Nieuwe perspectieven Belangrijkste bevindingen jaarrekeningcontrole
1.1 Uw primaire opdracht Voldoet de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen? Getrouw beeld (in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en Wet normering topinkomens) Financiële rechtmatigheid van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties. Verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening Waar heeft u behoefte aan? Uitkomsten: managementletter, accountantsverslag en controleverklaring
1.2 Belangrijkste elementen normenkader Externe wet & regelgeving, zoals Besluit begroting en verantwoording Wet normering topinkomens Single information Single audit Europese aanbestedingswet Aanbestedingswet Participatie wet Gemeentewet Interne regelgeving, zoals Financiële verordening Algemene Subsidieverordening
1.3 Verantwoordelijkheden BDO Waar toetsen wij aan Besluit begroting en verantwoording (BBV) Controleverordening en controleprotocol gemeente Nederlandse controlestandaarden (NV COS) Besluit accountantscontrole decentrale overheden Wet ter voorkoming van witwassing en financieren terrorisme (melding ongebruikelijke transacties) Controleprotocol Wet normering topinkomens Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa
1.4 Inzicht in belangrijke verbonden partijen GR Dienst Gezondheid en Jeugd GR Drechtwerk GR Omgevingsdienst ZHZ Veiligheidsregio ZHZ GR Drechtsteden Uitvoering van Jeugdhulp Uitvoering voormalig WSW Uitvoering wettelijke milieutaken Uitvoering taken veiligheid Uitvoering van onder andere: Belastingheffing Participatiewet Wmo Diverse administratieve processen Controleverklaring Jaarrekening Uitvoering van beschermd wonen regiogemeenten conform de Wmo Gemeente Dordrecht Pagina 5
2.1 Aandachtspunten controle 2017 RECHTMATIGHEID AANBESTEDINGEN RESERVES GRONDEXPLOITATIES MATERIËLE VASTE ACTIVA VERBONDEN PARTIJEN SISA VERANTWOORDING RECHTMATIGHEID SOCIAAL DOMEIN VOORZIENINGEN
2.1 De jaarrekening is getrouw De jaarrekening 2017 is getrouw Uit de controle blijkt één ongecorrigeerd controleverschil, die past binnen de door ons gehanteerde performance materialiteit. Derhalve zullen wij een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid verstrekken. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot de getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2017 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2017 als van de activa en passiva per 31 december 2017 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor Provincies en Gemeenten. Resterende, niet-verwerkte controleverschillen 2017 getrouwheid Nummer Omschrijving Betreft post/toelichting Fouten Onzekerheden 1 Voorziening verplichting woningen Markt Woonkracht 10 Voorzieningen 50.000 0 Totaal 50.000 0 Materialiteit (1% voor fouten / 3% voor onzekerheden) 763.300 2.289.900 Performance materialiteit (65% van de materialiteit) 496.145 1.488.435 Door de raad vastgestelde rapporteringstolerantie 50.000 50.000 De performancematerialiteit is een afslag die we hanteren op de materialiteit om het risico op onontdekte en niet gecorrigeerde fouten tot een passend laag niveau terug te brengen, omdat we voor de controle gebruik maken van deelwaarnemingen. Uit onze controle is een aantal controleverschillen gebleken, deze zijn door de gemeente gecorrigeerd en verwerkt in de definitieve jaarrekening. Het betreft onder andere correcties op de voorzieningen, de verwerking van grondexploitaties, SiSa-bestedingen en presentatiecorrecties. In het accountantsverslag zullen wij een staatje opnemen met de gecorrigeerde controleverschillen. 7
2.2 Rechtmatigheid De rechtmatigheidsbevindingen Uit de controle blijken de volgende rechtmatigheidsfouten. Resterende, niet-verwerkte controleverschillen 2017 rechtmatigheid Nummer Omschrijving Betreft post/toelichting Fouten Onzekerheden 1 Voorziening verplichting woningen Markt Woonkracht 10 Voorzieningen 50.000 0 2 Europese aanbestedingen Inkopen goederen en diensten PM 0 Totaal 50.000 0 Materialiteit (1% voor fouten / 3% voor onzekerheden) 763.300 2.289.900 Performance materialiteit (65% van de materialiteit) 496.145 1.488.435 Door de raad vastgestelde rapporteringstolerantie 50.000 50.000 8
2.2 De jaarrekening is rechtmatig Toelichting onrechtmatigheden Aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde inkoopanalyse. Naar aanleiding van deze inkoopanalyse hebben wij lasten uit hoofde van een aantal contracten als onrechtmatig meegewogen in ons oordeel. Het betreft in totaal 4 contracten waarbij de uitgaven in 2017 een bedrag betreffen van 440.000. Dit betreft circa 0,6% van de totale lasten van de gemeente in 2017. Onrechtmatig bevonden contracten betreffen: Leasekosten wagenpark Inleenkrachten Salarisverwerking Facilitaire zaken (nog onderhanden) Contract inzake bouwsamenwerking met Rivas nog onderhanden, kan uiteindelijke beeld nog beïnvloeden. 9
