BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek voor de ontwikkeling van een geïntegreerde software voor deelnemerbeheer VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Diensten van de Leidend Ambtenaar ICT en Communicatie BESTEK voor de aanneming van diensten voor de ontwikkeling van een geïntegreerde software voor deelnemerbeheer Ref.: VGC/DLA/ICT/13.01
Inhoudsopgave 1. REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN...5 1.1. Reglementaire en administratieve bepalingen...5 1.1.1. Bepalingen van toepassing op de opdracht...5 1.1.2. Aanbestedende overheid...5 1.1.3. Voorwerp van de opdracht...6 1.1.4. Aard van de opdracht...7 1.1.5. Gunningswijze...7 1.1.6. Loten...7 1.1.7. Suggesties...7 1.1.8. Prijzen en prijzencontrole...7 1.1.9. Vorm en inhoud van de offerte...8 1.1.10. Draagwijdte van de offerte...9 1.1.11. Indiening van de inschrijvingen...10 1.1.12. Opening van de inschrijvingen...10 1.1.13. Geldigheidsduur van de offerte...11 1.1.14. Kwalitatieve selectie van de firma...11 1.1.15. Keuze van de leverancier...11 1.1.16. Kennisgeving van de opdracht...12 1.1.17. Bijkomende informatie en contacten met de administratie...12 1.2. Contractuele bepalingen...13 1.2.1. Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen...13 1.2.2. Verplichtingen van de partijen...13 1.2.3. Termijnen en betekeningen...13 1.2.4. Vertegenwoordigers van de aannemers...14 1.2.5. Veiligheid en vertrouwelijkheid...14 1.2.6. Publiciteit...14 1.2.7. Reglementering...14 1.2.8. Intellectuele en industriële rechten...14 1.2.9. Voorwerp van de opdracht...15 1.2.10. Technische en functionele specificaties...15 1.2.11. Termijnen voor levering en installatie...15 1.2.12. Beheer van het project...16 1.2.13. Plaats van levering...16 1.2.14. Datum van levering en installatie...17 1.2.15. Vertraging van levering en installaties...17 1.2.16. Terugtrekking van het materieel...17 1.2.17. Keuringsprocedure...17 1.2.18. Oplevering...18 1.2.19. Garantie...18 1.2.20. Documentatie...18 1.2.21. Technische hulp...19 1.2.22. Onderhoud...19 1.2.23. Opleiding...19 1.2.24. Borgtocht...19 1.2.25. Prijs van de aanneming en betaling...21 1.2.26. Herziening van de prijzen vanaf het vierde jaar van het SaaS contract...21 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT: FUNCTIONELE VEREISTEN...22 2.1. Algemeen...22 2.2. De betrokken diensten van de VGC...24 2
2.3. Doelstellingen van de software:...24 2.4. Componenten van de gevraagde softwareoplossing...25 2.5. Beheer deelnemersoftware...27 2.5.1. Inloggen deelnemersoftware...27 2.5.2. Toegang tot de software...27 2.5.3. Onderling netwerk...28 2.6. Deelname aan activiteiten...29 2.6.1. Registreren deelnemer...29 2.6.2. Scenario s voor ticketverkoop en inschrijvingen...29 2.6.3. Wachtlijsten...41 2.6.4. Webintegratie...41 2.7. Back office...41 2.7.1. Beheer deelnemerfiches...42 2.7.2. Beheer activiteiten...42 2.7.3. Tickets...45 2.7.4. Beheer zalen (aanmaak zaalplannen)...45 2.8. Financiële verwerking...46 2.8.1. Algemeen...46 2.8.2. Financiële flow...46 2.8.3. Betalingswijze...46 2.8.4. Verwerking geld...48 2.8.5. Terugbetaling...49 2.8.6. Netwerkverkoop...49 2.8.7. Rapportering...49 2.9. CRM...50 2.9.1. Contactenbeleid: centrale opslag, decentraal gebruik...51 2.9.2. Kwaliteit van de gegevens...52 2.10. Rapporten...52 2.10.1. Financiële rapporten...52 2.10.2. Operationele rapporten...54 2.10.3. Marketingrapporten...54 3. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT: TECHNISCHE VEREISTEN...55 3.1. Software as a Service...56 3.2. Eigendom van de gegevens...56 3.3. Diensten...56 3.4. Software...58 3.5. Infrastructuur...59 3.6. Randapparatuur:...60 3.7. Integratie en interfacing...60 3.8. Rapportering...60 3.9. Documenten...60 3
