Inhoudelijke verantwoording voor de begeleidingsopdracht van Crucea Alb-Galbena Buzau Jaar 1: periode 01.07.2017 30.06.2018 15 mei 2018 Brussel Inleiding Op 4 juli 2017 werd een nieuw partnerovereenkomst afgesloten tussen Crucea Alb-Galbena (CAG) Buzau, Provinciebestuur Oost-Vlaanderen, Departement Buzau en het Wit-Gele Kruis (WGK) van Vlaanderen (zie verder). Dit maakt de begeleiding van CAG Buzau mogelijk voor de periode van juli 2017 tot juni 2019 (met een laatste rapportering in mei 2020). De verlenging van de vorige overeenkomst was nodig, nadat duidelijk werd dat CAG Buzau alsnog verdere begeleiding en ondersteuning vereiste om hun werking voort te kunnen zetten. De nieuwe overeenkomst kwam op een moment waarop de verzelfstandiging van CAG Buzau stilaan een goede kant begon uit te gaan. WGK Vlaanderen heeft hierbij steeds kunnen rekenen op een jaarlijkse subsidie van Provincie Oost- Vlaanderen (op basis van een in te dienen actieplan) voor de versterking van de beheerscapaciteit van CAG Buzau en de versterking van het samenwerkingsverband van thuiszorgafdelingen in Roemenië. Deze subsidie wordt vanaf 2017 voor een periode van 3 jaar verlengd en zal een afbouwend karakter kennen. We zijn ervan overtuigd dat de verdere begeleiding gedurende deze 3 jaren dit verzelfstandigingstraject van CAG Buzau ten goede zal komen. De afspraken die in deze overeenkomst opgenomen worden, zullen ertoe leiden dat de begeleiding efficiënter zal verlopen, de communicatie beter zal gaan en dat de activiteiten van de organisatie met het zicht op de toekomst gepland worden. De begeleiding bestaat uit het ter plaatse opvolgen van de financiële en de organisatorische werking van CAG Buzau, het ondersteunen van de opmaak en uitwerking van het strategisch beleid en het omzetten van dit beleid in concrete jaarplannen. Waar nodig wordt ondersteuning geboden bij het opnemen van contact met regionale en nationale overheden binnen de gezondheidszorg en de ziekteverzekering in Roemenië in functie van de steeds betere realisatie van de doelstellingen van de organisatie. Raadgeving op afstand, via e-mail, en binnenkort ook videoconference, behoort tevens tot de mogelijkheden. Tot slot mag het belang van permanente beschikbaarheid voor motiverende coaching en positieve bijsturing niet onderschat worden. Voor het eerste jaar wordt hier de inhoudelijke verantwoording voorgelegd voor de periode van het eerste jaar, zoals gevraagd in de nieuwe overeenkomst. 1
Belangrijkste aandachtspunten Na de doorlichting van het financieel, organisatorisch en bestuurlijk beheer van Crucea Alb Galbena Buzau voor de periode van juli 2017 tot mei 2018, worden volgende aanbevelingen meegegeven: Er werd geen aanvraag meer ingediend op financiering via Loi 34. Een belangrijke inkomstenbron valt hierdoor weg. De belangrijkste aanbeveling luidde om de weggevallen financiering elders te zoeken. Hun voorstel om een gefinancierde samenwerking aan te gaan met lokale gemeentebesturen om hun werking uit te breiden in deze satellietdorpen blijkt een goed alternatief. Hier moet in de toekomst verder werk van gemaakt worden. Positieve resultaten na een audit van de nationale verzekeringsinstelling CASA. CAG moet verder inzetten op kwaliteitsvolle zorgverlening. De loonkosten van de verpleegkundigen blijven garanderen na de nieuwe loonsverhoging in 2017. Het is belangrijk de huidige financiële, organisatorische en bestuurlijke werking te blijven evalueren en bij te sturen. We deden dit met de drie personen die de audit eerder hebben uitgevoerd, Luc Bijnens als voormalig directeur van WGK Limburg en reeds vele jaren ervaring met CAG in Roemenië en inmiddels