Commissie voor de Rechtsbescherming gemeente Coevorden JAARVERSLAG 2011

Commissie voor de Rechtsbescherming gemeente Coevorden JAARVERSLAG 2011

INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 1. Inleiding 5 2. Commissie 2.1 Samenstelling 6 2.2 Werkwijze bezwaarschriften 7 3. Bezwaarschriften 3.1 Ingekomen bezwaarschriften 8 3.2 Prorogatie 9 3.3 Ingekomen bezwaarschriften naar functionele afdeling 10 4. Hoorzittingen 11 5. Adviezen 12 6. Beslissingen bestuursorgaan 14 7. Termijnen 14 7.1 Periode tussen ontvangst en hoorzitting 15 7.2 Periode tussen hoorzitting en uitbrengen advies 15 7.3 Periode tussen advies en beslissing op bezwaar 16 7.4 Beslistermijn 1 6 7.5 Oorzaken van termijnoverschrijding 17 8. Conclusies en aanbevelingen 8.1 Conclusies 18 8.2 Aanbevelingen 19 9. Ontwikkelingen 20?

Voorwoord In het voorliggend jaarverslag legt de Commissie voor de Rechtsbescherming van de gemeente Coevorden verantwoording af van haar werkzaamheden in het verslagjaar 2011. De Rekenkamercommissie Coevorden constateerde in haar rapport "Bezwaarlijke termijnen: tijd voor een heroverweging!" 1 dat de gemeente de wettelijke termijn om te beslissen op een bezwaarschrift, in de onderzoeksperiode 2007 tot 2010, vaak overschrijdt, ook na verdaging van de beslistermijn. Als belangrijkste oorzaken voor de termijnoverschrijding worden de cultuur en structuur binnen de organisatie genoemd, waarbij er geen sprake zou zijn "van een breed gedragen ambitie om tijdig te beslissen op bezwaarschriften". Na bespreking van het onderhavig rapport door de gemeenteraad, voorjaar 2011, zijn zowel binnen de ambtelijke organisatie als bij de Commissie voor de Rechtsbescherming, aanstonds maatregelen genomen die zouden kunnen bijdragen tot terugdringing van de termijnoverschrijding bij de behandeling van bezwaarschriften. Niet alleen is conform aanbeveling 9 van de Rekenkamercommissie 2 het onderscheid tussen Kamers (binnen de Commissie) medio 2011 definitief vervallen en is ter zitting immer "een mix van generalisten en speciaiisten" aanwezig, ook zijn met name in de tweede helft van 2011 vele extra zittingen gehouden ter behandeling van het aantal bezwaarschriften. Tegelijkertijd is een breed samengestelde Ambtelijke Werkgroep Plan van Aanpak aan de slag gegaan met het proces van behandeling van bezwaarschriften. Tenslotte vindt er periodiek, eenmaal per kwartaal, overleg plaats tussen de portefeuillehouder rechtsbescherming binnen het College van B&W en de voorzitter van de Commissie voor de Rechtsbescherming over de voortgang in het proces tot terugdringing van de termijnoverschrijding bij de behandeling van bezwaarschriften en de bewaking hiervan, ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid. Het is dan ook verheugend in het voorliggend jaarverslag te mogen constateren dat de procedure van afhandeling van bezwaarschriften gemiddeld 17,5 weken in beslag nam en daarmede binnen de wettelijke termijn van twaalf weken, te verdagen met zes weken, valt. De Commissie voor de Rechtsbescherming acht dit beeld positiever ten opzichte van voorgaande jaren. Toch ziet de Commissie als haar doel voor de komende jaren de termijnen van afhandeling nog verder te verkorten zodat, uiteindelijk zonder gebruikmaking van de hiervoor genoemde verdagingstermijn, zoals de Nationale Ombudsman onlangs 3 uitsprak, de burger als klant van de overheid wordt bediend. En waarbij de overheid als systeem er wel in slaagt om voldoende rekening te houden met de menselijke factor. De klant die graag op korte termijn verneemt waar hij aan toe is. Een aspect van de rechtszekerheid. Daarbij hoort ook, zoals mijn Amsterdamse collega en voorzitter van de bezwaaradviescommissie Ahu Sahin opmerkte 4 een commissie die uit onafhankelijke leden bestaat. Ahu Sahin, advocate, is als gemeenteraadslid voor D66 in Amsterdam voorzitter van de bezwaaradviescommissie die uit twee onderdelen bestaat. Een ambtelijke commissie, die puur en alleen uit ambtenaren bestaat, toetst bezwaren van burgers op beslissingen van 1 2 3 4 Rekenkamercommissie Coevorden ' Bezwaarlijke termijnen: tijd voor een heroverweging! Ibidem p 29 7/7 de zachte hoek: Alex Brenninkmeijer' Interview NRC 7 en 8 april 2012 'Een correcte overheid begint bij jezelf' Binnenlands Bestuur 21 mei 2011 p. 22 3

