BIJLAGE 1 VERKLARINGEN Bijlage 1A Bedrijfsgegevens Bijlage 1A dient door de Leverancier ingevuld te worden en bij de offerte te worden gevoegd. NAW gegevens Inschrijver Officiële naam onderneming: Rechtsvorm van de onderneming: Postadres: Postcode: Plaats: Bezoekadres: Postcode: Naam: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Contactpersoon 1: Contactpersoon 2: Naam beslissingsbevoegd contactpersoon en plaatsvervangend beslissingsbevoegd contactpersoon t.b.v. de aanbesteding Naam: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Contactpersoon 1: Contactpersoon 2: Handtekening(en) [x] [x]
Bijlage I.B Akkoordverklaring conceptovereenkomst Hierbij verklaart ondergetekende zonder voorbehoud/onder voorbehoud ¹ akkoord te gaan met de overeenkomst in Bijlage II.A Conceptovereenkomst van het beschrijvend document. U mag voor 23 december 2011 voorstellen doen voor aanvullingen op de concept overeenkomst. Met de Nota van Inlichtingen wordt kenbaar gemaakt welke voorstellen worden opgenomen, dit ter beoordeling van de aanbestedende dienst. Met de Nota van Inlichtingen wordt de definitieve overeenkomst gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl. Onderstaand format gebruikt u voor onderdelen waarvoor u een nieuw tekstvoorstel wilt indienen. Volgens navolgende indeling: Artikelnr. en subnr. Tekstvoorstel Toelichting Mate van belangrijkheid (1, 2, of 3) * * De volgende typering zal gelden voor mate van belangrijkheid: 1. Zeer belangrijk voor u als inschrijver, breekpunt. 2. Belangrijk voor u als inschrijver, maar wel bespreekbaar. 3. Relevant, maar niet essentieel. Naam Functie Onderneming Handtekening Plaats en datum ¹ Doorhalen wat niet gewenst is. 100065GRD Pagina 2 van 12
Bijlage I C Uitsluitingsgronden De onder vraag 2 verlangde verklaringen mogen op het moment van overleggen, niet ouder zijn dan 6 maanden. De onderneming staat er voor in dat deze verklaring op het moment dat deze wordt overgelegd overeenstemt met de werkelijke situatie waarin de onderneming zich op dat moment bevindt. Vraag Antwoord Bijlage 2.0 Uitsluitingsgronden inzake deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of witwassen van geld Is jegens de onderneming bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling 1 om een of meer van de hieronder opgegeven redenen uitgesproken: - Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/773/JBZ van de Raad? - Omkoping in de zin van artikel 3, van het besluit van de Raad van 26 mei 1997, respectievelijk artikel 3, lid 1, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad? - Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap? - Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld? Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring omtrent het gedrag van de onderneming of de beschikking waarin afgifte van die verklaring wordt geweigerd of een vergelijkbare verklaring of beschikking uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is. 2.1 Uitsluitingsgronden die aanleiding kunnen zijn tot uitsluiting a. Verkeert de onderneming in staat van faillissement of van liquidatie, dan wel heeft de onderneming zijn werkzaamheden gestaakt, of geldt jegens haar een surseance van betaling of een akkoord, of verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving? b. Is het faillissement of de liquidatie van de onderneming aangevraagd of is tegen haar een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig gemaakt? c. Is jegens de onderneming een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels? d. Heeft de onderneming in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout begaan? e. Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke Zo ja, vermeld de betreffende toestand Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de griffier van de Rechtbank of een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is. Zo ja, vermeld de betreffende toestand Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de griffier van de Rechtbank of een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is. Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring omtrent gedrag (VOG) van de onderneming of de beschikking waarin afgifte van de verklaring wordt geweigerd of een vergelijkbare verklaring of beschikking uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is. Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Zo nee, vermeld dan eventuele lopende betalingsverplichtingen 1 Voor Nederland: een veroordeling uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. 100065GRD Pagina 3 van 12
bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland? f. Heeft de onderneming aan haar verplichtingen voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland? g. Heeft de onderneming zich in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of heeft de onderneming die inlichtingen niet verstrekt? Zo nee, vermeld dan eventuele lopende betalingsverplichtingen Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Belangstellende aanvaardt de verplichting voor elke voor het werk in te schakelen onderaannemer, de documenten conform Bijlage 2 Uitsluitingsgronden, na een verzoek daartoe te overleggen en zo nodig te verifiëren aan de hand van authentieke stukken. Als de beantwoording van de in deze bijlage genoemde vragen door een onderaannemer van de inschrijver daartoe aanleiding geeft, kan de aanbesteder besluiten dat de door de inschrijver gekozen onderaannemer niet wordt geaccepteerd. Inschrijver heeft vooraf de schriftelijke toestemming nodig van de aanbesteder voor het contracteren van eventuele onderaannemers. dag maand jaar te (plaats) door: naam en voorletters: functie: als rechtsgeldig vertegenwoordiger van (onderneming): Handtekening: 100065GRD Pagina 4 van 12
Bijlage I.D Standaardformulier referenties Wijze van invullen: De onderneming (inschrijver) dient voor alle op te geven referenties alle gevraagde onderdelen in te vullen, te beginnen bij referentie 1 en zo verder. De onderneming (inschrijver) dient hierbij duidelijk aan te geven wat voor soort dienst het betrof. Het aantal op te geven relevante referenties, vergelijkbaar met onderhavige opdracht qua aard en omvang, van de afgelopen 3 jaar (minimaal 2) dient aangegeven te worden op de standaardverklaring. Van elke referentie dient een tevredenheidverklaring ondertekent door Opdrachtgever te worden meegestuurd. Referentie 1 Naam Opdrachtgever: Plaatsnaam: Naam contactpersoon: Functie contactpersoon Telefoonnummer: Contractduur: Contractperiode: Aanneemsom excl. BTW. Gefactureerd bedrag excl. BTW. Soort dienstverlening: Uitgebreide omschrijving van de aard van de verleende diensten: Referentie 2 Naam Opdrachtgever: Plaatsnaam: Naam contactpersoon: Functie contactpersoon Telefoonnummer: Contractduur: Contractperiode: Aanneemsom excl. BTW. Gefactureerd bedrag excl. BTW. Soort dienstverlening: Uitgebreide omschrijving van de aard van de verleende diensten: Wij behouden het recht voor informatie in te winnen bij opdrachtgevers die vermeld staan op de referentielijst 100065GRD Pagina 5 van 12
BIJLAGE III INVULFORMULIEREN/ PRIJZENBLAD De prijsstelling is all-in. Dat wil zeggen dat in ieder geval zijn inbegrepen: salariskosten, overheadkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse reis- en verblijfkosten, die worden gemaakt ten gevolge van de opdracht, parkeerkosten, opleidingskosten, wervings- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten. Het all-in tarief is exclusief de van toepassing zijnde BTW. U dient de prijzen per jaar in te voeren in het bijgevoegde Excel bestand: prijsinvulformulier I. Kosten controle administratie en jaarrekening Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (onderdeel 1) Interimcontrole Totaal Bureau Drechtsteden, inclusief 2 SiSa 0 0 verantwoordingen en de organisatiebrede controles (zoals salarissen), consolidatie