Leidraad bij het opstellen en het verzenden van de levensloopfiche Hoogactieve Ingekapselde Bron (HAIB) 1. Wat is een levensloopfiche? Iedere Hoogactieve Ingekapselde Bron (HAIB) moet gedurende haar hele loopbaan (van de dag van productie/invoer tot het moment dat de bron wordt teruggenomen door de fabrikant of de leverancier) vergezeld worden door een levensloopfiche. Ze bevat de meest relevante informatie met betrekking tot de bron. Bij deze fiche worden bovendien foto s van de bron/het omhulsel van de bron, de transportverpakking of de randapparatuur/-uitrusting gevoegd. Het te gebruiken formaat voor deze fiche is terug te vinden op de website van het FANC (http://www.fanc.fgov.be/nl/page/493.aspx) OPMERKING: WAARSCHUWING: Contacteer steeds uw dienst voor fysische controle vooraleer een foto van de bron te nemen. Van de verplichting tot het maken van foto's kan worden afgeweken, indien kan worden aangetoond dat deze praktijk een inbreuk zou zijn op het ALARA-principe (As Low As Reasonably Achievable). In dat geval wordt, in overleg met het Agentschap bepaald welke vervangende identificatiegegevens moeten worden voorgelegd. Er bestaan gevallen waarbij verschillende HAIB s één fysieke entiteit vormen, die enkel in deze configuratie kan gebruikt worden en waar een scheiding van deze bronnen onder normale omstandigheden enkel door de fabrikant mag gebeuren. In dergelijke gevallen is het toegestaan, na goedkeuring van het Agentschap, slechts één levensloopfiche op te stellen voor de entiteit. 2. Wanneer moet de levensloopfiche worden overgemaakt? a. In ontvangst name door de (vergunde) exploitant (= Versie 1 van de fiche); De levensloopfiche, zoals opgesteld door fabrikant/leverancier, wordt aangevuld met de gegevens in 8 door de exploitant. De gegevens van de exploitant worden in 2 en 5 opgenomen. b. Na elke wijziging betreffende de HAIB moet binnen de 30 kalenderdagen een aangepaste versie van de levensloopfiche (bijkomende gegevens en actuele opsteldatum) aan het Agentschap worden overgemaakt. Dit geldt voor alle HAIB s dus ook voor die bronnen waarvan het gebruik tijdelijk gestopt is (< 5jaar). Indien er zich gedurende 12 maanden geen wijziging betreffende de HAIB voordoet, dient de levensloopfiche (versie 1 aangevuld in 6 met actuele opsteldatum) aan het Agentschap overgemaakt te worden vóór 15 april van elk jaar. Indien de bron gestolen wordt of verloren raakt, moet dit onmiddellijk aan het Agentschap gemeld worden. Men dient 10 van de levensloopfiche (versie 1) in te vullen en deze over te maken. De exploitant is ertoe gehouden het Agentschap op de hoogte te stellen van zodra het activiteitsniveau van de hoogactieve ingekapselde bron kleiner is dan het activiteitsniveau opgenomen in bijlage VI. Op dat moment wordt voor de laatste maal een levensloopfiche overgemaakt aan het Agentschap. De levensloopfiches worden vanaf dat ogenblik gevoegd bij het register voor fysische controle. c. Overdracht van de (vergunde) exploitant aan de fabrikant/leverancier/ander exploitant. Versie 1 van de levensloopfiche wordt aangevuld met de gegevens in 9 door de exploitant. Federaal Agentschap Nucleaire Controle 1/7