het college van B&W en een raadscommissie, uitsluitend bestaande uit gemeenteraadsleden, bekijkt bezwaren die tegen besluiten van de gemeenteraad zijn ingediend. Ik stem van harte in met haar woorden dat dit niet de manier is waarop een correcte overheid moet acteren. Onafhankelijk advies is en blijft van groot belang. De inwoner van Coevorden moet het gevoel hebben dat er sprake is van een onafhankelijke bezwaaradviescommissie. Zo neemt ook de gemeente Coevorden haar burgers, de klanten, serieus en is er geen schijn van partijdigheid. Zo ook wordt voorkomen dat de rechtsbescherming geleidelijk uit het publieke domein wordt teruggedrongen! Mr J.H.A. Hazelhoff Voorzitter Commissie voor de Rechtsbescherming gemeente Coevorden 4

1. Inleiding Hierbij biedt de Commissie voor de Rechtsbescherming u het jaarverslag aan over het jaar 2011. In dit jaarverslag zijn alle in 2011 ontvangen en behandelde bezwaarschriften en de daarmee samenhangende procedures in beeld gebracht. Naast de werkwijze en samenstelling van de commissie wordt ook aandacht geschonken aan de onvermijdelijke cijfers en grafieken. Voor zover mogelijk zullen de cijfers worden vertaald, toegelicht en geanalyseerd. Tevens zal de commissie enkele aanbevelingen doen. Een jaarverslag als dit is een nuttig hulpmiddel bij de (juridische) kwaliteitsverbetering van de dienstverlening. De commissie hoopt dan ook dat de conclusies en aanbevelingen worden meegenomen in de planning- en controicyclus van de afdelingen. De commissie wil nog benadrukken dat zij niet enkel over haar eigen werkzaamheden rapporteert, maar dat zij een zo volledig mogelijk beeld wil geven van de gehele afhandeling van de in 2011 binnengekomen bezwaarschriften. Coevorden, juni 2012. b

2. Commissie 2.1 Samenstelling De Commissie voor de Rechtsbescherming bestaat volledig uit leden die geen deel uitmaken van en niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeente Coevorden. De commissie was gesplitst in twee kamers: een kamer voor Grondgebonden Zaken en een kamer voor Persoonsgebonden Zaken. Deze splitsing is medio 2011 losgelaten om zo te komen tot een flexibele inzet van de Commissie. De commissie komt in principe 36 maal per jaar bijeen. Indien daarvoor aanleiding bestaat zal er overigens een extra hoorzitting worden ingepland. Helaas komt het voor dat zittingen worden geannuleerd, wanneer bijvoorbeeld de dossiers nog niet volledig zijn of wanneer het bezwaar op het laatste moment wordt ingetrokken. mm De voorzitter van de Commissie voor de Rechtsbescherming is de heer mr. J.H.A. Hazelhoff. De heer mr. drs. J.H.G.H. Ananias MSc PMP, de heer J.P. Wassens en de heer mr. D. Meloni zijn aangewezen als plaatsvervangend voorzitter. Daarnaast bestaat de commissie uit mevrouw mr. M.J.J.M. van Roosmalen, mevrouw mr. M. Rademaker en de heer G. Kobes. Het secretariaat van de commissie bestaat uit: mevrouw I. Timmer-Stavast, de heer mr. H. ten Hoven en mevrouw H. Thole. Allen maken deel uit van het team Bestuurszaken en Dienstverlening van de afdeling Bedrijfsvoering en Ondersteuning. 6

