AOG10044 - Algemene offerteaanvraag met nationale bekendmaking Opdracht voor diensten Opslagen van het materiaal voor electronisch stemmen en de logistieke operaties die bij het stemmen Bijzonder bestek ASBL GIAL VZW bd E. Jacqmainlaan 95 Bruxelles 1000 Brussel Tél. /Tel. : + 32 (0)2-229 54 00 Fax: + 32 (0)2-229 54 54 TVA-BTW: BE 449.971.914 RPM Bruxelles - RPR Brussel: 0449.971.914 Dexia: 091-0105896-01
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Voorwerp van de opdracht... 3 Modaliteiten van de algemene offerteaanvraag... 4 Inlichtingen... 4 1. Deel één - Algemeen... 5 1.1 Wettelijke referenties... 5 1.2 Vorm van de offertes... 6 1.3 Kwalitatieve selectie van de inschrijvers... 6 1.4 Bijkomende documenten voor de technische analyse van de offertes... 7 1.5 Analyse van de offertes... 8 2. Deel Twee Administratieve clausules... 9 2.1 Gemeenschappelijke bepalingen voor alle opdrachten :... 9 2.2 Bijzondere bepalingen van de opdrachten voor diensten... 11 3. Deel Drie - Technische specificaties... 13 3.1 Inleiding :... 13 3.2 Onderwerp :... 13 3.3 Opslagen... 13 3.4 Logistieke operaties... 14 3.5 Inventaris... 15 4. Deel vier Offerteformulieren... 17 OFFERTE... 17 PRIJSOFFERTE... 21 AOG10044 2/22
Inleiding Dit bijzonder bestek werd opgesteld in het Frans (referentietaal) en vertaald in het Nederlands. - De vzw GIAL (GIAL) is de aanbesteder van deze opdracht. - De Stad Brussel ( VBX) is de eindklant. - Deze opdracht is eveneens besloten voor alle andere entiteiten die wensen te genieten van deze marktvoorwaarden. De contactgegevens van de aanbesteder zijn: Asbl GIAL Vzw Emile Jacqmainlaan 95 B 1000 BRUSSEL Tél. : +32 (0)2-229 54 00 Fax : +32 (0)2-229 54 54 E-mail : olivier.lens@gial.be Contactpersonen : Administratief niveau : Olivier Lens Technisch niveau : Ermando Di Luciano Louter door de overhandiging van een offerte wordt de inschrijver geacht kennis te hebben genomen van alle documenten waarvan in dit bijzonder bestek sprake is. Voorwerp van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Opslagen van het materiaal voor electronisch stemmen en de logistieke operaties die bij het stemmen. Duur van de opdracht : 36 maanden, opzegbaar elke 12 maanden, tegen een vooropzeg van 3 maanden Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. De opdracht volgens prijslijst is een opdracht waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. AOG10044 3/22
Modaliteiten van de algemene offerteaanvraag De vragen om verkrijging van de documenten met betrekking tot deze offerteaanvraag moeten uiterlijk op 17 januari 2011 per post, fax of e-mail aan de aanbesteder worden overgemaakt op het hierboven vermelde adres, met opgave van de referenties van de opdracht. Deze documenten moeten persoonlijk worden bezorgd, in het Frans of het Nederlands, op papier (deze vorm is de referentie). Daarna zal het mogelijk zijn om de documenten op aanvraag elektronisch via mail te ontvangen. De offertes moeten op het adres van de aanbesteder aankomen in een gesloten, niet gepersonaliseerde envelop, met de referenties van de opdracht, uiterlijk op 25 januari 2011 om 10.30 uur. De opening van de offertes zal plaatsvinden op het adres van de aanbesteder op 25 januari 2011 om 10.30 uur. De aanbesteder behoudt zich het recht voor om na opening van de offertes: aan bepaalde inschrijvers bijzonderheden of aanvullingen te vragen met betrekking tot de informatie in hun offerte, teneinde deze laatste juister te kunnen evalueren. De aanbesteder zal aan de inschrijvers die een offerte hebben ingediend, rond haalf-maart 2011zijn beslissing meedelen op basis van de voorschriften die in "Deel een - Algemeen" van dit bijzonder bestek staan. Daarom moet de offerte 60 dagen geldig blijven. Inlichtingen Er zal geen enkele klacht wegens een slecht begrip of een onvolmaakte kennis van dit bijzonder bestek worden aanvaard. De inschrijvers kunnen hun vragen om inlichtingen die noodzakelijk of gewoon nuttig zijn voor de beoordeling van dit bijzonder bestek in het Frans of het Nederlands verzenden per post, fax of e-mail aan het adres van de aanbesteder, uiterlijk op 12 januari 2011 met precisering van de referenties van de opdracht. De antwoorden op de door alle inschrijvers gestelde vragen zullen op 17 januari 2011 schriftelijk aan alle inschrijvers worden overgemaakt. AOG10044 4/22
