Certificering op de CO 2 -prestatieladder Rexel Nederland B.V. 2013 It s easy to be green at work 1
Inhoud blz. 1. Inleiding 3 2. Doelgroepen 4 2.1 Intern 4 2.2 Extern 4 3. Middelen 5 4. Organisatie 7 2
1 Inleiding Het doel van dit communicatieplan is het ondersteunen van de certificering op de CO 2 prestatieladder. Daarnaast willen wij met dit plan de bewustwording van interne en externe partijen betreffende de CO 2 uitstoot van Rexel Nederland B.V. vergroten. Dit document geeft een beschrijving hoe de communicatie ter bevordering hiervan intern en extern is opgezet. De doelstellingen en doelgroepen worden beschreven en de daarvoor benodigde middelen. Als laatste zal beschreven worden hoe de organisatie hiervan is opgezeten wie verantwoordelijk is waarvoor. 3
1. Doelgroepen 1.1 Interne doelgroepen Zowel intern als extern zijn een aantal doelgroepen te benoemen die geraakt worden door dit communicatieplan. Er is een duidelijk onderscheid aan te geven in de groepen, op basis van de manier waarop wij deze mensen kunnen bereiken. 1. Rexel Group Parijs 2. MT Rexel Nederland B.V. 3. Medewerkers backoffice (hoofdkantoor en distributiecentra) 4. Medewerkers banners Rexel, Hagemeyer en Onexis 1.2 Externe doelgroepen Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: 1. Klanten banners Rexel, Hagemeyer en Onexis 2. Leveranciers 3. Concurrenten, vakpers en overige marktpartijen 1.2.1 Klanten Er is steeds meer vraag vanuit de klanten naar een CO 2 certificering van Rexel Nederland. Met name regionale en (inter)nationale installateurs worden zich steeds meer bewust van het belang hiervan. Het speelt daarom een grote rol bij bijvoorbeeld aanbestedingstrajecten. Dit heeft effect op alle banners. Rexel Nederland zet zich actief in voor duurzame toepassingen in de elektrotechniek. Dit betreft de promotie van slimme elektrotechnische oplossingen voor energiebesparing, door bijvoorbeeld het toepassen van LED-verlichting en spaarlampen, het gebruik van bewegingssensoren en speciale kabels, gebouw- en energiemanagementsystemen, zonnepanelen of geavanceerde domotica-oplossingen. Dit komt in nagenoeg alle uitingen richting externe partijen naar voren. Duurzaamheid is sinds 2012 zelfs onderdeel van de missie van de Rexel Group internationaal: Klanten over de hele wereld ondersteunen bij het creëren van toegevoegde waarde en efficiënter zaken doen, door een breed scala aan duurzame en innovatieve producten en diensten aan te bieden op het gebied van procesoptimalisatie, techniek en energiemanagement. 1.2.2 Leveranciers De leveranciers van Rexel Nederland zijn van belang bij het uitvoeren van het CO 2 beleid van Rexel Nederland. Zij dienen hierover geïnformeerd te worden en erbij betrokken te zijn. Uiteindelijk moeten zij zich aansluiten bij de doelstelling Rexel Nederland om het plan zo effectief mogelijk uit te kunnen voeren. Leveranciers zijn te onderscheiden in twee categorieën: Leveranciers van goederen Leveranciers van niet-goederen (diensten etc.) 4
1.2.3 Concurrenten, vakpers en overige marktpartijen Gezien het belang van de CO 2 ladder binnen de branche is het van belang dat concurrenten en marktpartijen een positief beeld creëren over Rexel Nederland op dit gebied. Via de website en persberichten worden zij op de hoogte gebracht van de vorderingen. 5