3.10. Beveiliging...61 3.10.1. Authentificatie en autorisatie...61 3.10.2. Algemeen...61 3.11. Bedrijfszekerheid...61 3.12. Beschikbaarheid...61 3.12.1. Volumes...61 3.12.2. Gebruikers...62 3.12.3. Prestaties...62 3.13. Real-time verwerking...63 3.14. Documentatie algemeen...63 3.15. Databeheer op lange termijn...64 4. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT: PROJECTVEREISTEN...65 4.1. Projectplan...65 4.1.1. Algemeen...65 4.1.2. Timing...66 4.2. Opleiding...66 4.2.1. Initiatie...66 4.2.2. Administratie en applicatiebeheerders...67 4.2.3. Gebruikers...67 4.3. Documentatie implementatie...67 5. INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS...67 5.1. Structuur van de offerte...68 5.2. Inschrijvingsformulieren...69 5.2.1. inschrijvingsformulier...69 5.3. PRIJSOPGAAF SAASMODEL...71 5.3.1. PRIJSOPGAAF SLA SAASMODEL...74 5.3.2. REGIEPRIJZEN...75 6. ANTWOORDFORMULIER...76 7. BIJLAGEN...77 4
1. Reglementaire, administratieve en contractuele bepalingen 5 1.1. Reglementaire en administratieve bepalingen 1.1.1. Bepalingen van toepassing op de opdracht De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke leverancier wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hiernavolgende wettelijke en reglementaire teksten, voor zover ze reeds in werking getreden zijn, te kennen en te aanvaarden : - Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten; - K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; - K.B. van 26 september 1996 Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; - Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, bijgevoegd bij het vorig besluit; - Koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen; - De voorschriften vervat in dit bestek; - Alle wijzigingen in voornoemde wetten, besluiten en artikels die in werking traden tijdens het uitschrijven van deze opdracht; - het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming; - de code betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; - de algemene reglementering betreffende elektrische installaties; - elke andere tekst waarnaar de hierboven vermelde teksten verwijzen. 1.1.2. Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid: De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest (hierna de VGC genoemd), vertegenwoordigd door het College, waarvan de kantoren gevestigd zijn te 1000 Brussel, Emile Jacqmainlaan 135. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij: Vlaamse Gemeenschapscommissie T.a.v. Erik Hulsbosch Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Technische begeleiding: Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd
Vonneke Beeker, Projectleider e-mail: vonneke.beeker@vgc.be of Dirk Van Der Kerken, Informaticus e-mail : dirk.vanderkerken@vgc.be 1.1.2.1. Informatievergadering Op 21 mei 2013 om 14:00 uur zal een informatievergadering georganiseerd worden. Deze informatievergadering zal plaatsvinden bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie, te 1000 Brussel, Emile Jacqmainlaan 135. Tijdens deze informatievergadering zal het bestek toegelicht worden en kunnen de aanwezige leveranciers vragen stellen over onderhevig bestek. De geïnteresseerden worden gevraagd uiterlijk twee werkdagen voor deze informatievergadering hun vragen met betrekking tot dit bestek te bezorgen aan Vonneke Beeker, vonneke.beeker@vgc.be. Ter gelegenheid van deze informatievergadering zal mondeling geantwoord worden op deze vragen, evenals op de vragen die gesteld worden tijdens de informatievergadering. Deze antwoorden strekken louter tot verduidelijking en kunnen geen wijziging of aanvulling meebrengen van dit bestek of van de bijlagen daarbij. 1.1.3. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht omvat De levering van volgende diensten : - het aanbieden via Software As A Service (SaaS) van een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware en eventueel specifieke software (op maat); - de bijkomende documentatie voor gebruikers (uitvoerende personeelsleden en verantwoordelijken); - de bijkomende documentatie voor informatici belast met exploitatie en onderhoud; - opleiding van de gebruikers; - opleidingen voor informatici; - assistentie bij het opstarten; - de nodige diensten om gegevens over te nemen met de bijhorende documentatie; - onderhoud na waarborg; - consultancy; - ondersteuning bij het beschrijven van geoptimaliseerde bedrijfsprocessen in lijn met de voorgestelde oplossing (uitgaande van de TOBE). De levering van volgende producten: - randapparatuur nodig om aan de in hoofdstuk 2 omschreven inschrijfscenario s te voldoen (bijvoorbeeld Scanners) Deze functie is optioneel aan te bieden 6
1.1.4. Aard van de opdracht Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een opdracht voor diensten. 1.1.5. Gunningswijze Deze opdracht voor aanneming van diensten wordt gegund volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag die Europees wordt aanbesteed. 1.1.6. Loten De opdracht bestaat uit 1 lot. 1.1.7. Suggesties De leveranciers hebben het recht alle suggesties die hun nuttig lijken in te dienen. Een suggestie is niet beperkt tot het voorwerp zoals omschreven in het bestek, maar moet kaderen in het doel dat door de VGC wordt nagestreefd in dit bestek. Een suggestie mag geen wijziging van de reglementaire en contractuele bepalingen tot gevolg hebben. 1.1.8. Prijzen en prijzencontrole 1.1.8.1. Duur van de overeenkomst Voor de gevraagde diensten wordt met de verkozen leverancier een contract van onbepaalde duur afgesloten, waarbij het contract niet opzegbaar is tijdens de eerste 3 jaar, gerekend vanaf het verzenden van de gunningbrief. Na deze termijn van drie jaar wordt een opzeg toegestaan met een opzegtermijn van 1 jaar voor beide partijen. Aanvullend op bovenstaande bepalingen geldt dat de VGC na twee jaar, gerekend vanaf het verzenden van de gunningbrief, een evaluatie voorziet waarbij wordt nagegaan of de software aan onze wensen voldoet. Indien het programma niet voldoet kan het contract eenzijdig opgezegd worden. Indien er sprake is van een niet functioneren van een belangrijke functie van de software of dienstverlening binnen de aangeboden SaaS kan de overeenkomst binnen de 2 maanden opgezegd worden. 1.1.8.2. Prijsbepaling De prijs van de offerte wordt opgegeven in EUR, exclusief btw. De leverancier maakt gebruik van het formulier voor prijsopgave. De leverancier geeft in zijn offerte de totaalprijs, alsook de prijs van de verschillende onderdelen zoals die hieronder beschreven zijn. De volgende onderdelen leiden tot de totaalprijs: 1. De implementatiekost 7
Dit betreft de kostprijs voor alle diensten die nodig zijn om de softwareoplossing operationeel te maken binnen de in het bestek benoemde diensten van de VGC, zoals projectleiding, analyse, opleiding, VGC specifieke documentatie, configureren basisrapporten, koppeling met de websites, maatwerk 2. De jaarlijkse kost: Dit betreft de kost per jaar voor het Sitegebruik van de software, inclusief hosting, onderhoud, updates van de software, Sitegebruik betekent het gebruik in bulk door de benoemde diensten van de VGC en potentiële deelnemers, ongeacht het exacte aantal transacties of gebruikers. Om het gebruik te kunnen inschatten is in hoofdstuk 3 van dit bestek een raming opgenomen van volumes: - Aantal concurrent verkoop-gebruikers - Aantal concurrent alleen lezen gebruikers - Aantal alleen lezen gebruikers totaal (niet concurrent) - Aantal activiteiten, deelnemers en deelnames. - Aantal tickets verdeeld over online-verkoop en balieverkoop Deze informatie betreft een raming op basis waarvan de leverancier zijn inschatting kan maken. Afwijkingen op deze genoemde aantallen zijn geen redenen tot aanpassing van de prijs voor de jaarlijkse kost. 3. Apart aan te geven (deze prijs wordt niet meegerekend in de totaalprijs): a. De jaarlijkse licentiekost voor het mogelijk maken van onlinebetalingen (bijvoorbeeld via onderaanneming door Ogone) b. De transactiekost per ticket voor het mogelijk maken van onlinebetalingen (bijvoorbeeld via onderaanneming door Ogone) 1.1.8.3. Variant Indien een leverancier financiële dienstverlening aanbiedt, kan hij een variant op de prijsbepaling indienen, waarbij volgende kostenberekening wordt toegevoegd: 4. Kost voor financiële dienstverlening: Dit betreft de kostprijs per ticket voor de dienstverlening van financiële verwerking van de onlinebetalingen. Hier wordt enkel de kost gerekend van de leverancier voor deze dienstverlening. De kost van derden (bijv. Ogone) wordt apart opgegeven als punt 3 van de prijsbepaling en niet verrekend in deze prijs per ticket. Deze prijs wordt per effectieve transactie (per online verkocht ticket) afgerekend met de leverancier. 1.1.9. 8
9 Vorm en inhoud van de offerte De offerte wordt in drievoud (één origineel en twee kopieën) opgesteld overeenkomstig het bijgevoegde inschrijvingsbiljet. Daarnaast wordt één digitale kopie gevraagd. Ze wordt in het Nederlands opgesteld en is voorzien van alle documenten die in dit bestek worden opgevraagd. (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996) De offerte moet volgende gegevens bevatten (art. 90 van het K.B. van 8 januari 1996): Naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats van de leverancier of, zo het om een vennootschap gaat, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm en de hoofdzetel; Nummer en benaming van de financiële rekening waarop de betalingen moeten worden uitgevoerd; De nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van de personeelsleden die door de leverancier worden tewerkgesteld; De oorsprong van de te leveren producten die niet afkomstig zijn van een der lidstaten van de Europese Unie, met vermelding, per land van oorsprong, van de waarde, exclusief douanerechten, van het aandeel van deze producten in de inschrijving. Elk exemplaar van de offerte moet eveneens alle documentatie, noodzakelijk voor een goed begrip van de offerte en/of betreffende het voorgestelde materiaal, bevatten. De volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden: Voor de leverancier die personeel tewerkstelt onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot wijziging van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders, een verklaring op eer waarin men verklaart in orde te zijn met de nodige plichten die voorvloeien uit deze wet. Een buitenlandse leverancier voegt een verklaring op eer toe in orde te zijn met de lokale wetgeving omtrent sociale zekerheid. Het curriculum vitae van de door de leverancier voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte. Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina s). De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen). Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Het ingevuld en ondertekend antwoordformulier volgens het model in bijlage. Een lijst van al de bijgevoegde documenten. Elke bladzijde van het inschrijvingsbiljet, alsook van de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, moeten geparafeerd zijn door de leverancier. De technische, commerciële of andere specificaties die zijn vervat in de documentatie die bij de offerte is gevoegd, worden beschouwd als een integraal deel hiervan. Offerte verstuurd via elektronische middelen Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet is toegestaan. 1.1.10. Draagwijdte van de offerte De indiening van een offerte door een leverancier houdt in dat deze de clausules van dit bestek naleeft. De voorstellen die hij doet als antwoord op de clausules of vragen die erin voorkomen, zijn te beschouwen als verbintenissen van zijn kant.