1. Deel één - Algemeen 1.1 Wettelijke referenties Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Naam: GIAL Adres: E. Jacqmainlaan 95 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Olivier Lens Telefoon: + 32 2 229 54 67 Fax: + 32 2 229 54 54 E-mail: olivier.lens@gial.be Ontwerper Naam: Financiële Directie Adres: E. Jacqmainlaan 95 te 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Olivier Lens Telefoon: + 32 2 229 54 67 Fax: + 32 2 229 54 54 E-mail: olivier.lens@gial.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen. Bij het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver af van alle algemene verkoopsvoorwaarden en aanvaardt de volledige toepassing van de gestelde voorwaarden door de wettelijke voorschriften hiervoor evenals door dit Bijzonder Bestek en de verschillende documenten naar dewelke het verwijst. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Geen AOG10044 5/22
1.2 Vorm van de offertes De offertes moeten verplicht in het Frans of het Nederlands zijn opgesteld. De analyse van de offertes zal plaatsvinden in de referentietaal van deze offerte-aanvraag, dus het Frans. GIAL zal alle of een deel van de offertes in deze taal vertalen als zij dat nodig acht voor het begrip ervan. De offertes zullen worden ingediend op papier, en bij voorkeur van een electronische vorm ( CDrom of Dvd). De papieren versie zal de referentie zijn. De documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd, verbinden de inschrijvers op dezelfde wijze als de clausules en voorwaarden van deze offerteaanvraag; zij moeten gedateerd en ondertekend zijn. 1.3 Kwalitatieve selectie van de inschrijvers De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of in het Frans en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek de formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek de model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - uitsluitingscriteria) * Voor de Belgische inschrijvers, het RSZ-attest verwijzend naar de situatie van zijn rekening volgens de specificaties van artikel 90 3 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996; voor de buitenlandse inschrijvers de attesten vereist volgens artikel 90 4 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. * Voor de Belgische inschrijvers, een attest van FOD Financiën dat de inschrijver aan BTW en belastingen voldoet; voor de buitenlandse inschrijvers, een gelijkaardig attest gecertificeerd door de bevoegde in-stanties; * Het bewijs dat hij niet uitgesloten is van aanbestedingen volgens artikels 43 en 43bis van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Dit kan bewezen worden door een attest van de Kamer van Koophandel. Indien de inschrijver het bewijs niet aflevert dat hij niet van aanbesteding uitgesloten is volgens de vernoemde artikels, zal de aanbesteder de omzendbrief van 23 april 2007 mogen toepassen «Omzendbrief. Openbare aanbestedingen. Administratieve vereenvoudiging. Impliciete verklaring op erewoord met betrekking tot de persoonlijke situatie in het kader van de kwalitatieve selectie». Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - selectiecriteria) Het bewijs van zijn financiële en economische capaciteiten volgens artikel 44 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Dit kan bewezen worden door een bankattest dat waarborgt dat de onderneming de financiële capaciteit heeft om het project aangaande deze aanbesteding tot een goed eind te brengen. AOG10044 6/22
Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - selectiecriteria) * Het bewijs van zijn technische capaciteit volgens de aanwijzing van artikel 45 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. Dit kan bewezen worden door certificaties van gehomologeerde organismen, door certificaties bekomen na opleidingen van het personeel dat met het project belast zal worden of door attesten van voldoening van klanten in het betrokken domein; * De voorstelling van de inschrijver omvat: - Zijn volledige gegevens alsook de informatie dat de aanbesteder toelaat met hem te communiceren in het kader van de acties bepaald in het kader van de behandeling van de aanbesteding, - Een verklaring van zijn zakencijfer verwezenlijkt gedurende de laatste drie jaar en met betrekking tot het softwarepakket onderwerp van deze aanbesteding, - Het aantal bedienden betrokken bij de beheertaken evenals hun lokalisatie (ontwikkeling, onderhoud, ondersteuning, ). 