2. Middelen Voor het informeren van de doelgroepen, wordt verschillende middelen ingezet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe communicatie. 2.1 Interne communicatie Voor interne communicatie gebruikt men de volgende overlegorganen en/of middelen: 1. Mondeling bij managementteamoverleg 2. Mondeling bij personeelsvergaderingen 3. Digitaal, doormiddel van intranet en e-mailnieuwsbrieven 2.1.1 Managementteamoverleg Dit overleg vindt eens per maand plaats tussen het MT van Rexel Nederland B.V. In dit overleg wordt de certificering op de CO 2 -prestatieladder besproken en worden besluiten genomen over zowel interne als externe initiatieven hieromtrent. Verder wordt de voortgang van het bewustwordingsproces en de doelstellingen besproken. De reductiedoelstelling van branchegenoten en concurrenten worden in het managementoverleg besproken ter voorbereiding van de vaststelling van de reductiedoelstelling van Rexel Nederland B.V. Daarnaast is in dit overleg ruimte voor afstemming van de doelstellingen en de ambities rondom CO 2 -reductie. Voorzitter: CEO 2.1.2 Personeelsvergaderingen Deze vergaderingen vinden afzonderlijk en periodiek per afdeling plaats met de medewerkers van de desbetreffende afdeling In deze vergaderingen wordt de voortgang en status van het bewustwordingsproces en de doelstellingen betreffende CO 2 -reductie besproken. Naar aanleiding van de besluitvormingen rondom de interne en externe initiatieven wordt besproken welke acties worden geïnitieerd en door wie ze worden opgepakt. Dit is een goede mogelijkheid om het proces CO 2 -reductie en de CO 2 -prestatieladder op de agenda te houden. Voorzitter: manager afdeling 2.1.3 Digitaal - intranet Er zijn meerdere middelen beschikbaar om de medewerkers online te informeren en te attenderen op CO 2 -reductie. Het intranet is het belangrijkste interne communicatiemedium voor Rexel Nederland B.V. Hierop is een specifiek onderdeel ingericht over CO 2 -reductie. Hierbij kan men denken aan: Alle rapporten en plannen rondom CO 2 -reductie De huidige status van het proces De doelstellingen op het gebied van CO 2 -reductie Voortgang ten opzichte van de doelstellingen Besparingstips, zowel bedrijfsbreed als op operationeel- en persoonlijk niveau Projecten die zijn ingezet om reducties te realiseren 6
Een speciaal e-mailadres is beschikbaar voor alle vragen, ideeën en meldingen rondom dit onderwerp: co2@rexel.nl. 2.1.4 Digitaal e-mailnieuwsbrieven Elk kwartaal wordt vanuit de afdeling kwaliteit een e-mailnieuwsbrief naar alle medewerkers van Rexel Nederland B.V. gezonden, onder het motto: It s easy to be green at work. Deze e-mailnieuwsbrief is met name een update van de status en moet collega s nogmaals wijzen op de doelstellingen voor CO 2 -reductie. 2.2 Externe communicatie De externe communicatie verschilt per doelgroep. Er worden verschillende media gebruikt: 1. Internet a. Corporate: www.rexelnederland.nl/mvo b. Rexel: www.rexel.nl onder Actueel 2. Persberichten http://www.rexelnederland.nl/mvo/actueel 3. Klantenevents a. Rexel: regionale evenementen, waaronder Aspergedagen, thema Sunny Days b. Hagemeyer: regionale evenementen, waaronder Duurzaamheidsdagen 4. Mailings, hardcopy of e-mail (leveranciers): verzoek om opleveren cijfers CO 2 -uitstoot en informeren over voortgang. 7
2.3 Organisatie 2.3.1 Verantwoordelijkheden Namens Rexel Nederland BV is het MT verantwoordelijk voor het communicatieplan de inhoudelijke uitwerking en activiteiten die zijn benoemd in het communicatieplan. 2.3.2 Interne communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Managementteamoverleg 1 x per maand CEO Personeelsvergadering Periodiek en wisselend per Manager afdeling afdeling Intern magazine Tweemaandelijks Afdeling Marcom CO 2 -e-mailnieuwsbrief It s easy to be green at work Per kwartaal Afdeling Kwaliteit en Marcom Online Intranet Doorlopend Afdeling Kwaliteit en Marcom 2.3.3 Externe communicatie Activiteit Termijn Verantwoordelijke Corporate: www.rexelnederland.nl, tab MVO Doorlopend Afdeling Marcom Rexel: www.rexel.nl onder Actueel Doorlopend Afdeling Marcom Persberichten Doorlopend Afdeling Marcom Klantenevents Doorlopend Channel Marketing Manager Mailings, hardcopy of e-mail (leveranciers) Halfjaarlijks Afdeling Kwaliteit en Marcom 8