Bladzijde 1 OUDERRAAD Verslag van de vergadering van de Ouderraad, gehouden op dinsdag Aanwezig : mevr. E. Boesenkool-Assen, mevr. R. van Damme-Van Veluwen, dhr. W. Grooten, mevr. T. Kamphuis-Van Laar, mevr. D. Kootstra-Palaster, dhr. J. Landman, mevr. T. Redder-Hof, dhr. N. Struikman (tot 20.30 uur na agendapunt 7), mevr. G. Sulimma (idem) Afwezig (met kennisgeving) : mevr. I. Baks-Vrieswijk, dhr. R. Broekhuizen, mevr. K. Dijktra, mevr. M. de Jonge, mevr. N. Rump, mevr. E. Scholtens, mevr. K. Stijnis Afwezig : dhr. A. Bijkerk (zonder kennisgeving) Notulist : mevr. D. Zandbergen 1. Opening In verband met afwezigheid van mevr. Baks en mevr. Stijnis neemt mevr. Van Damme voor neemt deze vergadering het voorzitterschap op zich. Mevr. Van Damme opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. 2. Mededelingen directie Aanmeldingen Mevr. Sulimma vertelt dat de aanmeldingen voor het nieuwe schooljaar inmiddels worden ontvangen en verwerkt. De deadline voor aanmelden ligt op 1 april a.s. Tot nu toe zijn nog niet van alle scholen de aanmeldingen ontvangen. Mevr. Boesenkool vraagt naar het aantal aanmeldingen. Mevr. Sulimma meldt dat er nog geen volledig beeld is, aangezien nog niet van alle scholen de aanmeldingsformulieren zijn ontvangen. Om leerlingen te werven, heeft er in februari een waardevolle bijeenkomst voor basisscholen plaatsgevonden, waarbij de leerpleinen van bgl bezocht zijn en verteld is wat school allemaal doet. Prognose en formatie Op basis van het aantal nieuwe aanmeldingen en het bevorderen en doubleren van leerlingen wordt de prognose voor volgend schooljaar in kaart gebracht. De prognose is leidend voor de lesvraag en formatie volgend schooljaar. Het formatieproces is dit schooljaar eerder gestart dan de voorgaande schooljaren en is inmiddels dan ook volop in gang. Vanuit het formatieproces wordt zicht verkregen op de uit te zetten vacatures voor volgend schooljaar.
Bladzijde 2 Litterarum en Labyrint Mevr. Sulimma laat weten dat de ontwerpen voor het Litterarum en het Labyrint op 7 maart jl. door de MR akkoord zijn bevonden en de realisatie ervan van start kan gaan. De verbouwing zal na de eindexamens beginnen. 3. Vragen aan de directie Ouderforum Mevr. Van Damme meldt dat mevr. Stijnis en mevr. Baks in de app van school een ouderforum hebben zien staan en vraagt waarvoor dit is. Mevr. Sulimma en dhr. Struikman hebben dit ouderforum niet op de app zien staan, maar zullen hierover navraag doen. Mevr. Van Damme zal bij mevr. Stijnis en mevr. Baks navragen waar dit ouderforum staat en zal dhr. Struikman hierover informeren. Organisatie wintersportweek Mevr. Van Damme meldt dat de heren Strijker en Fransen vanuit de OR samen met twee docenten het organisatieteam van de wintersportweek vormen. Zij hebben geen kinderen meer hier op school en zijn vanwege de wintersportweek beiden als buitengewoon lid verbonden aan de OR. Mevr. Van Damme laat weten dat de OR al lange tijd geen contact krijgt met beide heren en dat het draaiboek daardoor niet verkregen wordt en kascontrole niet kan worden uitgevoerd. Mevr. Sulimma heeft de overeenkomst met de organisatie van de wintersportweek, zoals vastgelegd in de notulen van het CMT in 2016, doorgenomen en brengt de OR op de hoogte van de inhoud van de overeenkomst: - De betreffende overeenkomst is opgesteld door het organisatieteam van de wintersportweek, te weten de heren H.J. Vrielink, J. Schippers, B. Strijker en F. Fransen. - De overeenkomst is aangeboden aan het toenmalige CMT, te weten dhr. B. Karstenberg, mevr. C. Raat en dhr. T. Al. - Vastgelegd is dat de wintersportweek door het organisatieteam georganiseerd wordt op naam van en onder verantwoordelijkheid van school. - Het organisatieteam meldt jaarlijks vóór 1 mei aan het CMT of zij stoppen of doorgaan met de organisatie. - Het organisatieteam is verplicht om elke wintersportweek financieel met een positief saldo af te sluiten. - Het organisatieteam biedt het CMT jaarlijks in januari een overzicht van deelnemers en begeleiders. - Aanpassingen in deze overeenkomst worden door het organisatieteam voor het nieuwe kalenderjaar bij het CMT aangegeven. Mevr. Sulimma meldt dat het toenmalige CMT akkoord is gegaan met deze overeenkomst. Bij vertrek van het CMT is deze overeenkomst overgedragen aan de directie en heeft directielid dhr. Lippold dit in zijn portefeuille gekregen. Hij zal nu in overleg gaan met het organisatieteam van de wintersportweek.
