Erfgoedinspectie Pagina 2 van 27
Inhoud Samenvatting 5 1 Inleiding 7 1.1 Context van het onderzoek 7 1.2 Kader 7 1.3 Leeswijzer 7 2 Organisatie 9 2.1 Profiel Rijksmuseum Twenthe 9 2.2 Sturing en beleid 9 2.3 Financiële en facilitaire middelen 10 2.4 Personele organisatie 10 2.5 Kwaliteitszorg 10 3 Registratie 13 4 Beheer en behoud 15 5 Veiligheid 17 6 Zichtbaarheid 19 7 Administratieve organisatie 21 8 Bijlage 23 8.1 Werkwijze inspecties 23 8.2 Inspectie Rijksmuseum Twenthe 24 Colofon 25 Erfgoedinspectie Pagina 3 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 4 van 27
Samenvatting Context en kader inspectie In januari 2015 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum Twenthe. Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Sinds 2013 is het Rijksmuseum Twenthe een nieuwe weg ingeslagen. Als museum van de verbeelding nodigt het museum bezoekers uit met een dynamisch tentoonstellingsprogramma en andere activiteiten. Het museum ontpopt zich als een netwerkmuseum in de regio en daarbuiten en streeft een grote mate van innovatie na. Deze nieuwe koers is beschreven in onder meer het activiteitenplan 2013-2016 en in de toekomstverkenning voor de periode 2015-2020. Het collectiebeleid sluit met het in 2013 herziene verzamelbeleid aan op dit nieuwe museumconcept. In het plan is het beleid voor het fysieke collectiebeheer en de ambities die het daarbij nastreeft zeer summier beschreven. Beschikbare middelen In de monitor heeft het museum aangegeven in ruim voldoende mate te beschikken over financiële en facilitaire middelen voor het collectiebeheer. Tijdens de inspectie is dit bevestigd. Wel dient een kanttekening te worden geplaatst bij de depotsituatie. Vastgesteld is dat het kelderdepot (te) vol is en de aangrenzende ruimte feitelijk ongeschikt is als depotruimte. Het museum heeft toegelicht een verbetering van de depotsituatie te willen realiseren door nieuwbouwplannen op het eigen terrein. Hierdoor kan ook het depot in Leek worden afgestoten. Deze plannen zijn nog niet concreet uitgewerkt. Ook heeft het museum in de monitor aangegeven te beschikken over voldoende personeel voor de uitvoering van het collectiebeheer. De Erfgoedinspectie neemt echter waar dat er sprake is van spanning tussen de capaciteit die benodigd is voor de uitvoering van het dynamische presentatiebeleid en de capaciteit benodigd voor een adequaat collectiebeheer. Medewerkers geven hierover signalen af en de Erfgoedinspectie heeft ook vastgesteld dat een aantal beheertaken op dit moment minder frequent of onvoldoende wordt uitgevoerd. Dit betreft bijvoorbeeld de standplaatscontroles, het IP-management en het schoonmaken van de depotcollectie. Erfgoedinspectie Pagina 5 van 27
Kwaliteitszorg Tijdens de inspectie heeft het museum toegelicht dat er niet direct een noodzaak is voor een meer systematische toepassing van kwaliteitszorg, door de relatief kleine en ervaren bezetting voor het beheer van de collectie. Controle en correctie vinden vanzelf plaats. De Erfgoedinspectie ziet hierin het risico dat, mede onder werkdruk en een flexibeler inzet van medewerkers, de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van beheertaken mogelijk onvoldoende is geborgd. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Ten aanzien van de collectieregistratie is vastgesteld dat deze op orde is. Uitzondering hierop is mogelijk de registratie van standplaatsen van voorwerpen, gelet op de resultaten van de laatst uitgevoerde controle door het museum in 2014. Standplaatscontroles worden op dit moment met een lagere frequentie toegepast. Behoudens het ontbreken van een uitgewerkt beleid voor beheer en behoud, zijn bij de klimaat- en lichtbeheersing geen tekortkomingen vastgesteld. Wel is vastgesteld dat zoals hiervoor is aangegeven- onvoldoende uitvoering wordt gegeven aan IPmanagement en het schoonmaken van de collectie. Het museum heeft verder zorgen geuit over de beheeromstandigheden in het depot in Leek, maar heeft hierop nog geen actie ondernomen. Het museum beschikt over een