omlaag te brengen. Theo zal daar in een bijeenkomst van deze commissie een toelichting op geven. (actie 2.2.: Theo) Voor het overige zijn er geen opmerkingen over de in het verslag opgenomen - 1 -
actiepunten. 3. Financiën Atze heeft geconstateerd, dat een relatief groot aantal leden de contributie voor het lopende verenigingsjaar nog niet heeft voldaan. Aan die leden zal een herinnering worden gestuurd in de vorm van een e-mail (als een e- mail adres beschikbaar is) dan wel een brief. (actie 3.1.: René en Claudia en Willy). Ook zijn er leden, die inmiddels een betalingsachterstand van meer dan een jaar hebben. Aan die leden zal gevraagd worden om de gehele achterstallige contributie voor het einde van dit jaar te betalen. Indien geen betaling is ontvangen, dan zal dit beschouwd worden als een opzegging. René zal een en ander samen met Claudia in gang zetten. (actie 3.2. Claudia en René). Claudia doet de suggestie om de contributie middels een incassomachtiging te incasseren. Meerdere personeelsverenigingen maken gebruik van deze mogelijkheid. René zal bij de PV IJsselstroom nagaan, aan welke voorwaarden moet zijn voldaan voor een het invoeren van een dergelijk systeem. (actie 3.3.: René) Verder constateert Atze, dat het in de begroting opgenomen bedrag voor de eigen bijdrage wellicht niet zal worden gerealiseerd. Betty geeft aan, dat het aantal bijeenkomsten in de regio uiteindelijk minder is dan begroot. Ook is de eigen bijdrage beperkt tot maximaal euro 10,-, omdat een hogere eigen bijdrage een drempel voor deelname opwerpt. De factuur, die de VOR aan Tempo Team heeft gezonden voor het plaatsen van een advertentie op de website, is nog niet voldaan. René zal een herinnering sturen. (actie 3.4. : René) De portefeuillehouders zullen aan de commissievoorzitters vragen, om de declaraties voor evenementen die betrekking hebben op 2014 ruim op tijd, maar in ieder geval voor 8 december a.s., in te zenden, zodat een en ander nog dit jaar kan worden afgewerkt. (actie 3.5.: Betty, Michel, Regitse). Theo zal de commissie Communicatie benaderen. (actie 3.6.: Theo) Op grond van het convenant dient de VOR aan Rijkswaterstaat de kosten te vergoeden, die Rijkswaterstaat voor de VOR maakt. Het gaat om de kosten voor het verzorgen van het drukwerk, de Mobility Mixx Card en KVSA. Indien Rijkswaterstaat niet in staat is om daarvoor een factuur te zenden, dan zal Atze een kredietnota zenden en voor betaling van deze kosten zorgen. De VOR heeft deze kosten exact in beeld en kan dus een onderbouwde kredietnota zenden. (actie 3.7.: Atze) Uit de brief van de accountant met de controleverklaring over de jaarrekening 2013 blijkt, dat een exploitatieoverschot dient te worden terugbetaald. Dit zou opgenomen zijn in de subsidievoorwaarden. René vraagt zich af, of dit een juiste opstelling is, omdat de VOR niet alleen inkomsten heeft op grond van de toegekende subsidie, maar ook inkomsten heeft op grond van de door de leden betaalde contributie en de eigen bijdrage. Atze zal René informatie zenden over deze bepalingen. (actie 3.8.: Atze) 4. Vaststellen leden commissies en bestuur Met enige aanvullingen wordt het overzicht vastgesteld. René zal deze aanvullingen verwerken. (actie 4.1: René). - 2 -
5. Nieuws uit de commissie. 5.1 commissie Sociaal De laatst gehouden vergadering van de commissie is verplaatst naar een andere datum en dat heeft er niet toe geleid, dat er meer aanwezigen waren. De belangstelling voor het bijwonen van de vergadering is beperkt. Het principebesluit om de zittingsduur van de leden van commissie te beperken heeft geleid tot een actieve zoektocht naar belangstellenden. Deze zoektocht heeft tot op heden nog geen tastbaar resultaat gehad. Uit het overzicht van de kroonjaren blijkt, dat de vereniging in de toekomst wordt geconfronteerd met een stijgende lijn in de uitgaven. Omdat het sociale aspect een speerpunt van beleid is, wordt besloten om op dit onderdeel niet te bezuinigen. Bij de leden die 90 jaar worden, zal Theo met de regiovertegenwoordiger op bezoek gaan. Dat geldt ook voor het bereiken van de 95 en de 100 jarige leeftijd. (actie 5.1.1.: Theo en regiovertegenwoordiger) 5.2. Commissie Evenementen en Activiteiten Betty deelt mee, dat er over het algemeen bij de leden geen gebrek aan