Van: Jan Netelbeek Versie: 14 maart 2012 Projectplan voor digitalisering van NGV verzamelingen. Het doel van dit project is het mogelijk te maken om verzamelingen van de NGV (op papier) digitaal op te slaan en beschikbaar te stellen op internet via de NGV website. Het project is gestart oktober 2012. De vrijgave van het systeem is naar verwachting midden 2013. Tot en met de vrijgave vallen de activiteiten onder verantwoordelijkheid van de projectgroep. Na vrijgave is het project beëindigd en vallen productieactiviteiten (scan / controle scan / indexeren / controleren / onderhoud, aansturen VC vrijwilligers) onder verantwoordelijkheid van het VC Dit document geeft in grote lijnen aan wat het digitaliseringsproject omvat. Verantwoordelijkheden Het project wordt direct aangestuurd door het HB via de portefeuillehouder IT groep (J. Netelbeek). Projectleider is Bas Lems (Peter Bedeker). Zij geven algemene ondersteuning aan de projectdeelnemers en organiseren de projectvergaderingen (meestal iedere woensdag). Verder zijn van deze groep lid: 1. Jan Lohmeijer (procedures binnen het VC voor het scannen van de documenten, het werven en instrueren van vrijwilligers) 2. Dolf Houtman (richtlijnen indexeren, registreren vrijwilligers en rechten toekenning, bediening scanner) 3. Ronald Kok (procedures voor het scannen en controleren van scans, opslag/backup scans op NAS en NAS inrichting, bediening scanner, verbinding met internet) 4. Joop Kuijntjes (procedures voor transfer scans van NAS in het VC naar de NGV internetserver bij IAF in Enschede, inrichting nieuwe webserver bij IAF) 5. Gert Telman (huisvesting scan-omgeving, vertegenwoordiging VC-directeur) 6. Jan Netelbeek (webapplicaties voor indexeren/controleren/onderhoud, migratie van de applicatie naar de nieuwe webserver) 1
Activiteiten Het project betreft de volgende activiteiten: Inrichten van het VC om grote hoeveelheden documenten te kunnen scannen Inrichten van de NGV webserver om grote hoeveelheden scans te kunnen opslaan. Verbetering van de datacommunicatie bandbreedte tussen VC en NGV webserver (IAF Enschede) Overgang naar een nieuwe database structuur voor de NGV collecties op de NGV webserver Verdere ontwikkeling van de webapplicatie (indexeren, zoeken, onderhoud van de database via internet). Rechtenstructuur opzetten voor toekenning van machtigingen aan gebruikers voor activiteiten binnen de digitalisering Het maken van handleidingen voor het scannen (Fujitsu scanner), controleren scans, vrijgeven van scans Uitvoeren van pilot (hierin moeten verschillende documenttypes worden getest) Evaluatie, vrijgave voor uitrol Uitrol (werving, instructie, begeleiding van vrijwilligers). Onder verantwoordelijkheid van het VC. Vorming supportgroepje voor introductie van de digitaliseringactiviteiten bij de afdelingen 2
Planning/Voortgang Het grootste deel van de activiteiten is uitgevoerd. De pilot is gestart en op dit moment wordt er getest met de verwerking van rouwkaarten. Dit gebeurt op dit moment nog op de huidige webserver. Deze heeft echter te weinig opslagcapaciteit om de grote toelevering van scans te kunnen verwerken. Daarvoor is de nieuwe webserver absoluut noodzakelijk. De nieuw webserver wordt op dit moment getest en is naar verwachting in april 2013 klaar voor gebruik. De pilot zal naar verwachting t/m de zomer duren. In het najaar 2013 kan worden gestart met de uitrol. Op dat moment kunnen ook andere afdelingen met deze opzet meedoen. Afdelingen zullen hun eigen scans kunnen uploaden naar de NGV webserver en ook de verdere verwerking in eigen hand houden. De afdelingen zullen dus hun eigen groep mensen hebben voor het scannen, indexeren, controleren en onderhoud. Om dit in goede banen te leiden zal er centraal een supportgroepje moeten worden gevormd. Na evaluatie met een positieve resultaat kan begonnen worden met de uitrol.voorbereidende activiteiten kunnen natuurlijk al eerder worden gestart. 3
Inrichten van het Verenigingscentrum Het VC moet worden voorbereid om grote hoeveelheden documenten te kunnen scannen Dat betekent voor de infrastructuur in het VC: Verbeteren van lokale netwerk van het VC (vervanging oude onderdelen) Verbeteren van de koppeling (lijnsnelheid) tussen het VC en internet Aansluiten van een apparaat voor de opslag van grote hoeveelheden data (een NAS = Netwerk Attached Storage) Aanmaken voor de procedures voor het uploaden van gescande documenten Aansluiten van een scanstation (PC met scanner). Eventueel ook aansluiting van een camera voor foto-scans. Organisatorisch betekent dit in het VC: Keuzes maken welke verzamelingen worden gescand (VC/Collectiebeheer/HB), de prioriteit en wanneer Een plan te maken voor de overgang van de indexen (onder Filemaker) van een aantal verzamelingen naar de centrale database van de NGV webserver Samenstellen van een kleine groep vrijwilligers van het VC die ervaring moeten opdoen in het scannen en de verdere verwerking van gescande documenten (indexeren en onderhoud). Daarbij zullen ook aanpassingen in de webapplicatie worden gedaan n.a.v. de ervaringen van deze groep. Procedures maken voor het scannen van documenten Instructies maken voor vrijwilligers die gaan indexeren via internet Instructies maken voor de vrijwilligers die onderhoud gaan plegen op de collecties op internet Werving van personen (in de omgeving van Weesp) die kunnen scannen Werving van personen (landelijk) die willen indexeren De inrichting van een scanomgeving is niet alleen voorbehouden aan het VC. Ook op andere plaatsen kan gescand worden, bijvoorbeeld bij de afdelingen. Voor het scannen zullen richtlijnen worden aangegeven (resolutie/type bestand). In principe hoeven alleen de scans te worden aangeleverd en wordt indexering via de nieuwe standaard op internet uitgevoerd door vrijwilligers die de afdeling heeft geworven. De procedures zijn echter hetzelfde als voor scans die uit het VC komen. Voor het testen van de afdelingsomgeving is het noodzakelijk dat er een afdeling zich opgeeft om mee te doen in de tests. 4
Aanpassen van de NGV webserver De huidige webserver staat bij de internet provider IAF in Enschede. De NGV heeft daar een dedicated webserver die inmiddels verouderd is en voor de opslag van grote hoeveelheden scans niet geschikt is. De volgende activiteiten liggen bij de IT-groep: Aanvragen van een (nieuwe) offerte bij IAF voor een zwaardere server Inrichten van deze nieuwe server als schaduw van de actuele server Aanpassen webapplicatie voor PHP versie 5 Aanpassen van de webapplicatie voor indexeren en databaseonderhoud (n.a.v. ervaringen van de VC-testers) Communicatieplan Vanaf maart zullen regelmatig artikeltjes te vinden zijn op de website en in Gens Nostra die de voortgang van het project vermelden. Webmasters zullen via de webmasterbrief (in maart en mei) technische informatie krijgen over de mogelijkheden voor de afdelingen. Daarnaast wordt overwogen om een webmasterdag te organiseren in de maand oktober 2013. Annoncering van deze faciliteit kan ook breeduit naar collega-organisatie worden gegeven (Aktie voor PR?). Projectnaam bedenken (à la Vele Handen ) 5