3. Hoe moet een levensloopfiche worden overgemaakt? De levensloopfiche moet opgesteld worden volgens het op de website beschikbare formaat. In dit Excelbestand zijn foutmeldingen en waarschuwingen ingevoegd die aangeven indien de fiche niet correct werd ingevuld. Een voorbeeld van de levensloopfiche en bijhorende uitleg is terug te vinden in bijlage 1 van dit document. De fiche wordt onder de vorm van een Excelbestand en onder de vorm van pdf-bestand (scan van de ondertekende versie) overgemaakt aan het Agentschap via volgend emailadres: HAIB-SSHA@fanc.fgov.be. U ontvangt een mail ter bevestiging van goede ontvangst. Federaal Agentschap Nucleaire Controle 2/7
Bijlage 1: Levensloopfiche met bijhorende uitleg. Levensloopfiche HAIB : Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle Ravensteinstraat 36, 1000 Brussel HAIB-SSHA@fanc.fgov.be www.fanc.fgov.be De opsteller van deze fiche verklaart kennis genomen te hebben van de gids "leidraad voor invullen en verzenden", heeft deze richtlijnen begrepen en verklaart de nodige gegevens warheidsgetrouw aan te vullen op deze fiche: X 1. Identificatie van de bron 1.1 Uniek identificatienummer Het betreft hier het unieke nummer dat de fabrikant aan de bron heeft toegekend. Dit nummer is terug te vinden op de fiche of op het certificaat dat de bron begeleidt. De grootste voorzichtigheid dient in acht genomen te worden - verwijder de bron niet uit de afscherming zonder de aanwezigheid van een gekwalificeerde afgevaardigde van de fabrikant of een expert fysische controle klasse I of II (zoals bepaald in ARBIS). Bij een te groot risico, is het beter het nummer niet te verifieren. 1.2 Intern identificatienummer v/d houder Referentienummer van de houder (facultatief) 2. Identificatie van de gemachtigde houder Het FANC wenst duidelijk te weten wie de houder is opdat er geen verwarring mogelijk is met inrichtingen met dezelfde naam of met de verschillende installaties, eventueel aanwezig op verschillende lokaties, in eenzelfde vergunde inrichting waar bronnen gehouden en beheerd worden. 2.1 Naam van de houder 2.2 Adres van de houder: 2.3 Land land De naam van de inrichting, zoals vermeld op de (aanvraag van de) vergunning Het adres van de onderneming waarvoor de vergunning werd uitgereikt of waarvoor een vergunning wordt aangevraagd (dit is dus niet noodzakelijk de huidige locatie van de HAIB). Straat straat n nr Postcode postnummer Het land dient enkel vermeld te worden indien de houder een buitenlandse onderneming is 2.4 Type houder te selecteren uit een keuzelijst 3. Plaats van de HAIB 3.1 Gebruik Te selecteren uit een keuzelijst vast gebruik: de HAIB/apparatuur worden steeds op eenzelfde plaats gehouden, gebruikt of opgeslagen. opslag: de inrichting doet dienst als opslagplaats van de HAIB/apparatuur indien deze niet gebruikt wordt. 3.2 Plaats van HAIB indien verschillende van 2.2 Straat Straat n nr Postcode postcode Federaal Agentschap Nucleaire Controle 3/7
4. Registratie 4.1 Aanvangstdatum registratie 4.2 Datum van overdracht van registratie naar historisch bestand (archief) 5. Vergunning 5.1 Vergunningsnummer nummer 5.2 Datum van afgifte DD/MM/JJJJ 5.3 Vervaldatum DD/MM/JJJJ 6. Operationele Controles Datum waarop de houder de fiche voor de eerste keer opstuurt naar het Agentschap (zo dicht mogelijk bij de datum vermeld in 10) Datum wanneer de activiteit van de bron daalt onder de drempelwaarde "HAIB". De fiche dient een laatste maal aan het Agentschap overgemaakt te worden aangevuld met deze datum waarna de verplichting om fiches betreffende deze HAIB over te maken aan het Agentschap vervalt. Het volstaat om een kopie van de laatste verstuurde fiche aan het register voor