geavanceerde meldkamer en er zijn geen tekortkomingen vastgesteld in de beveiliging en veiligheid van medewerkers en bezoekers. Het bedrijfsnoodplan waarvan de collectiehulpverlening deel uitmaakt is toereikend en actueel. Wel is vastgesteld dat de prioriteitenlijsten met te evacueren collectie niet worden aangepast aan de frequent wisselende opstellingen in de tentoonstellingsruimten. Het museum beschikt over procedures voor de registratie van de collectie, maar niet over procedures voor conserverings- en restauratietaken. Dit kan leiden tot gebrek aan kwaliteit in de uitvoering van taken. Het museum spant zich in ruime mate in om de collectie fysiek en digitaal toegankelijk te maken voor het publiek. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Actualiseer het collectiebeleid wat betreft het fysieke beheer van de collectie. Draag zorg voor voldoende continuïteit in de uitvoering van een aantal beheertaken. Evalueer periodiek de uitvoering van beheertaken op basis van het collectiebeleid en beschreven procedures om de kwaliteit van de uitvoering te borgen. Ga na of sprake is van een verantwoord beheer van het depot in Leek en neem zo nodig maatregelen ter verbetering. Actualiseer bij iedere tijdelijke tentoonstelling de prioriteitenlijsten in het CHV-plan. Stel procedures vast voor conserverings- en restauratietaken. Erfgoedinspectie Pagina 6 van 27
1 Inleiding 1.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 2012 1. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 1.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 2. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 1.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Erfgoedinspectie Pagina 7 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 8 van 27
2 Organisatie 2.1 Profiel Rijksmuseum Twenthe Het Rijksmuseum Twenthe is opgericht in de jaren 20 van de vorige eeuw. De initiatiefnemer was Jan Bernard van Heek, een textielbaron die met zijn kunstcollectie de basis heeft gelegd voor de museale collectie. De collectie van het museum is eigendom van de staat en bestaat uit een kleine 9.000 voorwerpen. De collectie is omschreven als een encyclopedische kunstcollectie die zich concentreert op de westerse kunstgeschiedenis van de late middeleeuwen tot heden. De nadruk daarbij ligt op Nederland en de omringende landen. De collectie bestaat uit oude en moderne kunst en kunstnijverheid. Bijzonder is de verzameling dierschilderijen uit de late 19 e en vroege 20 e eeuw. De collectie is nagenoeg geheel opgebouwd uit schenkingen. Ook het huidige verzamelbeleid is nog steeds gericht op schenkingen. De collectie wordt verder aangevuld met strategische aankopen die de verbindingen tussen de collectiedelen versterken. Het museum voert geen actief beleid om collectie af te stoten. Sinds 2013 is het museum een nieuwe weg ingeslagen. Door een dynamisch tentoonstellings- en activiteitenprogramma wil het museum zich op de kaart zetten en meer bezoekers trekken. Daarbij ontwikkelt het museum zich als netwerkmuseum in de regio en daarbuiten. Ook heeft het museum de ambitie om het meest innovatieve museum van Nederland te worden. Het museumgebouw dateert uit 1930. In het gebouw zijn meerdere ruimten als depot in gebruik (depot kelder, depot grote stukken en archeologiedepot). Het museum heeft ook depotruimte gehuurd bij het Rijtuigenmuseum in Leek (provincie Groningen). 2.2 Sturing en beleid Sinds 2012 wordt het museum geleid door een nieuwe directeur. Het interne toezicht bestaat uit een 5 leden tellende Raad van toezicht. De raad kent een gevarieerde samenstelling. Eén van de leden heeft een kunsthistorische achtergrond. Het strategisch beleid van het museum is in meerdere stukken beschreven. Het nieuwe profiel, de ambities, een breed scala aan activiteiten en het beleid voor de collectievorming is onder andere beschreven in het activiteitenplan 2013-2016 en in De Toekomstverkenning Rijksmuseum Twenthe 2015-2020. Tijdens de inspectie is toegelicht dat het beleid feitelijk bestaat uit 2 stappen; het op de kaart zetten van het museum en de realisatie van een nieuw museumconcept. Het collectiebeleid is beschreven in het collectieplan Rijksmuseum Twenthe (2012). Het hierin beschreven verzamel- en presentatiebeleid is geactualiseerd door het verzamelbeleid Het ideale mecenasmuseum. De Erfgoedinspectie stelt vast dat in het collectieplan nauwelijks is ingegaan op het beleid voor de beheertaken registratie, conservering en restauratie. Erfgoedinspectie Pagina 9 van 27