2.2 Werkwijze bezwaarschriften Hoorzitting Alle post gericht aan (een bestuursorgaan van) de gemeente Coevorden komt binnen bij de sectie DIV van het team informatievoorziening (afdeling B&O). Overeenkomstig het bepaalde in de "Verordening Commissie voor de Rechtsbescherming" dient een bezwaarschrift direct in handen van de commissie te worden gesteld. De termijn waarbinnen een beslissing moet worden genomen op het bezwaar begint op de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Vanaf dit moment heeft het bestuursorgaan - nu er een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht is ingesteld - twaalf weken om een beslissing op het bezwaar te nemen. Deze termijn kan bovendien nog verdaagd worden met zes weken. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad of ermee instemmen. De beslistermijn kan overigens nog worden opgeschort indien de indiener van het bezwaar verzoekt om een extra termijn voor bijvoorbeeld het indienen van nadere gronden van het bezwaar of wanneer de indiener wordt verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht te herstellen. In artikel 7:2 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat, voordat een bestuursorgaan op het bezwaar beslist, het de belanghebbende(n) in de gelegenheid stelt te worden gehoord. Tijdens de hoorzitting horen de leden van de commissie de reclamant(en), derde belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan. Eerst wordt de reclamant in de gelegenheid gesteld het bezwaarschrift toe te lichten en zo nodig aan te vullen. Vervolgens komen het verwerend bestuursorgaan en eventueel de derde belanghebbende aan bod. Daarna kunnen de commissieleden vragen stellen aan partijen. Tenslotte volgt er een tweede termijn, waarin partijen vrijwel terstond op eikaars uitlatingen kunnen reageren. Wanneer alle voor de betreffende hoorzitting geagendeerde zaken door de commissie zijn behandeld, vindt het raadkameroverleg plaats. Hierbij beraden de commissieleden zich achter gesloten deuren - in aanwezigheid van de secretaris - over de uit te brengen adviezen aan het bestuursorgaan. De commissie concentreert zich in beginsel op de toetsing van het bestreden besluit en het beleid dat eraan ten grondslag ligt. De toetsing richt zich overwegend op de betreffende regelgeving, alsmede op de vraag of het bestuursorgaan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur heeft nageleefd, of de nodige kennis omtrent de relevante feiten is vergaard, of alle bij het besluit betrokken belangen voldoende in kaart zijn gebracht en afgewogen, hoe is omgegaan met het door een deskundige uitgebracht advies en of het besluit voldoende gemotiveerd is; de zogenoemde rechtmatigheidtoets. Advies De secretaris maakt een verslag van de hoorzitting en redigeert het advies. Het door de commissie vastgestelde advies en het verslag van de hoorzitting worden vervolgens gelijktijdig aangeboden aan het bestuursorgaan en toegezonden aan reclamanten en eventuele overige belanghebbenden. De functionele afdeling draagt zorg voor de voorbereiding van de door het bestuursorgaan te nemen beslissing op het bezwaarschrift. Hierbij dient het bestuursorgaan het advies van de commissie in acht te nemen. Het advies is echter niet bindend. De beslissing op het bezwaar mag van het advies afwijken. In dat geval moet in de beslissing de reden voor de afwijking worden vermeld. Het secretariaat van de commissie dient een kopie van de beslissing op het bezwaar te ontvangen. Tegen de beslissing op het bezwaarschrift kunnen belanghebbenden beroep instellen. 7

3. Bezwaarschriften 3.1 Ingekomen bezwaarschriften Met uitzondering van de bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke belastingverordening - die overeenkomstig het bepaalde in de verordening niet door de Commissie voor de Rechtsbescherming worden behandeld - zijn er in 2011 bij de gemeente Coevorden 168 bezwaarschriften binnengekomen. Na een stijging van 36% vorig jaar, heeft opnieuw een stijging in het aantal bezwaarschriften plaatsgevonden, ditmaal van 17%. De meeste bezwaarschriften kwamen binnen van maart tot en met augustus. In deze laatstgenoemde maand, augustus, is een 'piek' waar te nemen. De toename in het aantal en het verschil in de maanden zegt echter niet zoveel aangezien het bij de Commissie voor de Rechtsbescherming niet bekend is hoeveel voor bezwaar en beroep vatbare besluiten door de bestuursorganen zijn genomen. Hierdoor kan niet worden berekend tegen hoeveel procent van de binnen de gemeente Coevorden genomen besluiten, bezwaar wordt gemaakt. Om toch een beeld te kunnen schetsen is het aantal bezwaarschriften afgezet tegen het aantal inwoners van de gemeente. Hierbij dient wel de opmerking te worden geplaatst dat in 2011 het inwonertal van Coevorden 35916 bedroeg (Bron: CBS), hetgeen hoger ligt dan het inwonertal in voorgaande jaren. In dat geval kan gezegd worden dat voor het jaar 2011 geldt: bezwaarschriften: inwoners = 1: 214. In onderstaand overzicht - waarin tevens informatie over enkele voorgaande jaren wordt weergegeven - wordt dit gevisualiseerd. De lichtblauwe lijn geeft het gemiddelde over de laatste jaren aan. Bezwaarschriften: inwoners 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Overigens heeft de commissie vaker aangegeven dat het aantal bezwaarschriften op zich niets zegt over de kwaliteit van de dienstverlening/besluitvorming. We leven immers in een democratische rechtsstaat waarin het een recht van een ieder is om het niet eens te zijn met een besluit van de overheid. 8

