HUISHOUDELIJK REGLEMENT Behorende bij de statuten van de Hillegomse Harmonie Kapel Historie De Hillegomse Harmonie Kapel is opgericht op 1 november 1894 en is daarmee één van de oudste of misschien wel de oudste vereniging uit de streek. Aanvankelijk bestond de Hillegomse Harmonie Kapel uit een select gezelschap dat een zware ballotage had doorstaan. Zo rond 1915 werden de regels aangepast en werd de vereniging toegankelijk voor iedere muziekliefhebber. Op 7 juni 1904 verkreeg de Hillegomse Harmonie Kapel de koninklijke goedkeuring. De Hillegomse Harmonie Kapel kan bogen op het feit dat zij als eerste Nederlandse muziekvereniging internationale concoursen organiseerde na de tweede wereldoorlog en behaalde vele prijzen. In 1994 bestond de Hillegomse Harmonie Kapel 100 jaar. Ter gelegenheid van dit jubileum werd de Hillegomse Harmonie Kapel, door burgemeester Hermans van Hillegom namens Hare Majesteit de Koningin onderscheiden met de Koninklijke erepenning. Op 7 juni 2000 vond de opening plaats van ons eigen clubgebouw de Bestemming. Daarmee kwam een eind aan de repetities in allerlei kantines, bollenschuren etc. De Hillegomse Harmonie Kapel kan terug zien op een historierijk verleden. Opmerking vooraf. In verband met de leesbaarheid is het Huishoudelijk reglement geschreven in de hij vorm. In voorkomende gevallen bij hij, hem etc te lezen zij i.p.v. hij en haar i.p.v. hem etc. 1 LIDMAATSCHAP 1.1 Als musicerend lid met eigen instrument. Hij wordt uitgenodigd een aantal repetities bij te wonen, waarna een aanmeldingsformulier wordt ingevuld. 1.2 Als musicerend lid zonder instrument. Het bestuur beziet of er een instrument voorhanden is en of er aanschaf mogelijk is. Hij wordt uitgenodigd een aantal repetities bij te wonen, waarna een aanmeldingsformulier wordt ingevuld. 1.3 Als leerling met eigen instrument. Het bestuur beziet de behoefte en of er plaats is bij de les, waarna een aanmeldingsformulier wordt ingevuld. 1.4 Als leerling zonder instrument. Het bestuur beziet de behoefte, of er een instrument voorhanden is en of er plaats is bij de les, waarna een aanmeldingsformulier wordt ingevuld. 1.5 Indien er geen behoefte of plaats is wordt de aspirant leerling op een wachtlijst geplaatst. 1.6 Andere vormen van lidmaatschap worden via het bestuur geregeld. 1.7 Het bestuur beslist over toelating of afwijzing, eventueel na leden te hebben gehoord. 2 EINDE LIDMAATSCHAP Het lidmaatschap wordt beëindigd door: 2.1 Schriftelijke opzegging bij het bestuur, ingaande 1 januari of 1 juli. Voor opzegging wordt gebruik gemaakt van het mutatieformulier. 2.2 Opzegging namens de vereniging. Als door het gedrag van het lid de continuering van het lidmaatschap naar de mening van de vereniging geen zin meer heeft. 2.3 Royement. 2.4 Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar, voor de HarFa opleiding is de periode gelijk aan het schooljaar. 7
3 GELDMIDDELEN 3.1 Contributie Verschillende vormen van contributie: - Muzikant met instrument van de vereniging. - Muzikant met eigen instrument. - Leden blokfluitgroep. 3.1.1 De hoogte van de contributie wordt jaarlijks tijdens de ledenvergadering vastgesteld. 3.1.2 De contributie dient vooraf te worden betaald in de maand voorafgaand aan het volgende kwartaal door middel van een doorlopende incassomachtiging. 3.1.3 In geval van wanbetaling, kan het bestuur na schriftelijke waarschuwingen overgaan tot royement van het betreffende lid, eventueel na leden te hebben gehoord. 3.1.4 Voor de leden van de A.M.V. blokfluitgroep, wordt boven de contributie inschrijfgeld geheven. 3.2 Eigen bijdrage HarFa opleiding 3.2.1 De hoogte van de bijdrage HarFa opleiding wordt jaarlijks tijdens de ledenvergadering vastgesteld. 3.2.2 De lesgeldverplichting geldt voor een lesjaar. 3.2.3 De betaling van de bijdrage HarFa opleiding moet vooraf worden betaald in de maand voorafgaande aan het lesjaar door middel van een doorlopende incassomachtiging. 