HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE Algemeen In het huishoudelijk reglement van Muziekvereniging Excelsior staan bepalingen en regels als aanvulling op de statuten van de vereniging. Statuten en huishoudelijk reglement In de statuten die op 28 mei 1985 bij notariële akte zijn opgemaakt, staan alle grondslagen vermeld op basis waarvan Muziekvereniging Excelsior bestaat. Aangezien de statuten niet altijd relevant zijn voor de dagelijkse gang van zaken, worden sommige bepalingen uit de statuten nogmaals (vereenvoudigd) verwoord in het huishoudelijk reglement. Kort gezegd staat in het huishoudelijk reglement beschreven wat het lidmaatschap van Muziekvereniging Excelsior praktisch inhoudt. Verder worden enkele onderwerpen gedetailleerd uitgewerkt. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die afwijken van of in strijd zijn met de bepalingen van de wet of statuten, tenzij de afwijking door de wet of de statuten wordt toegestaan. (artikel 23, lid3 van de statuten) Van bestuur en leden wordt verwacht dat ze handelen volgens de voorgeschreven regels in de statuten en het huishoudelijk reglement. 1. Verenigingsjaar Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. 2. Lidmaatschap 2a: aanmelding Aanmelding als lid gebeurt schriftelijk bij het secretariaat via het inschrijfformulier. Na aanmelding zijn de rechten en plichten van/voor leden, zoals beschreven in dit huishoudelijk reglement, van toepassing. Contributie wordt betaald vanaf de 1 e maand volgend op de aanmelding. Na aanmelding ontvangt elk lid het huishoudelijk reglement en overige relevante informatie van de vereniging. Leden onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van ouders en/of verzorgers. 2b: Contributie en bijdragen De leden zijn contributie verschuldigd. De contributie heeft statutair een jaarlijks karakter. De contributie dient per maand te worden voldaan en wordt rond de 25 e van de maand, na een afgegeven incassomachtiging, automatisch geïnd door de penningmeester. Leden die via de vereniging les krijgen, betalen naast de contributie ook lesgeld. Het stoppen van de lessen gebeurt in overleg met de opleidingscoördinator en wordt schriftelijk bevestigd. Voor het stopzetten van de betaling van de lesgelden wordt een opzegtermijn van 1 maand gehanteerd. Indien binnen één gezin meer dan 2 schoolgaande, niet werkende gezinsleden lid zijn van de vereniging is vanaf het 3 e schoolgaande, niet werkende lid geen contributie verschuldigd. HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE PAGINA 1 VAN 5
De door de leden te betalen contributie wordt, indien nodig, door de Algemene Ledenvergadering herzien. Het lesgeld daarentegen wordt jaarlijks door het bestuur bepaald op basis van de werkelijke kosten. 2c: jubilea Als een lid 12,5 jaar lid is van Muziekvereniging Excelsior, wordt tijdens de Algemene Ledenvergadering de zogenaamde Excelsior -speld uitgereikt. Is een lid 25, 40, 50, 60 jaar of langer lid dan geldt het KNMO jubileareglement en worden hiervoor de bijbehorende versierselen aangevraagd en tijdens de (jaarlijkse) uitvoering overhandigd. Voor de bepaling van een officieel jubileum wordt gerekend de duur van het (huidige) lidmaatschap bij Muziekvereniging Excelsior plus het lidmaatschap bij een andere vereniging, mits die vereniging aangesloten is bij de landelijke muziekbond. Het lid is zelf verantwoordelijk na te gaan of het jaar van lidmaatschap bij Excelsior correct is (op basis van het ledenoverzicht dat elk jaar wordt uitgereikt tijdens de Algemene Ledenvergadering). Bij opgave van nieuwe leden wordt navraag gedaan naar eerdere lidmaatschappen. 2d: ereleden Aan personen die door hun invloed tot de bloei van de vereniging bijdragen of hebben bijgedragen of zich anderszins ten behoeve van de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt, kan op voordracht van het bestuur door een algemene vergadering het erelidmaatschap worden aangeboden. Ereleden zijn geen contributie verschuldigd. 2e: einde lidmaatschap Het lidmaatschap eindigt door opzegging door het lid, door opzegging/ontzetting namens de vereniging of door overlijden van het lid. Een lid kan het lidmaatschap alleen schriftelijk bij het secretariaat opzeggen. Opzeggen van het lidmaatschap kan per maand, met een opzegtermijn van één kalendermaand. Wanneer een lid niet binnen de opzegtermijn alle verenigingseigendommen inlevert, kan het bestuur besluiten om de contributiebetaling te laten doorlopen tot aan deze verplichting is voldaan. 