1.4 Bijkomende documenten voor de technische analyse van de offertes Een beschrijving van de voorziene werkwijze : - het opslaan van het materiaal voor het electronisch stemmen en de update van de inventaris. - de logistieke operaties, inhoudend het aanwenden van personeel en voldoende technische middelen, rekening houdend met de planning verduidelijkt in het 3de deel van het Bijzonder Lastenboek. De beschrijving van de door de inschrijver aangewende maatregelen om zich te verzekeren van de kwaliteit van de voorgestelde oplossingen. AOG10044 7/22
1.5 Analyse van de offertes Opdat de offerte van een inschrijver administratief conform zou zijn zal ze verplicht : voldaan hebben aan de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, en alle hierboven gevraagde documenten bevatten (Hoofdstukken 1.3 en 1.4) De globale regelmatigheid van elke administratief conforme offerte zal worden geverifieerd en daarna zal de opdrachtgever zijn analyse voortzetten door zich te richten op twee criteria categorieën: de criteria voor technische regelmatigheid en de gunningscriteria. Criteria voor technische regelmatigheid De criteria voor technische regelmatigheid stemmen overeen met de kenmerken waarmee het voorgesteld materieel moet aan voldoen. Zij worden hernomen in "Deel drie Technische Specificaties" van dit Bijzonder Lastenboek waarin de overeenstemmende specificaties worden geformuleerd. De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte indien elk criterium van technische regelmatigheid al dan niet is ingevuld door de door hem voorgestelde oplossing. Indien hij beschikt over bewijsstukken moet hij deze in zijn dossier bijvoegen. Als in dit stadium geen enkele inschrijver beantwoordt aan de kwalitatieve selectie en aan de criteria voor technische regelmatigheid, overeenkomstig artikel 17 3 van de wet van 24 december 1993, kan een onderhandelingsprocedure met publikatie aangegaan worden. Gunningscriteria De criteria van toekenning worden in onderstaande tabel gedefinieerd met de respectieve weging van elke groep criteria in de evaluatie van de offertes (kolom Wegingscoëfficiënt ). Gunningscriteria Réf. A0-P1 Weging De voorziene werkwijze voor de logistieke operaties rekening houdend met de planning in het 3e deel 1 40 De technische kwaliteit van de opslagruimten 2 20 De voorziene werkwijze voor het opslagen van het materieel voor het elektronisch stemmen 3 20 De prijs 4 20 De inschrijver dient bij zijn offerte de nodige documenten te voegen teneinde een evaluatie van de gunningscriteria mogelijk te maken. AOG10044 8/22
2. Deel Twee Administratieve clausules 2.1 Gemeenschappelijke bepalingen voor alle opdrachten : Artikel 1 Leidende ambtenaar De leidende ambtenaar die belast is met de directie en de controle op de uitvoering van de opdracht is De Heer Jean-Marc Goeders, Administrateur Délégué. Artikel 5 Vorming van de borgtocht Volgende borgtocht wordt gevraagd: Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental) De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 6 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden. De dienstverlener stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. Artikel 10 Derden In het kader van de huidige opdracht kan de inschrijver geen beroep doen op onderaannemers zonder het expliciete en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. Artikel 13 - Prijsherziening De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = herzieningscoëfficiënt (k) * herzienbaar gedeelte k = 0,4 * s/s + 0,4 * i/i + 0,2 S =het gemiddelde van de uurlonen van de geschoolde werklieden, de geoefende werklieden en de handlangers, zoals die door het Nationaal Paritair Comité van het Bouwbedrijf vastgesteld zijn, vermeerderd met het totaal percentage van de sociale lasten en verzekeringen, zoals aangenomen door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, 10 kalenderdagen voor de opening van de offertes. s = hetzelfde gemiddelde van de uurlonen, zoals aangenomen door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, op de aanvangsdatum van de maandelijkse periode van het voorschot. I = het referentieindexcijfer op basis van een jaarlijks verbruik van de voornaamste producten in het bouwbedrijf op de inlandse markt, vastgesteld door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, voor de kalendermaand die de opening van de offertes voorafgaat. i = hetzelfde referentieindexcijfer, vastgesteld door de Federale Overheidsdienst Economie, KMO, Middenstand en Energie, voor de kalendermaand die de maandelijkse periode van het voorschot voorafgaat. AOG10044 9/22
