FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Cel Informatica, Telematica en Communicatie in de Gezondheidszorg Eurostation Bloc II 1ste verd. bureau 1D01H Victor Horta Plein 40/B10 B - 1060 Brussel Telematica in de Verpleegkunde Vergadering Comité Kern Nursing 17 oktober 2007 Aanwezig: Edouard Danneels (UGIB-AUVB), Marc Glorieux (NRV-CNAI), Guy Lombaerts (Riziv), Dominique Materne (FASD), Louis Paquay (Riziv-Inami), Ronny Pascal (NNBVV), Claude Mercenier FOD Volksgezondheid : Chris De Hollander, Luc Nicolas Verontschuldigd : Stéphane Allard (UGIB-AUVB), Marc Bangels (SPF), Cécile Fontaine (CNEH-NRZV), Patrick Gérard (Cliniques St-Jean, Bruxelles), Alex Peltier (FASD), Jacques Van Hove (VBZV), Eric Vandewalle (NRV) 1. Goedkeuring verslag vergadering 9 september 2007 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Vinca-pilootproject 2.1. Eerste overzicht inschrijvingen van verpleegkundigen De online inschrijvingen worden momenteel aangevuld met de papieren ondertekende inschrijvingsformulieren. Nog niet alle papieren formulieren zijn binnen, waardoor de cijfers nog licht kunnen wijzigen. Een eerste ruwe analyse van de inschrijvingen geeft volgend resultaat : Totaal aantal inschrijvingen : 1.123 verpleegkundigen Waarvan : groepen : 740 pers. (met overgrote meerderheid start in januari of maart) zelfstandigen : 383 pers. (met meerderheid start in januari) Gezien het maximaal voorziene aantal deelnemers van 2.000 niet overschreden wordt, dient er geen selectie te gebeuren. Alle kandidaturen zullen dus in principe aanvaard worden. 92 % van de ingeschreven verpleegkundigen zijn vrouwen, de 8% ingeschreven mannen situeren zich voornamelijk in de groep van de zelfstandigen. Qua taalverdeling zien we een duidelijk Nederlandstalig overwicht bij de groepen, terwijl bij de zelfstandigen er een duidelijk Franstalig overwicht is. Bij de individuele inschrijvingen heeft één softwarepakket duidelijk de overhand met een 300- tal inschrijvingen), de overige pakketten vertegenwoordigen slechts enkele tientallen verpleegkundigen. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/524 85 72 1/5
Er zal bij de evaluatie van het project dan ook over gewaakt moeten worden dat alle softwarepakketten vertegenwoordigd zijn. Het ziet er naar uit dat het project met enige vertraging zal opstarten gezien het KB dat het project beheert nog niet in het staatsblad verscheen. Het KB voorzag de goedkeuring van de deelnemerslijst door het verzekeringscomité van het Riziv eind oktober. Gezien die datum steeds minder realistisch wordt, zal wellicht een nieuw KB worden uitgewerkt met een nieuwe goedkeuringsdatum. Hierdoor wordt de eerste instapdatum (1 december) wellicht verschoven zodat zowel producenten als gebruikers zich correct kunnen voorbereiden op hun start. Ook de betalingen van de Riziv-tussenkomst dreigen hierdoor een lichte vertraging oplopen. In afwachting van de publicatie van het nieuwe KB lopen alle voorbereidingen gewoon verder om zo weinig mogelijk tijd te verliezen. 2.2. Voorstel methodologie en kalender voor opvolging en evaluatie van het project Objectieven van de evaluatie Bedoeling is aan de hand van een aantal kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren zowel het gebruik van de Vinca-functies te evalueren als het impact van de mobiele gegevensverwerking op de verpleegkundige praktijk. Uit deze praktijkervaring kunnen dan ideeën groeien om de mobiele gegevensverwerking in de softwarepakketten nog verder aan te passen. Indicatoren : - welke voordelen ervaren de zorgverstrekkers bij gebruik van mobiele informatica? - welke obstakels/tekorten beperken het gebruik van mobiele informatica? - welke noden voor welk organisatiemodel? - welke bestaande functies dienen aangepast te worden? - welke prioritaire functies werden nog niet voorzien en dienen nog ontwikkeld te worden? Er zal ook nagegaan worden of de software compatibel is met het oorspronkelijke doel van het project : minder tijd nodig voor administratief werk zodat meer tijd besteed kan worden aan de zorg voor de patiënt. - aanvaardbaarheid meten van het per SIS- of eid-kaart bevestigen van de prestaties - nut en gebruiksfrequentie meten van de functie "parameters voor samenstelling van een voorschrift" - nut en gebruiksfrequentie meten van de functie "aanmaak van een nieuwe patiënt". - nut en gebruiksfrequentie meten van de functie "aanmaak of wijziging van de Katzschaal" - nut en gebruiksfrequentie meten van de vocale berichten in het patiëntendossier. - het impact meten op het vlak van samenwerking. Methodologie - Gestructureerde vragenlijst over de meest essentiële aspecten, in te vullen door alle deelnemers en dit op twee momenten (na 6 maanden en na 12 maanden deelname). De tweede vragenlijst (na 12 maanden) kan gedeeltelijk aangepast worden in functie van het werk van de "focus groepen". In de mate van het mogelijke wordt deze vragenlijst online ingevuld. Voor de "verpleeggroepen" zou de mogelijkheid geboden worden eventueel een papieren formulier te laten gebruiken mits de resultaten daarna door de groep geëncodeerd worden. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/524 85 72 2/5