2f: overige bepalingen - Voor toelating van leden tot het orkest verwijst de vereniging naar het opleidingsprogramma. - Leden onder de 18 jaar hebben geen stemrecht. 3. Verenigingsactiviteiten Van ieder lid wordt verwacht dat hij of zij actief deelneemt aan de repetities, lessen, optredens en andere verenigingsactiviteiten. Daarnaast wordt van ieder lid verwacht dat hij/zij een actieve bijdrage levert aan de organisatie of uitvoering van één of meer verenigingsactiviteiten. Het niet bezoeken van een repetitie, les, optreden of activiteit, het later komen of het in de pauze verlaten van een repetitie, dient vooraf bij het bestuur of contactpersoon onder vermelding van reden bekend te zijn. Wanneer er schoolvakanties zijn, betekent dit niet automatisch dat de vereniging ook vakantie houdt. Het bestuur informeert vooraf wanneer een repetitie of les, om wat voor reden dan ook, komt te vervallen. HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE PAGINA 2 VAN 5
4. Verenigingseigendommen 4a. Verdeling De vereniging heeft eigendommen die aan de leden in bruikleen worden gegeven: - Instrument - Muziekstukken - Uniform/kleding Deze eigendommen worden beheerd en uitgegeven door verschillende contactpersonen binnen de vereniging. Deze contactpersonen zijn ook het eerste aanspreekpunt bij vragen of opmerkingen. 4b. Instrumenten Ieder lid krijgt een instrument in bruikleen van de vereniging, inclusief koffer of hoes en evt. benodigde dempers. Overige benodigdheden die niet zijn verstrekt betaalt het lid zelf, tenzij andere afspraken zijn gemaakt met de penningmeester. Hierbij wordt het volgende onderscheid gemaakt: - Muzieklessenaar, lesboeken, ventielolie, vetten e.d. worden door de leden zelf aangeschaft. - Eventueel aanvullende kledingstukken voor optredens worden door de leden zelf aangeschaft. - Saxofoonrietjes worden tot een bepaald maximum per jaar vergoed, in overleg met de penningmeester. Als een lid een eigen, niet door de vereniging beschikbaar gesteld instrument gebruikt, dan kan het onderhoud van het instrument via de vereniging geregeld en betaald worden. Dit gaat in overleg met de beheerder van het instrumentarium van de vereniging. 4c. Gebruik Leden zijn verplicht voor de hun in gebruik gegeven eigendommen de nodige zorg te dragen en de aan die eigendommen (of delen ervan) veroorzaakte schade (of vermissingen) aan de vereniging te vergoeden. Het is de leden niet toegestaan in het openbaar het instrument van Excelsior" te bespelen buiten optredens van Excelsior, tenzij toestemming van het bestuur is verkregen. 4d. Verzekering De leden worden geacht de eigendommen van de vereniging thuis mee te verzekeren in de eigen inboedelverzekering. Van, naar en tijdens de repetities en optredens van de vereniging vallen de eigendommen onder de WA/reisongevallenverzekering van de vereniging. Deze verzekering is alleen voor schade buiten de schuld van het lid zelf. 4e. Inleveren Een lid dat, om welke reden dan ook, ophoudt lid te zijn van de vereniging, verliest elk recht en aanspraak op de eigendommen van de vereniging. Alle door de vereniging in bruikleen gegeven eigendommen dienen in dat geval bij de contactpersonen schadevrij en compleet te worden ingeleverd. HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE PAGINA 3 VAN 5
5. Bestuur en organisatie 5a: bestuurssamenstelling Het bestuur bestaat uit minimaal 5 en maximaal 9 leden. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Daarnaast zijn er maximaal 6 algemeen bestuursleden met een nader te bepalen portefeuille. Van de overige bestuursleden wordt de functieverdeling binnen het bestuur bepaald. 1 5b: aan- en aftreden van bestuursleden De bestuurders worden door de Algemene Ledenvergadering uit de leden van de vereniging benoemd. Tijdens de ALV treden er één of meer bestuursleden af, waarbij elk bestuurslid eens per drie jaar aftredend en in principe herkiesbaar is. Bij tussentijds aftreden wordt de bestuursfunctie tijdens de ALV ingevuld. De aftredende bestuursleden worden bekendgemaakt in de uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering. Stemming over herverkiezing wordt alleen en schriftelijk gehouden bij aangemelde tegenkandidaten. De vergaderstructuur van de vereniging is als volgt: - Jaarlijks Algemene Ledenvergadering (alle leden) aan het begin van het kalenderjaar. - Incidentele Algemene Ledenvergadering (alle leden) indien gewenst te beleggen op last van het bestuur of de leden. - Bestuursvergadering (alleen bestuursleden) t.b.v. de dagelijkse gang van zaken; frequentie wordt door het bestuur bepaald. 