BIJLAGE 6. ARBITRAGEREGLEMENT ARBITRAGE VZW Artikel 1. Bevoegdheid Arbitragereglement Bij het door de vzw Arbitrage georganiseerde scheidsgerecht waarvan de statuten ter beschikking worden gesteld op zijn secretariaat kan elk geschil aanhangig worden gemaakt dat tot de bevoegdheid van de politierechtbanken behoort en betrekking heeft op schade van uitsluitend materiële aard of daarnaast op de terugbetaling van medische en farmaceutische kosten ten belope van maximum 250 (10.085 BEF), na vergoeding door de ziekte- en invaliditeitsverzekeringsinstellingen. De arbitrageprocedure wordt geregeld overeenkomstig het voorliggende reglement en aanvullend door de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek. Artikel 2. Aanhangigmaking bij het scheidsgerecht De partijen die een beroep doen op de arbitrage vullen de arbitrageaanvraag in en sturen deze terug naar het secretariaat van de vzw Arbitrage. Indien zij dat wensen, mogen zij tegelijkertijd hun dossiers en conclusies neerleggen. De zaak is bij het scheidsgerecht aanhangig bij ontvangst op de zetel van de vzw Arbitrage van de door alle partijen ingevulde en ondertekende arbitrageaanvragen. Om te kunnen toezien op de onafhankelijkheid van de scheidsrechters moeten de arbitrageaanvragen ook de identiteit vermelden van alle verzekeraars en tussenpersonen die betrokken zijn bij het geschil. Binnen de 7 dagen na ontvangst van de ingevulde arbitrageaanvragen, worden de partijen op de hoogte gebracht van de samenstelling van het scheidsgerecht evenals van de plaats, de datum en het uur waarop de eerste zitting zal plaats vinden. De partijen worden ver- Intersentia 1
zocht de arbitragekosten vooraf en elk ten belope van hetzelfde deel te betalen door storting op de bankrekening van de vzw Arbitrage. De eerste zitting heeft plaats binnen veertien dagen na het verstrijken van de bovengenoemde termijn van zeven dagen. Artikel 3. Samenstelling van het scheidsgerecht Elke kamer van het scheidsgerecht bestaat uit drie scheidsrechters: een advocaat die de kamer voorzit en belast is met het opstellen van de uitspraak, een scheidsrechter die gekozen wordt uit de lijst van verzekeringstussenpersonen en andere door de vzw Arbitrage geaccrediteerde personen, en een scheidsrechter die gekozen wordt uit de lijst die de BVVO opgesteld heeft. De leden van het scheidsgerecht worden voorgedragen door de vzw Arbitrage volgens de procedure en wervingsmethode die zij heeft aangenomen. De identiteit van de voorgestelde scheidsrechters wordt vermeld in de oproeping voor de eerste zitting met het verzoek om een eventuele wraking mee te delen. De scheidsrechters moeten onafhankelijk zijn van de partijen die om de arbitrage vragen. Elke partij beschikt, in limine litis, over een wrakingsrecht. Zij dient haar beslissing niet te motiveren. Indien een voorgestelde scheidsrechter door een partij wordt gewraakt of indien een scheidsrechter na zijn aanstelling zijn opdracht niet meer kan vervullen, wordt de plaatsvervanger voorgesteld door de vzw Arbitrage op eigen initiatief of op verzoek van de meest gerede partij, waarbij elke partij haar wrakingsrecht behoudt. De identiteit van de nieuw voorgestelde scheidsrechter wordt schriftelijk meegedeeld aan de partijen, waarbij hen wordt gevraagd hun instemming met die keuze schriftelijk te bevestigen. Die schriftelijke instemmingen zullen worden gevoegd bij de basisovereenkomst en vormen een bijvoegsel daarvan. Artikel 4. Eerste zitting Op de eerste zitting bevestigen de partijen hun instemming met de samenstelling van het scheidsgerecht en ondertekenen zij de arbitrageovereenkomst. De partijen worden het desgevallend eens over de taal waarin de stukken moeten worden ingediend evenals over de wijze waarop die moeten vertaald worden. Het scheidsgerecht tracht de partijen te verzoenen en zal zonodig een voorlopig bedrag toekennen ingeval een bepaald bedrag onbetwistbaar verschuldigd is. De partijen kunnen pleiten bij wijze van korte debatten. In het andere geval neemt de voorzitter op het zittingsblad akte van het tijdschema vastgelegd door het secretariaat van de vzw Arbitrage. Nadat de scheidsrechters en de partijen 2 Intersentia