jaarrekening, preauditmeeting en organisatiebrede rapportages in vorm managementletter en rapport van bevindingen Sociale Dienst Drechtsteden 0 0 Ingenieursbureau Drechtsteden 0 0 Onderzoekscentrum Drechtsteden 0 0 Servicecentrum Drechtsteden 0 0 Gemeentebelastingen Drechtsteden 0 0 Totale kosten controle administratie en jaarrekening GRD 0 II. Kosten EDP-audits Totaal Servicecentrum Drechtsteden 0 Sociale Dienst Drechtsteden 0 Gemeentebelastingen Drechtsteden 0 Totale kosten EDP Audit 0 I. Specifieke verantwoordingen SDD voor iedere deelnemer 1 accountantsverklaring 1. SiSa: Gemeente Alblasserdam 0 Gemeente Dordrecht 0 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 0 Gemeente Papendrecht 0 Gemeente Sliedrecht 0 Gemeente Zwijndrecht 0 Totaal SiSa 0 2. Consolidatieverklaringen WMO en inburgering Gemeente Alblasserdam 0 Gemeente Dordrecht 0 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 0 Gemeente Papendrecht 0 Gemeente Sliedrecht 0 Gemeente Zwijndrecht 0 Totale consolidatieverklaringen WMO en inburgering 0 100065GRD Pagina 6 van 12
III. Systeemverklaring SCD Gemeente Alblasserdam 0 Gemeente Dordrecht 0 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 0 Gemeente Papendrecht 0 Gemeente Sliedrecht 0 Gemeente Zwijndrecht 0 Regio Zuid-Holland Zuid 0 Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, 0 Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 0 Totaal 0 II. Specifieke verantwoordingen GBD Consolidatieverklaring belastingen: Gemeente Dordrecht 0 Gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 0 Gemeente Papendrecht 0 Gemeente Sliedrecht 0 Gemeente Zwijndrecht 0 Totaal consolidatieverklaring belastingen 0 Kosten controle administratie en jaarrekening gemeenten Gemeente Alblasserdam 0 Gemeente Dordrecht 0 Gemeente Papendrecht 0 Gemeente Zwijndrecht 0 Totaal controle administratie en jaarrekening 0 gemeenten Uurtarieven voor het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden Functieomschrijving Tarief Partner 0 Manager 0 Supervisor 0 Assistenten 0 Totaal 0 100065GRD Pagina 7 van 12
BIJLAGE IV LIJST VAN EISEN EN WENSEN Bijlage IV.A Lijst van Eisen Nr. Eisen Eventuele toelichting en bewijsstukken Akkoord * Eis1 voor GRD Aanbieder vervult de natuurlijke adviesfunctie en is "sparringpartner" voor het algemeen bestuur en adviseur op het gebied van controle en verslaggeving voor het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen op onder andere het gebied van planning en control, fiscale aangelegenheden, risicomanagement etc. De inzet voor deze functie wordt binnen het af te sluiten contract afgebakend. Deze advisering wordt onder meer vormgegeven doordat de accountant twee keer per jaar aanwezig is in een vergadering van het algemeen bestuur (of auditcommissie) en een keer per jaar in het dagelijks bestuur, twee keer per jaar overleg voert met de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling en regulier overleg heeft met de contactpersonen van de ambtelijke organisatie ten tijde van de controles en de voorbereiding daarop. Het algemeen bestuur heeft tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht besteed dient te worden. Eis1 Voor Geme enten Aanbieder vervult de natuurlijke adviesfunctie en is "sparringpartner" voor de gemeenteraad en adviseur op het gebied van controle en verslaggeving voor het college en de ambtelijke organisatie. Dit contact moet zonder tussenkomst van derden tussen de gemeente en de accountant kunnen plaatsvinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake actuele ontwikkelingen op onder andere het gebied van planning en control, fiscale aangelegenheden, risicomanagement etc. De inzet voor deze functie wordt binnen het af te sluiten contract afgebakend. Deze advisering wordt onder meer vormgegeven doordat de accountant minimaal driemaal per jaar aanwezig is in een vergadering van de auditcommissie en minimaal tweemaal per jaar in het college, twee keer per jaar overleg voert met de algemeen directeur van de gemeente en regulier overleg heeft met de contactpersonen van de ambtelijke organisatie ten tijde van de controles en de voorbereiding daarop. Het college en de auditcommissie hebben tevens de mogelijkheid om de accountant specifieke onderzoeksvragen mee te geven, waaraan binnen de accountantscontrole extra aandacht besteed dient te worden 100065GRD Pagina 8 van 12
