HUISHOUDELIJK REGLEMENT HONK- EN SOFTBALVERENIGING SPAARNWOUDE OM HET BESTUREN VAN DE VERENIGING, DE ORGANISATIE VAN DE HONK-EN SOFTBALACTIVITEITEN EN DE HONK-EN SOFTBAL- ACTIVITEITEN ZELF, VOOR IEDEREEN ZO PRETTIG MOGELIJK TE LATEN VERLOPEN HEEFT DE VERENIGING EEN AANTAL HUISREGELS OPGESTELD, SAMENGEVAT IN EEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT. INHOUDSOPGAVE Definities Pagina 2 Artikel 1 Eerste en Tweede doelstelling Pagina 2 Artikel 2 Bestuur Pagina 2 Artikel 3 t/m 11 Bestuursvergadering Pagina 3 Artikel 12 Commissies Pagina 4 Artikel 13 t/m 14 Lidmaatschap leden Pagina 4 Artikel 15 t/m 18 Algemene Ledenvergadering Pagina 5 Artikel 19 Buitengewone Algemene Ledenvergadering Pagina 5 Artikel 20 Betaling contributie Pagina 5 Artikel 21 t/m 25 Kleding Pagina 6 Artikel 26 t/m 29 Teambegeleiding Pagina 6 Artikel 30 t/m 34 Sponsoring Pagina 7 Artikel 35 t/m 38 Veld- en Sportparkregels Pagina 7 Artikel 39 Nieuwsbrief Pagina 8 Artikel 40 1
DEFINITIES Artikel 1 In dit reglement wordt verstaan onder: De vereniging: De vereniging genaamd de Honk- en Softbalvereniging S.V. Spaarnwoude De omnivereniging: De vereniging genaamd Omnivereniging S.V. Spaarnwoude De bond: De Koninklijke Nederlandse Base- en Softball Bond H.R. of HHR: Het Huishoudelijk Reglement van de Honk-en Softbalvereniging S.V. Spaarnwoude D.B.: Het dagelijks bestuur als bedoeld in art. 8 van het huishoudelijk reglement De Nieuwsbrief: Het digitale clubblad van de vereniging ALV: Algemene Ledenvergadering TC: Technische Commissie EERSTE EN TWEEDE DOELSTELLING Artikel 2 De eerste doelstelling van de vereniging is omschreven als het spelen en stimuleren van de honk- en softbalsport. De vereniging stelt zich als tweede ten doel, de onderlinge contacten binnen de vereniging stimuleren door het organiseren van andere activiteiten dan honk- en softbal. Deze activiteiten kunnen zowel sportieve als sociale evenementen zijn. BESTUUR Artikel 3 Het bestuur heeft tot taak richting te geven aan het behalen van de doelstellingen, maakt hiervoor een beleidsplan voor een periode van 5 jaar en evalueert jaarlijks de uitgevoerde actieplannen. Artikel 4 Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester en wordt aangevuld met algemene bestuursleden of coördinatoren. De leden van het bestuur worden gekozen op de jaarlijkse ALV uit en door de stemgerechtigde leden voor een termijn van 3 jaar. Artikel 5 1. De voorzitter zorgt voor de naleving van de statuten en reglementen, alsook de andere regels en bepalingen van de vereniging. 2. Hij is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging woordvoerder van het bestuur, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 3. De voorzitter maakt deel uit van het bestuur van de omnivereniging, bezoekt stichtingsvergaderingen, clusterbijeenkomsten van de bond en het bondscongres. 4. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen en ALV en stelt daarin de agenda vast, behoudens het recht van de vergadering de agenda te wijzigen. Hij is niet bevoegd eigenmachtig punten van de agenda af te voeren. Hij kan de vergadering sluiten, wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, maar is verplicht deze weer te openen, als ten minste 1/3 van aanwezige stemgerechtigde bestuursleden, resp. 1/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden, de wens daartoe duidelijk maakt. 5. De voorzitter draagt zorg voor de goede verstandhouding van de bestuursleden onderling. Bij enig signaal dat deze verstandhouding niet goed is, mag hij actie ondernemen om de verstandhouding optimaal te houden. Artikel 6 De secretaris voert de administratie uit en voert correspondentie mail/briefwisseling namens het bestuur. In de ALV brengt hij verslag uit van de werkzaamheden en het gevoerde beleid in het afgelopen verenigingsjaar. Hij notuleert de vergaderingen. 2
