BIJNA 20 JAAR KWALITEIT BIJ DE KBVG, WAT IS DE VOLGENDE STAP? PRESENTATIE COMMISSIE TOETSING KWALITEIT Door H. Hollander RA, voorzitter CT 23-4-2019 1
Ontstaan Verordening KBvG Normen voor kwaliteit 2001 commissie kwaliteitshandboek. De organisatie moet op orde zijn en ingericht volgens het handboek. Start van onderzoek naar kwaliteitsnormen die extern getoetst kunnen worden. In 2007 introductie begrip Normen voor Kwaliteit In 2008 introductie en beschrijven van Best Practises voor Normen van Kwaliteit Zomer 2008 concept verordening naar Ministerie van Justitie, positief ontvangen. Keuze van KBvG van toetsen kwaliteit door externe auditoren. In de ledenraad wordt NvK op 17 december 2009 vastgesteld Normen voor Kwaliteit treedt na goedkeuring staatsecretaris Justitie per 1 juni 2010 in werking 23-4-2019 2
Kenmerken van de Kwaliteitsnormen De kwaliteitsnormen hebben betrekking op de toegankelijkheid, continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening, bekeken vanuit vier invalshoeken: (1) integriteit, (2) professionaliteit, (3) commerciële kwaliteit en (4) continuïteit van de onderneming. 23-4-2019 3
Eerste Commissie van 2010-2015: College Toetsing Gerechtsdeurwaarders CTG Het College Toetsing Gerechtsdeurwaarders voerde, in opdracht van de KBvG, beoordelingen uit in het kader van de Verordening KBvG Normen voor Kwaliteit. onafhankelijk en gedocumenteerd proces waarvoor door het college auditoren worden aangesteld. De door de auditoren in opdracht van de gerechtsdeurwaarders uit te voeren toetsingen worden vastgelegd in toetsingsverslagen, welke ter beoordeling dienen te worden voorgelegd aan het college Het CTG werd op 18 februari 2010 door de ledenraad benoemd. Het college erkende 11 auditoren. Het college had een eigen mandaat en opereerde onafhankelijk van het bestuur 23-4-2019 4
Commissie Evaluatie Kwaliteitsnormen Evaluatie 1 e periode van drie jaar van de Normen voor Kwaliteit en de CTG. Eind 2013 ingesteld. Ervaring met de Normen voor Kwaliteit evalueren Aanleiding 1: BFT gaat integraal toezicht uitvoeren, vraag of CTG in huidige vorm nog nodig was. Aanleiding 2: Doel is bestuur te adviseren toekomstig stelsel van Kwaliteitsnormen van toepassing op de leden van KBvG. In 2014 rapport van deze commissie: Oordeel of een lid voldoet aan de Normen komt bij auditoren te liggen Instellen Commissie Toetsing die de toetsverslagen van de auditoren beoordeelt. CT geeft vervolgens advies aan bestuur KBvG positief of negatief. Invoeren bezwaar/beroepsmogelijkheid Advies in overleg treden met BFT over de toetsingen ter voorkoming van dubbelingen In september 2015 stopte het College Toetsing Gerechtsdeurwaarders en startte een nieuwe commissie conform de aanbevelingen. 23-4-2019 5
Activiteiten van de CT: 2015 - heden Taken van de commissie Beoordelen van de toetsingsverslagen Advies geven aan het bestuur: positief, negatief of positief indien een voorwaarde is ingelost Ongevraagd/gevraagd bestuur of zaken NvK adviseren Daarnaast heeft de commissie het tot haar taak gerekend: - Huidige set Normen voor Kwaliteit en de bestpractises tegen het licht te houden - Een deskundigheidsprofiel op te stellen voor de auditoren - Aanwijzingen te formuleren voor auditoren - Auditorenmiddagen te beleggen 23-4-2019 6
Profiel Auditor In 2010 zijn door CTG na een korte training 11 auditoren aangesteld Bij de start van de CT waren deze auditoren nog in functie. CT besloot: Een deskundigheidsprofiel op te stellen w.o. ISO deskundigheid. Tevens herbenoeming auditoren. Duidelijkheid te verschaffen of naast de toetsing ook advieswerk mag Aanwijzingen te geven over onduidelijkheden in de Normen voor Kwaliteit Met de auditoren op audit mee te gaan: hoe doen zij hun auditwerk Inhoudelijke auditorenmiddagen te verzorgen, met relevante externe sprekers Resultaat van deze acties was dat er 6 auditoren niet herbenoemd zijn en dat er drie nieuwe auditoren bij zijn gekomen. Voor de CT is de kwaliteit van de auditoren heel belangrijk aangezien er gesteund wordt op de toetsingsverslagen 23-4-2019 7
Competenties CT Auditvaardigheden ISO Kennis van gerechtsdeurwaarders en processen Juridische kennis Linking pin met bestuur Het CT bestaat nu uit: Registeraccountant met ISO kennis, Oud-notaris, GDW en GDW die tevens bestuurslid is ter vervulling linkin pin functie 23-4-2019 8
Dilemma s van de CT Wie betaalt bepaalt. Auditoren worden door de leden betaald. Probleem: onafhankelijkheid Convenant KBvG/BFT: nog geen invulling aan gegeven. Onduidelijke samenwerkingsvormen Rule based normen. Principle based wordt bemoeilijkt door tuchtuitspraken. Verschil best practise of norm lastig te maken. Huidige set aan normen is veel werk. Welke normen zijn nu echt relevant en welke niet of minder? Waar gaat het nu echt mis? Normen in verleden ingesteld ook om een goede praktijk te kunnen voeren. Wat is daar in deze tijd voor nodig? Positieve Toetsing is voor de GDW individueel. Past dit altijd? Hoe om te gaan met de grote kantoren waar GDW s werken? 23-4-2019 9
Oplossingen? Evalueer de huidige Normen voor Kwaliteit. Betrek daar de BFT bij, of maak goede afspraken wie doet wat, of bepaal wat je als beroepsgroep zelf wil blijven doen. Durf keuzes te maken. Stap af van de one-fits-all methode. Of te wel. Bepaal wat een klein, middelgroot en groot kantoor aan kwaliteitseisen nodig heeft. Zijn de normen voor de GDW of ook zijn kantoor? Neem de kosten van de toetsing op in de contributie Maak maximaal gebruik van digitale systemen ter voorbereiding op toetswerk. Hierdoor kan de toetsing dynamischer worden en niet statisch iedere 2 jaar. Vraag de GDW een ISO verklaring 9001, en vraag de auditor add-on op deze verklaring 23-4-2019 10
Vragen? 23-4-2019 11