Bladzijde 3 - Mevr. Redder vraagt naar de geldigheidsduur van deze overeenkomst. Mevr. Sulimma laat weten dat de overeenkomst vijf jaar geldig is en per schooljaar 2017/2018 is ingegaan. - Mevr. Van Damme merkt op dat er in de overeenkomst niet gesproken wordt over het uitvoeren van een kascontrole door de OR. Is kascontrole door de OR wel nodig? Mevr. Sullimma geeft hierop aan dat alleen vermeld staat dat de begroting elk jaar sluitend moet zijn. School organiseert ook andere reizen, zoals de Polenreis en de werkweken, en daarbij is de OR niet betrokken en is kascontrole door de OR niet aan de orde. Mevr. Van Damme laat weten dat in het verleden de OR bij de organisatie van de wintersportweek is aangehaakt, vanwege ontlasting van de organiserende docenten. Mevr. Sulimma vraagt of de OR de wintersportreis financieel ondersteunt en mevr. Van Damme laat weten dat dit niet het geval is. Besloten wordt dat kascontrole door de OR niet nodig is, aangezien de heren Strijker en Fransen geen OR-leden meer zijn en de wintersportreis daarmee niet meer aan de OR verbonden is. Mevr. Zandbergen zal de heren Strijker en Fransen verwijderen van de OR-ledenlijst. 4. Presentatie Branding door dhr. Struikman Dhr. Struikman vertelt dat hij vorige week bezoek heeft gehad van een marketing professional om school en haar positionering te laten onderzoeken en dat dit hem erg enthousiast heeft gemaakt. Dhr. Struikman brengt aan de hand van de PowerPoint-presentatie van deze marketing professional zijn enthousiasme over met betrekking tot de plannen van school voor branding. School heeft jarenlang vertrouwd op de toevoer van nieuwe leerlingen, maar heeft nu last van concurrentie van andere scholen in de randgebieden van ons toeleveringsgebied. De identiteit van school wordt steeds belangrijker. Er zal kritisch gekeken moeten worden naar wie wij als school zijn en wat de leerlingen en ouders belangrijk vinden (het onderbuikgevoel en ook: It s not what you say it is. It s what they say about you when you re not in the room. ). Er moet een herkenbaar en eenduidig beeld van school komen met gezamenlijke waarden. Alle medewerkers dienen dit gevoel te ervaren en overal uit te dragen. Plan is om een manifest te starten, wat begint met twee onderzoekers die hier zeven dagen zullen rondlopen en onder andere medewerkers, leerlingen, ouders en basisscholen kritische vragen zullen stellen. Daaruit zal naar voren komen waar wij gezamenlijk voor staan en in geloven en zal een plan worden gemaakt. Indien nodig volgt een aanpassing van het logo en het gebouw. - Mevr. Boesenkool vraagt of dit plan alleen voor locatie Coevorden is of ook voor locatie Hardenberg. Dhr. Struikman laat weten dat het om de hele school gaat, dus ook om locatie Hardenberg. - Mevr. Redder vraagt wanneer dit manifest van start zal gaan. Dhr. Struikman hoopt zo spoedig mogelijk akkoord van de directie te verkrijgen en ziet dan graag dat de onderzoekers voor of tijdens de examenperiode van start zullen gaan. Met ingang van volgend schooljaar kan dan de verdere uitvoering plaatsvinden. Mevr. Van Damme bedankt dhr. Struikman voor zijn presentatie.