2.2 De jaarrekening is rechtmatig Begrotingsrechtmatigheid Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid De gemeente heeft op pagina 128van de jaarrekening een cijfermatige opstelling opgenomen van het resultaat ten opzichte van de begroting en de verschillen op programmaniveau ten opzichte van de begroting. Hieronder hebben wij het overzicht opgenomen en deze zullen wij toelichten. 10
2.3 Top 4 aandachtspunten voor 2018 1. Soft- en hard controls Nadere analyse van soft- en hard controls Wij hebben in de managementletter n.a.v. de interim controle 2017 beschreven dat de processen van uw gemeente weinig zichtbare interne beheersingsmaatregelen bevatten waarvan wij gebruik kunnen maken voor onze controle. Dit betekent dat meer gegevensgerichte werkzaamheden (controle van brondocumentatie) door zowel de gemeente als door de accountant uitgevoerd moeten te worden. In gesprekken die wij hebben gevoerd met de ambtelijke organisatie van de gemeente blijkt dat de gemeente naast hard controls ook gebruik maakt van soft controls. Wij hebben de gemeente aangeboden hier in samenspraak voor de controle 2018 een verdere verdieping in aan te brengen en het geheel van hard- en soft controls in evenwicht te brengen wat zowel voor u als voor ons een meerwaarde zal hebben voor de beheersing en jaarrekeningcontrole. 2. Aanpassen VIC Vertaling soft controls naar verbijzonderde interne controle (VIC) Naar aanleiding van de uitgevoerde beoordeling van de soft en hard controls zoals aanwezig bij de gemeente zal het IC-plan voor de uitvoering van de VIC moeten worden herzien, zodat op de focuspunten wordt gecontroleerd en waar nodig aanvullend gegevensgerichte detailcontroles plaatsvinden als sluitstuk van de interne beheersorganisatie. Onderdeel hiervan is ook het uitgevoerde deelwaarnemingen en de spreiding en documentatie hiervan in de organisatie. 3. Uitvoering VIC Uitvoering verbijzonderde interne controle De gemeente Papendrecht hecht belang aan het uitvoeren van een goede verbijzonderde controle. Voor boekjaar 2017 is er wederom een stap voorwaarts gemaakt in de opzet en uitvoering. Wij hebben met de organisatie gesproken over de mogelijkheid om dit proces verder door te ontwikkelen waarbij controles meer gespreid over het jaar plaatsvinden en wij hierbij meer betrokken zullen zijn (vierkwartalenaanpak). Ook zal nog geïnvesteerd moeten worden in het vastleggen van de uitvoering van de verbijzonderde controles. 4. Aanvullen van nota waarderen en afschrijven vaste activa 2018 gemeente Papendrecht Aanvullingen nota waarderen en afschrijven vaste activa 2018 en gemeente Papendrecht Tijdens de uitvoering van de jaarrekeningcontrole heeft de controle van de materiële vaste activa enige tijd in beslag genomen. De gemeente beschikt over een aangepaste nota waarderen en afschrijven vaste activa 2018 gemeente Papendrecht waarin alle regels van de gemeente (goedgekeurd door de gemeenteraad) zijn opgenomen ten aanzien van activeren en afschrijven van de investeringen. In de nota is openomen dat investeringen > 10.000 wordt geactiveerd. Gezien de omvang van de gemeente Papendrecht is het te heroverwegen deze grens te verhogen. Tevens adviseren wij de gemeente de (beleids)uitgangspunten samen te vatten en eventueel onderdeel uit te laten maken van de nota waarbij vastgesteld dient te worden hoe wordt omgegaan met (groot) onderhoud. Een voorbeeld hiervan is het asfalteren van wegen. Op basis van de uitgaven (factuurspecificatie) is het lastig te bepalen wanneer dit als groot onderhoud moet worden gezien, dan wel als een investering. Wij adviseren u het afwegingskader dat de gemeente hiervoor toepast vast te leggen in de nieuwe nota. In de nieuwe aangepaste nota kan ook een nieuw bedrag opgenomen worden als activeringsgrens en dient voor 2018. 11
3.2 Uw financiële positie vergeleken 4,00 3,00 2,00 1,00 140,0% 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% Ratio weerstandsvermogen 3,20 1,90 2,30 1,30 2014 2015 2016 2017 Netto schuldquote 87,0% 83,0% 84,0% 118,0% 50,7% 40,0% 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% Solvabiliteitsratio 23,2% 19,4% 19,6% 2014 2015 2016 2017 Ratio grondexploitatie 16,5% 14,4% 7,2% Gemeente Gemid. NL* 33,9% 24,4% 19,9% 17,6% * De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde voor gemeenten in de categorie van 25.000 50.000 inwoners volgens het dashboard op www.waarstaatjegemeente.nl 20,0% 5,0% 0,0% 2014 2015 2016 2017 0,0% 2014 2015 2016 2017 12
