ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN

BIJLAGE Bijlage nr. 1 ONDERHANDELINGSPROCEDURE ZONDER BEKENDMAKING OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN Opdracht: Studie naar de noden en behoeften van de VGC inzake rapportering van databanken ten behoeve van datawarehouse Bestek nr. 2011/MWC/JV/001 Aanbestedende overheid : Vlaamse Gemeenschapscommissie Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel 1

Deel l administratieve en wettelijke bepalingen 1. De aanbestedende overheid De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is de opvolger van de in 1971 opgerichte Nederlandse Commissie voor de Cultuur van de Brusselse agglomeratie (NCC). Zij nam in 1995 eveneens de gemeenschapsbevoegdheden over van de voormalige provincie Brabant. De Vlaamse Gemeenschapscommissie zelf werd opgericht in 1989 en heeft een eigen parlement (de Raad van de VGC), een College en een administratie. De Vlaamse Gemeenschapscommissie vormt de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brusselse hoofdstedelijke gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is op het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden aangelegenheden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft voor deze gemeenschapsaangelegenheden de bevoegdheid van inrichtende macht. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is enkel bevoegd voor instellingen die uitsluitend ressorteren onder de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap houdt toezicht op de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie is gevestigd in de Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd bij delegatie in persoon door de Heer Eric Verrept, Leidend ambtenaar. De volgende entiteit is belast met de opvolging van de opdracht: Meet-en weetcel / Expertisecentrum Diensten van de Leidend ambtenaar Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel Projectleider: de heer Jan Verbelen, deskundige-coördinator Meet-en weetcel / expertisecentrum 2. Voorwerp van de opdracht Overheidsopdracht voor diensten met als doel een onderzoek naar de behoeften inzake rapportering. De VGC ervaart een nood aan een efficiëntere wijze van rapporteren op de bestaande databanken. De VGC wenst dus over te gaan naar een rapporteringsysteem in de toekomst dat voldoet aan de reële behoeften en wensen op vlak van rapportering. Momenteel ontbreekt het aan een zicht op en een inzicht in de inhoud van de behoefte aan rapportering. Deze studie dient dus uit te klaren wat die nood is en wat de nodige te zetten stappen zijn in functie van de implementatie van een toekomstig rapporteringsysteem. Meer inhoudelijke en gedetailleerde beschrijving van de opdracht bevindt zich in bijlage B van dit bestek. 2

3. Timing van de opdracht De doorlooptijd van de studie behelst de maanden januari-februari-maart-april van het jaar 2012. Het eindrapport dient een door de VGC gevalideerd eindproduct te zijn en wordt ten laatste op 30 april 2012 opgeleverd. 4. Bepalingen die de overheidsopdracht regelen A. BESTEK Op de aanneming zijn de voorschriften van dit bestek van toepassing alsmede, voor zover er door voornoemd bestek niet wordt van afgeweken, de bepalingen en voorwaarden van het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. Zijn eveneens van toepassing: 1. de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de bovenstaande wettelijke en reglementaire teksten, te kennen en te aanvaarden. B. WIJZE WAAROP DE OVEREENKOMST WORDT GESLOTEN De overeenkomst wordt gesloten ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (artikel 17, 2, 1, a van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten). C. PRIJSBEPALING De inschrijver voegt een gedetailleerde kostprijsberekening toe die aan de opdrachtgever toelaat zich een duidelijk beeld te vormen over de wijze van besteding van de middelen. De aanneming betreft een opdracht voor een globale prijs die alle prestaties dekt, met inbegrip van alle kosten en zonder mogelijkheid van prijsherziening. De prijzen dienen opgegeven te worden in euro. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. De totale prijs bedraagt niet meer dan 60.000 exclusief btw. De inschrijver vermeldt de voorgestelde wijze tot betaling van de geleverde prestaties. D. INSCHRIJVINGEN De inschrijvingen worden via aangetekend schrijven of tegen ontvangstbewijs gericht aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Meet-en weetcel / expertisecentrum t.a.v. dhr. Jan Verbelen Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Alle briefwisseling betreffende deze opdracht, dient eveneens op bovenstaand adres toe te komen. 3