bestuurder van CAG Buzau, Hendrik Van Gansbeke als algemeen coördinator WGK Vlaanderen en Irina Dumitrescu van WGK Vlaanderen. Het geeft meer mogelijkheden en zorgt voor continuïteit. Ondertekening nieuw akkoord, 4 juli 2017 Na de goedkeuring van het nieuwe akkoord door de Provincieraad werden de voorzitter van het Departement Buzau Emanoil Neagu, zijn secretaresse Ana Dobrescu, directeur CAG Buzau Cristina Vasile en hoofdverpleegkundige Stefania Alexandrica op 3 en 4 juli ontvangen in België. Op dinsdag 4 juli vond de ondertekening van het akkoord in het Gouvernementsgebouw in Oost- Vlaanderen plaats (cf. bijlage Partnerovereenkomst Buzau 2017-2019 (NL, FR, RO)). In het nieuwe akkoord werden afspraken opgenomen waardoor enerzijds de communicatie tussen de partijen moet vergemakkelijkt worden (met duidelijke deadlines), en waardoor anderzijds CAG Buzau handvaten aangereikt krijgt om verzelfstandiging te bereiken. We verwijzen hiervoor ook naar het auditrapport van 27 juli 2017. Begeleiding CAG Buzau 1) Financiële analyse Uit de financiële analyse (cf. bijlage Buzau Raport EVOL2; cf. bijlage Simulatie toekomst CAG Buzau) is duidelijk dat de financiering via Loi 34 in 2017 volledig weggevallen is, zoals men verwacht had. 2
Op het eerste zicht lijkt de financiering in 2017 lichtjes negatief: er zijn iets meer uitgaven dan inkomsten. Waar er vorig jaar een grote kost ingeschreven is voor de aankoop van nieuwe auto s en de bouw, is dit in 2017 vooral te wijten aan de gestegen loonkost. Als we dit bespreken met de collega s, wordt duidelijk dat de stijging van de inkomsten te wijten is aan extra sponsoring. Aangezien de sponsoring voor de bouw in de toekomst zal wegvallen, is het belangrijk verder in te zetten op een degelijke financiering met partners of instanties, vastgelegd in samenwerkingscontracten die liefst voor een langere periode afgesloten worden. In detail: CAG Buzau ontving in de afgelopen periode op lokaal niveau een financiering van 96.600 RON vanwege het Departement Buzau en 51.200 RON van het gemeentebestuur van Buzau. De inkomsten van CAS OPSNAJ zijn ten opzichte van 2016 weer toegenomen tot 38.690 RON in 2017, deze som bereikt hiermee echter een plafond en zal niet meer stijgen. Van de verzekeringskas CASA ontving CAG Buzau in 2017 241.193 RON, ten opzichte van 187.345 RON in 2016. Het Europees project Butonul Rosu heeft 53.017 RON opgebracht, een laatste som voor dit project dat op z n einde loopt. Van het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen ontvingen ze 59.774 RON, tevens een bedrag dat verder zal afnemen. In de simulatie werd vooropgesteld dat er een kleine som inkomsten zou zijn van het satellietproject. Deze inkomst moet met de tijd uitgebreid worden. Omdat de boekhoudkundige cijfers verschillen van het sjabloon dat bij deze begeleiding gebruikt wordt, is het moeilijk om een onderscheid te maken in inkomsten. Het bedrag dat CAG Buzau ontving in 2017 aan donaties is veel kleiner dan het voorbije jaar. We vroegen Cristina om de bedragen voor de auto s en de bouw uit elkaar te trekken. Na enkele herberekeningen bleek dat ze 78.770 RON sponsoring ontvingen voor de bouw en 105.541 RON voor het wagenpark in 2016. We raden Cristina aan om via samenwerkingsakkoorden voor een langere periode financiering te bekomen, gezien het precair aspect van donaties. Aan de kant van de uitgaven is de grootste verandering te merken bij de salarissen van de verpleegkundigen, waarbij er 491.131 RON in 2017 uitbetaald werd aan lonen. In vergelijking met 2016 zijn er minder kosten, zoals die van de bouw en de vernieuwing van het wagenpark, waardoor er in de nabije toekomst