2.3 Financiële en facilitaire middelen Voor de subsidieperiode 2013-2017 is het museum gekort op de rijkssubsidie. De provincie Overijssel en de gemeente Enschede compenseren deze korting. Het museum heeft in de monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 (de monitor) aangegeven dat het budget dat voor collectiebeheer beschikbaar is in ruime mate voldoende is. Ook de beschikbare facilitaire middelen voor het collectiebeheer heeft het museum als in ruime mate voldoende gekwalificeerd. Wel plaatst het museum hierbij de kanttekening dat het museum over onvoldoende depotruimte beschikt. Tijdens de inspectie is inderdaad vastgesteld dat het kelderdepot in het museum te vol is. Ook is vastgesteld dat aangrenzende ruimte in de kelder als depot in gebruik is die niet aan de museale eisen voldoet. Verder uit het museum zorgen over het depot in Leek dat wordt gehuurd van het Rijtuigenmuseum. Een incident met lekkage is hieraan mede debet. Het depot wordt weinig bezocht en het museum heeft nog geen actie ondernomen om vast te stellen of maatregelen nodig zijn. Het museum heeft tijdens de inspectie toegelicht dat het plannen heeft om te voorzien in nieuwbouw van museale ruimten op het eigen terrein. Hierbij wordt ook een verbetering van de depotsituatie nagestreefd, waarbij het depot in Leek zou komen te vervallen. De plannen zijn nog niet uitgewerkt, maar het museum verwacht realisatie hiervan binnen 5 jaar. 2.4 Personele organisatie Volgens opgave van het museum in de monitor is er voldoende personeel voor de uitvoering van beheertaken. De formatie belast met het beheer van de collectie is 3,5 FTE. Het museum heeft in 2012 11 medewerkers ontslagen als gevolg van de korting op de rijkssubsidie. Voor het beheer van de collectie betekende dit dat het aantal restauratoren in dienst van het museum is teruggebracht van 2 naar 1 medewerker. Dit wordt indien nodig gecompenseerd door de inhuur van externe restauratoren. Tijdens de inspectie zijn diverse signalen ontvangen van medewerkers over toegenomen werkdruk bij de uitvoering van beheertaken. Hierbij is aangegeven dat dit voortkomt uit het toebedelen van extra taken en door de drukke tentoonstellingsagenda. Volgens betrokkenen neemt hierdoor de kans op fouten toe. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat een aantal beheertaken niet of met een lagere frequentie wordt uitgevoerd. Dit betreft de controles op standplaatsen en op de conditie van voorwerpen, de controle op biologische aantasting van voorwerpen en het schoonmaken van depotruimten en de daar opgestelde collectie. 2.5 Kwaliteitszorg In de monitor heeft het museum vermeld dat geen kwaliteitssysteem is ingevoerd, waarmee de uitvoering van beheertaken periodiek wordt geëvalueerd en waar nodig wordt verbeterd. Het museum verklaart tijdens de inspectie dat de met het beheer belaste organisatie relatief klein van omvang is. Dit betekent dat medewerkers elkaar controleren en corrigeren in het dagelijkse werk. Erfgoedinspectie Pagina 10 van 27
