Departement Interne Zaken Verhuur Glazen zaal Reglement verhuur Glazen zaal Inhoud 1. Toegelaten activiteiten... 2 2. Aanvraag... 2 3. Annulatie... 2 4. Prijzen... 2 4.1 Waarborg... 2 4.2 Huur... 2 4.3 Verwarmingsvergoeding... 3 4.4 Overige vergoedingen... 3 5. Betaling... 4 5.1 Waarborg... 4 5.2 Huurprijs en vergoedingen... 4 6. Praktisch afspraken... 4 7. Aansprakelijkheid... 4 7.1 Orde, veiligheid, rookverbod, brandpreventie... 4 7.2 Verlaten van de Glazen zaal... 5 7.3 Schade aan de Glazen zaal of het materiaal... 5 7.4 Billijke vergoeding / SABAM... 5 7.5 Verzekering... 5 8. Inventaris materiaal en controle... 5 9. Verbreking en betwistingen... 5 10. Inwerkingtreding... 5 RMW 05 12 2013 departement Interne zaken reglement verhuur Glazen zaal 1
1. Toegelaten activiteiten OCMW Kampenhout verhuurt de Glazen zaal voor socio-culturele, ontspannende en vormende activiteiten. Partijpolitieke activiteiten zijn niet toegelaten, tenzij fractievergaderingen van de OCMW-raadsleden. De organisatie van fuiven en bals is niet toegelaten. De Glazen zaal mag gebruikt worden van maandag tot zondag, telkens van 8u.00 tot 24u.00. Het aantal toegelaten personen (staand) in de Glazen zaal: beneden: max. 190 personen - boven: max. 60 personen. 2. Aanvraag De aanvraagprocedure bestaat uit enkele stappen: 1. De huurder bezorgt het reservatieformulier, duidelijk leesbaar ingevuld en ondertekend, minstens 4 weken (*) voorafgaand aan de activiteit aan het OCMW, Dorpsstraat 9 te 1910 Kampenhout (of via fax 016/240 650 of via e-mail onthaal@ocmw-kampenhout.be). (*) uitgezonderd reservaties voor koffietafels 2. OCMW Kampenhout controleert of uw aanvraag volledig is en voldoet aan de toegelaten activiteiten en voorwaarden. Activiteiten van het OCMW hebben altijd voorrang. 3. OCMW Kampenhout controleert of de gevraagde datum nog vrij is. 4. De huurder ontvangt een bevestiging of weigering van de reservatie. 5. Bij bevestiging van de reservatie betaalt de huurder onmiddellijk een waarborg van 50 euro per dag op rekeningnummer BE74 0910 0089 0207 met als referentie: waarborg Glazen zaal datum. De huurder is steeds de rechtstreekse contactpersoon. Een aanvraag indienen via een tussenpersoon of een tussenorganisatie is verboden. 3. Annulatie Een annulering van de reservatie dient ten minste 7 kalenderdagen vóór de geplande activiteit aan het OCMW te worden doorgegeven (persoonlijk, schriftelijk, per fax of via mail). Een tijdige annulering is kosteloos. De waarborg zal terug aan de huurder worden overgemaakt. Bij laattijdige annulatie, dus binnen de 6 kalenderdagen vóór de geplande activiteit, zal er 50% van de huur worden aangerekend. 4. Prijzen 4.1 Waarborg De waarborg bedraagt 50 euro per dag. Indien de huurder de Glazen zaal voor enkele uren reserveert, dan bedraagt de waarborg ook 50 euro. Indien de Glazen zaal voor meerdere dagen gereserveerd wordt, dan bedraagt de waarborg 50 euro per dag. 4.2 Huur De prijs voor de huur is afhankelijk van twee factoren: - de soort van activiteit; - en het tijdstip van de activiteit (op weekdagen kan u de Glazen zaal ook huren op uurbasis, tijdens het weekend en op feestdagen kan u de Glazen zaal alleen huren op dagbasis). 2
Activiteit Fractievergaderingen OCMWraadsleden socio-culturele, ontspannende, vormende activiteiten, vergaderingen koffietafel, feestje (bv. babyborrel, receptie, familiefeestje) Organisator (huurder) Prijs (weekdagen) OCMW-raadslid 0 euro 0 euro inwoner van Kampenhout Prijs (zaterdag, zondag en feestdag) 12,00 euro per uur 160,00 euro per dag niet-inwoner 15,00 euro per uur 200,00 euro per dag inwoner van Kampenhout 175,00 euro per dag 175,00 euro per dag niet-inwoner 200,00 euro per dag 200,00 euro per dag Activiteit Organisator (huurder) Prijs op weekdagen Prijs (zaterdag, zondag en feestdag) socio-culturele, ontspannende, vormende activiteiten, vergaderingen, repetities Kampenhoutse vereniging, school, niet-kampenhoutse vereniging, school 6,00 euro per uur 80,00 euro per dag 8,00 euro per uur 100,00 euro per dag receptie, ledenfeest, tentoonstelling Kampenhoutse vereniging, school, niet-kampenhoutse vereniging, school 100,00 euro per dag 100,00 euro per dag 150,00 euro per dag 150,00 euro per dag 4.3 Verwarmingsvergoeding Vanaf 1 oktober tot en met 31 maart betaalt de huurder een extra vergoeding voor de verwarming. Deze bedraagt 2,00 euro per uur indien de Glazen zaal op uurbasis gehuurd wordt en 20,00 euro per dag indien de Glazen zaal op dagbasis gehuurd wordt. 4.4 Overige vergoedingen Netheidsvergoeding indien de Glazen zaal niet achtergelaten werd conform punt 7.2 van dit reglement: 75 euro. Wasvergoeding indien de hoezen van de partytafels ook gereserveerd werden, dan vragen wij hiervoor een wasvergoeding: 10 euro. Bezettingsvergoeding indien de Glazen zaal niet op het afgesproken tijdstip vrijgegeven is en dus de huurtermijn overschreden wordt: 100 euro per dag dat de Glazen zaal niet volledig ter beschikking is van OCMW Kampenhout. 3