Bladzijde 4 5. Notulen vergadering d.d. 4 december 2017 Blz. 3, agendapunt 5, actiepunt 17/18-04: mevr. Van Damme laat weten dat er inmiddels een ouder is gevonden voor uitvoering van de kascontrole. Notulen: worden vastgesteld. 6. Actiepuntenlijst vergadering d.d. 4 december 2017 Actiepunt 06: mevr. Van Damme vraagt naar de ervaringen van OR-leden met betrekking tot het meelopen met de groepen van de rondleidingen tijdens de Infomenten. - Mevr. Kootstra laat weten dit positief te hebben gevonden. Er werd een goed gevoel aan ouders overgedragen en met name docent De Graaf verdiend een compliment voor zijn bijdrage. - Mevr. Kamphuis is ook positief hierover en heeft het als prettig ervaren dat zij vragen van ouders heeft kunnen beantwoorden. - Dhr. Landman meldt dat de tweede Infomentenavond minder goed bezocht werd en veel ouders zelfstandig rond wensten te lopen. - Mevr. Boesenkool laat weten een negatieve ervaring te hebben met het rondleiden door een leerling. De leerling wist de lokalen goed te vinden, maar stelde zich niet uitnodigend op en had geen antwoord op een vraag van een ouder over dakpanklassen en dubbele normering. Mevr. Boesenkool is hierop ingesprongen door een docent deze vraag te laten beantwoorden. Mevr. Kootstra geeft hierop aan dat aan mevr. Raat teruggekoppeld dient te worden dat leerlingen tijdens de Infomenten op hun kracht ingezet moeten worden. - Mevr. Redder liep ook mee met een rondleiding door een leerling en dit verliep wel goed. - Mevr. Boesenkool meldt dat een ouder zich heeft opgegeven voor beide avonden om zich zo beter te kunnen laten informeren over de havo. Deze ouder is teruggefloten, omdat dit niet de bedoeling was. Mevr. Sulimma herkent dit niet en laat weten dat dit een misverstand moet zijn. Beide avonden bezoeken is geen enkel probleem. Actiepunt 07: mevr. Stijnis kan indien gewenst contact opnemen met dhr. Kooistra. Actiepunt 20: idem. Actiepunt 22: mevr. Redder laat weten dat de notulen door mevr. Landa in de week na de klassenoudervergadering verzonden zijn, maar niet door iedereen ontvangen zijn. Mevr. Baks heeft laten weten dit op te pakken. Actiepunt 24: mevr. Sulimma legt uit dat het hier om een misverstand met een enkele ouder ging en dit inmiddels is opgelost door mevr. Veneman. Afgestemd wordt dat mevr. Van Damme nog wel contact zal opnemen met mevr. Veneman voor een toelichting op de vrijwillige ouderbijdrage. De volgende actiepunten kunnen van de lijst: 06, 07, 09, 13, 18, 19, 20, 21, 22 en 24.
Bladzijde 5 7. Mededelingen Ouderraad Raad van Toezicht Mevr. Van Damme laat weten dat de vergadering van 7 mei a.s. zal worden bijgewoond door twee leden van de Raad van Toezicht en twee leden van de MR. OR-ledenlijst De volgende wijzigingen mogen door mevr. Zandbergen in de ledenlijst worden doorgevoerd: - Een aanpassing van het telefoonnummer van mevr. Kamphuis. - Een gewijzigd telefoonnummer van mevr. Rump. - Een gewijzigd telefoonnummer van mevr. Kootstra. - Aanpassing Lid vanaf bij mevr. Boesenkool (november 2015 in plaats van april 2016). - De buitengewone OR-leden dhr. Strijker en dhr. Fransen mogen van de OR-ledenlijst af. Dhr. Struikman en mevr. Sulimma verlaten de vergadering. 8. Pauze 9. Verslag algemene OR-vergadering en algemene ouderavond d.d. 22 november 2017 Mevr. Van Damme levert op papier een paar wijzigingen aan. Mevr. Zandbergen zal deze in het verslag verwerken. 10. Evaluatie Infomenten d.d. 17 en 18 januari 20189 Dit agendapunt is reeds bij agendapunt 6 Actiepuntenlijst vergadering d.d. 4 december 2017, actiepunt 06, aan de orde geweest. 11. Evaluatie Afscheid en welkom d.d. 24 januari 2018 Het bijeenkomst in het kader van afscheid en welkom van vertrekkende en nieuwe OR-leden vond op 27 januari jl. plaats bij wokrestaurant Ni Hao in Coevorden. In totaal waren daarbij dertien OR-leden, mevr. Sulimma namens de directie en mevr. Steenblik van de Raad van Bestuur aanwezig. De aanwezige OR-leden hebben het erg gezellig gevonden. Mevr. Redder laat weten dhr. Karstenberg te hebben gemist. 12. Werkzaamheden van de diverse commissies De commissielijst wordt gezamenlijk besproken. De taken zijn ongelijk verdeeld en dat mag veranderen. Mevr. Van Damme noteert ieders keuze en zal deze verwerken in de commissielijst. Daarnaast wordt een ieder die zijn keuze nog niet heeft gemaakt, gevraagd dit alsnog te doen en door te geven aan mevr. Van Damme. - De wintersportweek zal als commissie van de commissielijst verwijderd worden. - Met betrekking tot de commissieverdeling laten mevr. Boesenkool, mevr. Van Damme, mevr. Kootstra en dhr. Landman laten weten dat volgend schooljaar hun laatste jaar als ORlid is. - Mevr. Boesenkool mist de commissie Werving tijdens ouderavonden op de lijst. Dit wordt genoteerd als agendapunt voor de laatste OR-vergadering op 27 juni. - Mevr. Van Damme heeft nog niet de draaiboeken van de diverse commissies ontvangen van oud-or-lid dhr. Platje en zal hier nogmaals naar vragen. De draaiboeken zullen waar nodig aangepast worden. Afgestemd wordt dat mevr. Zandbergen de draaiboeken in een vast format zet en de draaiboeken op de server van school bewaard, zodat ze beschikbaar blijven voor de OR-leden.