geen al te grote kosten meer zullen vallen. Het gebouw en wagenpark zal wel onderhouden moeten worden. CAG Buzau heeft 2017 afgesloten met een negatief resultaat: 762.531 RON inkomsten en 836.179 RON uitgaven. Het lopend saldo vangt dit op en brengt dit tot een positief jaarresultaat van 16.351 RON. Uit de simulatie (cf. simulatie CAG Buzau) wordt duidelijk dat de komende jaren heel wat financieringsbronnen zullen wegvallen en het dus een uitdaging wordt om de inkomsten minstens te kunnen handhaven. Het is belangrijk dat CAG Buzau dringend nieuwe financieringsbronnen aanspreekt om het resultaat terug positief te krijgen en om de kosten die 2017 met zich zal meebrengen te kunnen dekken. In de toekomst moet de financiering van o.a. het project in de satellietdorpen deze weggevallen financiering mee kunnen opvangen. 3
2) Nieuwe dienstverlening ( modules ) in satellietdorpen Na het wegvallen van financiering via Loi 34, heeft CAG ingezet op een samenwerking met satellietdorpen, om aldus bijkomend budget te vinden bij lokale overheden om de afnemende ondersteuningsbudgetten en de verwachte verliezen op te vangen. Een eerste dorp waar deze samenwerking succesvol uitgewerkt is, is Berca. Samen met de burgemeester is er een zorgkundige gevonden in deze gemeente die instaat voor hygiënische zorgen bij de CAG patiënten. Een verpleegkundige van Buzau komt wel nog bij de patiënten voor wondzorg. De zorgkundige wordt rechtstreeks door de burgemeester betaald, inclusief de wagen en het lokaal. Dit zijn kosten waar CAG voor vrijgesteld wordt. Daarnaast verspreidt de burgemeester ook het nieuws over de diensten van CAG bij andere lokale burgemeester, waardoor hij een lobby-functie opneemt voor hen. 3) Verhoging salarissen Een ander pijnpunt is de algemene verhoging (zelfs tot verdrievoudiging) van de salarissen in Roemenië, terwijl de financiering in de thuiszorg deze verhoging erg bemoeilijkt. Men probeert de salarissen te evenaren, maar dit is een moeilijk punt, gezien de precaire financiering. Anderzijds moet er, na afstemming met het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen en de leidinggevenden, nagegaan worden of men op lange termijn de lonen van de twee leidinggevenden van CAG Buzau navenant hun inspanningen kunnen verhogen. Thematische controle van de Nationale Verzekeringskas Casa Nationala de Asigurari de Sanatate (CASA) De nationale verzekeringsinstelling CASA heeft in 2017 alle thuiszorgorganisaties doorgelicht op fraude. CAG Buzau is hier met een uiterst positief resultaat en complimenten van de auditeurs 4
uitgekomen. Ze hebben op alle punten zeer goed gescoord. Volgens de collega s van CAG Buzau hebben de grote concurrenten van thuisverpleging zich teruggetrokken van de markt en bieden geen verzorgingen meer aan. Op deze manier zou er normaal gezien ruimte moeten zijn voor meer financiering voor CAG Buzau. Hier rest echter nog wat onduidelijkheid over. Tijdens de controle werden alle dossiers, documenten, telefoons, gps en van de wagens, laptops, etc, doorgenomen. Patiënten in zorg van CAG Buzau werden eveneens bevraagd naar hun ervaringen met betrekking tot de zorg. De controle werd uitgevoerd over de periode van de afgelopen 3 jaren. De conclusie van het rapport luidt als volgt: Na steekproefsgewijs de activiteiten van de aanbieder voor thuisverpleging te hebben nagekeken, volgen volgende zaken: De gecontroleerde aanbieder van thuisverpleging heeft de clausules van het contract betreffende het verzekeren van dienstverlening gerespecteerd, respectievelijk: er bestaan specifiek bewijzen, primaire documenten worden geregistreerd die de medische activiteit bewijst: datum en uur