3.2.4 De lessen kunnen gevolgd worden, nadat het lesgeld betaald is. 4 BESTUUR 4.1 Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Daartoe bereiden zij besluiten en beslissingen voor en zien toe op de uitvoering daarvan. Alsmede de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de ledenvergadering. 4.1.1 Wanneer een bestuurslid verhinderd is zijn functie te vervullen, zal het bestuur zo nodig een lid van haar vereniging als plaatsvervanger aanwijzen. 4.1.2 Een bestuurslid kan te allen tijde door het bestuur worden ontslagen krachtens een daartoe, met meerderheid van twee/derde der geldig uitgebrachte stemmen, genomen besluit. 4.2 De voorzitter 4.2.1 Leidt alle vergaderingen van het bestuur en de leden. 4.2.2 Heeft de leiding bij de uitvoering van alle aan het bestuur toebedeelde taken 4.2.3 Is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle op de vergadering (en) genomen besluiten 4.2.4 Zorgt ervoor dat de statuten en het huishoudelijk reglement stipt worden nageleefd. 4.3 De secretaris 4.3.1 Notuleert bestuurs- en ledenvergaderingen. 4.3.2 Stelt het jaarverslag samen. 4.3.3 Voert alle correspondentie. 4.3.4 Beheert het archief van de vereniging. 4.4 De penningmeester 4.4.1 Heeft het beheer van de gelden van de vereniging. 4.4.2 Zorgt voor een tijdige inning van de aan de vereniging toekomende gelden. 4.4.3 Zorgt voor de betaling van de door de vereniging verschuldigde bedragen. Belangrijke betalingen buiten de begroting om worden eerst in het bestuur besproken. 4.4.4 Maakt de jaarlijkse begroting op alsmede de jaarlijkse rekening en verantwoording en biedt die stukken met de nodige bescheiden tijdig aan het bestuur. 4.4.5 Legt rekening en verantwoording af zo dikwijls dit door de voorzitter, het bestuur of de ledenvergadering wordt gevraagd. 4.4.6 Moet minstens eenmaal per jaar zijn boeken en kasgelden laten controleren door de kascontrolecommissie. Ingeval het een of ander niet in orde wordt bevonden, kan het bestuur de penningmeester schorsen, totdat een algemene ledenvergadering, welke binnen vier weken zal moeten worden gehouden, uitspraak heeft gedaan. 8
4.5 De bibliothecaris 4.5.1 De bibliothecaris heeft het beheer over de bladmuziek. 4.5.2 Bij zijn afwezigheid zal het bestuur hierin voorzien 4.6 Bestuursvergaderingen Bestuursvergaderingen worden minstens eens in de maand en zo dikwijls de voorzitter of twee andere bestuursleden het met opgaaf van redenen nodig achten, door de voorzitter belegd. 4.6.1 Het bestuur kan geen geldige besluiten nemen, wanneer niet minstens de helft van de leden op de vergadering aanwezig is. 4.6.2 Spoedeisende vergaderingen kunnen, zo dikwijls als de voorzitter deze nodig acht op korte termijn worden bijeengeroepen. 4.7 Rooster van aftreden 4.7.1 Het bestuur heeft een rooster van aftreden. 4.7.2 De voorzitter, de secretaris en de penningmeester treden niet gelijktijdig periodiek af, doch om het jaar. 4.7.3 In een tussentijdse bestuursvacature zal op de eerstvolgende algemene ledenvergadering worden voorzien door het kiezen van een nieuw bestuurslid hetwelk de plaats op het rooster van aftreden inneemt, in wiens plaats hij is gekozen. 4.8 Bestuursverkiezing 4.8.1 Aan de verkiezing van de leden van het bestuur gaat kandidaatstelling vooraf. 4.8.2 Worden van bestuurswegen kandidaten gesteld, dan is het bestuur gehouden zeven dagen voor de verkiezing, mededeling te doen aan de leden over de namen van de betreffende kandidaten. 4.8.3 Kandidaatstelling door leden is mogelijk indien de voordracht kenbaar is ondertekend door tenminste tien stemgerechtigde leden en voor de verkiezing ter kennis van het bestuur is gebracht. 4.8.4 Kandidaten voor het bestuur dienen op het moment van hun verkiezing de leeftijd van achttien jaar te hebben bereikt. 4.8.5 De stemming voor de voorzitter, de secretaris en de penningmeester geschiedt per vacature. 