In 2011 zijn in totaal 168 bezwaarschriften ontvangen. Het gemiddeld aantal bezwaarschriften dat gedurende de jaren 1998 tot en met 2011 jaarlijks is ontvangen bedraagt 110. Overzicht ingekomen bezwaarschriften 1998 tot en met 2011 n r - 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 3.2 Prorogatie Door de inwerkingtreding van artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht op 1 september 2004, bestaat de mogelijkheid dat een belanghebbende het bevoegde bestuursorgaan verzoekt om in te stemmen met het overslaan van de bezwaarprocedure. Het bestuursorgaan dient hierop een besluit te nemen. In gevallen waarbij in de voorbereiding van het primaire besluit de standpunten van partijen over en weer zozeer zijn uitgewisseld dat de bezwaarprocedure zou neerkomen op een herhaling van zetten, is het denkbaar dat het bestuursorgaan tegemoet komt aan het verzoek. Indien het een bezwaar betreft gericht tegen het niet tijdig nemen van een besluit of in de situatie waarbij een derde eveneens een bezwaarschrift heeft ingediend en deze niet heeft verzocht de bezwaarprocedure over te slaan, zal het bestuursorgaan het verzoek moeten afwijzen. In het verslagjaar is eenmaal een prorogatieverzoek ontvangen. Dit verzoek is niet gehonoreerd door het college. Het college wenste eerst kennis te nemen van de gronden voor bezwaar. 9

3.3 Ingekomen bezwaarschriften naar functionele afdeling Afdeling Bedrijfsvoering en Ondersteuning Team Personeel & Organisatie Afdeling Beleid en Strategie Team Samenleving Team Ruimte Afdeling Beheer en Realisatie Team Handhaving Afdeling Publieksservice Team Werk (Wwb e.d.) Team Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo e.d.) Team Vergunningen Team Burgerzaken en Belastingen Overige Totaal 2% (4) 4% (6) 0% (0) 15% (26) 43% (72) 17% (29) 17% (28) 1% (1) 1 % (2) 100% (168) Verdeling bezwaarschriften per afdeling Personeel en Organisatie Samenleving HRuimte Handhaving Team Werk (WWB e.d.) Team Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo e.d.) Vergunningen Burgerzaken en Belastingen Overige Ten opzichte van het vorige verslagjaar zijn er verschuivingen waar te nemen. Het aantal bezwaarschriften gericht tegen een besluit welke is voorbereid door het team Vergunningen is gedaald met 14%. Daarentegen is het percentage bezwaren dat gericht is tegen een besluit dat is voorbereid door Team Werk toegenomen met 12%. Dit gaat met name om zaken die verband houden met de Wet werk en bijstand. De stijging in het aantal bezwaren met betrekking tot besluiten in het kader van de Wet werk en bijstand zou een mogelijk gevolg kunnen zijn van het economische tij. Echter doordat aantallen besluiten, welke voor bezwaar vatbaar zijn, niet voorhanden zijn, kan hier geen conclusie aan worden verbonden. Voor het overige zijn er naar het oordeel van de commissie geen opmerkelijke verschuivingen en/of percentages waarneembaar. 10

4. Hoorzittingen In het kader van de bezwaarschriftenprocedure heeft de Commissie voor de Rechtsbescherming gedurende het verslagjaar 46 vergaderingen gehouden (14 vergaderingen meer dan in het vorige verslagjaar), waarin belanghebbenden, het verwerend bestuursorgaan en derde belanghebbenden in de gelegenheid zijn gesteld zich door de commissie te doen horen. Tijdens deze vergaderingen zijn 108 bezwaarschriften behandeld. Aantal vergaderingen 50 45 --iü i0 2 b 20 10 0 1 ft 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 ; Gedurende het verslagjaar is vier maal een vergadering uitgevallen, eenmaal omdat de dossiers nog niet compleet waren om ter zitting behandeld te worden, eenmaal omdat partijen hebben aangegeven het bezwaar schriftelijk te willen afdoen en twee maal omdat alle geagendeerde zaken waren ingetrokken of aangehouden. Daarnaast is de commissie bijeen gekomen voor overleg over het rapport van de Rekenkamercommissie ("Bezwaarlijke termijnen: tijd voor een heroverweging."), de bespreking van het jaarverslag en de evaluatie met burgemeester en wethouders. 'I 1

5. Adviezen Van de 168 binnengekomen bezwaarschriften heeft de commissie 116 zaken ingepland voor een zitting, waarvan acht nog plaats moeten vinden. Dit houdt in dat 52 bezwaarschriften niet ter zitting zijn behandeld. Deze zijn als volgt onder te verdelen: 19 bezwaarschriften zijn nog voordat de hoorzitting plaatsvond ingetrokken vanwege een te nemen of genomen nieuw besluit; tien bezwaarschriften zijn ingetrokken nadat door de vakafdeling informatie is verstrekt omtrent het bestreden besluit. één maal heeft reclamant aangegeven dat het bezwaar niet als zodanig behandeld moest worden. Hij was zich niet bewust van de procedure; zes maal is de behandeling van het bezwaar op verzoek van een der partijen aangehouden; één maal heeft het bestuursorgaan het bestreden besluit ingetrokken; zeven maal heeft de commissie het bezwaar kennelijk niet-ontvankelijk geacht, omdat het bezwaar buiten de wettelijke termijn werd ingediend; acht bezwaarschriften zijn voorafgaand aan het plannen van een hoorzitting ingetrokken zonder dat aan de commissie de reden voor intrekking kenbaar is gemaakt.. Verder kan gezegd worden dat: 1 7 maal het bezwaar na of tijdens de zitting is ingetrokken; het bestuursorgaan vier maal na de hoorzitting een nieuw besluit heeft genomen welke tegemoet kwam aan de bezwaren; drie maal na het houden van een hoorzitting besloten is verdere behandeling van het bezwaar aan te houden. Van de ter zitting behandelde bezwaarschriften is in 96 gevallen advies uitgebracht door de commissie. Over zes bezwaarschriften moet nog advies worden uitgebracht. De adviezen luidden als volgt: Dictum Adviezen Ongegrond Gegrond Niet-ontvankelijk Gegrond/ongegrond Niet-ontvankelijk/ongegrond 59 % (60) 9% (9) 15 % (15) 11 % (11) 1 % (1) ongegrond gegrond niet-ontvankelijk geg'ong niet-ontv/ong Een vergelijking met voorgaande verslagjaar (2010) leert dat in het huidige verslagjaar iets vaker is geadviseerd het bezwaar gegrond te verklaren. 12