fysische controle toe te voegen. Uiteraard kent het Agentschap deze gegevens maar het is handig deze gegevens bevestigd te zien om een correct bestand te kunnen aanleggen. Er wordt gevraagd het vergunningsnummer waaronder de HIAB valt, en de datum van afgifte van de vergunning alsook de vervaldatum van deze vergunning te vermelden. Indien de bron niet valt onder de vergunning, dient een aanvraag (tot wijziging) van vergunning ingediend te worden bij het Agentschap. Dit gedeelte laat toe om de houder een overzicht te geven van de operationele controles (lektesten of andere gegevens) welke aantonen dat de houder in orde is met de in het reglement en vergunning opgelegde voorwaarden). W anneer de houder hier een gegeven nav. bv. een lektest toevoegt, dan dient dit niet binnen de vooropgestelde termijn van 30 kalenderdagen gemeld te worden aan het Agentschap tenzij er andere belangrijke wijzigingen aangebracht worden in de levensloopfiche. Verder dient in het geval van gebruik van mobiele HAIB (cf. Artikel 5.7.2 Arbis) er geen melding gemaakt te worden van de bronbewegingen gezien deze informatie elders in het QA-systeem van de houder opgenomen wordt. 6.1.1 Datum laatste controle DD/MM/JJJJ 6.1.2 Naam verantwoordelijke naam van de verantwoordelijk 6.1.3 Beschrijving omschrijving 6.2.1 Datum voorlaatste controle DD/MM/JJJJ 6.2.2 Naam verantwoordelijke naam van de verantwoordelijk 6.2.3 Beschrijving omschrijving 6.3.1 Datum 3e laatste controle DD/MM/JJJJ 6.3.2 Naam verantwoordelijke naam van de verantwoordelijk 6.3.3 Beschrijving omschrijving 6.4.1 Datum 4e laatste controle DD/MM/JJJJ 6.4.2 Naam verantwoordelijke naam van de verantwoordelijk 6.4.3 Beschrijving omschrijving Federaal Agentschap Nucleaire Controle 4/7
7. Kenmerken van de HAIB 7.1 Radionuclide Te selecteren uit een keuzelijst 7.2 Fabricagedatum DD/MM/JJJJ 7.3 Activiteit op datum van fabricage activiteit van de bron (#.##E+##) TBq 7.4 Datum op de markt DD/MM/JJJJ Als eenheid van activiteit wordt TBq gebruikt. Als notatie wordt de wetenschappelijke notatie gehanteerd. Als de fabricagedatum of de activiteit op fabricagedatum niet bekend is, wordt de datum en bijhorende activiteit bij eerste verschijnen op de markt genoteerd. 7.5 Activiteit op datum van de markt activiteit van de bron (#.##E+##) TBq 7.6 Naam v/d fabrikant of leverancier Naam 7.7 7.8 Brontype-identificatie bronmodel 7.9 7.10 De hier vermelde informatie moet toelaten verloren of teruggevonden bronnen te identificeren en kan belangrijk zijn bij te nemen acties ingeval van een incident of ongeval met deze HAIB. Fysische en chemische kenmerken Capsule-identificatie ISO classificatie Straat straat n nr Postnummer postnummer Land land Chemische kenmerken (bv. chemische vorm isotoop) Fysiche kenmerken (vast, gasvormig,...) et de aard van het omhulsel (kermakiek,...) Wanneer dit gegeven beschikbaar is, dan wordt deze informatie hier vermeld. Classificatie volgens ISO 2919-1999 ISO/98/letter C of E en 5 cijfers met eventueel een zesde cijfer tussen haakjes. - 98: jaar van de ISO-norm - cijfers: indicatie relatief aan de weerstand van de bron (temperatuur, trillingen,...) 7.11 ANSI classificatieansi classificatie Classificatie volgens ANSI N43.6 (1997) (Amerikaan-se norm). De code toegekend aan de HAIB door deze norm is dezelfde als de code van de ISO-norm 2919. 7.12 Special form certificaat Het betreft hier een referentie onder de vorm VRI/nummer/S: VRI: dit staat voor de landelijke referentieletter (B: België) Nummer: een alfanumerieke code toegekend door de bevoegde overheid van het land die het certificaat van goedkeuring heeft afgeleverd. Deze code wordt gevolgd door de referentie naar de versie van de toegepaste reglementering. Opmerking: niet alle bronnen worden beschouwd als radioactieve stof onder speciale vorm. Federaal Agentschap Nucleaire Controle 5/7