Conclusies Het museum beschikt in voldoende mate over strategisch beleid, maar het collectiebeleid is onvoldoende uitgewerkt wat betreft het fysieke beheer van de collectie. De depotsituatie in het museum is voor verbetering vatbaar en onduidelijk is of maatregelen nodig zijn voor het depot in Leek. De uitvoering van een aantal beheertaken vindt niet naar behoren plaats, mogelijk als gevolg van de drukke tentoonstellingsagenda. Ook vindt geen systematische toepassing van kwaliteitszorg op de uitvoering van beheertaken plaats, bijvoorbeeld in de vorm van evaluaties. Aanbevelingen Actualiseer het collectiebeleid wat betreft het fysieke beheer van de collectie. Maak hierbij zo nodig gebruik van de handreiking voor het schrijven van een collectieplan van de RCE. Besteed in het collectiebeleid aandacht aan het verbeteren van de depotsituatie op de middellange termijn. Ga op korte termijn na of sprake is van een verantwoord beheer van het depot in Leek en neem zo nodig maatregelen ter verbetering. Draag zorg voor voldoende continuïteit in de uitvoering van een aantal beheertaken dat mogelijk door werkdruk nu te weinig aandacht krijgt. Evalueer periodiek de uitvoering van beheertaken op basis van het collectiebeleid en beschreven procedures om de kwaliteit van de uitvoering te borgen. Erfgoedinspectie Pagina 11 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 12 van 27
3 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Volgens de monitor omvat de collectie 8.735 voorwerpen. Alle voorwerpen zijn geregistreerd, er zijn geen achterstanden vastgesteld. Voor de registratie maakt het museum gebruik van een toepassing in Access. Ook de bruikleenregistratie is geautomatiseerd. Plannen van het museum om over te gaan op een registratie in Adlib-museum zijn niet door gegaan. Inmiddels heeft het museum besloten de registratie te gaan voeren in het systeem Memorix. Volgens het museum sluit dit systeem goed aan op de wensen van het museum voor de digitale ontsluiting van de collectie. Uit een voor de inspectie uitgevoerde analyse van de registratie met DiMCoN en uit een door de Erfgoedinspectie toegepaste steekproef blijkt het volgende: Per geregistreerd voorwerp is een inventarisnummer en zijn meerdere identificerende gegevens geregistreerd. Van de in de steekproef betrokken voorwerpen voorziet de registratie in een digitale afbeelding. De registratie voorziet in de vermelding van de standplaats en van alle in de steekproef betrokken voorwerpen blijkt de standplaats actueel te zijn. De herkomstgegevens en de eigendomssituatie zijn in de registratie vastgelegd. In aansluiting op deze gegevens is nog het volgende vastgesteld: Volgens de monitorgegevens is van ruim 90% van de collectie een digitale foto in het registratiesysteem beschikbaar. De registrator voert standplaatscontroles uit. In een procedure is beschreven dat per kwartaal met een steekproef 1% van de collectie wordt gecontroleerd. Het museum past deze frequentie momenteel niet toe. De laatste controle heeft plaatsgevonden in het voorjaar van 2014. Uit het verslag van deze controle blijkt dat van de 106 gecontroleerde voorwerpen er 15 niet op de geregistreerde standplaats zijn aangetroffen. Het depot in Leek is niet betrokken in de systematische standplaatscontroles. Wat betreft de registratie van herkomstgegevens heeft het museum toegelicht dat een herkomstonderzoek is afgerond. Behoudens 1 schilderij zijn geen verdachte voorwerpen aangetroffen. In de monitor is vermeld dat de herkomst van alle voorwerpen in de collectie bekend is. De conditie van de voorwerpen is in het systeem aangegeven met een code. Deze code is gebaseerd op een lijst met 16 codes die de verschillende mate van de Erfgoedinspectie Pagina 13 van 27
conditie uitdrukken. Van de meeste voorwerpen is een conditierapport opgesteld en gekoppeld aan de registratie. Van bijna 3.900 voorwerpen is ook een behandelingsrapport opgesteld en gekoppeld aan de registratie. Conclusies De collectieregistratie voldoet aan de basisvereisten aangaande identificatie, standplaats en juridische status. In aanvulling hierop voorziet het museum op adequate wijze in het toevoegen aan de registratie van digitale afbeeldingen en de informatie over de conditie van de collectie. Standplaatscontroles vinden niet met de door het museum vastgestelde frequentie plaats. Dit brengt een risico met zich mee nu de collectie meer in beweging is door de toename van het aantal tijdelijke tentoonstellingen. De laatste standplaatscontrole geeft een indicatie dat de standplaatsgegevens onvoldoende actueel zijn. Aanbeveling Draag zorg voor actuele standplaatsen in de collectieregistratie. Ga na of een vermindering van standplaatscontroles aanvaardbaar is. Betrek hierbij ook het depot in Leek. Erfgoedinspectie Pagina 14 van 27