Niet-ontvankelijk De commissie heeft 15 maal geadviseerd het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren. Deze 15 adviezen zijn als volgt onder te verdelen: 5 maal was de commissie van oordeel dat er geen sprake was van enig procesbelang of was reclamant niet als belanghebbende aan te merken; één maal was de commissie van oordeel dat de gronden van het bezwaar geen betrekking hebben op het bestreden besluit; negen maal is het bezwaar ingediend buiten de daarvoor wettelijk gestelde termijn zonder verschoonbare reden voor termijnoverschrijding. Voor wat betreft dit laatste punt merkt de commissie nog op dat zij heeft geconstateerd dat bij deze bestreden besluiten altijd de juiste bezwarenclausule is opgenomen. Ongegrond Zoals uit vorenstaande cirkeldiagram blijkt adviseerde de commissie 60 maal het bezwaar ongegrond te verklaren; 59%. In 2009 ging het om 55% en in 2010 werd in 66% van de gevallen geadviseerd het bezwaar ongegrond te verklaren. Een ongegrond-advies hoeft niet per se te betekenen dat het bestreden besluit geheel zonder gebreken is; de eventuele gebreken zijn echter te herstellen bij de beslissing op het bezwaar. Gegrond De commissie adviseerde negen maal het bezwaar gegrond te verklaren; evenals in 2010 9%. In 2009 was het aantal gegrond-adviezen nog 30%. Voor wat betreft de gegrond-adviezen kan gezegd worden dat zes maal sprake was van een onzorgvuldige voorbereiding van het primaire besluit, terwijl in de andere drie gevallen de wettelijke regelgeving niet goed is toegepast. De adviezen waarvan de commissie adviseerde deze gegrond/ongegrond te verklaren, waren deels tot stand gekomen vanwege een onzorgvuldige voorbereiding. Deze was echter zodanig dat deze bij het bestreden besluit te herstellen was. Niet-ontvankelijk/ongegrond Het advies niet-ontvankelijk/ongegrond is als volgt tot stand gekomen. Het ging hier om een bezwaar tegen een bouwvergunning waarbij deze persoon niet geheel als belanghebbende aan te merken was bij het bestreden besluit; derhalve deels niet-ontvankelijk. Verhouding gegrond/ongegrond 2009 gegrond 30% ongegrond 55% 2010 gegrond 6% ongegrond 66% 2011 gegrond 9% ongegrond 59% 2009 2010 2011 13 ongegrond gegrond

6. Beslissingen bestuursorgaan Zoals uit vorenstaande blijkt heeft de commissie gedurende het verslagjaar 96 maal een advies uitgebracht aan het bestuursorgaan. In 67 gevallen heeft het bestuursorgaan ten tijde van het opmaken van dit jaarverslag (maart 2012) reeds een beslissing op het bezwaar genomen - voor zover bij de commissie bekend. In bijna alle gevallen heeft het bestuursorgaan het advies van de commissie overgenomen. Slechts één enkele maal heeft het bestuursorgaan het advies niet overgenomen. Dit betrof het geval waarin de commissie ongegrond had geadviseerd, maar waarbij het bestuursorgaan besloten heeft om het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren. In de overige gevallen is ten tijde van het concipiëren van dit jaarverslag nog geen beslissing op het bezwaar genomen of heeft de commissie daarvan geen afschrift ontvangen. Bij het verzenden van het advies vraagt de commissie om een zo spoedig mogelijke toezending van een kopie van de beslissing op het bezwaar. Door de beslissing op het bezwaar kenbaar te maken aan de commissie blijft zij op de hoogte van de stand van zaken en kunnen de gegevens in het jaarverslag worden meegenomen en kan een correct beeld worden weergegeven. 7. Termijnen De hoofdregel luidt dat het bestuursorgaan binnen zes weken vanaf de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken beslist. Indien er een adviescommissie is ingesteld, zoals in de gemeente Coevorden het geval is, geldt er een termijn van twaalf weken, te verlengen tot 18 weken. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad. Aangezien het wel of niet halen van de termijnen van belang is, besteedt de commissie in dit jaarverslag daar wederom de nodige aandacht aan. Van het totaal aantal ingediende bezwaarschriften in 2011 (168) is ten tijde van de opmaak van dit jaarverslag in 69 gevallen de bezwarenprocedure volledig afgerond. Van deze 69 procedures zijn er 42 binnen de wettelijke termijn afgerond; ruim 60%. De commissie merkt hierbij op dat hier de werkelijke termijn vanaf de aanvangdatum is meegenomen. Ten opzichte van het vorig verslagjaar - en de jaren ervoor - is er sprake van een verbetering. De commissie hoopt dat deze stijging zich zal voortzetten en zal haar inspanning hiervoor dan ook leveren. Aantal procedires welke binnen de wettelijke termijn zijn afgerond 70% 60% h()% 40% 30% 20% 10% (]% 2006 2007 2008 2009 2010 2011 1 '1