De inschrijving dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. De offertes dienen ingediend te zijn op maandag 19 december 2011 om 15 uur. E. TOE TE VOEGEN STUKKEN Volgende stukken dienen te worden toegevoegd aan de inschrijving: - een gedetailleerd plan van aanpak met een duidelijke timing en de gehanteerde projectmethodiek - een gedetailleerde prijsbepaling - een beschrijving van het ingezette team - het volledige en correct ingevulde offerteformulier (Bijlage A van dit bestek) - een recent attest van de RSZ waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is met de sociale zekerheid F. GUNNINGSCRITERIA Bij de toewijzing van de opdracht zal met de volgende criteria rekening gehouden worden in de aangegeven mate: - 40% kwaliteit van het plan van aanpak met inbegrip van de voorgestelde projectmethodologie en timing - 10 % de kwaliteit en relevantie van de voorgestelde CV s van het team - 10% de beschikbaarheid van het voorgestelde team - 40 % de transparantie en voordeligheid van de gedetailleerde prijsopgave G BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE INSCHRIJVER De inschrijver zal geen informatie aan derden meedelen die hij vanwege de opdrachtgever ontvangt met het oog op de opmaak van de offerte. De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentieel karakter van de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hem zelf en door iedereen die er toegang tot heeft. H. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE OPDRACHTNEMER De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd mededeling aan de opdrachtgever, die kan beslissen tot inperking of stopzetting van de opdracht. 4 I. VERTROUWELIJKHEID

Op straffe van eventuele gerechtelijke vervolgingen, verbindt de opdrachtnemer zich ertoe, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, de vertrouwelijkheid van alle gegevens en informatie, ongeacht de aard ervan, die hem meegedeeld werden of waarvan hij kennis genomen heeft gedurende zijn opdracht, te bewaren. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de gegevens en onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. J. BORGTOCHT De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht op jaarbasis. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wet- en reglementbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1 wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de 5

precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Meet- en weetcel / expertisecentrum t.a.v. dhr. Jan Verbelen Deskundige-coördinator Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. K. BETALING Geen enkel voorschot zal worden toegestaan. De betalingen voor de opdracht geschieden slechts na voorlegging van een gedagtekende en ondertekende factuur vergezeld van een gedetailleerde staat van prestaties, die de gevraagde betaling rechtvaardigt. Deze factuur wordt pas betaald na verstrekte en aanvaarde diensten. Facturen worden opgemaakt in tweevoud en moeten de volgende vermelding bevatten : Echt en onvergolden verklaard voor de som van (totaal bedrag in letters), gevolgd door de originele handtekening van de opdrachtnemer. Facturen moeten volgende gegevens bevatten: Nummer van de bestelbon Btw-nummer + tarief bankrekeningnummer Factuurnummer Alle facturatiebedragen moeten uitgedrukt worden in EURO. Facturen moeten geadresseerd worden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel 6

L. GESTANDDOENINGSTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van zestig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes. 7

Bijlage A - OFFERTEFORMULIER Bestek nr. 2011/MWC/JV/001 A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres): OFWEL De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel): vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) OFWEL De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) die optreden als vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (voor elke deelnemer dezelfde gegevens als hierboven): vereniging die tegenover de overheid wordt vertegenwoordigd door één van hen, met name: verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht, tegen de som van: (in cijfers, inclusief BTW, in euro): (in letters, inclusief BTW, in euro): B. ALGEMENE INLICHTINGEN (in geval van vereniging zonder rechtspersoonlijkheid afzonderlijk voor elke deelnemer:) - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer: C. BETALINGEN 8

De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr.... van de financiële instelling... geopend op naam van... D. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 2.500 euro in de zin van art. 69bis, 1 van het KB van 8 januari 1996, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte desgevallend een attest of een verklaring in de zin van art. 69bis, 2 van het KB van 8 januari 1996. Gedaan te... op... De inschrijver(s), 9

