EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK Directoraat D Institute for Reference Materials and Measurements D.1 Site Management Administratieve Bijlage Raamovereenkomst voor kleine bouwwerken op het domein van de Europese Commissie JRC-IRMM, Geel, België OJ 2015/S 160-293150 on 20/08/2015 (Procedure no. JRC/GEE/2015/D.1/0072/OC)
Inhoudstafel 1. EVALUATIE PROCEDURE 3 1.1. FASE 1: UITSLUITING/SELECTIE 3 1.1.1. DE TOELAATBAARHEID VAN DE INSCHRIJVER OM DEEL TE NEMEN AAN DE PROCEDURE 3 1.1.2. ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT EN DE TECHNISCHE EN PROFESSIONELE CAPACITEIT 3 1.1.3. MODALITEITEN VAN HET BEWIJS 3 1.2. FASE 2: GUNNING 4 2. OPZET VAN DE AANBIEDING 4 2.1. INLEIDENDE BRIEF 5 2.2. VERKLARING OP EER 5 2.3. DOCUMENTEN EN INFORMATIE MET BETREKKING TOT DE SELECTIECRITERIA 5 2.4. TECHNISCHE AANBIEDING 5 2.5. FINANCIËLE AANBIEDING 5 2.6. ONTWERP-OVEREENKOMST (INCLUSIEF ALLE BIJLAGEN) 6 2.7. JURIDISCHE ENTITEIT EN DE FINANCIËLE IDENTIFICATIEFORMULIEREN 7 3. AFWIJZING VAN AANBIEDINGEN 7 2/7
1. EVALUATIE PROCEDURE Aanbiedingen ontvangen in overeenstemming met de indieningmodaliteiten van de aankondiging (volgens de inleidende brief van inschrijving) worden geëvalueerd volgens de procedure hieronder beschreven, die is verdeeld in twee fasen: uitsluiting / selectie van de kandidaten en de gunning van de opdracht. 1.1. FASE 1: UITSLUITING/SELECTIE Het doel van deze fase is: om de toelaatbaarheid van de inschrijver om deel te nemen aan de procedure te beoordelen, na verificatie uitgevoerd op de mogelijke gronden voor uitsluiting. de capaciteit van de inschrijvers te evalueren om deel te nemen aan de procedure, vanuit een economisch / financieel en een technisch / professioneel perspectief. Dergelijke toelaatbaarheid en de capaciteit zal worden beoordeeld aan de hand van de criteria hieronder beschreven. 1.1.1. DE TOELAATBAARHEID VAN DE INSCHRIJVER OM DEEL TE NEMEN AAN DE PROCEDURE Hierbij moet worden opgemerkt dat, in overeenstemming met punt III.2.1 van de aankondiging van de opdracht, de inschrijvers zullen worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure indien zij in een van de situaties zijn zoals bedoeld in de verordening zoals gedefinieerd in punt III.2.1 van de aankondiging van de opdracht. Deze situaties worden expliciet beschreven in de verklaring op eer op uitsluitingscriteria gevoegd bij de aanbestedingsdocumenten. 1.1.2. ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT EN DE TECHNISCHE EN PROFESSIONELE CAPACITEIT Deze capaciteit wordt beoordeeld op basis van: a) De economische en financiële criteria, vermeld onder punt III.2.2 van de aankondiging van de opdracht b) De technische en professionele criteria, vermeld onder punt III.2.3 van de aankondiging van de opdracht 1.1.3. MODALITEITEN VAN HET BEWIJS Voor de toepassing van de huidige aanbestedingsprocedure, inschrijvers dienen: a) Bij hun offerte, de verklaring op eer aangaande de uitsluitingscriteria toe te voegen. Deze dient volledig ingevuld, gedateerd en ondertekend te worden door de wettelijke vertegenwoordiger; 3/7
b) Bij hun offerte, documentatie te leveren om aan te tonen dat ze voldoen aan alle criteria zoals gespecifieerd onder punt 1.1.2 hierboven. De aanbestedende dienst aanvaardt geen kopieën, maar recente originele documenten of afschriften gewaarmerkt door de bevoegde autoriteit. Alleen de inschrijvers die volledig voldoen aan deze twee modaliteiten a) en b) kunnen in aanmerking komen in de gunningsfase. Indien de opdracht wordt gegund, dan moet de winnende inschrijver (contract waarde > 134.000 ) de ondersteunende documenten, zoals vereist in artikel 143 (3) van het Financieel Reglement en zoals beschreven in de verklaring op eer op uitsluitingscriteria, na ontvangst van een schriftelijk verzoek van het JRC-IRMM vóór ondertekening van het contract en op kort verzoek voorgelegd worden. Indien de winnende inschrijver deze bewijsstukken niet kan voorleggen, wordt zijn offerte niet weerhouden en zal het tweede beste aanbod weerhouden worden aan dezelfde voorwaarden. 