7.1 Periode tussen ontvangst en hoorzitting De commissie heeft zichzelf tot doel gesteld een bezwaarschrift zo spoedig mogelijk na ontvangst ter zitting te behandelen. Om een zo goed mogelijk beeld te kunnen geven van de termijnen zullen in deze paragraaf de termijnen van alle ter zitting behandelde bezwaarschriften worden meegenomen. Dus ook die van de nog niet afgeronde procedures. Aantal weken tussen ontvangst en hoorzitting 12 10 0 2007 2008 2009 2010 2011 De gemiddelde periode tussen de ontvangst van het bezwaar en de behandeling ervan tijdens de hoorzitting bedraagt in 2011 iets meer dan tien weken. Bij de berekening van deze termijn is rekening gehouden met het feit dat reclamanten verzoeken om bijvoorbeeld een extra termijn voor het indienen van een nadere motivering of hebben verzocht om uitstel van behandeling. Dat de gemiddelde periode tussen ontvangst van het bezwaarschrift en de behandeling ervan ter zitting ruim tien weken in beslag neemt, wordt veroorzaakt door het grote aantal bezwaarschriften. 7.2 Periode tussen hoorzitting en uitbrengen advies Nadat een bezwaarschrift ter zitting is behandeld tracht de commissie zo spoedig mogelijk advies uit te brengen aan het bestuursorgaan. Over de 108 ter zitting behandelde bezwaarschriften heeft de commissie ten tijde van de totstandkoming van dit jaarverslag over 96 bezwaren advies uitgebracht. De periode tussen de hoorzitting en het uitbrengen van het advies door de commissie nam tijdens het verslagjaar gemiddeld 7,4 weken in beslag. Dit is een kleine verbetering ten opzichte van voorgaand verslagjaar (acht weken). De commissie streeft er naar om deze termijn te bekorten; zij is echter afhankelijk van haar secretariaat welke kampt met een hoge werkdruk door het grote aantal bezwaarschriften. 15

7.3 Periode tussen advies en beslissing op bezwaar Ten tijde van de totstandkoming van dit jaarverslag zijn 69 bezwaarschriftprocedures volledig afgehandeld. Dat wil zeggen dat er reeds een beslissing op het bezwaarschrift is genomen. Aantal weken tussen advies en beslissing op bezwaar 0 2007 2008 2009 2010 2011 De gemiddelde termijn tussen bekendmaking van het advies en de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar bedroeg in 2011 circa twee weken. De commissie wil echter nog het volgende opmerken. Na het verwerken van bovengenoemde gegevens ontving de commissie nog twee beslissingen op bezwaarschriften op P&O-gebied. Hieruit bleek dat in één geval de termijn tussen het uitbrengen van het advies en de bekendmaking van de beslissing op het bezwaar bijna tien weken in beslag heeft genomen. In het andere geval was dit zelfs bijna 24 weken. Aangezien deze beslissingen eerst na het opstellen van het concept-jaarverslag zijn ontvangen zijn deze uitschieters niet meegenomen in de berekening van de termijnen. 7.4 Beslistermijn Gerekend vanaf de aanvang van de beslistermijn heeft het in 2011 gemiddeld 17,5 weken geduurd voordat het bestuursorgaan de beslissing op het bezwaar bekend kon maken. In de Awb is bepaald dat binnen twaalf weken na aanvang van de termijn op een bezwaarschrift moet worden beslist. Deze termijn kan met zes weken worden verdaagd. Hierbij merkt de commissie op dat het nemen van een verdagingsbesluit niet als vanzelfsprekend wordt gezien. 16