2.4 Uw financiële positie vergeleken Financiële positie: wisselend beeld voor gemeente Papendrecht Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Weerstandsvermogen gemeente Papendrecht is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf 30,0 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2017 is geen bedrag meegeteld van vrij aanwendbare bestemmingsreserves. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico s benoemd. De gemeente Papendrecht heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op 12,8 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Papendrecht is goed te noemen. Solvabiliteit en netto-schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2017 24,4%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente in staat is om haar verplichtingen op lange termijn de voldoen. De solvabiliteit van de gemeente Papendrecht ligt ruim onder het landelijk gemiddelde over de jaren 2014 tot en met 2016 voor gemeenten in de categorie tussen de 25.000 tot 50.000 inwoners. De netto schuldquote bedraagt 118%. De netto-schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De solvabiliteit laat een licht positieve ontwikkeling zien ten opzichte van voorgaande jaren, maar blijven nog achter bij vergelijkbare gemeenten. De netto schuldquote is ten opzichte van 2016 flink gestegen en stijgt nu boven de 100% (volgens VNG-uitgave Houdbare Gemeentefinanciën is dit matig) en blijft ver boven het landelijk gemiddelde liggen. 13
2.4 Uw financiële positie vergeleken Financiële positie: wisselend beeld voor gemeente Papendrecht Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Papendrecht is de afgelopen jaren gestegen doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten hoger wordt. De afgelopen jaren lag deze ratio onder het landelijk gemiddelde van gemeenten (cijfers over 2017 zijn nog niet bekend voor alle gemeenten tezamen waardoor over 2017 nog geen conclusie is te trekken en in het overzicht het gemiddelde van 2016 is gepresenteerd). 14
2.5 Schattingsposten Inschaling schattingsposten Inherent aan het opmaken van een jaarrekening, is dat er schattingen gemaakt moeten worden. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het management. Een goed inzicht in de jaarrekening vereist kennis van deze posten. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen getoetst. In het hierna opgenomen overzicht hebben wij van de jaarrekeningposten waaraan een belangrijke schatting ten grondslag ligt grafisch weergegeven op welke wijze wij de door het college gebruikte mate van prudentie inschalen. De schaal is daarbij van links naar rechts ingedeeld van (te) optimistisch naar (te) conservatief met de classificatie neutraal in het midden. De met cijfers weergegeven schattingsposten willen wij in het bijzonder onder de aandacht brengen. Per relevante schattingspost is na het grafische overzicht een tekstuele toelichting opgenomen. Inschaling schattingsposten: 1. Voorziening dubieuze debiteuren 2. Voorziening groot onderhoud 3. Waardering grondexploitaties 3 1 2 Te conservatief Conservatief Neutraal Optimistisch Te optimistisch (controleverschil) maar acceptabel maar acceptabel (controleverschil) 15
2.5 Schattingsposten Toelichting schattingsposten Waardering grondexploitaties ( 25.402.000) De verliesvoorziening voor grondexploitaties wordt door de planeconoom berekend en beoordeeld door de sectorcontroller. Wij hebben de volgende onderdelen van de totstandkoming van de verliesvoorziening getoetst: Parameters gehanteerd rentepercentage is 1,90% voor de prognose (berekening rentepercentage 2017 is 1,85%) en is juist berekend. Voor kostenstijging wordt 2,5% gerekend voor 2018 en 2019 en vanaf 2020 2% wat wij aanvaardbaar vinden. Voor opbrengstenstijging is voor woningbouw voor 2018 4%, voor 2019 2,5% en vanaf 2020 2% gehanteerd. Voor opbrengstenstijging is voor niet-woningbouw voor 2018 1,5%, voor vanaf 2019 2,0%. Deze inschattingen achten wij aanvaardbaar (neutraal) ingeschat. Grondopbrengsten Met name voor de grondexploitaties van Land van Matena (bedrijventerrein, woningbouw en winkels en horeca) en Centrum de Meent (winkels) dienen nog grondverkopen plaats te vinden. De grondopbrengsten zijn aanvaardbaar (neutraal) ingeschat (op basis van taxatierapporten en schattingen van