het verslag hebben ondertekend, wordt het terugbezorgd aan het secretariaat van de vzw Arbitrage. Indien de zaak in staat is om gepleit te worden, worden de partijen opgeroepen te dien einde overeenkomstig artikel 7. Artikel 5. Keuze van de procedure In de regel verloopt de procedure voor het scheidsgerecht schriftelijk en mondeling (uitwisseling en neerlegging van de dossiers, van de conclusies, daarna pleidooien ter zitting). Mits de toestemming van het scheidsgerecht, kunnen de partijen in onderling akkoord evenwel enkel de schriftelijke of de mondelinge procedure vragen. Artikel 6. Termijnen Indien de partijen geen akkoord bereiken, stelt de eiser zijn conclusie op binnen de maand na de eerste zitting en beschikt de verwerende partij vervolgens over een termijn van een maand voor zijn conclusie; elke partij beschikt dan over een termijn van veertien dagen om te repliceren. De pleitzitting heeft plaats binnen veertien dagen na de definitieve instaatstelling. De conclusies moeten aan elke scheidsrechter en aan de andere partijen worden medegedeeld en vergezeld gaan van het geïnventariseerd dossier met alle stukken die de partijen nuttig achten voor te leggen. Alle niet zoals hierboven beschreven meegedeelde conclusies en stukken worden ambtshalve uit de debatten geweerd. Er kan bijgevolg geen enkele nieuwe conclusie en/of nieuw stuk worden aangewend behoudens instemming van de partijen of toestemming van het scheidsgerecht, op verzoekschrift en voor zover dat de partij die erom verzoekt de gegrondheid van deze laattijdige mededeling rechtvaardigt. Artikel 7. Pleitzitting Vóór de debatten vat een lid van het scheidsgerecht de feiten en de standpunten samen. Hij vraagt de partijen zo nodig om alle nodige toelichtingen te verstrekken. Het scheidsgerecht kan alle maatregelen nemen die het nodig acht, zoals de persoonlijke verschijning van de partijen, het horen van getuigen, het aanstellen van een deskundige, een plaatsopneming, een gedingbeslissende eed afnemen of hem opleggen als aanvullende eed,... Het kan ook, onder de voorwaarden van artikel 877 van het Gerechtelijk Wetboek, de overlegging gelasten van documenten die in het bezit zijn van een partij. Intersentia 3
Indien, behoudens wettig beletsel, een regelmatig opgeroepen partij niet verschijnt of haar middelen niet binnen de vastgestelde termijn voordraagt, kan het scheidsgerecht de zaak behandelen en uitspraak doen, behalve indien de andere partij instemt met een uitstel naar een latere datum. Artikel 8. De uitspraak Behoudens akkoord van de partijen moet het scheidsgerecht uitspraak doen binnen één maand na het sluiten van de debatten. Deze termijn kan bij gemotiveerde beslissing van het scheidsgerecht worden verlengd. De voorzitter dient de uitspraak binnen die termijn in bij het secretariaat van de vzw. De uitspraak is schriftelijk en gemotiveerd; ze wordt bij meerderheid van stemmen gedaan. Ze wordt geacht op tegenspraak te zijn gewezen. Tenzij de partijen anders beschikken, eindigt de taak van de scheidsrechters indien de voorgeschreven termijn niet wordt nageleefd; alsdan worden de arbitragekosten aan de partijen teruggestort en worden hun dossiers teruggegeven. Artikel 9. Kennisgeving van de uitspraak De uitspraak wordt door het secretariaat van de vzw Arbitrage gelijktijdig per aangetekende brief aan de partijen en per gewone brief of telefax aan hun raadslieden ter kennis gebracht binnen zeven dagen na de indiening ervan. De ingediende dossiers worden op het secretariaat van de vzw Arbitrage opnieuw ter beschikking van de partijen gesteld; dit wordt vermeld in de uitspraak of in de brief die de kennisgeving begeleidt. Indien een van de partijen dit schriftelijk vraagt aan het secretariaat van de vzw Arbitrage en de eventuele kosten en rechten vooraf consigneert, wordt de uitspraak door de vzw Arbitrage neergelegd ter griffie van de bevoegde rechtbank. Artikel 10. Deskundig onderzoek Indien een deskundige wordt aangesteld, zal het deskundig