4 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Klimaatbeheersing Het ontbreekt aan collectiebeleid of een plan waarin is beschreven hoe het museum klimaatbeheersing toepast. Het museum heeft schriftelijk de streefwaarden overlegd die het museum hanteert en die zijn gebaseerd op algemeen geldende klimaatwaarden voor gemengde collecties. De vermelde streefwaarde voor relatieve vochtigheid is 50% en voor temperatuur 20 C met een marge voor fluctuaties onder en boven deze waarden. Deze streefwaarden gelden voor de tentoonstellingsruimten en het kelderdepot, waarbij voor het depot een iets ruimere marge is aangehouden. Het museum is verdeeld in 7 klimaatcompartimenten. Met het klimaatsysteem kan het RMT de compartimenten afzonderlijk beïnvloeden. Dit is ook nodig volgens het museum, omdat de invloed van het buitenklimaat op de verschillende compartimenten verschilt en het realiseren van de streefwaarden daardoor maatwerk is. Alleen het archeologiedepot is niet geklimatiseerd. Hier staan niet-klimaatgevoelige objecten opgeslagen. Het klimaat wordt gemeten met sensoren op zaal en in de depots. De sensoren worden jaarlijks geijkt. Bij afwijkingen van de streefwaarden signaleert het systeem aan het hoofd Technische Dienst. Ter verificatie wordt ook met handmeters gemeten. Deze metingen worden niet met een vaste frequentie uitgevoerd, maar als klimaatomstandigheden daartoe aanleiding geven. Op verzoek beschikbaar gestelde meetgegevens van twee tentoonstellingsruimten en het kelderdepot vertonen waarden die voldoen aan vermelde streefwaarden. Lichtbeheersing Het museum heeft de wijze van lichtbeheersing niet beschreven in het collectiebeleid of in een plan. Toegelicht is dat het museum de algemeen geldende museale streefwaarden voor lichtbeheersing hanteert. Het museum heeft de lichtwaarden overgelegd die zijn gehanteerd voor de tijdelijke presentatie Roslin in de Gobelinzaal. Het museum heeft in eigen beheer de lampen vervangen door LED-verlichting. In de Gobelinzaal is de belichting wel aangebracht door een professioneel bedrijf. In de tentoonstellingsvleugels zijn ramen voorzien van een UV-werende folie en van rolgordijnen voor diffuus licht. Met een lichtmeter wordt gemeten bij de inrichting van tentoonstellingen. Lichtgevoelige objecten worden nagemeten. Erfgoedinspectie Pagina 15 van 27
Pestmanagement en schoonmaken Deze taken voert het museum in eigen beheer uit. De depotmedewerker is hiervoor verantwoordelijk. Het museum heeft geen Integrated Pestmanagementplan. Volgens het museum wordt hieraan al geruime tijd gewerkt. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat controles op biologische aantasting (plakvalletjes) al enkele jaren niet worden uitgevoerd. Ook is opgevallen dat de depotruimten niet schoon zijn (stof, spinrag). De betreffende medewerker heeft toegelicht door capaciteitsgebrek niet aan deze taken toe te komen. Conditiecontroles Vóór 2013 werden conditiecontroles systematisch uitgevoerd op basis van een vaste frequentie per materiaalsoort. Door inkrimping van de personele capaciteit in 2012 was deze systematiek volgens het museum niet vol te houden. Controles van voorwerpen vinden nu plaats bij gelegenheid, bijvoorbeeld bij het in bruikleen geven of bij het opstellen in een tentoonstelling van voorwerpen. Depot Leek De Erfgoedinspectie stelt vast dat medewerkers van het museum het depot in Leek niet frequent bezoeken en dit beperken tot het ophalen van collectie bij een bruikleenaanvraag. Het museum voert hierdoor incidenteel in het depot controles uit op de conditie van voorwerpen en op aantasting door ongedierte en er wordt niet frequent schoongemaakt. Uit het huurcontract blijkt niet dat deze taken door de verhuurder worden uitgevoerd. Conclusies Er is onvoldoende beleids- of planmatig vastgelegd welke klimaat- en lichtcondities het