Artikel 14 Intellectuele rechten Alle door de dienstverlener opgestelde resultaten en rapporten bij de uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de aanbestedende overheid en mogen niet gepubliceerd of overgedragen worden aan derden zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn geacht de nodige terughoudendheid te bewaren betreffende de gekende informatie bij de uitvoering van deze opdracht. Deze informatie mag in geen enkel geval aan derden worden medegedeeld zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De dienstverlener kan evenwel van deze opdracht als referentie gewag maken. De door de opdrachtnemer voorgestelde documenten worden eigendom van de aanbesteder. Artikel 15 - Betalingen De betaling van de diensten voor het opslagen zullen aan het begin van elk trimester gebeuren. De betaling van de logistieke diensten zullen gebeuren na goedkeuring van de materiaalinventaris voor electronisch stemmen en na de stemming door de opdrachtgever teruggegeven. De betaling van de fakturen zal gebeuren 30 dagen einde maand. Elke faktuur, één per bestelbon, moet: opgeteld zijn in twee exemplaren op naam van de aanbesteder (Dienst Boekhouding) ; voor echt en onvergolden verklaard zijn voor de som van... (voluit geschreven) en ondertekend door de aannemer of de persoon hiervoor geaccrediteerd (of het nummer en de datum van de toelatingsbrief vermelden waarbij vrijstelling van echtverklaring wordt toegestaan) ; uitdrukkelijk de referentie van dit Bijzonder Lastenboek en van de desbetreffende bestelbon vermelden. Elke faktuur waarvan de voorschriften niet nageleefd werden is van nul en gener waarde. Artikel 16 Klachten en verzoekschriften Eventuele klachten en verzoekschriften moeten door de inschrijver per aangetekende brief bij de leidende ambtenaar worden ingediend. De termijnen nemen een aanvang op de datum van afgifte van de zending bij de Post. Artikel 18 Rechtsvorderingen en termijnen Elke rechtsvordering met betrekking tot deze opdracht is verplicht onderworpen aan de uitsluitende rechtspraak van de rechtbanken van het Gerechtelijk Arrondissement Brussel. Artikel 20 Middelen van optreden van de Aanbestedende overheid Wanneer tekortkomingen ten laste van de Aannemer worden vastgesteld zullen één of meer van de hieronder beschreven maatregelen toegepast worden: Boeten ; Boeten wegens laattijdigheid ; Maatregelen van ambtswege zoals voorzien in artikel 20 6 van het Algemeen Lastenboek in bijlage van het KB van 26 september 1996. AOG10044 10/22
2.2 Bijzondere bepalingen van de opdrachten voor diensten Artikel 67 Elementen in de prijs inbegrepen Alle vermelde prijzen in het offerteformulier moeten verplicht in Euro worden geformuleerd. Deze opdracht is een opdracht met een globale prijs, hetgeen betekent dat de globale prijs forfaitair is. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten voor de diensten, uitgezonderd de B.T.W., in te vullen. De opgegeven prijzen bevatten namelijk alle willekeurige kosten en belastingen met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde die een afzonderlijke post op de factuur inneemt. Zijn met name in de prijzen inbegrepen : - de administratieve- en secretariaatskosten ; - de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; - de levering van de documenten of de stukken verbonden aan de uitvoering van de diensten ; - de verpakkingskosten ; Article 69 - Uitvoeringsmodaliteiten 1 Minimale hoeveelheid De in de inventaris vermelde hoeveelheden zijn juist. Zijn zullen het voorwerp van een telling zijn uitgevoerd door de opdrachtnemer bij aanvang van de opdracht. De vastgestelde verschillen kunnen in geen geval recht geven, op het einde van de onderneming, op een supplement of willekeurige door de opdrachtgever te betalen schadevergoeding. 