Artikel 7 De penningmeester beheert de financiën van de vereniging. Hij zorgt voor het innen van alle contributies en aan de vereniging toekomende gelden. Hij doet de uitgaven, die het gevolg zijn van bestuursbesluiten of besluiten van de ALV. In de algemene ledenvergadering brengt hij jaarlijks een financieel verslag uit. Artikel 8 Het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester kan in spoedeisende gevallen besluiten nemen, die in de eerste volgende bestuursvergadering worden verantwoord. Artikel 9 Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid wordt zijn functie tot de eerstkomende ALV waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen persoon, die zolang zijn waarneming duurt alle rechten en plichten heeft van de persoon wiens functie hij waarneemt. Artikel 10 De bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar en zijn aftredend volgens een afgesproken rooster en kunnen daarmee in principe nooit gelijktijdig aftreden. Artikel 11 1. Een lid van het bestuur kan door het bestuur tot de eerstvolgende ALV worden geschorst, als de meerderheid van het bestuur zich hier voor verklaart. Zo n besluit mag alleen in een bestuursvergadering worden genomen en is direct van kracht. De eerstvolgende ALV, waarvoor het geschorste lid moet worden uitgenodigd, beslist over eventuele ontheffing van het geschorste lid van zijn mandaat. Bij uitblijven van zo n beslissing geldt de schorsing als opgeheven. 2. Een voorstel tot schorsing wordt door of bij de voorzitter ingediend, behalve wanneer het doel is deze zelf in functie te schorsen, in welk geval het schorsingsvoorstel door of bij de secretaris wordt ingediend. 3. Bovenstaande schorsingsbeslissing wordt zo spoedig mogelijk in de Nieuwsbrief gepubliceerd. BESTUURSVERGADERING Artikel 12 1. De bestuursvergaderingen zijn in principe besloten. Informatie over bestuursbesluiten naar de leden kan na goedkeuring van de notulen of eerder als het bestuur daartoe besloten heeft. 2. Leden kunnen op hun verzoek aanwezig zijn bij een deel van de vergadering, als zij van mening zijn dat overleg over hun kwestie van belang is voor het bestuur of dat mogelijk het bestuur een oplossing kan bieden. 3. Het bestuur kan leden, coaches, delegatie van teams of commissieleden verzoeken op een vergadering te komen als hun aanwezigheid en/of advies kan bijdragen in de besluitvorming van het bestuur. 4. Bestuursvergaderingen worden naar behoefte door de voorzitter of op voorstel van twee bestuursleden belegd. 5. Bij stemming over besluiten, worden deze genomen bij meerderheid van stemmen. Bij een gelijk aantal stemmen, telt de stem van de voorzitter dubbel en geeft daarmee de doorslag in de stemming. 3
COMMISSIES Artikel 13 1. Het bestuur of de ALV kunnen commissies benoemen met een duidelijk omschreven taak. Commissies staan ieder op hun eigen gebied, het bestuur bij in de vervulling van taken 2. De vereniging kent op dit moment : een technische commissie/coördinator, een toernooicommissie/coördinator, een evenementencommissie, een kantinecommissie, een kascommissie, een PRcoordinator/commissie. De voorzitter/coördinator van de commissie kan bestuurslid zijn. Artikel 14 De commissie voert haar taken uit onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur. LIDMAATSCHAP LEDEN Artikel 15 1. De aanvraag tot lidmaatschap wordt verkregen door het invullen van een inschrijfformulier. Een inschrijfformulier is verkrijgbaar bij het secretariaat of te downloaden van de website en moet volledig ingevuld en ondertekend weer ingeleverd worden. 2. Bij aanvraag van lidmaatschap voor een jeugdlid, is ook de handtekening van een van de ouders/verzorgers nodig. Artikel 16 1. De vereniging kent spelende leden, niet-spelende leden, Ereleden, leden van verdienste en ondersteunende leden(donateurs). 2. Spelende leden worden onderverdeeld in senior spelende leden, die voor 1 november van het lopende jaar 18 jaar of ouder zijn en jeugdleden, die de leeftijd van 18 jaar nog niet bereikt hebben. 4. Niet spelende leden worden als niet spelend lid bij de bond opgegeven, voor zover zij niet op de lijst van de spelende leden zijn geplaatst: a. De bestuursleden van de vereniging b. Coaches van de teams c. Ere leden en leden van verdienste voor zover van toepassing d. Clubscheidsrechters 5. Leden die stoppen met de actieve sport voor een korte tijd, maar toch lid willen blijven van de vereniging en de bond, kunnen door het bestuur op de niet-spelende lijst geplaatst worden. 6. Niet spelende leden mogen niet deelnemen aan competitiewedstrijden. Zij hebben wel stemrecht en kunnen een functie in de vereniging bekleden. 7. Ondersteunende leden hebben geen stemrecht. 8. Ereleden en leden van verdienste zijn zij,die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur of van tenminste 10 stemgerechtigde leden door de ALV met tenminste 2/3 van de uitgebrachte geldige stemmen als zogenaamd benoemd worden. Artikel 17 De leden en de ouders/verzorgers van jeugdleden hebben de sociale verplichting om, naast het recht om deel te nemen aan de primaire sportieve activiteiten waarvoor contributie betaald wordt, zich in een bepaalde mate binnen de vereniging in te zetten voor hun club. Deze activiteiten kunnen bestaan uit: 1. Het begeleiden van een team 2. Het leiden van wedstrijden als scheidsrechter 3. Bardiensten 4. Hulp bij toernooien en evenementen 4