5. Betaling 5.1 Waarborg De huurder betaalt de waarborg onmiddellijk nadat deze de bevestiging van zijn reservatie gekregen heeft, op rekeningnummer BE74 0910 0089 0207 met als referentie: waarborg Glazen zaal datum. Na de eindcontrole kan het OCMW: - de waarborg geheel of gedeeltelijk inhouden omwille van het niet naleven van dit reglement; - de waarborg vrijgeven door terugstorten (dit gebeurt pas na ontvangst van de huurprijs en evt. vergoedingen). 5.2 Huurprijs en vergoedingen De huurprijs en de evt. vergoedingen worden via factuur aangerekend aan de huurder en dit binnen de 10 dagen na de activiteit. De huurprijs moet betaald worden binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur. Alle betalingen dienen te gebeuren op rekeningnummer BE74 0910 0089 0207 van OCMW Kampenhout, met als referentie huur Glazen zaal factuurnummer. 6. Praktische afspraken De huurder dient de sleutel van de Glazen zaal af te halen bij het OCMW-onthaal tijdens de openingsuren (elke werkdag van 9u00 tot 12u00 en van 14u00 tot 16u00, uitgezonderd vrijdag van 9u00 tot 12u00 en dinsdagavond tot 19u00). De sleutel dient na de activiteit tijdens dezelfde uren te worden terugbezorgd aan het OCMWonthaal. De huurder zorgt zelf voor het klaarzetten van de Glazen zaal, leveringen van drank en materiaal. Het klaarzetten en de leveringen van drank kunnen alleen gebeuren tijdens de periodes (uren/dagen) dat de zaal gehuurd werd. Uitzonderlijk kan afgesproken worden dat de leveringen van drank voor een activiteit op zaterdag, zondag of feestdagen kan gebeuren op de werkdag voordien (tijdens de openingsuren). Op andere tijdstippen is dit niet mogelijk omdat de Glazen zaal mogelijks in gebruik is door het OCMW of andere huurders en omdat het OCMW geen stockageruimte heeft voor drank of materiaal. Het is verboden de Glazen zaal te betreden vóór de verhuurtermijn. 7. Aansprakelijkheid 7.1 Orde, veiligheid, rookverbod, brandpreventie De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor: - de naleving van de geldende regelgeving (o.m. inzake openbare orde en veiligheid); - de naleving van het rookverbod; - het vermijden van geluidsoverlast in en rondom de Glazen zaal; - het vermijden van brand en andere schade; - het naleven van het verbod om gasflessen te gebruiken en een open vuur te maken; - het verbod om nagels, duimspijkers en plakband te gebruiken op de muren en wanden; - een correct gebruik van de Glazen zaal en de ter beschikking gestelde materialen en apparaten. Minderjarigen staan steeds onder toezicht van de huurder. Eventuele klachten vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurder. 4
7.2 Verlaten van de Glazen zaal De huurder ziet strikt toe op en is verantwoordelijk voor: - het plaatsen van alle materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, apparaten ) op hun oorspronkelijke plaats; - de netheid en reiniging van alle materialen (tafels, stoelen, vaatwerk, bestek, toog, frigo s, apparaten ); - de netheid en reiniging van de vloer van de Glazen zaal en het sanitair (geveegd); - het sluiten van alle ramen en deuren; - het doven van alle verlichting; - het sluiten van de waterkranen; - het verminderen van de verwarming (op stand 1 zetten); - het weghalen van eventuele versieringen, decoratie, geluids- en lichtinstallaties; - het meenemen van lege flessen, karton en alle andere afval; - het afsluiten van de toegang van het gebouw. 7.3 Schade aan de Glazen zaal of het materiaal Elke onregelmatigheid of schadegeval moet zo snel mogelijk kenbaar gemaakt worden aan het OCMW-onthaal tijdens de openingsuren (elke werkdag van 9u00 tot 12u00 en van 14u00 tot 16u00, uitgezonderd vrijdag van 9u00 tot 12u00 en dinsdagavond tot 19u00) of via mail: onthaal@ocmw-kampenhout.be. Elke beschadiging, van welke aard ook, zal aangerekend worden aan de huurder. 7.4 Billijke vergoeding / SABAM Alle bijkomende vergoedingen, zoals de belastingen op de vermakelijkheden, de billijke vergoeding en de auteursrechten (SABAM), zijn volledig ten laste van de huurder. 7.5 Verzekering De huurder is verplicht om een geldige verzekeringspolis inzake burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor te leggen voor het gebruik van de Glazen zaal. 8. Inventaris materiaal en controle Bij de bevestiging van de reservatie krijgt de huurder een lijst van het beschikbare materiaal. Op deze lijst staat ook de vervangingswaarde vermeld, die aangerekend wordt als de huurder schade zou toebrengen aan deze materialen. De controle van staat waarin de Glazen zaal werd achtergelaten, alsook het nazicht van het materiaal gebeurt onmiddellijk na het inleveren van de sleutel aan het OCMW-onthaal in aanwezigheid van beide partijen. 9. Verbreking en betwistingen Elke tekortkoming vanwege de huurder ten opzichte van de bovenvermelde voorwaarden geeft OCMW Kampenhout het recht het contract te verbreken zonder enige schadevergoeding aan de huurder. Betwistingen hieromtrent worden door de OCMW-raad beslist. 10. Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 06-12-2013 en vervangt alle voorgaande reglementen betreffende de huur van de Glazen zaal. 5