van zorgverlening, alsook de evolutie van de patiënt in diens gezondheidstoestand; De aanbieder communiceert via e-mail, telefoon (inclusief foto s), zowel met de voorschrijvende arts als de huisarts van de verzekerde, over diens gezondheidstoestand, wat bevestigd wordt in de patiëntenbevraging; De aanbieder vraagt de verzekeringskaart op; of de getrouwheidsverklaring van de verzekerde dat een geldigheid van 3 maanden kent voor zij die weigeren de kaart af te geven wegens religieuze redenen of gewetensredenen; of de getrouwheidsverklaring voor duplicaten van de verzekeringskaart, of documenten zoals voorzien in art. 223 alinea 1 uit Wet 95/2006 die gepubliceerd zijn met aanpassingen en aanvullingen. Na telefonische contacten met patiënten/wettelijke vertegenwoordigers, concludeert het auditteam volgende: De dienstverlening gebeurde volgens het voorschrift van de arts en volgens de beslissingen van CJAS Buzau; De begunstigde/wettelijk vertegenwoordiger ondertekent het zorgplan van de patiënt voor de ontvangen zorgen; De begunstigde/wettelijk vertegenwoordiger heeft zijn tevredenheid geuit wat de kwaliteit van de dienstverlening betreft; De verzekeringskaart wordt bij elk bezoek opgevraagd; De keuze voor aanbieder van dienstverlening gebeurde uit de lijst voorgelegd door CJAS Buzau. 5
De dienst van het gemeentebestuur Buzau heeft zich eveneens - onafhankelijk van deze audits teruggetrokken omwille van een wijziging in hun dienstverlening. CAG Buzau gaat nu de bespreking aan met de burgemeester, dhr. Constantin Toma, om deze zorgen over te nemen en aldus de vrijgekomen financiering te kunnen bekomen. Tijdens een bespreking op het gemeentebestuur op vrijdag 26 januari toonde de burgemeester zich alleszins geëngageerd om samen te werken en deze dienstverlening uit te besteden aan CAG Buzau (zie foto). Dit moet in de nabije toekomst echter nog nader besproken worden. Kantoren CAG Buzau Na de uitzetting uit de kantoren in het ziekenhuis, heeft CAG een lichte constructie kunnen plaatsen naast het ziekenhuis. De constructie heeft op zich laten wachten, maar begin 2018 heeft de verhuis definitief kunnen plaats vinden. De constructie bestaat uit een benedenverdieping en een bovenverdieping die als archief dienst doet. Het overgrote deel van het meubilair werd hen geschonken, alsook de printer en de koelkast. 6
Vooraanzicht gebouw Kitchenette Benedenverdieping Trap naar zolder Zolder Team 7
Conclusie Het samenwerkingsakkoord tussen CAG Buzau, Provinciebestuur Oost-Vlaanderen, Departement Buzau en WGK van Vlaanderen voor de periode 2017 2019 heeft alvast een goede start genomen. Na een moeilijke periode heeft CAG Buzau nieuwe moed gevonden in de samenwerking met de gemeente Berca en de nieuwe kantoren. Hoewel veel financieringsbronnen weggevallen zijn, blijft het team, met in bijzonder directeur Cristina Vasile, naarstig op zoek naar manieren om hun bestaan te garanderen. Het is voorlopig afwachten welke (financiële) impact de doorlichting van alle thuiszorgorganisaties zal hebben, met de hoop dat de vrijgekomen financiering in de richting van CAG Buzau zal komen. Het nieuwe samenwerkingsakkoord laat ons toe om de komende 3 jaren CAG Buzau van dichtbij te blijven ondersteunen, mee nieuwe financiering te zoeken en hun verzelfstandiging tot een goed eind te brengen. Met achtingsvolle groeten, Hendrik Van Gansbeke Algemeen coördinator hendrik.van.gansbeke@vlaanderen.wgk.be Irina Dumitrescu Verpleegkundig stafmedewerker irina.dumitrescu@vlaanderen.wgk.be Wit-Gele Kruis van Vlaanderen vzw Frontispiesstraat 8 bus 1.2 1000 Brussel T. 02-739 35 11 F. 02-739 35 99 info@vlaanderen.wgk.be www.witgelekruis.be 8