1.2. FASE 2: GUNNING 1.2.1. LAAGSTE PRIJS Overeenkomstig punt IV.2.1 van de aankondiging van de opdracht zal er gegund worden aan de aanbieding die: volledig voldoet aan de technische specificaties; de laagste prijs heeft. Bij de prijsvergelijking zal het JRC-IRMM als volgt te werk gaan: De totaalprijs van elk hoofdstuk zal vermenigvuldigd worden met een factor zodanig dat de laagste prijs voor dit hoofdstuk gelijk is aan het voorziene budget. De verschillende gecorrigeerde totaalprijzen per hoofdstuk worden bij elkaar geteld tot een algemeen gewogen prijs, die voor de vergelijking van de offertes zal gebruikt worden. De offertes zullen op basis van de prijs in dalende lijn worden gerangschikt: de laagste prijs eerst, de tweede laagste prijs als tweede etc. Teneinde de rangschikking te bekomen, wordt de totale prijs (all inclusive) van de offerte enkel beoordeeld op voorwaarde dat de voorgelegde offerte volledig voldoet aan de vereisten van de technische specificaties. Hierin zijn eventuele prijzen voor opties niet inbegrepen. 2. OPZET VAN DE AANBIEDING Alle documenten moeten op elke bladzijde geparafeerd worden. Offertes dienen op de volgende manier gestructureerd te worden: 4/7
2.1. INLEIDENDE BRIEF Met duidelijke verwijzing naar het aanbod en de aankondiging van opdracht, ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger. De geldigheid van het aanbod dient duidelijk weergegeven te worden. 2.2. VERKLARING OP EER Zie 1.1.3. De verklaring op eer dient op elk blad te worden geparafeerd, ingevuld en getekend door een gemachtigd vertegenwoordiger van de inschrijver. 2.3. DOCUMENTEN EN INFORMATIE MET BETREKKING TOT DE SELECTIECRITERIA Zie 1.1.2. 2.4. TECHNISCHE AANBIEDING De technische offerte moet alle informatie bevatten die noodzakelijk is om te aan te tonen dat de offerte in overeenstemming is met alle technische specificaties. De technische specificaties moeten op elke bladzijde worden geparafeerd en ondertekend en afgestempeld op de laatste pagina. 2.5. FINANCIËLE AANBIEDING De inschrijver zal de volledige meetstaat invullen en er aandacht aan schenken dat geen van de prijzen mankeren (op boete van uitsluiting). De financiële offerte zal ook het totaal bedrag duidelijk invullen. De financiële offerte moet het beste aanbod presenteren voor alle opgegeven artikelen/items zoals gepresenteerd in de 'Financiële offerte/meetstaat" (Bijlage 4 van de Inleidende brief). Naast een elektronische versie (USB-stick), moet ook een gedrukte versie ondertekend en mee opgenomen worden in het aanbestedingsdossier. Een papieren versie van deze tabellen zal deel uitmaken van het contract in het geval van de gunning van de opdracht zijn. Het is sterk aanbevolen dat de inschrijver de meetstaat die voorgesteld wordt door de aanbestedende dienst, hiervoor gebruikt en toevoegt aan de offerte. Gelieve te noteren dat voor verschillende werken, verschillende tarieven kunnen worden toegepast naar gelang de omvang van het uit te voeren werk. De omvang wordt bepaald op basis van de bestelling (ook al bevat de bestelling verschillende kleine werken). De aanbestedende dienst zal waar mogelijk meerdere kleine werken groeperen in dezelfde bestelbon. De totale som van de werken zullen in beschouwing worden genomen v.w.b. de facturatie. Dat wil zeggen dat de omvang van de bestelling het toegepaste tarief bepaalt. 5/7