museum nastreeft en op welke wijze het museum deze condities realiseert en controleert. Meetgegevens maken aannemelijk dat de klimaatbeheersing voldoende is. Het museum heeft geen vastgesteld IP-plan en op dit moment is de inzet op ongediertebestrijding en het schoonmaken van de depotcollectie onvoldoende. Dit geldt ook voor het depot in Leek. Dit geeft een risico voor het behoud van de collectie. Aanbevelingen Beschrijf in het te actualiseren collectiebeleid of in een separaat behoudsplan hoe het museum uitvoering geeft aan klimaat- en lichtbeheersing. Stel het IP-plan vast. Intensiveer de controles op ongediertebestrijding en het schoonmaken van de collectie en betrek hierbij ook het depot in Leek. Erfgoedinspectie Pagina 16 van 27
5 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In het activiteitenplan 2013-2016 is vermeld dat in 2010 de beveiligingssystemen zijn vervangen en nu voldoen aan de hoogste museale standaard. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat meerdere voorzieningen zijn getroffen voor de veiligheid van gebruikers en de beveiliging van de collectie, zoals een nieuwe geavanceerde meldkamer. De wijze waarop het museum met calamiteiten omgaat is beschreven in het bedrijfsnoodplan. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd. Het plan beschrijft de bedrijfshulpverlening (BHV) en de collectiehulpverlening (CHV) bij calamiteiten. Het CHV-deel bevat procedures voor de verschillende calamiteiten die met de collectie kunnen plaatsvinden. Volgens deze procedures dient de beveiliging bij een calamiteit de restaurator te bellen, die vervolgens verantwoordelijk is voor de coördinatie van de CHV. In het plan is een instructie opgenomen voor noodtransport van kunstvoorwerpen. Op de prioriteitenlijst zijn ruimten, standplaatsen, afmetingen en foto s van de te evacueren voorwerpen weergegeven. De prioriteitenlijst is niet actueel, omdat deze nog is gebaseerd op de inrichting van de voormalige vaste tentoonstelling. De afgelopen twee jaar hebben zich enkele incidenten voorgedaan met de collectie. Het betreft hier waterschade en een onopzettelijke beschadiging. Deze incidenten zijn geregistreerd en gedocumenteerd. Incidenten worden nog niet gemeld in de landelijke incidentenregistratie DICE van de RCE. Het museum stelt hiervoor een procedure op. Vastgesteld is dat het museum wel BHV-oefeningen uitvoert, maar nog geen oefeningen gericht op CHV. Conclusies Het museum heeft maatregelen genomen (mede) ter bevordering van de veiligheid en de beveiliging van de collectie. Het museum beschikt over een adequaat plan voor collectiehulpverlening. De prioriteitenlijst is echter niet actueel, hetgeen bij een ontruiming van de collectie een probleem vormt. Er wordt niet periodiek geoefend met collectiehulpverlening, waardoor de werking van de procedures niet in de praktijk is getoetst. Erfgoedinspectie Pagina 17 van 27
Aanbevelingen Actualiseer de prioriteitenlijst bij de inrichting van nieuwe tijdelijke tentoonstellingen. Oefen periodiek met CHV, bijvoorbeeld met simulatie-oefeningen. Erfgoedinspectie Pagina 18 van 27
6 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het museum voert een nieuw presentatiebeleid. Dit beleid is beschreven in het activiteitenplan 2013-2016 en in de Toekomstverkenning Rijksmuseum Twenthe 2015-2020. Het museum profileert zich als het museum van de verbeelding. In plaats van de presentatie van alleen voorwerpen is de focus verlegd naar de context rondom kunstwerken en kunstenaars. De presentatie in een vaste tentoonstelling is verlaten. Het museum richt zich nu volledig op het organiseren van tijdelijke tentoonstellingen. Hierdoor is er volgens het museum meer gelegenheid de depotcollectie in tentoonstellingen op te nemen. In 2013 zijn blijkens het jaardocument 6 tijdelijke tentoonstellingen en 3 kleinere presentaties georganiseerd. Het museum organiseert verder tal van andere activiteiten. Het museum voert een actief bruikleenbeleid. In 2013 zijn 61 voorwerpen in bruikleen afgestaan. In de meeste gevallen