Er wordt overwogen om de softwareproducenten op tamelijk korte termijn een metafunctie te laten ontwikkelen in hun softwarepakket om bepaalde kwantitatieve indicatoren te kunnen registreren zoals : : - aantal en type van validering van prestaties (manueel, eid of Sis)/totaal aantal gevalideerde prestaties voor de projectperiode - aantal mobiel ingevoerde voorschriften/totaal aantal ingevoerde voorschriften over de projectperiode - aantal nieuwe patiënten aangemaakt via kaart/totaal aantal nieuw aangemaakte patiënten over de projectperiode. - aantal mobiel aangemaakte Katz-schalen/totaal aantal aangemaakte Katz-schalen over de projectperiode Als zou blijken dat dit moeilijk te programmeren is op korte termijn, zal een procentuele schatting gevraagd worden aan de deelnemers. - Focus Groep: Aanvullend op gestructureerde vragenlijst, kunnen vrijwillige deelnemers onder begeleiding van een of twee moderatoren vrij opmerkingen en vragen formuleren. Vinca-kandidaten konden zich hiervoor vrijwillig kandidaat stellen op het inschrijvingsformulier. Toch is het de bedoeling een goede vertegenwoordiging te hebben van de verschillende regio s, de verschillende praktijken en softwarepakketten en mobiele uitrusting (PDA versus UMPC). De vergaderingen van de focus groepen zullen gedecentraliseerd worden georganiseerd op verschillende plaatsen in het land. Idealiter denken we zo n 10 à 15 groepen te creëren van telkens maximum 15 deelnemers. Elke groep vergadert twee keer een tweetal uren in de loop van het project. De keuze van de plaatsen waar deze groepen zullen samenkomen en de samenstelling van de groepen zal plaatsvinden na analyse van de kandidaturen. Een vertegenwoordiger van de FOD Volksgezondheid en/of van het RIZIV kan deelnemen aan deze groepsvergaderingen maar om een zo open mogelijk debat toe te laten, zal dit pas tijdens de tweede ontmoetingen gebeuren. Om de nodige coherentie te verzekeren is het wenselijk dat in beide taalgroepen minstens één persoon de groepen opvolgt en hun output analyseert. Verloning van deze animatoren wordt voorzien volgens het voorziene budget voor vergaderkosten, verplaatsingen en resultaatanalyse. Om deze animatoren te rekruteren zal een oproep gelanceerd worden via diverse kanalen. Opmerking : Bedoeling van de focusgroepen is het uitwisselen van ervaringen. Nemen ook de producenten hieraan deel? En de "verpleeggroepen" die niet deelnemen aan het project? Beslissing : Groepen die niet deelnemen aan het Vinca-project en producenten, nemen iet deel aan de bijeenkomsten van de Focus Groepen. Ze zullen worden uitgenodigd op een vergadering met het Kern Comité zodat ze toch op de hoogte blijven van het verloop van dit pilootproject. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/524 85 72 3/5
Voorstel werkkalender 1) Analyse van de kandidaturen en van de lijst vrijwilligers voor actieve deelname aan de Focus Groepen. Voorstel samenstelling Focus Groepen en planning : november/ december 2007 2) Selectie van de animatoren (min.1/taalgroep): januari 2008 3) Verzending eerste nieuwsbrief aan alle deelnemers 4) Eerste vergadering Focus Groepen: tussen maart en juni 2008 5) Voorbereiding eerste online vragenlijst: april 2008 6) Verspreiding mailing om deelnemers te vragen de online vragenlijst in te vullen : begin juni 2008 (vragenlijst in te vullen tegen eind juni). 7) Eerste globale evaluatievergadering: juli 2008 8) Tweede nieuwsbrief: augustus 2008 9) Tweede vergadering Focus Groepen: september-november 2008 10) Voorbereiding tweede online vragenlijst (inclusief analyse van de eerste vergadering van de Focus Groepen en van de eerste vragenlijst): september 2008 11) Verspreiding tweede vragenlijst ((inclusief analyse van de eerste vergadering van de Focus Groepen en van de eerste vragenlijst): november 2008 12) Analyse van de resultaten : december 2008-januari 2009 13) Informatiedag (een zaterdag?) voor alle projectdeelnemers : februari 2009 14) Maart 2009: Eindevaluatieverslag 3. Toekomst Kern Comité De homologering en het Vinca-project namen veel tijd in beslag het afgelopen jaar. Bedoeling is om tijdens de volgende vergadering de lijst te maken van de thema s waar deze werkgroep in 2008 werk zal van maken, zoals onder meer het verpleegkundig dossier. De Nationale Raad voor verpleegkundigen deed vorig jaar een aanbeveling voor de wetgeving rond het verpleegkundig dossier/patiëntendossier. Wettelijke oefening maken om tot een consensus te komen over de inhoud alvorens het dossier te informatiseren. Een eerste aanzet hiertoe werd uitgewerkt door deze werkgroep bij aanvang van zijn activiteiten, gecoördineerd door Ghislaine Delpierre. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/524 85 72 4/5
4. Varia Vraag ivm de externe back-up van medische gegevens : Is mogelijk mits een duidelijke conventie tussen de gecontracteerde (vb Belgacom) en de instelling/zorgverlener waarin bepaald wordt wat met de gegevens zal gebeuren (in dit geval "bewaren") alsook de toegangsrechten en -voorwaarden. De patiënt mag hiervan op de hoogte gebracht worden maar dat hoeft niet. Het volstaat een globale aanvraag te doen bij de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het is namelijk zo dat elke geïnformatiseerde zorgverlener een persoonlijke verklaring dient in te dienen bij deze commissie ivm de elektronische behandeling van zijn patiëntgegevens. Contact : chris.dehollander@health.fgov.be - T : 02/524 85 72 5/5