2 - Bestellingen Wat betreft het opslagen zal de opdracht het voorwerp uitmaken van één globale bestelbon voor de ganse periode van de opdracht en die het aantal eenheden van elk op te slagen type zal vermelden. Wat betreft de logistieke operaties zal de opdracht het voorwerp uitmaken van een bestelbon iedere keer dat door een koninklijk besluit gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad wordt overgegaan tot verkiezingen. Iedere bestelbon zal het aantal stembureaus en hun lokatie vermelden. De uitvoeringstermijnen van de logistieke operaties zullen meestal door de FOD Binnenlandse Zaken worden vastgelegd, deze kunnen in geen enkel geval worden overschreden. Artikel 70 Plaats van uitvoering van de dienst De diensten zullen uitgevoerd worden op het grondgebied van de Stad Brussel en de gemeenten die het onderwerp uitmaken van een bestelbon. AOG10044 11/22
Artikel 71 Technische oplevering De diensten zullen van dichtbij opgevolgd worden door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener medegedeeld worden bij aanvang van de uitvoering van de diensten. De goedkeuring van de logistiek zal voor elk bureau verworven worden door toestemming van de voorzitter van dit bureau. Artikel 75 Boeten wegens laattijdige uitvoering De boeten voor laattijdige uitvoering zijn vastgesteld op : 1.000,00 euros per kalenderdag vertraging en per bureau voor installatie en ontruimen van de kiesbureaus. 100,00 euros per kalenderdag vertraging wegens de afwezigheid van een gedetailleerde inventaris (per onderdeel) na het plaatsen van de urnen in de opslagruimte. Artikel 116 Termijn voor de verbintenis van de inschrijvers De inschrijvers blijven door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen verbonden, te tellen vanaf de dag die volgt op die van de opening van de offertes. AOG10044 12/22
3. Deel Drie - Technische specificaties 3.1 Inleiding : Dit gedeelte heeft als doel alle technische specificaties van dit Bijzonder Lastenboek aan de inschrijvers te bezorgen. Zij moet als basis dienen voor de inschrijvers om de technische gedeelten van hun offerte samen te stellen zoals vermeld in het deel "Vorm en inhoud van de offerte" in het gedeelte "Deel één - Algemeenheden" van dit Bijzonder Lastenboek. 3.2 Onderwerp : Het onderwerp van deze opdracht is tweevoudig en bestaat uit, enerzijds, het opslagen van het materiaal voor electronisch stemmen tussen de verkiezingsdagen en, anderzijds, het installeren van dit materiaal in de stembureaus voor de verkiezingsdag en het demonteren op het einde van de verkiezingsdag. Het materiaal voor electronisch stemmen in deze opdracht wordt in een inventarislijst per gemeente hernomen (bijlage 2). Het aantal aangesloten gemeenten voor deze dienst kan van jaar tot jaar variëren, aangenomen dat de opdracht minstens voor de Stad Brussel geldt. Het materiaal voor electronisch stemmen is samengesteld uit verschillende types uitrustingen, t.t.z. : MAV = stemmachines type Digivote 1, Digivote 2, Digivote 2b, Digivote 2c. URN = PC van de voorzitter, type Digivote 2, Digivote 2b en Digivote 2c DECK & BOTTOM = Digivote 2 en Digivote 2c TOT = optellingsmachines (Digivote 2 en Digivote 2c) 3.3 Opslagen Het volstaat het materiaal voor het electronisch stemmen op te slagen in een temperatuur (tussen 5 en 20 ) en vochtigheid (tussen 20% en 80%) aanbevolen in de omzendbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken van 8 augustus 1996 (art. M12). Er zal eveneens rekening gehouden worden met de eisen in art. M13 (bescherming tegen diefstal), M16 (electrische kabels), M17 (verpakking) en M18 (stapels). Jaarlijks zal de FOD Binnenlandse Zaken een steekproefgewijze controle van dit materiaal uitvoeren. De datum voor deze controle zal aan GIAL medegedeeld worden met een voorafgaande kennisgeving van ongeveer 15 kalenderdagen. De goederenbehandeling verbonden aan deze controle zijn in de opdracht inbegrepen. De inschrijver zal in zijn offerte de wijze waarop hij het fysieke opslagen van het materiaal beschrijven. De inschrijver zal in zijn offerte de verhuis van het materiaal voor electronisch stemmen naar de actuele opslagruimte, gesitueerd in de rand van Brussel, naar de opslagruimte die hij heeft gekozen in de rand van de Stad. AOG10044 13/22