5 LEDENVERGADERINGEN 5.1 Ledenvergaderingen worden minstens eenmaal per jaar gehouden en verder wanneer het bestuur of tenminste tien stemgerechtigde leden dit, met opgaaf van redenen wensen. 5.2 Het houden van een algemene ledenvergadering zal de leden minstens vier weken van te voren worden bekend gemaakt, teneinde hen de gelegenheid te geven, opgaven van kandidaten voor het bestuur en eventueel andere voorstellen, welke zij op de vergadering wensen behandeld te zien in te dienen. Zodanige voorstellen komen voor behandeling in aanmerking, indien zij kenbaar ondertekend zijn door de indiener(s), met vermelding van reden en uiterlijk veertien dagen voor de datum van de te houden ledenvergadering aan het bestuur ter kennisgeving zijn toegezonden 5.3 De ledenvergaderingen moeten minstens zeven dagen van te voren worden uitgeschreven door toezending van een uitnodiging aan alle leden, waarop datum, tijd plaats van de vergadering en de te behandelen punten zijn vermeld. Punten welke niet op de uitnodiging vermeld staan, worden niet behandeld. 5.4 Op de agenda van de jaarvergadering zullen in elk geval worden geplaatst: - De notulen van de laatst gehouden jaarvergadering. - De notulen van de tijdens het verenigingsjaar gehouden ledenvergaderingen. - Het jaarverslag van de secretaris. - De rekening en verantwoording van de penningmeester. - De vaststelling van de begroting voor het volgende jaar. - Verslag van de kascontrolecommissie. - Benoeming kascontrolecommissie - De periodieke bestuursverkiezing. - Een activiteitenagenda voor het volgende verenigingsjaar. - De door de leden ingediende voorstellen. - Voorstel tot vaststelling van de hoogte van de contributie voor dat jaar. - Voorstel tot vaststelling van de hoogte van het bedrag van de HarFa opleiding. - Eventueel ingebrachte punten door de leden. 5.5 Tijdens de vergadering kunnen alleen voorstellen van orde worden ingediend. 5.6 De secretaris van de vereniging draagt zorg voor de aanwezigheid van een presentielijst. Hij controleert de juistheid ervan en is gerechtigd correcties aan te brengen. 9
5.7 De kascontrolecommissie 5.7.1 De kascontrolecommissie wordt gevormd uit minimaal drie stemgerechtigde leden van de vereniging, waarvan nummer drie reservelid is. 5.7.2 Elk jaar treedt een lid van deze commissie af en wel naar volgorde van benoeming. 5.7.3 Het aftredend lid is binnen een jaar niet herkiesbaar. 5.7.4 Op de jaarvergadering brengt een van commissieleden verslag uit over het door de penningmeester gevoerde financieel beheer en kan de penningmeester decharge verlenen 6 COMMISSIES 6.1 Het bestuur kan een of meerdere commissies benoemen. 6.2 Een commissie kan ook ontstaan uit de leden en dienen daartoe een voorstel in bij het bestuur. 6.3 De benoemde commissie krijgt van het bestuur een omschreven taak. 6.4 De commissie houdt het bestuur op de hoogte van de werkzaamheden en voorstellen van de commissie. 6.5 Indien een commissie onkosten maakt of gaat maken, zal zij hiervoor eerst een begroting opstellen en deze begroting ter goedkeuring aan het bestuur voorleggen. 6.6 De commissies brengen verslag uit van hun werkzaamheden aan het bestuur. 7 BEOEFENING VAN MUZIEK 7.1 Binnen de vereniging wordt op vier wijze muziek beoefend: 1. Algemene Muzikale Vorming (AMV)/ blokfluitgroep 2. HarFa lessen 3. Leerlingenorkest 4. Kapel 7.2 De muzikale leiding berust bij de dirigent en of betreffende docenten. 7.3 De vereniging zal een overeenkomst aangaan met de dirigent voor onbepaalde tijd met een opzegging van drie maanden aan beide zijden. 7.4 Onder leiding van de dirigent en of docenten zal op vaste tijden worden geoefend. 7.5 De dirigent bepaalt welke partij ieder lid zal vervullen op zijn instrument, hij stelt vast of een lid genoegzaam gevorderd is om aan uitvoeringen, enz. te kunnen deelnemen. 7.6 De door de vereniging aan te schaffen bladmuziek wordt door de dirigent in overleg met de muziekkeuzecommissie en zover de begroting toelaat, met het bestuur gekozen. 