5c: bestuursfuncties - Voorzitter De voorzitter houdt zich bezig met het beleid binnen de vereniging, leidt de (leden)vergadering en tekent met de secretaris en/of penningmeester alle belangrijke stukken van de vereniging. Bij afwezigheid van de voorzitter vervult een ander bestuurslid de voorzittersfunctie. - Secretaris De secretaris is het in- en externe aanspreekpunt van de vereniging. Hij/zij houdt aantekeningen bij van al wat in de vereniging plaatsvindt en brengt jaarlijks in de Algemene Ledenvergadering verslag uit over de gebeurtenissen en activiteiten van de vereniging in het afgelopen jaar. Verder houdt de secretaris een ledenlijst bij die voor de leden ter inzage ligt. Hierop worden de voor de vereniging relevante gegevens van de leden opgenomen. - Penningmeester De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. Hij/zij maakt jaarlijks een begroting en een jaarrekening en legt die namens het bestuur aan de Algemene Ledenvergadering voor. - Algemeen bestuurslid Algemeen bestuursleden zijn verantwoordelijk voor een eigen portefeuille en ondersteunen het dagelijks bestuur bij het bepalen van het verenigingsbeleid. 5d: commissarissen Voor diverse praktische werkzaamheden voor de vereniging kunnen elk jaar door het bestuur commissies worden ingesteld. In elke commissie wordt een contactpersoon voor het bestuur benoemd (de commissaris). Deze contactpersoon wordt uitgenodigd voor het bijwonen van relevante bestuursvergaderingen. 1 Volgens de statuten worden binnen het bestuur ook een vice-voorzitter en een bibliothecaris aangewezen. Het bestuur zal formeel aan deze verplichting voldoen, maar kan besluiten om de uitvoering van deze taken buiten het bestuur te beleggen. HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE PAGINA 4 VAN 5
5e. Contactpersonen Naast bestuur en commissies zijn er diverse contactpersonen binnen de vereniging, die het eerste aanspreekpunt zijn voor een bepaald onderwerp. Een overzicht van deze contactpersonen wordt door de secretaris verspreid, en is ook op de website terug te vinden. 6. Uniformering De uniformering van de vereniging bestaat tijdens binnenoptredens uit: - A-orkest, Slagwerkgroep: Heren: zwart overhemd, zwarte pantalon, zwarte sokken en zwarte schoenen. Dames: gepaste zwarte concertkleding, zwarte panty s, zwarte schoenen. Leden zorgen zelf voor geschikte concertkleding. Per optreden kan een gekleurd accessoire toegevoegd worden. - B-orkest, Slagwerkkids: Excelsior - t-shirt. Leden zorgen zelf voor een donkerblauwe spijkerbroek en zwarte schoenen en sokken. De uniformering van de vereniging bestaat tijdens buitenoptredens uit: - A-orkest, Slagwerkgroep, blaaskapel: Excelsior -windjack. Leden zorgen zelf voor een zwarte pantalon, zwarte sokken en zwarte schoenen. Er kan bij een optreden van de voorgeschreven uniformering worden afgeweken. Eventuele wijzigingen in de uniformering worden door het bestuur meegedeeld. Het windjack dient bij inlevering in goede staat te zijn. Indien dit niet het geval is worden hiervoor kosten in rekening gebracht. 7. Donateurs Donateurs zijn zij die de vereniging steunen met een éénmalige of jaarlijkse bijdrage. De minimumbijdrage is 5,00. Aan het donateurschap kunnen geen rechten m.b.t. het lidmaatschap van de vereniging worden ontleend. 8. Huishoudelijke reglement Wijzigingen van het huishoudelijk reglement worden door het bestuur voorgelegd aan de leden, uiterlijk een week voor de Algemene Ledenvergadering waar de voorgestelde wijzigingen worden besproken. Voor een bindend besluit is een meerderheid van 2/3 van de aanwezige leden nodig. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop de Algemene Ledenvergadering hieraan haar goedkeuring heeft gegeven. Van ieder lid wordt verwacht dat hij of zij op de hoogte is van de regels binnen de vereniging, zoals verwoord in dit huishoudelijk reglement. Het bestuur houdt zich het recht voor maatregelen te treffen indien leden t.a.v. dit reglement in gebreke blijven. Ingeval het reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Getekend bij goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering Westenholte, d.d. 1 februari 2017 Gerard Klaassen - voorzitter Geertje Wijbenga - secretaris HUISHOUDELIJK REGLEMENT MUZIEKVERENIGING EXCELSIOR WESTENHOLTE PAGINA 5 VAN 5