Eis 2 Eis 3 Eis 4 Eis 5 Om de natuurlijke adviesfunctie zo goed mogelijk te kunnen vervullen, maakt de aanbieder gebruik van deskundigheid op het gebied van: -Nederlands belastingrecht -Automatisering -Bedrijfsvoering -Benchmarking -Administratieve organisatie en interne controle -EDP-audits -Relevante wetgeving die van toepassing en van invloed is op het functioneren met betrekking tot provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in het algemeen. -Maatschappelijke en politieke ontwikkelingen die van invloed zijn op de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke regeling. Het in de inschrijving aangeboden team gaat in principe gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst de opdracht uitvoeren. Aanbieder draagt jaarlijks zorg voor het certificeren van de jaarrekening. De door de aanbieder te verrichten werkzaamheden, inclusief de daaropvolgende verslaglegging, moeten de planningen van de gemeenschappelijke regeling volgen, dit alles binnen de in overleg vastgestelde tijdslimieten: -planning- en controlcyclus -IC-plan dat door de gemeenten en/of gemeenschappelijke regeling jaarlijks wordt opgesteld met bijbehorende planning. De wisselingen blijven tot een minimum beperkt, zodanig dat het niet als hinderlijk wordt ervaren door de opdrachtgever. Een eventuele wijziging dient met redenen omkleed gemeld te worden. - interim-controle: vanaf 1 oktober met een doorlooptijd van maximaal vier weken. - jaarrekeningcontrole: vanaf 1 maart met een doorlooptijd van maximaal vier weken. Eis 6 De aanbieder biedt jaarlijks een managementletter aan voor 31 december in ieder boekjaar. Bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle op de jaarrekening naar voren komen en naar de mening van de aanbieder verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel de zaken die in algemene zin memorabel zijn, dienen in de managementletter te worden opgenomen. 100065GRD Pagina 9 van 12
Eis 7 Eis 8 De aanbieder geeft concreet toepasbare adviezen welke in bovenstaande managementletter worden opgenomen. Het Verslag van Bevindingen ten behoeve van het algemeen bestuur en gemeenteraden omvat naast wettelijke eisen, minimaal de volgende onderdelen: 1. samenvatting 2. (toelichting op de accountantscontrole) 3. (toelichting) op de accountantsverklaring 4. financiële positie en resultaat 5. financieel beheer. In de hiervoor uit te voeren interim-controle moeten thema s worden meegenomen die kunnen worden aangedragen door het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Het Verslag van Bevindingen dient in heldere taal te worden opgesteld, waarbij wordt afgezien van overbodig vakjargon, opdat de strekking ook voor de niet-financieel deskundige bestuursleden duidelijk is, en wordt verstrekt in voldoende aantal en ook digitaal. Eis 9 Het financiële beheer van de opdracht wordt zodanig gemanaged dat geen meerwerk wordt gedeclareerd. Eis 10 Aanbieder hanteert de goedkeuringstoleranties zoals die in het controleprotocol van het betreffende onderdeel zijn opgenomen, of indien deze niet in het controleprotocol vermeld zijn de goedkeuringstoleranties uit de tabel die is opgenomen in dit document na eis 19. Eis 11 Aanbieder stelt rapportages transparant op. Eis 12 De door de aanbieder voorgestelde partner die beoogd gesprekspartner is voor het AB/DB/directeur zal tevens de presentatie, onderdeel van de gunningsprocedure verzorgen. Eis 13 Alle aangeboden prijzen zijn door aanbieder ingevuld in bijgevoegde bijlage III en gelden voor de hele looptijd inclusief de mogelijke verlengingsjaren. Meerwerk wordt slechts gedeclareerd na een uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgevende dienst om extra activiteiten te verrichten en wordt voorafgegaan door een door de opdrachtgevende dienst geaccordeerde offerte met een vaste prijs. Dit houdt in dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in de rapportages een consistente gedragslijn gevolgd wordt, tekortkomingen tijdig gesignaleerd worden en oplossingen worden aangegeven. Ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen dienen in de rapportage te worden opgenomen en bij de adviezen in een rapportage dient ook te worden aangegeven hoe de uitvoering van de bevindingen vorm kan krijgen. Voor indexatie geldt dat de aanneemsom en de geoffreerde tarieven na het eerste controlejaar, dat wil zeggen bij de start van het Controlejaar 2013, op verzoek van de inschrijver ten hoogste jaarlijks geïndexeerd kunnen worden met het CBSprijsindexcijfer zakelijke dienstverlening 100065GRD Pagina 10 van 12
Eis 14 Alle aangeboden prijzen zijn inclusief alle bijkomende kosten, zoals salariskosten, overheadkosten, kosten voor ondersteunend werk, kosten voor het gebruik van apparatuur, normale binnenlandse reis- en verblijfkosten, die worden gemaakt ten gevolge van de opdracht, parkeerkosten, opleidingskosten, wervings- en selectiekosten, vervanging, verzekeringspremies, winst en alle eventuele verdere bijkomende kosten. Het all-in tarief is exclusief de van toepassing zijnde BTW. Eis 15 Aanbieder geeft inzicht in zijn organisatie inclusief organogram en de weergave van managementfuncties. Eis 16 De werkzaamheden van de aanbieder voldoen aan de beroepsstandaarden en de kwaliteitseisen, zoals die zijn geformuleerd in Gedrag en Beroepsregels Registeraccountants (GBR) en aan bestaande wet en regelgeving, alsmede de provinciale en gemeentelijke verordeningen en intern geldende centrale kaders en richtlijnen. Eis17 Inschrijver dient stukken ter zake een adequate aansprakelijkheidsverzekering te kunnen overleggen, passend bij de aard van de opdracht (kopie van polis, waar het verzekerd bedrag staat vermeld en verzekeringsvoorwaarden). Eis 18 Orderportefeuille: Inschrijver dient te verklaren ruime ervaring te hebben met de controle van publiekrechtelijke organisaties, in het bijzonder gemeenschappelijke regelingen, zorginstellingen en gemeenten. Tevens dient de inschrijver goed op de hoogte te zijn van de specifieke kenmerken van publiekrechtelijke organisaties. Dit moet ondermeer blijken uit het feit dat de inschrijver accountantsdiensten. Organogram op twee niveaus, de totale organisatie en de vestiging waar vandaan de opdracht zal worden uitgevoerd. De aanbieder voegt dit organogram toe aan de inschrijving. Indien Inschrijver geen voldoende aansprakelijkheidsverzekering heeft, dan dient Inschrijver te verklaren dat deze bij gunning van de opdracht, en ten laatste bij de ingangsdatum van de te sluiten overeenkomst, een aansprakelijkheidsverzekering heeft met 2.500.000 dekking per jaar. 100065GRD Pagina 11 van 12
binnen zijn orderportefeuille orders heeft zitten voor in zijn totaliteit tenminste 450.000 per jaar aan publiekrechtelijke instellingen/organisaties Eis 19 Referentie: Door het overleggen van twee referenties dient te blijken of en in hoeverre de inschrijver ervaring heeft met betrekking tot soortgelijke opdrachten die qua aard, en omvang vergelijkbaar zijn aan de thans te verstrekken opdracht. De referenties dienen minimaal 100.000 per jaar te bedragen. Toleranties EIS E10 indien niet opgenomen in controleprotocol van het onderdeel: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeel onthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) < 1% >1%<3% > 3% < 3% >3%<10% > 10% Rapporteringtolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) < 0,5% < 1,5% Ondertekening: Datum: Handtekening 100065GRD Pagina 12 van 12