7.8 De muziekprogramma s cq. uitvoeringen worden op gelijke wijze vastgesteld. 7.9 Bij aanschaf van nieuwe en of gebruikte instrumenten en of meerdere uitrusting zal steeds de dirigent worden geraadpleegd. Dit advies heeft een zwaarwegend karakter. 7.10 Algemene Muzikale Vorming (AMV) blokfluitgroep. 7.10.1 Bij voldoende animo (minimaal 7 ) zal er een groep AMV met behulp van de blokfluit worden gestart. 7.10.2 De lessen vinden plaats in het verenigingsgebouw De Bestemming, indien nodig op de plaats van uitvoering. 7.10.3 De lessen zijn wekelijks een half uur. 7.10.4 Tijdens de schoolvakanties zijn er geen lessen. 7.10.5 Lesmateriaal ( bladmuziek en blokfluit) worden verstrekt door de vereniging. 7.10.6 De leden van de AMV blokfluitgroep hebben voorrang bij doorstroming naar de HarFa opleiding. 7.11 HarFa lessen. 7.11 1 Bij inschrijving voor de HarFa opleiding wordt gebruik gemaakt van het inschrijfformulier. 7.11.2 HarFa lessen kunnen alleen worden gevolgd door leden van de vereniging ( zie lidmaatschap 1.3 tot en met 1.5 ) 7.11 3 De HarFa lessen worden verzorgd door bevoegde docenten. 7.11 4 De lessen vinden in principe plaats in De Bestemming, in overleg met het bestuur kan daarvan worden afgeweken. 7.11.5 De lessen zijn in principe wekelijks. 7.11.6 Tijdens de schoolvakanties zijn er geen lessen. 7.11.7 De docent bepaalt welk lesmateriaal door de leerling moet worden aangeschaft. 7.11.8 Bij beëindiging van de HarFa opleiding wordt gebruik gemaakt van het mutatieformulier. 7.11.9 Extra bepaling inzake de HarFa opleiding: Gezien de kosten die de vereniging bijdraagt aan de HarFa opleiding, stelt het bestuur als eis dat de betrokken leerling bij het beëindigen van de HarFa opleiding zich voor twee jaar als actief lid aan de Hillegomse Harmonie Kapel bindt. In een lid zich niet aan bovenstaande bepaling 10
houdt en toch vroegtijdig vertrekt zal het bestuur de kosten van de verenigingsbijdrage alsnog evenredig doorbelasten, tot maximaal twee jaar. 7.12 Leerlingenorkest. 7.12.1 De HarFa docent bepaalt wanneer de leerling ver genoeg gevorderd is om deel uit te maken van het leerlingenorkest. 7.12.2 Het leerlingenorkest staat ook open voor aspirant leden waarvan het spelniveau nog onbekend is. 7.12.3 Het leerlingenorkest kan worden ondersteund door kapelleden. 7.12.4 De repetities vinden plaats in De Bestemming. 7.12.5 De repetities zijn volgens rooster in principe om de veertien dagen. 7.13 Kapel. 7.13.1. De repetities vinden plaats in De Bestemming indien nodig op de plaats van de uitvoering. 7.13.2 De repetities zijn wekelijks in principe op donderdagavond van 20.00 tot 22.00 uur, met een pauze van 21.00 tot 21,15 uur. 7.13.3 Tijdens de zomervakantie plusminus vier weken en in de laatste week van het kalenderjaar zijn er geen repetities 8 CONCERTEN, UITVOERINGEN, OPTREDENS 8.1 De Hillegomse Harmonie Kapel is een zittend orkest 8.2 De vereniging zal zoveel als mogelijk naar buiten optreden met een meerledig doel, te weten: 1. Het uitdragen van het plezier in het maken van muziek. 2. Het tonen (laten horen) van de resultaten van de wekelijkse repetities. 3. Het opluisteren van plaatselijke activiteiten. 4. Uitwisseling met andere muziekverenigingen / koren. 5. Meer bekendheid te geven aan de vereniging. 6. Haar inkomsten te vergroten. 7. Donateurs te werven en te behouden. 8. Sponsors te werven en te behouden. 9. Nieuwe leden aan te trekken. 9 INSTRUMENTEN 9.1 Alle leden die van de vereniging een instrument in bruikleen ontvangen of ontvangen hebben zijn verplicht daarvoor een bruikleencontract te tekenen. Minderjarigen worden vertegenwoordigd door hun wettelijke vertegenwoordigers. 9.2 In dit contract wordt de goede ontvangst erkend, alsmede de verantwoordelijkheid voor het instrument. 9.3 Reparaties aan een instrument van de vereniging worden alleen uitgevoerd na schriftelijke toestemming va het bestuur. 9.4 Bij het einde van het lidmaatschap moet het instrument worden ingeleverd en wordt deze inlevering vermeld op het bruikleencontract. 9.5 Verbruiksartikelen behorende bij het instrument, zoals rietjes, ragers etc. zijn voor eigen rekening. 10 BLADMUZIEK 10.1 De bibliothecaris is verantwoordelijk voor de bladmuziek. Hij draagt zorg voor uitgifte en inname van bladmuziek. 10.2 De leden zijn verplicht de bladmuziek, welke kosteloos in bruikleen wordt verstrekt, in goede staat te houden. 10.3 Bij beschadigingen of zoekraken van de bladmuziek is de vereniging bevoegd de cataloguswaarde daarvan in geld in rechte te vorderen. 11