Dit betekent dat bijvoorbeeld voor vloeren en in het bijzonder het voorbereiden van de ondergrond met egaline met betrekking tot een oppervlakte van 75 m²: eerst de eenheids prijs wordt aangerekend van de post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (minder dan 5 m²)' = 5 x eenheidsprijs post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (minder dan 5 m²)'; dan de prijs van de post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (tussen 5 m² en 50m²)' = 45 x 5 x eenheidsprijs post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (tussen 5 m² en 50m²)'; En dan de prijs van de post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (meer dan 50 m²)' = 25 x 5 x eenheidsprijs post 'voorbereiden van de ondergrond met egaline (meer dan 50 m²)'. Inschrijvers moeten alle gele velden in de "Financiële Offerte/Meetstaat" invullen. Belangrijke opmerkingen: De inschrijver moet een prijs voor elk van de in de lijst genoemde artikelen/items opgeven. Inschrijvers niet op alle in deze tabel vermelde artikelen/items een prijs opgeven kunnen niet in aanmerking genomen worden. Prijzen zijn in Euro (exclusief BTW) en kunnen worden gegeven tot 2 decimalen. Als er geen prijs wordt gevraagd voor een specifiek artikel/item, moet 0,00 euro worden opgegeven. Met de totale prijs voor de werkzaamheden zal rekening worden gehouden in de gunningsfase, zoals beschreven onder punt 1.2 hierboven. 2.6. ONTWERP-OVEREENKOMST (INCLUSIEF ALLE BIJLAGEN) Het contract dat met huidige procedure beoogd wordt, is een raamcontract "in cascade". Het concept raamcontract houdt in dat de beschreven werken onder dit contract onderwerp zullen zijn van aparte bestellingen (bestel bon) die gedurende de looptijd van het raamcontract (maximum 4 jaar) zullen worden geplaatst. Enkel een aanvaarde bestelling leidt tot uitvoering van werken onder dit contract. Met "cascade" wordt bedoeld dat de verschillende inschrijvers, op basis van hun financiële offerte (indien deze volledig voldoet aan de technische vereisten zoals voorzien in de Technische Specificaties aangehecht aan de aanbestedingsdocumenten), zullen worden gerangschikt. Dit wil zeggen dat de inschrijver met de laagste totaalprijs als eerste zal worden gerangschikt, de tweede laagste als tweede etc. Bij een specifieke opdracht zal de eerste gerangschikte contractant worden gecontacteerd voor de uitvoering van de werken in kwestie. Indien deze niet beschikbaar is voor dat werk, dan zal de tweede gerangschikte contractant worden gecontacteerd en zo verder. Ontwerp raamcontract: Ingevuld, geparafeerd op elke pagina en getekend door een bevoegd vertegenwoordiger. Bijlage I: Technische Specificaties: geparafeerd op elke pagina en getekend door een bevoegd vertegenwoordiger. 6/7
Bijlage III: Lijst van officiële vakantiedagen op het JRC-IRMM voor 2015-2016: geparafeerd; Bijlage IV: Voorschriften voor personeel van externe bedrijven op het JRC-IRMM: geparafeerd; Bijlage V: Model Bestelbon: geparafeerd; Bijlage VI: Conformiteitscertificaat: geparafeerd; 2.7. JURIDISCHE ENTITEIT EN DE FINANCIËLE IDENTIFICATIEFORMULIEREN Deze formulieren dienen te worden ingevuld, afgestempeld, geparafeerd op elke pagina en getekend door een bevoegd vertegenwoordiger. 3. AFWIJZING VAN AANBIEDINGEN De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om aanbiedingen af te wijzen die: niet worden ingediend in overeenstemming met de in de modaliteiten zoals gespecifieerd in de inleidende brief; niet voldoen aan de uitsluitings- en selectiecriteria; niet voldoen aan de technische specificaties, deze administratieve bijlage of met de ontwerp-overeenkomst; een onvolledige of inconsistente financiële aanbieding bevatten. 7/7