Artikel 18 1. Alle leden of ouders van jeugdleden, die vrijwillig geen sociale verplichting met de vereniging zijn aangegaan kunnen daartoe door het bestuur of een commissie opgeroepen worden. 2. Het bestuur gaat uit van het sociale plichtsbesef van de leden en ouders/verzorgers van jeugdleden en zal bij nalatigheid geen sancties opleggen. ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) Artikel 19 1. De ALV wordt jaarlijks gehouden binnen 3 maanden na het verstrijken van het (boek) jaar. De secretaris verzorgt de uitnodiging aan alle leden minstens 14 dagen van te voren met vermelding van datum, tijd, plaats en agenda. 2. De ALV is voor alle leden toegankelijk en heeft het recht van goedkeuring, afkeuring, en advisering met betrekking tot het gevoerde beleid. 3. Bij een bestuursvacature vermeldt de agenda van de ALV de mogelijke bestuurskandidaat bij het agendapunt bestuursverkiezing. Tegenkandidaten kunnen door ten minste 5 leden worden aangemeld, als dit voor de vergadering aan de secretaris is gemeld. 4. Op bovenstaande vergadering zal standaard de secretaris een jaarverslag uitbrengen als ook de notulen van de vorige ALV. 5. De penningmeester brengt een financieel jaarverslag uit en krijgt na advies van de kascommissie, goedkeuring voor het gevoerde financiële beleid. 6. Het bestuur komt met een beleids/aktieplan voor het komende jaar, en de financiële onderbouwing(begroting) daarvoor. BUITENGEWONE ALGEMENE LEDENVERGADERING Artikel 20 Het bestuur kan een Buitengewone Algemene ledenvergadering uitschrijven als zij een zwaarwegende reden hiervoor heeft. Het bestuur is hiertoe verplicht als tenminste 10 leden hiervoor het verzoek doen. Zij verstuurt binnen een maand een uitnodiging aan alle leden met bijbehorende agenda. BETALING CONTRIBUTIE Artikel 21 1. De contributie, geldt telkens voor een heel verenigingsjaar en is door alle leden aan de vereniging verschuldigd. 2. De contributie wordt geïnd voor de volgende leeftijdsgroepen, die zijn vastgesteld door de bond: senioren, junioren, aspiranten, pupillen, beeballers en dubbelleden, evenals "niet spelende" leden. Voor elk van deze groepen kan een andere contributie gelden. 3. Individuele spelers, die een boete opgelegd krijgen door de bond, dienen deze boete zelf te betalen. 4. Teams, die een boete opgelegd krijgen door de bond, dienen deze boete als team zelf te voldoen, tenzij het bestuur anders beslist. 5. Individuele spelers, coaches en teams die betrokken raken bij strafzaken van de bond, zijn zelf aansprakelijk voor de kosten die verbonden zijn aan de afhandeling van de strafzaken. Artikel 22 1. Leden van verdienste bedoeld in art. 5 lid 3 der statuten zijn vrijgesteld van betaling van de contributie voor niet spelende leden. 2. Ereleden zijn krachtens artikel 8 lid 3 van de statuten vrijgesteld van contributie betaling. Artikel 23 Een lid behoort het lidmaatschap op te zeggen voor 1 december van het nieuwe verenigingsjaar, dat in principe loopt van 1 november van het huidige jaar tot en met 31 oktober van het volgend jaar. 5
Artikel 24 Leden die na 1 december opzeggen zijn altijd contributie verschuldigd te weten: a. 25% van de contributie als het lid tussen 1 december en veertien dagen na de definitieve vaststelling van contributie het lidmaatschap opzegt. b. 50 % van de contributie als het lid voor het begin van de eerste competitiewedstrijd opzegt. c. 100% bij opzegging in alle andere gevallen. Artikel 25 1. Leden ondertekenen met het inschrijfformulier in principe ook de machtiging tot automatische incasso van de contributie. 2. Zwaarwegende bezwaren tegen de automatische incasso kunnen in overleg met de penningmeester tot andere afspraken leiden. KLEDING Artikel 26 1. In de kleding komen altijd de clubkleuren paars en/of wit terug met als mogelijke basiskleuren wit of grijs. 2. Het bestuur beslist over de uitvoering van de kleding. 