8. Ontvangst van de HAIB Noteer hier de datum waarop de bron of uitrusting in ontvangst werd genomen. 8.1 Ontvangstdatum van HAIB DD/MM/JJJJ Noteer hier alle gegevens met betrekking tot de afzender en noteer eveneens of de afzender de fabrikant, de leverancier of een vorige gebruiker is. Het ingeven van het type afzender wordt via een keuzelijst mogelijk gemaakt. 8.2 Gegevens AFZENDER Naam Naam Straat straat Postnummer postnummer Land land 9. Overdracht van de HAIB Type afzender Te selecteren uit een keuzelijst W anneer U de HAIB overmaakt (evacuatie van de bron uit uw inrichting), dan noteert U hier alle gegevens met betrekking tot de ontvanger (fabrikant/leverancier, andere exploitant, NIRAS,...). Het is aan te raden een ontvangstbewijs de vragen en dit toe te voegen aan het register voor fysische controle. n nr 9.1 Datum van overdracht DD/MM/JJJJ 9.2 Geg. ONTVANGER Naam naam Straat straat Postnummer postcode Land land n nr 9.3 Type ontvanger 10. Andere gegevens Te selecteren uit een keuzelijst Dit gedeelte wordt enkel ingevuld wanneer zich een pertinente gebeurtenis heeft voorgedaan. Bij verlies of diefstal van de bron, "ja" invullen en de fiche onmiddellijk aan het Agentschap overmaken. 10.1.1 Verlies te selecteren uit een keuzelijst 10.1.2 Datum verlies DD/MM/JJJJ 10.2.1 Diefstal te selecteren uit een keuzelijst 10.2.2 Datum diefstal DD/MM/JJJJ 10.3.1 Teruggevonden DD/MM/JJJJ 10.3.2 Plaats vondst plaats van de vonst vermelden 10.4 Overige Onder dit gedeelte kunnen nog andere relevante inlichtingen met betrekking tot de verschillende items vermeld in de levensloopfiche genoteerd worden. Federaal Agentschap Nucleaire Controle 6/7
Opgemaakt op DD/MM/JJJJ Naam Telefoon e-mail Rijksregisternr. Handtekening naam opsteller telefoonnummer emailadres Met het oog op het opstarten van een systeem waarbij de fiches online kunnen aangevuld worden, vragen wij reeds het rijksregisternummer om de opsteller te identificeren. Deze informatie wordt uit veiligheidsmaatregel gevraagd om te voorkomen dat onbevoegden toegang zouden krijgen. Een gehandtekende ingevulde kopij wordt ingescand en eveneens elektronisch naar het FANC verzonden. Het excelbestand en gescande versie wordt via mail naar het FANC verzonden. Alle persoonlijke gegevens zijn uitsluitend bestemd voor het interne gebruik van het Federaal Agentschap voor nucleaire controle en worden gebruikt in het kader van de bevoegdheden die aan het Agentschap werden toegekend door of krachtens de wet van 15 april 1994 betreffende de bescherming van de bevolking en van het leefmilieu tegen de uit ioniserende stralingen voortspruitende gevaren en betreffende het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle. In overeenstemming met de wet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer heeft u het recht om uw persoonsgegevens kosteloos te laten verbeteren, wijzigen of verwijderen. U dient hiervoor met onze diensten contact op te nemen via (02) 289 2088. Federaal Agentschap Nucleaire Controle 7/7