belangstelling is om deel te nemen aan de door de commissie E&A georganiseerde activiteiten. De deelname aan de Mosseltocht was een groot succes. Dat geldt ook voor de eindejaarsbijeenkomst in de Efteling.Er zijn vele positieve en waarderende reacties binnen gekomen, zowel via de e-mail als op de declaraties. De stedenreis naar Praag was gezellig en er was geen sprake van groepsvorming. Betty deelt mee, dat er in de regio een kerstlunch wordt georganiseerd op 17 december. In de regio noord is gekozen voor een nieuwjaarsbijeenkomst. De animo voor de vrijwilligersdag is groot. Theo zal de benodigde VVV bonnen kopen en persoonlijk overhandigen. (actie 5.2.1.: Theo) Het organiseren van een bijeenkomst voor gepensioneerden in Limburg zal door Betty worden opgepakt. (actie 5.2.2.: Betty) Binnen de commissie is een discussie ontstaan over de status van leden van verdienste en ereleden met betrekking tot het betalen van de eigen bijdrage. Volgens de statuten kent de vereniging leden, leden van verdienste en ereleden. Over een vrijstelling van het betalen van contributie voor de leden van verdienste dan wel de ereleden is in de statuten niets opgenomen. In het Huishoudelijk Reglement is bepaald, dat ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van de jaarlijkse contributie. Dat betekent, dat zowel leden van verdienste als ereleden de eigen bijdrage dienen te betalen als zij deelnemen aan een door de VOR georganiseerde activiteit. Betty zal de commissie E&A informeren. (actie 5.2.3.: Betty) 5.3. Commissie Kenniskring Michel heeft informatie over de volgende punten. - 3 -
- inventarisatie erfgoed. De beschrijving van de ingebrachte goederen begint op stroom te komen. Er is een enthousiast aantal vrijwilligers mee bezig. Binnenkort zal er een oproep worden gedaan om goederen in te brengen. Het steunpunt Hoevelaken zal in 2016 worden afgestoten. Onbekend is welke locatie dan geschikt zal zijn om de goederen te bewaren. Het bestuur zal in mei de locatie bezoeken en daar tevens een vergadering aan koppelen. (Actie 5.3.1. René) - bijeenkomst KK in Delft over de KK nieuwe stijl Het blijkt, dat er nauwelijks emplooi is voor oudgedienden binnen RWS. Dat leidt tot onvrede omdat niet duidelijk is op grond waarvan die oudgedienden niet geschikt zouden zijn voor het verrichten van werkzaamheden voor RWS. - workshop cv schrijven Om leden van de kenniskring te helpen bij het opstellen van een (aan deze tijd aangepast) passend c.v. organiseert de KK een workshop op 3 december a.s. - dag van de mobiliteit Op 27 november is er in Houten de dag van de mobiliteit. Leden van de KK kunnen aan deze dag een bijdrage leveren door deelname aan diverse sessies. Deze dag wordt door de KK als een themadag gezien. - offerte aan d.-g. Op verzoek van de d.-g. heeft de KK een offerte opgesteld. Deze offerte is onderwerp van studie binnen RWS en er zal nader overleg plaatsvinden over deze offerte en de catalogus waarin de expertise van de KK is opgenomen. - rollenspel management training De KK heeft, tot genoegen van de opdrachtgever, een bijdrage geleverd aan de diverse rollenspelen. - gesprek bestuur directeur generaal in januari 2014 Michel stelt voor om in dit gesprek in ieder geval aandacht te besteden aan de offerte van de KK, de inzet van de KK voor RWS projecten en de conservering van het erfgoed. René zal een en ander uitwerken. (actie 5.3.2.: René). 5.4. commissie Communicatie Volgens Theo is er in deze commissie enige commotie ontstaan over het besluit van het bestuur om het drukken van het VOR bericht onder te brengen bij een andere drukker zonder dat daarover overleg is gepleegd met deze commissie. Theo zal de commissie informeren. (actie 5.4.1.: Theo) 6. Mobility Mixx In de vorige vergadering is besloten om de leden op te roepen zoveel als mogelijk is van de Mobility Mixx Card gebruik te maken. Daartoe heeft René een concept brief opgesteld. Met de tekst kan het bestuur instemmen, maar een persoonlijke benadering heeft de voorkeur. Theo zal de leden, die geen gebruik blijken te maken van de Mobility Mixx Card benaderen en hun dringend verzoeken om van deze kaart gebruik te maken. (actie 6.1.: Theo) Het overzicht van de kosten tot en met oktober van de Mobility Mixx Card is niet beschikbaar. Dit overzicht zal in de eerstkomende bestuursvergadering aan de orde worden gesteld. (actie 6.2.: Claudia) 7. Reorganisatie samenwerkingsverband personeelsverenigingen (svp) René merkt op, dat het convenant de mogelijk biedt om de inhoud bij te stellen, als op - 4 -