onderzoek verlopen overeenkomstig het Gerechtelijk Wetboek, met dien verstande echter dat: Het voorschot verplicht zal worden geconsigneerd bij de vzw Arbitrage tot de indiening van het definitief verslag. De deskundige aan de door het scheidsgerecht aangewezen scheidsrechter een kopie zal bezorgen van alle uitgewisselde documenten, en deze scheidsrechter stipt op de hoogte zal houden over het goede verloop van zijn opdracht en van alle vaststellingen die hij gedaan heeft. De scheidsrechter mag uit eigen beweging alle verzoeken die hij nuttig acht tot hem richten. De deskundige zijn definitief verslag binnen de negentig dagen na de bekendmaking van zijn opdracht door het secretariaat van de vzw Arbitrage indient. 4 Intersentia
De erelonen van de deskundige worden bepaald door het scheidsgerecht. Artikel 11. Verhaalmiddelen De regels inzake aanleg zijn dezelfde als deze voorzien door het Gerechtelijk Wetboek in zake verkeersongevallen welke onder de bevoegdheid van de politierechtbank vallen (art. 601bis en 617 van het Gerechtelijk Wetboek). Hoger beroep wordt ingesteld door neerlegging op het secretariaat van de vzw Arbitrage van een gemotiveerd en door verzoeker of diens vertegenwoordiger ondertekend verzoekschrift van beroep. Dit verzoekschrift moet op het secretariaat van de vzw Arbitrage neergelegd zijn binnen een termijn van een maand na de kennisgeving van de uitspraak. Het secretariaat van de vzw Arbitrage bezorgt een afschrift van het verzoekschrift aan de gedaagde in beroep per aangetekend schrijven en per gewone brief aan de eiser in beroep en aan de vertegenwoordigers van de partijen. De eiser in beroep betaalt vooraf de kosten van het beroep. De ontvankelijkheid van het beroep is ondergeschikt aan de betaling van deze kosten binnen de maand van het beroep. Het beroep verloopt volgens dezelfde procedure als deze in eerste aanleg doch verloopt voor een scheidsgerecht samengesteld uit andere leden; het recht op wraking kan slechts driemaal worden uitgeoefend. Artikel 12. Verbetering en interpretatie van de uitspraak De uitspraak kan worden verbeterd of geïnterpreteerd in de vormen en termijnen bedoeld door de artikelen 793 e.v. van het Gerechtelijk Wetboek. Artikel 13. Berekening van de termijnen Alle in het onderhavige reglement vermelde termijnen worden berekend in overeenstemming met de artikelen 52 en 53 van het Gerechtelijk Wetboek. De aangezochte scheidsgerechten kunnen worden verzocht om het hele jaar door zitting te houden. De verschillende termijnen die de partijen zijn overeengekomen of die bepaald zijn in dit reglement, worden niet opgeschort wegens gerechtelijke vakantie. Artikel 14. Arbitragekosten De arbitragekosten omvatten naast de kosten die het scheidsgerecht moet dragen om het geschil tot een goed einde te brengen de erelonen van de scheidsrechters. Intersentia 5
Deze kosten bedragen zowel in eerste aanleg als in hoger beroep 423,50 ( 350 + BTW). Geen enkele procedurevergoeding wordt aan de partijen toegekend. Indien het scheidsgerecht in de loop van een geschil van oordeel is dat de erelonen of kosten, rekening houdend met de omstandigheden van de zaak, het bepaalde moeten overstijgen, dan moet het de partijen hiervan op de hoogte brengen en aan de vzw Arbitrage vragen het bedrag van de erelonen en de kosten te bepalen met omstandige vermelding van de redenen van dit verzoek. De vzw Arbitrage maakt haar beslissing bekend aan de partijen en verzoekt hen daarmee in te stemmen. Het scheidsgerecht geeft de zaak uit handen indien beide partijen hun instemming niet geven of het aanvullend bedrag niet in consignatie geven binnen een maand na de aangetekende kennisgeving van de beslissing van de vzw Arbitrage. In haar beslissing vermeldt de vzw Arbitrage het bedrag van de oorspronkelijk gestorte arbitragekosten dat door de vzw Arbitrage zal kunnen worden behouden of moeten worden teruggestort. De scheidsrechterlijke uitspraak bepaalt de verdeling van de arbitragekosten. De partijen staan hoofdelijk in voor de betaling van de arbitragekosten van eerste aanleg. 6 Intersentia