3.4 Logistieke operaties Het gaat hoofdzakelijk over de installatie, de vooravond van de verkiezingsdag, van het materiaal voor het electronisch stemmen in de door de gemeentediensten geplaatste stemhokjes, en de dag van de stemming wanneer de verkiezingsoperaties beëindigd zijn dit materiaal te demonteren. Deze logistieke operaties houden volgende stappen in: Proeftest van de stembureaus (ongeveer 2 maanden voor de verkiezingsdag) ; een testdisquette per bureau moet naar de FOD Binnenlandse Zaken of naar zijn afgevaardigde gestuurd worden; Vervoer van het verkiezingsmateriaal van de opslagruimte naar de stembureaus. Men zal middelgrote vrachtwagens voorzien, die zich gemakkelijk door het stadsverkeer kunnen banen en met een voldoende aantal voor het uitvoeren in de toegekende termijnen; Installeren van het verkiezingsmateriaal in de stemhokjes en testen van de configuratie in het stembureau. Een testdisquette per bureau moet teruggestuurd worden naar de FOD Binnenlandse Zaken of naar zijn afgevaardigde. De installatieploegen moeten met een voldoende aantal zijn voor de uitvoering van dit werk in de beste omstandigheden; Het demonteren van het verkiezingsmateriaal; Vervoer van de het verkiezingsmateriaal naar de opslagruimten. De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op de volgende punten: 3.4.1 De dag van de verkiezingen is door Koninklijk Besluit vastgelegd, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad ongeveer 45 dagen op voorhand. 3.4.2 Stembureaus De lokalen waarin de stembureaus zijn geplaatst bevinden zich niet allemaal op gelijke hoogte van de straat (aanwezigheid van treden of trappen) ; De lokalen waarin de stembureau zijn geplaatst zijn toegankelijk vanaf de vooravond van de stemming (de zaterdag) en moeten de avond zelf van de verkiezingsdag vrijgemaakt worden ; De meeste stembureaus worden in scholen geïnstalleerd met als enige bewaking, de concierge van het gebouw ; de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer voor het electronisch verkiezingsmateriaal is opgeheven tussen de tijd waarin het helemaal is geïnstalleerd en de tijd wanneer het demonteren van dit materiaal begint. 3.4.3 Configuratie van stembureaus Een configuratie van een stembureau bevat n PC MAV, 1 PC URN, en 1 urne (DECK & BOTTOM) ; het aantal n varieert volgens het bureel en is door de gemeentelijke autoriteiten vastgelegd ongeveer 3 weken voor de verkiezingsdag ; Bijvoorbeeld, het aantal stembureaus tijdens de laatste verkiezingen voor de Stad Brussel bedroeg 97. De avond van de verkiezingen zijn de urnen verzegeld, ze blijven ter plaatse en zullen niet onmiddellijk in de voorraad geplaatst worden. Deze plaatsing in de voorraad zal door de opdrachtgever uitgevoerd worden na de geldigverklaring van de verkiezingen, t.t.z. verschillende weken na de verkiezingsdag.. AOG10044 14/22
3.4.4 Organisatie van de operaties De opdrachtnemer wordt geacht, voor elke betrokken gemeente, aan minimum één coördinatievergadering deel te nemen met de gemeentelijke administratie. De avond voor de verkiezingsdag moet de aanbesteder regelmatig de FOD Binnenlandse Zaken informeren betreffende de vorderingen bij de voorbereiding van de stembureaus ; de opdrachtnemer zal voorzien de opdrachtgever te informeren zodra het stemmateriaal volledig en correct geïnstalleerd is; De opgespoorde pannes tijdens het opstellen van de kiesbureaus moeten aan de leverancier van het materiaal worden overgemaakt (op heden STERIA) die de herstelling of vervanging verzekert; Wanneer het materiaal voor electronisch stemmen in de opslagruimte gedeponeerd is, bezorgt de opdrachtnemer aan GIAL een gedetailleerde inventarislijst van het opgeslagen materiaal. De inschrijver zal in zijn offerte de wijze beschrijven waarop hij een logistieke operatie organiseert. Hij zal een planning bezorgen gebaseerd op de verkiezingsdag en zal inlichtingen geven over het aantal ploegen, personen per ploeg en de nodige vrachtwagens. 3.5 Inventaris Gemeente PC MAV PC URN PC TOT Aantal Bureaus Stad Brussel 553 104 6 97 Vorst 215 51 5 40 De hierboven vermelde hoeveelheden zijn indicatief en kunnen voor elke verkiezing worden gewijzigd. AOG10044 15/22