departementaal niveau besloten wordt tot een reorganisatie van de personeelsverenigingen. In het zwartste scenario zou dit kunnen leiden tot het stopzetten van de subsidie. Om goed geïnformeerd gesprekken aan te gaan, zal Regitse nagaan wat het juridisch kader is en welke juridische hobbels dan wel mogelijkheden er zijn (actie 7.1. : Regitse) Theo zal bij Henriëtte Balt de stand van zaken nagaan. (actie 7.2.: Theo) Daarna zal een delegatie van het bestuur een gesprek hebben met Hugo Kramer (actie 7.3.: Betty, Theo en René) 8. Werving nieuwe leden René stelt voor om in de brief, die aan de vertrekkende RWS ers wordt gezonden, de mogelijkheid op te nemen om één keer gratis deel te nemen aan een regionale VOR activiteit. De kosten van de eigen bijdrage zouden dan eenmalig in mindering kunnen worden gebracht op de contributie. Deze suggestie zal door Betty in de commissie E&A aan de orde worden gesteld, zodat alle voors en tegens in beeld komen. (actie 8.1.: Betty) Rina zal dit in de commissie Communicatie aan de orde stellen, zodat ook van de deskundigheid van deze commissie gebruik gemaakt kan worden. (actie 8.2.: Rina) 9. Secretariële ondersteuning na vertrek Willy René heeft in samenwerking met Claudia en Willy een overzicht gemaakt van de taken, die door de secretariële ondersteuning uitgevoerd kunnen worden. Het is een kwalitatief overzicht, de kwantitatieve invulling is niet gemaakt. Omdat de verwachting is, dat de gevraagde ondersteuning meer tijd zal vragen dan door 0,8 fte kan worden uitgevoerd, zullen de bestuursleden de prioriteiten aangeven. (actie 9.1.: Theo, Atze, René, Regitse, Betty, Michel, Koos, Rina) Daarna zal dit onderwerp in de vergadering van 11 december aan de orde komen. (actie 9.2.: René) 10. e - clubs functionaliteit De door René opgestelde notitie zal voor commentaar en aanvullingen worden voorgelegd aan Henk Nijdam, Henk Groter en Betty. (actie 10.1.: René) 11. VOR samen verder De notitie van René geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Het door Theo opgestelde voorstel voor de benchmark heeft niet alle bestuursleden bereikt en zal op de vergadering van 11 december aan de orde worden gesteld. (actie 11.1.: René) 12. VMHF De notitie van René geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Omdat de VOR heeft meegedeeld, dat de bijdrage van de VOR aan de excursie van de VMHF voor de senioren in 2015 niet kan worden verleend, heeft de voorzitter van het seniorenconvent van de VMHF, Dick Tromp, schriftelijk verzocht om de bijdrage van de VOR aan de excursie voor de senioren van de VMHF te handhaven. Deze brief is niet bij alle bestuursleden bekend, zodat dit op de vergadering van 11 december aan de orde zal komen. (actie 12.1.: René) 13. Rondvraag Theo: vraagt aandacht voor de voorbereiding van de Algemene Vergadering. Hij stelt dat - 5 -
op 1 februari 2015 alle stukken binnen moeten zijn. Claudia zal een en ander in een schema vastleggen. (actie 13.1. Claudia en René) Theo zal een spreker verzorgen. Er zijn, als suggestie, een aantal namen genoemd. (actie 13.2.: Theo) Tijdens de Algemene Vergadering zal in ieder geval aandacht besteed worden aan het declaratiebesluit (vanwege het beëindigen van de Mobility Mixx Card en de overgang naar een individueel Dal Voordeel abonnement). Ook de begroting zal een prominent onderwerp van bespreking zijn. (actie 13.3. Atze en René) Claudia: vraagt aandacht voor de e-mails die op het algemene VOR e-mail adres binnen komen, sinds de vereniging gebruik maakt van de sponsor klicks. Volgens haar staat het veiligheidsprotocol niet toe, dat dergelijke e-mails aan een RWS e-mail worden gezonden. Het bestuur erkent het probleem, maar heeft geen pasklare oplossing voorhanden. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging voor ieders inbreng de vergadering. De volgende vergadering is op donderdag 11 december 2014 om 12.30 uur in Utrecht, de vergaderzaal wordt door Claudia bekend gemaakt. Deze notulen zijn vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 december 2014. - 6 -