Bijlage B Omschrijving van de opdracht De VGC wenst een onderzoek naar de behoeften van de organisatie in het domein van BI (Business Intelligence). De VGC wil dat in kaart wordt gebracht wat de precieze rapporteringbehoeften en noden zijn binnen de organisatie. Vanuit deze kennis van behoeften wil de VGC een strategie ontwikkelen om te kunnen overgaan tot een gepaste oplossing om de data te ontsluiten via rapportering met een datawarehousetechniek. 1. Inhoudelijke bepaling van de opdracht en doelstellingen De opdracht kan grosso modo in drie finaliteiten worden opgedeeld: Het definiëren van de huidige behoeften en noden inzake rapportering (as is en to be) op vlak van de inhouden evenals de definiëring van de verwachte noden en behoeften inzake rapportering, m.i.v. de ervaren knelpunten (zowel op operationeel vlak als op managementvlak) Een analyse en evaluatie van de huidige tools en technische omgeving waarbinnen de VGC momenteel werkt om te rapporteren Een vooruitblik naar de gewenste oplossing inzake datarapportering (datawarehouse) in termen van wat mogelijke aangepaste BI-systemen zijn voor de VGC (verschillende scenario s en varianten) m.i.v. het aspect data-uitwisseling met andere overheden/partners. Dit houdt o.a. in Het in kaart brengen van de huidige bestaande databankinhouden Het in kaart brengen van de huidige bestaande rapporteringen Het in kaart brengen van de huidige bestaande tools en technische omgeving voor rapportering Het in kaart brengen van de ervaren noden aan rapportering: welke soorten en inhouden van rapportering zijn duidelijk gewenst en worden ervaren als ontbrekend (onderscheidend ook de nice to haves en de need to haves) Het in kaart brengen van de managementbehoeften op vlak van rapporten, performantie indicatoren en meetsystemen De opmaak van prioriteitenlijsten De uitkomst van deze voorstudie moet de VGC voldoende in staat stellen om in een latere fase een duidelijke en gerichte keuze te maken inzake de aanschaf en implementatie van een rapporteringssysteem. Belangrijke aandachtspunten in deze voorstudie zijn de volgende contextelementen: De eigenheid van de organisationele context van de VGC dient voldoende meegenomen te worden Het aspect van verandering in de organisatie (change management) door de overgang naar een ander systeem van werken met data en rapportering dient expliciet meegenomen te worden Het beheer van sommige datamodellen en databankinhouden ligt bij de levaranciers en zijn niet in eigen beheer De resultaten van de voorstudie moeten voldoende bruikbare elementen bevatten om een lastenboek op te stellen voor de aanbesteding van een BI-systeem 10

2. Beschrijving van de te behandelen domeinen De datagebieden die de focus van de voorstudie uitmaken zijn de volgende: Beschrijving van de te behandelen data(bank)gebieden Financiële databank (software toepassing epm ordiges) Personeelsdatabank (software toepassing cipal aphrodite) Databank patrimonium en gebouwen (software toepassing planon) Databank verbonden aan nieuwe planningssoftware gemeenschapscentra Organisatiedatabank (eigen ontwikkelde databankapplicatie) Digitale collegeprocedure (opslag en beheer besluitvormingsdocumenten) Kleinere alleenstaande informaties enz Noodzakelijke, doch nog niet ontplooide gebieden om aan de gevraagde rapporteringsbehoefte te voldoen 3. Beschrijving van de verwachte deliverables De VGC verwacht een duidelijk en uitvoerig rapport dat volgende elementen bevat: Een strategie van de invoering van een datawarehouse binnen de VGC, met mogelijke verschillende scenario s Een definitie van alle nodige behoeften (vanuit het oogpunt van de VGC) Een definitie van alle beschikbare informatie (high level beschrijving inhoud van de data) Een omschrijving van wat nu reeds realiseerbaar is Een duidelijke omschrijving van de knelpunten Een definitie van de toekomstige doelomgeving/architectuur Een overzicht van de toe te passen (gebruiks-en werkings)principes inzake een toekomstig datawarehouse (m.i.v. het aspect data-uitwisseling) Beveiligingsaspecten (toegang tot gegevens en beveiliging) Een planning/stappenplan of duidelijk plan van aanpak van de nodige te ondernemen acties om de uiteindelijke doelstellingen te realiseren Een raming van de in te zetten middelen en kosten (budgettering) o Welk soort profiel is nodig qua personeel? o Wat is de mogelijke aangewezen hardware en software? o Organisatiestructuur voor de opstart en verdere uitbouw van een datawarehouse voor de VGC Een bijlage met alle goedgekeurde meetingverslagen met gebruikers 11

4. Timing De opdracht wordt maximaal uitgevoerd in de loop van het eerste kwartaal van 2012 en kent een doorlooptijd van maximaal vier maanden: januari-februari-maart-april. Het eindrapport wordt opgeleverd na validering door de VGC ten laatste op 30 april 2012. Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bijzonder bestek en het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor een voorstudie betreffende de noden en behoeften inzake rapportering van databanken ten behoeve van datawarehouse nr. 20112012-0192 van 25-11-2011 De collegeleden, Bruno DE LILLE Brigitte GROUWELS Jean-Luc VANRAES 12