7.5 Oorzaken van termijnoverschrijdingen In veel gevallen wordt overschrijding van de termijn veroorzaakt doordat een indiener van een bezwaarschrift bijvoorbeeld verzoekt om een extra termijn om het bezwaar nader te motiveren of verzoekt om uitstel van de zitting. Deze overschrijdingen zijn bij de berekening in de voorgaande paragrafen niet meegenomen; er is een beeld gegeven van de netto termijnen (de totale termijn minus het verzochte uitstel). De normale werkwijze is dat het secretariaat van de commissie na ontvangst van het bezwaar onmiddellijk de functionele afdeling verzoekt om een kopie van het bestreden besluit toe te zenden. Aan de hand hiervan kan een eerste ontvankelijkheidtoets plaatsvinden en de ontvangst van het bezwaar bevestigd worden. Het is wenselijk dat binnen enkele werkdagen het gevraagde document in handen is van de secretaris. Hoewel het soms een week duurt of zelfs langer voordat de kopie van het bestreden besluit in het bezit is van het secretariaat gaat dit deel van de procedure over het algemeen erg goed. Er zijn echter uitzonderingen. In onderhavig verslag jaar is het zeven maal voorgekomen dat de commissie pas twee weken na het verzoek daartoe in het bezit kwam van een kopie van het bestreden besluit. Twee maal duurde het drie weken, zeven maal vier weken en acht maal duurde het vijf weken. In twee gevallen heeft het negen weken geduurd voordat een kopie van het bestreden besluit in handen werd gesteld van de commissie, één maal duurde dit elf weken en één maal duurde dit twaalf weken. De dossiers worden over het algemeen tijdig bij het secretariaat aangeleverd. Een opvallende uitzondering hierop zijn de dossiers die betrekking hebben op de vakgebieden Wwb en Wij. De aanlevering van dossiers op die vakgebieden verloopt niet altijd goed. Dit heeft in een aantal gevallen eveneens geleid tot termijnoverschrijding. Uiteraard ligt de vertragende factor niet altijd bij het bestuursorgaan. Al eerder in dit jaarverslag - en in voorgaande jaarverslagen - wordt de werkdruk van het secretariaat als probleem aangemerkt. Bovendien is er sprake van een stijgende lijn in het aantal bezwaarschriften dat jaarlijks wordt ingediend; een groei in de werkvoorraad. Hoewel de commissie en haar secretariaat haar uiterste best doen, kan termijnoverschrijding helaas niet altijd worden voorkomen. Voor wat betreft de werkdruk merkt de commissie op dat het secretariaat voor een deel in 2011 ondersteuning heeft gekregen van het bureau Pro Facto, dat een aantal adviezen heeft uitgewerkt. Pro Facto heeft van de in het verslagjaar binnengekomen bezwaarschriften 21 adviezen uitgewerkt. 17

8. Conclusies en aanbevelingen 8.1 Conclusies Ingetrokken bezwaarschriften In 2011 zijn 59 van de bezwaarschriften voor, tijdens of kort na de hoorzitting ingetrokken. Dit is ruim 35%. Ten opzichte van 2010 is er sprake van een lichte stijging. Aantal ingetrokken bezwaarschriften 40% 35% 30% 25% 20 / 15% 10% 5% 0% 2006 2007 2008 2009 2010 2011 De commissie meent dat het aantal ingetrokken bezwaarschriften niet zorgwekkend is. Wat echter wel is opgevallen is dat van de 19 maal dat het bezwaar werd ingetrokken omdat er een nieuw besluit is genomen welke aan de bezwaren tegemoetkwam, het tien maal een bezwaarschrift op het gebied van de WWB betrof. Kijkend naar vorige jaarverslagen concludeert de commissie dat hetzelfde feit zich voordeed in zowel 2008 als in 2009. Tien maal is een bezwaarschrift ingetrokken nadat de vakafdeling nog eens uitleg heeft gegeven over de genomen beslissing en de van toepassing zijnde regelgeving, of nadat er overleg tussen partijen heeft plaatsgevonden. Hoewel de commissie meent dat vooral in de primaire fase dergelijke uitleg zou kunnen plaatsvinden, onderschrijft zij de communicatie met reclamant. Gebreken Slechts in 9% van de gevallen luidde het advies gegrond. De commissie wijst in dit kader op de zorgvuldige voorbereiding van het primaire besluit. Overigens is het voorgekomen dat het onjuist toepassen van de regelgeving of het beleid leidde tot een gegrond-advies. Vereisten bezwaarschrift De wetgever heeft enkele minimumeisen gesteld waaraan een bezwaarschrift moet voldoen. Deze eisen staan vermeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 6:6 Awb geeft overigens mogelijkheden om een eventueel verzuim te herstellen. De commissie heeft geconstateerd dat over het algemeen een correcte bezwarenclausule op het besluit vermeld staat. Dit garandeert echter niet dat alle bezwaarschriften ook aan alle eisen voldoen. 18