AOG10044 16/22
4. Deel vier Offerteformulieren OFFERTE 1 Ondergetekende: Naam en voornamen : Nationaliteit : Beroep : Woonachtig te :................................ straat...nr..... Voor vennootschappen : De vennootschap: Rechtsvorm: Oprichtingsdatum: Nationaliteit :................................ met maatschappelijke zetel te:....... straat...nr........ hier vertegenwoordigd door:..... volgens volmacht van:........ 2 verbindt zich bij dezen, op zijn/haar roerende en onroerende bezittingen, om voor rekening van de ASBL GIAL VZW conform de clausules en voorwaarden van het bijzonder bestek nr. AOG/10/044 de betrokken opdracht voor leveringen uit te voeren, met de eenheidsprijzen zoals vermeld in bijgevoegde inventaris en dus voor de totale som per fase (exclusief btw) van 3 :........... 1 Deze offerte moet bij de ASBL GIAL VZW, E. Jacqmainlaan 95 te 1000 Brussel aankomen uiterlijk op de dag en het uur van de opening van de offertes. In geval van verzending per post moet de GESLOTEN enveloppe die de offerte bevat in een 2e enveloppe steken waarop uitsluitend de vermelding "inschrijving" en het adres hierboven staat. 2 Elke offerte die is ingevuld door een vennootschap of waarin een of meer vennootschappen als aannemer, leverancier of dienstverlener vermeld zijn, moet vergezeld zijn van de statuten of akten van deze vennootschappen, alsook de samenstelling van hun Raad van Bestuur, met vermelding van de nationaliteit van de bestuurders. 3 Voluit geschreven. AOG10044 17/22
vermeerderd met de BTW van 3 :............ hetzij een totaal bedrag (BTW inbegrepen) van 3 :............ Opgemaakt te... op... Handtekening van de inschrijver:.. AOG10044 18/22
IN TE VULLEN DOOR DE INSCHRIJVER Diverse gegevens betreffende de onderneming Rijksdienst voor Sociale Zekerheid:... Inschrijvingsnr.:... Sociaal Secretariaat van de Werkgevers:... Inschrijvingsnr.:... Ondernemingsnr.:... BTW-nummer:... Borginstelling:... straat... nr..... Naam en nationaliteit van de onderaannemers:... Nationaliteit van het tewerkgestelde personeel:...... Contactpersoon... TEL.:... /... FAX:... /...... E-mail:. Exploitatiezetel straat... nr.... te... Ondergetekende bevestigt dat hij in regel is met de RSZ. Ik voeg bij mijn offerte alle documenten die vermeld zijn in het bijzonder bestek. Opgemaakt te... op... Handtekening van de inschrijver:.. AOG10044 19/22
HERKOMST VAN DE PRODUCTEN 1. Geen enkel product dat niet afkomstig is uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zal worden gebruikt voor de uitvoering van deze opdracht 4. ofwel 2. Ik voeg bij mijn offerte een afzonderlijke nota, gedateerd en ondertekend, met vermelding van de herkomst van de te leveren of te gebruiken producten die niet afkomstig zijn uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap 4. Op deze nota staat per land van herkomst het bedrag exclusief douanerechten, waarvoor deze producten in de offerte tussenkomen. Als het gaat om producten die moeten worden afgewerkt op het grondgebied van de lidstaten van de Europese Gemeenschap, is de waarde van de grondstoffen in de nota opgegeven 5................ BETALINGEN De betalingen moeten gebeuren: aan de Bank van... op rekeningnummer... Opgemaakt te... op... Handtekening van de inschrijver :.. 4 5 Schrappen wat niet past. De inschrijver die de aangifte niet heeft gedaan, wordt geacht geen buitenlandse producten te gebruiken voor de uitvoering van de hele aanneming AOG10044 20/22
PRIJSOFFERTE Bijzonder bestek nr AOG10044 Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers Eenheidsprijs in letters Totaal Stockage des bureaux électorales pour Bruxelles 1 Stockage par Bureau BXL 1ère année TP st 97 2 Stockage par Bureau BXL 2ième année TP st 97 3 Stockage par Bureau BXL 3ième année TP st 97 Logistique éléctions par bureau pour Bruxelles et Forest 4 [Optie] Logisitque élections par bureau pour BXL TP st 97 5 [Optie] Logisitque élections par bureau pour Forest TP st 40 Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: AOG10044 21/22
KORTING OF AANVULLENDE VERGOEDING BIJKOMENDE INFORMATIE OVER UW PRIJSOFFERTE, INCLUSIEF DE RICHTPRIJZEN Opgemaakt te... op... Handtekening van de inschrijver:.. AOG10044 22/22