11 UNIFORMEN VAN DE VERENIGING 11.1 De uniformen van de vereniging bestaan voor senioren uit een pantalon, een colbert en een strikje en voor junioren uit een pantalon, een vest, een trui en strikje. Zwarte schoenen en sokken alsmede een wit overhemd / blouse dient het lid zelf aan te schaffen. 11.2 Het dragen van eigen versierselen op of aan het uniform is niet toegestaan. Alleen door de Hillegomse Harmonie Kapel verstrekte onderscheidingen en of Koninklijke onderscheidingen mogen worden gedragen. Alle andere onderscheidingen in overleg met het bestuur. 11.3 Alle leden die van de vereniging een uniform in bruikleen ontvangen of ontvangen hebben zijn verplicht daarvoor een bruikleencontract te tekenen. Minderjarigen worden vertegenwoordigd door hun wettelijke vertegenwoordigers. 11.4 In dit contract wordt de goede ontvangst erkend alsmede het in goede staat houden van het uniform. 11.5 Reparaties en verstellen van het uniform gebeurt alleen in overleg met de kledingcommissie. 11.6 Bij het einde van het lidmaatschap is hij verplicht het uniform binnen veertien dagen, gestoomd, met bon van de stomerij bij het bestuur in te leveren. 12 VERENIGINGSGEBOUW 12.1 De vereniging stelt een commissie van beheer aan voor het beheer van het gebouw en de daarbij behorende inventaris, alsmede de bij het gebouw behorende tuin. 12.2 De commissie van beheer draagt zorg voor de baractiviteiten alsmede de netheid in en rond het gebouw. Daartoe stuurt zij een onderhoudscommissie en een barcommissie aan en verzorgt roosters voor bardienst en het schoonmaken van het gebouw. 12.3 De barcommissie draagt zorg voor de inkoop van benodigdheden van de bar en legt ten aanzien van deze inkoop verantwoording af aan de penningmeester. 12.4 De commissie van beheer ziet toe op de verhuur van het gebouw. Zij hanteert hiervoor een huurcontract. 12.5 Alle personen die van de commissie van beheer sleutels van het gebouw in bruikleen hebben, zijn verantwoordelijk dat deze niet verloren gaan of in verkeerde handen komen en ondertekenen daartoe een sleutelcontract. 12.6 Elk lid dat het gebouw betreedt is mede verantwoordelijk voor de eigendommen van de vereniging, dat zij in goede staat blijven en dat zij niet verdwijnen. 12.7 Elk lid is verantwoordelijk voor zijn gedrag in of rond het gebouw. Zijn gedrag dient daar correct te zijn en niet aanstootgevend. 12.8 Tijdens de repetities en of lessen wordt er niet gerookt. 12.9 Ieder lid, bij minderjarigen zijn wettelijke vertegenwoordigers, dient er voor te zorgen dat het gebouw correct wordt gebruikt. 12.10 Het schoonmaken van het gebouw: Alle leden hebben volgens een op te stellen rooster de verplichting hierin te participeren. 13 WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT 13.1 Wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts geschieden op grond van een besluit van de ledenvergadering, genomen met tweederde meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. 13.2 Het bepaalde in artikel 3 van de statuten is hierbij van overeenkomstige toepassing 13.3 In alle gevallen waarin de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur, of in hoogste ressort de algemene ledenvergadering. 13.4 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op: 13 maart 2003 Wijziging van dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de algemene ledenvergadering op: 17 april 2008. 12