Gedurende het verslagjaar is negen maal een bezwaarschrift ingediend. Dit aantal ligt echter buiten de invloed van het bestuursorgaan. buiten de wettelijk gestelde termijn De commissie heeft vastgesteld dat gedurende het verslagjaar 23 bezwaarschriften zijn ontvangen welke niet waren ondertekend. Bovendien is het vier maal voorgekomen dat de dagtekening ontbrak op het bezwaarschrift en drie maal werd uit het bezwaar niet duidelijk tegen welk besluit het zich richtte. Wanneer een dergelijk gebrek wordt geconstateerd wordt toepassing gegeven aan artikel 6:6 Awb en wordt reclamant in de gelegenheid gesteld het gebrek te herstellen. Hoorzitting In het jaarverslag over 2009 merkte de commissie op dat de kwaliteit van de medewerkers die ter zitting het bestuursorgaan vertegenwoordigden, soms te wensen overliet. De commissie oordeelde over dit punt over het jaar 2010 en over het jaar 2011 positiever. Hiermee is echter niet gezegd dat de kwaliteit altijd 100% is, maar ten opzichte van 2009 is er sprake van een enorme verbetering. Om de afhandelingsduur te bespoedigen heeft de commissie zeven extra vergaderingen waarvan één is geannuleerd wegens onvolledigheid van de dossiers. genland Beslissing op bezwaar De commissie brengt een gemotiveerd advies uit aan het bestuursorgaan. Voor wat betreft onderhavig verslagjaar is in één enkel geval door het bestuursorgaan afgeweken van het advies. 8.2 Aanbevelingen Verweerschrift De commissie blijft van oordeel dat een verweerschrift een belangrijk document is. Een verweerschrift maakt helaas nog niet in alle gevallen standaard onderdeel uit van het dossier. Het grote voordeel van een verweerschrift is dat de opsteller ervan zich nog eens goed in het dossier verdiept en zich daarmee de dossierkennis verzekert. Bovendien kunnen door deze werkwijze eventuele omissies nog aan het licht komen en mogelijk worden opgelost. Dossiervorming Met betrekking tot de dossiervorming merkt de commissie op dat het tijdig aanleveren van een volledig en deugdelijk dossier de verantwoordelijkheid is van de vakafdeling. De commissie meent dat de dossiers over het algemeen tijdig bij het secretariaat worden aangeleverd. Een opvallende uitzondering hierop zijn de dossiers die betrekking hebben op de vakgebieden Wwb en de per 1 januari 2012 ingetrokken Wij. De commissie heeft kennis genomen van het feit dat deze stukken zich fysiek in Emmen bevinden; maar dit mag niet van invloed zijn op het tijdig aanleveren. Zoals de commissie al eerder opmerkte, verzoekt zij het bestuursorgaan ook op dit punt de nodige aandacht te besteden. Toepasselijk beleid Verder is het de commissie opgevallen dat in rapportages en stukken, die onderdeel zijn van dossiers op het vakgebied Wwb en Wij, vaak verwezen wordt naar "het beleid van Emmen" terwijl "het beleid van Coevorden" van toepassing is. De commissie raadt het bestuursorgaan aan om hier de nodige aandacht aan te besteden. 19

9. Ontwikkelingen Rechtsbijstand Het mag als bekend worden aangenomen dat de burger steeds mondiger wordt en vaker voor zijn recht opkomt. Hierbij maakt hij steeds meer gebruik van (al dan niet juridische) bijstand. Gedurende het jaar 2011 hebben 51 bezwaarmakers zich laten bijstaan. Dit is 30% en ongeveer gelijk aan vorig verslagjaar maar ten opzichte van 2009 als in 2008 is hierin een stijging waarneembaar. De bijstand kan worden verleend door bijvoorbeeld een naaste, maar in veel gevallen is er sprake van een jurist of andere deskundige. Dit brengt met zich mee dat de bezwaarschriften uitgebreider zijn. Proceskosten voorprocedure Voor de proceskosten die een belanghebbende heeft moeten maken in de bestuurlijke voorprocedure is een bijzondere regeling getroffen. Deze houdt in dat het bestuursorgaan alleen tot vergoeding is gehouden voorzover daarom is verzocht en voor zover het bestreden besluit in bezwaar wordt herroepen wegens aan het bestuursorgaan te verwijten onrechtmatigheid. Bij de beslissing op het bezwaar moet gelijktijdig over het verzoek om vergoeding van de proceskosten worden beslist. Gedurende het verslagjaar is twaalf maal een verzoek ingediend om vergoeding van de proceskosten. Dit betreft 7% van alle bezwaren. Waar vorig verslagjaar nog een stijging was op te merken, is nu een daling waarneembaar. Er zijn 10 verzoeken om vergoeding van de proceskosten afgewezen, in de twee overige zaken moet nog advies worden uitgebracht en vervolgens een beslissing om het verzoek om proceskostenvergoeding genomen worden (ten tijde van het opmaken van dit jaarverslag). 20