de opbrengsten per m2). Kosten alle grondexploitaties, met uitzondering van Land van Matena, bevinden zich wat betreft de realisatie van kosten in de eindfase. Alle kosten zijn nagenoeg gemaakt en de kosten die nog gerealiseerd moeten worden zijn goed in te schatten, omdat hier reeds lopende overeenkomsten aan ten grondslag liggen. Voor het land van Matena zijn de kosten gebaseerd op kosten per m2 en ervaringscijfers van andere grondexploitaties. Tevens is de fasering van de kosten voor deze grondexploitatie gekoppeld aan de fasering oplevering van de woningbouw Derhalve achten wij deze inschatting neutraal ingeschat. Fasering Alleen de grondexploitaties voor Centrum de Meent en Land van Matena en zullen nog doorlopen tot 2019 en 2021. De grondexploitatie voor Sportcentrum zal volgend jaar aflopen. Alleen voor het Land van Matena dienen nog diverse grondverkopen plaats te vinden over de verschillende jaren (circa 35 woningen per uitgifte over 5 jaar). Er is nog geen vergelijkingsmateriaal aanwezig voor de uitgifte van deze woningen omdat de start van uitgifte nog moet aanvangen (boekjaar 2018). Op basis van ervaringscijfers volgend jaar zal de grondexploitatie wellicht aangepast moeten worden in de fasering. Deze inschattingen achten wij voor nu aanvaardbaar (neutraal) ingeschat. 16
2.6 Overige bevindingen Classificatie uitzettingen In de definitieve jaarrekening is abusievelijk een correctie binnen de balanspost uitzettingen niet gecorrigeerd. Het saldo aan vorderingen op openbaar lichaam had 187.901 lager moeten zijn en de overige vorderingen 187.901 hoger. Vaste activa Uit de controle van de vaste activa blijkt dat er ten onrecht een bedrag van 42.500 niet is geactiveerd voor de aanschaf LED-schermen in de gemeente Papendrecht. Dit bedrag is lager dan de rapporteringstolerantie en is ook niet aangepast in de huidige jaarrekening. Wel willen wij de aandacht vestigen op het huidige beleid ten aanzien van activeren en afschrijven. Zie hiervoor onze aandachtspunten opgenomen in hoofdstuk 2.4. Overlopende passiva In de concept jaarrekening was onder de overlopende passiva een bedrag opgenomen van 1.366.723. De schuld is reeds jaren opgenomen op de balans van de gemeente Papendrecht voor gereserveerde budgetten voor bouwkundige werkzaamheden aan verschillende scholen binnen de gemeente Papendrecht. Deze aanpassingen zijn opgenomen in het door de gemeenteraad vastgestelde Integraal huisvestingsplan 2013-2022 (raadsvergadering van 4 juli 2013). De gemeente Papendrecht heeft deze bedragen al jaren gepresenteerd als schuld (overlopende passiva) in de jaarrekening. Dit is echter niet conform de verslaggevingsrichtlijnen voor gemeenten (Besluit begroting en verantwoording). Prestatielevering heeft nog niet plaatsgevonden (bouw nog niet aangevangen) en is pas sprake van een verplichting indien de school van te voren een bouwplan laat goedkeuren door de gemeente. Hiervan is nog geen sprake en van het totale budget van 1.366.723 blijkt een bedrag van 420.000 gereserveerd voor een school die niet meer in de gemeente Papendrecht gevestigd is. Derhalve is besloten deze vordering alsnog af te boeken en dit bedrag toe te voegen aan de het saldo van baten en lasten over 2017. Wij hebben de gemeente geadviseerd dit bedrag op te nemen in een bestemmingsreserve (indien goedkeuring van de gemeenteraad ontvangen wordt hiervoor). 17
bdo.nl Nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen. Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkb-bedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven. BDO Accountants & Adviseurs verleent vanuit 28 vestigingen in heel Nederland en met ruim 2.150 professionals diensten op het gebied van accountancy, belastingadvies en consultancy. BDO adviseert ondernemingen in tal van branches en is sterk in de advisering aan het Nederlandse middenbedrijf, (semi-) overheidsinstellingen en familiebedrijven. Of het nu gaat om een controle van uw jaarrekening, de begeleiding van een ingewikkelde overname of een fiscaal advies op maat. In alle gevallen heeft u te maken met professionals. Zowel lokaal, regionaal, landelijk als internationaal. BDO maakt deel uit van het internationale BDO-netwerk (actief in 158 landen, meer dan 67.000 medewerkers wereldwijd) dat bestaat uit zelfstandige en onafhankelijke organisaties, die over de hele wereld onder de merknaam BDO actief zijn op het gebied van de zakelijke dienstverlening. Dat maakt ons in alle opzichten bijzonder betrokken. Kijk voor meer informatie op www.bdo.nl All rights reserved 2017