Bladzijde 6 13. Discussie n.a.v. de presentatie Branding bij agendapunt 4. De OR-leden geven hun reactie naar aanleiding van de presentatie van dhr. Struikman over Branding bij agendapunt 4: - Mevr. Redder meldt dat dhr. Struikman zijn verhaal met enthousiasme heeft overgebracht. - Mevr. Kamphuis begrijpt dat het doel is om dit op korte termijn door te voeren, maar merkt op dat dit op korte termijn moeilijk haalbaar is aangezien het een proces is dat tijd nodig heeft. - Dhr. Grooten merkt op dat school zelf herkent dat er verbeterpunten zijn en dat is goed. Echter verspreidt slecht nieuws zich snel en duurt het lang voordat het beeld is bijgesteld. - Mevr. Van Damme laat weten dat school een negatief imago heeft wat betreft de zorg voor kinderen die extra ondersteuning nodig hebben. Dit is niet in concrete punten aan te geven, maar betreft een onderbuikgevoel en is afhankelijk van individuele docenten. Mevr. Kootstra laat weten dit niet zo te ervaren geeft aan juist een positieve ervaring te hebben. - Mevr. Kootstra merkt op dat indien alle medewerkers dankzij het manifest de neuzen dezelfde kant op hebben, dat dan nog niet alle medewerkers zich op dezelfde enthousiaste wijze zullen uiten over school. 14. Evaluatie nieuwe opzet van de OR-vergaderingen Mevr. Van Damme laat weten dat er voor de afgelopen OR-vergaderingen is gekozen voor een gewijzigde opzet van de agenda, namelijk een presentatie door de directie waarop de OR tijdens een later punt op de agenda (zonder het bijzijn van de directie) zal reageren. Alle aanwezigen laten weten deze opzet prettig te vinden. Wel dient de agenda hierop afgestemd te worden: agendapunten die met de directie besproken dienen te worden, zullen naar voren moeten worden gehaald. 15. Rondvraag Mevr. Redder stelt namens leerlingen de vraag of zij de dag voor een toetsweek een halve dag vrij kunnen krijgen om te leren. Een lange schooldag voor een toetsweek wordt door leerlingen als zwaar ervaren. Daarnaast wordt een toetsweek rondom Pasen niet handig gevonden. Dit wordt niet door alle aanwezige OR-leden herkend. Mevr. Boesenkool deelt de OR mede dat op zaterdag 29 en zondag 30 september 2018 in Coevorden de Samenloop voor Hoop zal plaatsvinden; een 24-uurs estafetteloop om geld in te zamelen voor KWF Kankerbestrijding. Mevr. Boesenkool zit in de organisatie hiervan en vraagt de OR-leden naar hun mening over het voorstel voor het organiseren van een jeugdloop voor leerlingen van De Nieuwe Veste (naast de reeds bestaande jongerenloop voor de basisscholen). De aanwezige OR-leden vinden dit een goed initiatief. Mevr. Boesenkool geeft aan dit te zullen terugkoppelen tijdens het overleg van de organisatie op 3 april a.s. 16. Sluiting Mevr. Van Damme sluit om 21.40 uur de vergadering. De volgende vergadering vindt plaats op maandag 7 mei 2018.