3. Het dragen van deze clubkleding is verplicht voor spelende leden Artikel 27 Alle geleasde kleding is eigendom van de vereniging en wordt door de leden gehuurd voor een bedrag dat jaarlijks, op voorstel van het bestuur, door ALV wordt vastgesteld en welk bedrag gelijk met de contributie aan de vereniging betaald wordt. 1. Bij ontvangst van de kleding betaald het lid 25,-- borg welk bedrag, na inlevering van de kleding in goede staat, wordt terugbetaald. 2. Bij verlies van de kleding is het lid verplicht de waarde van de kleding te vergoeden. Ook vervalt de borgsom aan de vereniging en is het lid verplicht opnieuw deze borg te betalen bij verstrekking van nieuwe kleding. Artikel 28 De vereniging zorgt ervoor dat de kleding in goede staat verkeerd en dat elk lid kleding in de juiste maat heeft. Artikel 29 Bij beëindiging van het lidmaatschap, dient de kleding ingeleverd te worden. TEAMBEGELEIDING Onder de begeleiding van een team wordt verstaan: Een coach, door het bestuur aangesteld, die eventueel onder zijn verantwoording een assistent-coach en scorer heeft. Artikel 30 1. De aangestelde coach is verantwoordelijk voor alle activiteiten rond het team tijdens wedstrijden en trainingen. 2. Bij zijn afwezigheid neemt de assistent- coach alle verantwoording over, als deze coach als zodanig bij bestuur en de TC bekend is. Artikel 31 1. Als er tijdens seniorenwedstrijden geen coach aanwezig is, neemt de aanvoerder alle verantwoording over. 2. Tijdens jeugdwedstrijden behoort er altijd begeleiding aanwezig te zijn. 6
Artikel 32 De begeleiding van de teams valt onder de directe verantwoording van de Technische Commissie. Artikel 33 1. De spelers hebben de verplichting om af te zeggen voor deelname aan trainingen en/of wedstrijden, wat alleen kan gebeuren als er geldige redenen zijn om van deelname af te zien. 2. Als een speler dit nalaat, is de coach bevoegd om deze speler niet op te stellen tijdens de eerst volgende wedstrijd. Artikel 34 1. De verantwoording voor het spelmateriaal ligt tot aan de inlevering van de tas aan het eind van het seizoen, bij de coach met uitzondering van overmacht en calamiteiten. 2. Bij vermissing van materiaal uit de tas zal de coach daar direct melding van maken bij de TC. 3. Het bestuur mag, als nalatigheid is aangetoond, de verantwoordelijke hierop aanspreken. SPONSORING Artikel 35 Het bestuur mag met een sponsor een contract sluiten met het doel de naam of handelsmerk van deze sponsor te verspreiden, als deze overeenkomst niet in strijd is met de statuten of reglementen van de vereniging. Artikel 36 De sponsor geeft daarvoor een financieel compensatie in de vorm van: a. Directe financiële steun of andere door het bestuur te maken afspraken en; b. in overleg met het bestuur het financieren van kleding en materiaal. Artikel 37 Het sponsorcontract en de kledingreclame zullen moeten voldoen aan wat is bepaald in het sponsorreglement van de vereniging Artikel 38 Sponsoring zonder medeweten of goedkeuring van het bestuur is niet toegestaan. VELD- EN SPORTPARKREGELS Artikel 39 1. Op het honk-softbalveld, in de dugout en in de kantine mag niet gerookt worden. 2. Een speler mag niet met schoenen voorzien van spikes op het kunstgrasveld of de kantine in. 3. Na afloop van een wedstrijd wordt het veld geveegd en dienen gaten bij de thuis-en pitchplaat gedicht te worden door de thuisspelende ploeg. 7
NIEUWSBRIEF Artikel 40 1. Het digitale clubblad heeft tot doel te informeren over de activiteiten binnen de vereniging en al wat interessant is op het gebied van honk- softbal sport. 2. Voor zover de inhoud van het clubblad bestaat uit officiële mededelingen van de vereniging is het bestuur of de betreffende commissie verantwoordelijk voor de inhoud. De overige artikelen en rubrieken vallen onder verantwoording van de redactie. 3. De redactie, die benoemd wordt door het bestuur, is verantwoordelijk voor de inhoud en vormgeving. 4. De redactie mag stukken of delen van stukken niet plaatsen, als zij van mening is dat de vereniging hierdoor geschaad wordt, bij twijfel treedt zij in overleg met het bestuur. 5. De redactie behoeft anonieme stukken nimmer te plaatsen en stukken onder pseudoniem dan alleen, als de ware naam bij de redactie bekend is. 6. De redactie dient alle stukken zonder commentaar te plaatsen voor zover het geen reacties zijn op redactionele stukken. 8