betreft dit bruiklenen aan andere musea, maar ook aan niet-professionele beheerders zoals de gemeente Enschede en de Universiteit Twente. In de monitor is vermeld dat meer dan 75% van de collectie is te raadplegen op de website van het museum. Het voornemen is om de gehele collectie digitaal te ontsluiten en daarbij koppelingen te maken met andere relevante bronnen op internet. Deze innovatieve ontsluiting moet worden gerealiseerd door de collectieregistratie te gaan voeren in het systeem Memorix. Conclusies Het museum heeft een omslag gemaakt in haar presentatiebeleid en streeft daarbij nieuwe ambities na. Het museum spant zich voldoende in om de collectie fysiek en digitaal voor het publiek te ontsluiten. Aanbeveling Geen Erfgoedinspectie Pagina 19 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 20 van 27
7 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen Volgens het museum is de medewerker collecties verantwoordelijk voor de procedures voor de collectieregistratie en de restaurator voor de overige procedures voor het collectiebeheer. In de monitor heeft het museum aangegeven te beschikken over procedures voor registratie, conservering en restauratie. Op basis van overlegde stukken is vastgesteld dat het museum beschikt over meerdere vastgestelde procedures voor de uitvoering van de registratietaak. Er zijn procedures voor nieuwe aanwinsten, bruiklenen en standplaatscontroles. Het museum heeft geen vastgestelde procedures voor conservering en restauratie overgelegd. Uitzondering hierop is een overzicht met schoonmaakfrequenties van de vloeren en inventaris in de te onderscheiden ruimten. Schoonmaakinstructies en procedures voor klimaat- en lichtbeheersing en restauraties blijken niet beschikbaar. Een schema voor het uitvoeren van conditiecontroles wordt niet meer toegepast (zie ook hoofdstuk 4). Het museum heeft schriftelijk de werkwijze ter voorkoming en behandeling van biologische en chemische aantasting toegelicht, maar ook hier ontbreken vastgestelde procedures. In relatie tot dit onderdeel heeft het museum aangegeven dat medewerkers flexibeler worden ingezet. Dit is een gevolg van het inkrimpen van de personele formatie en van het organiseren van meer tijdelijke tentoonstellingen. Ook bestaande werkwijzen veranderen hierdoor. Conclusie Het museum blijkt onvoldoende te beschikken over een dekkend pakket aan (actuele) procedurebeschrijvingen voor het collectiebeheer. Dit geeft risico s voor de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van beheertaken, in het bijzonder omdat functies en werkwijzen aan verandering onderhevig zijn. Aanbeveling Inventariseer welke procedurebeschrijvingen ontbreken of niet meer actueel zijn en stel een plan op om verbeteringen door te voeren. Erfgoedinspectie Pagina 21 van 27
Erfgoedinspectie Pagina 22 van 27
8 Bijlage 8.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 8.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 2013-2014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 8.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Erfgoedinspectie Pagina 23 van 27
8.2 Inspectie Rijksmuseum Twenthe Op 14 en 15 januari 2015 is een inspectie uitgevoerd bij het Rijksmuseum Twenthe. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviewsmet directeur hoofd collecties medewerker collecties hoofd technische dienst hoofd beveiliging depotbeheerder Documenten Monitor 2013-2014 Toekomstverkenning Rijksmuseum Twenthe 2015-2020 Activiteitenplan 2013-2016 Verzamelbeleid het ideale mecenasmuseum Collectieplan 2012 Jaardocument 2013 Bedrijfsnoodplan versie 1-11-2014 Huurovereenkomst depot Leek Facilityrapport Rijksmuseum Twenthe Verslag standplaatscontrole 26-5-2014 Registratieprocedures (w.o. aanwinsten, standplaatscontroles, bruiklenen) Erfgoedinspectie Pagina 24 van 27
Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E: info@ergoedinspectie.nl www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, mei 2015 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Erfgoedinspectie Pagina 25 van 27