Wanneer hij opdrachtnemer is, zal de inhoud van zijn offerte integraal deel uitmaken van de overeenkomst die hem met de aanbestedende overheid verbindt. Hetzelfde geldt voor de preciseringen die hij geeft op bijkomende vragen. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte: Indien een leverancier een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de leverancier of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. 1.1.11. Indiening van de inschrijvingen (art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996) De uiterste ontvangstdatum van de inschrijvingen is vastgesteld op 28 juni 2013 om 14u. Ze worden ingewacht op het secretariaat: Vlaamse Gemeenschapscommissie t.a.v. Erik Hulsbosch Deskundige-Coördinator Communicatie, Media en ICT Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De inschrijvingen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs of kunnen per aangetekende zending worden toegestuurd op hetzelfde adres. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken waarop is vermeld : de datum van de zitting waarop de inschrijvingen worden geopend; de naam en referentie zoals vermeld op het voorblad van dit bestek en met de aanduiding mag niet geopend worden vóór de zitting van 28 juni 2013 om 14 uur. Bij inzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met de vermelding van het adres van het secretariaat zoals het hierboven is vermeld en met de vermelding inschrijving. Er wordt gevraagd een digitale kopie van de offerte bij te voegen. 1.1.12. 10
Opening van de inschrijvingen (art. 106 van het K.B. van 8 januari 1996) De Deskundige-Coördinator Communicatie, Media en ICT of zijn vertegenwoordiger zal de inschrijvingen openen. Deze opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden te Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel op 28 juni 2013 om 14 uur. Er is geen prijsafkondiging. 1.1.13. Geldigheidsduur van de offerte (art. 116 van het K.B. van 8 januari 1996) In afwijking van voornoemd artikel 116 blijft de leverancier door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de inschrijvingen. 1.1.14. Kwalitatieve selectie van de firma (artikels 110,69 tot en met 73 van het K.B. van 8 januari 1996) 1. Kan van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden de leverancier die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 69.5 en 69.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De VGC zal hiertoe een onderzoek uitvoeren. 2. Kan van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden de leverancier die door de VGC niet voldoende technisch bekwaam bevonden wordt. De technische bekwaamheid van de leverancier (art. 71 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan bewezen worden door: - Studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de leiding van de werken; - De lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met opgave het bedrag, de datum en de openbare of privéafnemers; - Een verklaring met opgave van de technici of de technische diensten, al dan niet in de onderneming geïntegreerd, die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole; - Een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren; - Een beschrijving van de maatregelen die door de dienstverlener genomen werden om de kwaliteit te verzekeren, en van de studie- en onderzoeksmiddelen van zijn onderneming. 1.1.15. Keuze van de leverancier De keuze van de leverancier zal in twee fasen gebeuren: I. Controle van de overeenstemming van de offerte met de specificaties van dit bestek, waarbij nagegaan wordt dat alle rubrieken van het offertemodel wel degelijk ingevuld zijn. Alleen de conforme offertes zullen in aanmerking genomen worden. 11
II. III. De aanbieders die ook na stap 1 weerhouden worden, wordt gevraagd de offerte toe te lichten middels het geven van een demonstratie van de door hen voorgestelde software oplossing, waarvoor men de bussinesscases opgenomen in Bijlage nr. 3 uitwerkt. Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte. VGC zal de aantrekkelijkste offerte of offertes kiezen en hierbij rekening houden met : 1) De voorgestelde oplossing (totaal 45 punten): Van de vooropgestelde oplossing wordt de kwaliteit gewogen, dit wil zeggen: De mogelijkheden van het systeem, met andere woorden: het voldoen aan de functionele en technische vereisten zoals deze verder in dit document worden gespecificeerd; Snelheid voor de gebruikers; De mogelijkheid tot integratie met andere toepassingen en/of het importeren of exporteren van gegevens 2) De kostprijs zoals opgebouwd volgens de benoemde onderdelen (40 punten); 3) Gebruiksvriendelijkheid (7,5 punten) deze laat zich uitsplitsen in: De gebruiksvriendelijkheid van de software voor de gebruiker; Gebruiksvriendelijkheid die maakt dat de werking van de software aansluit bij en rekening houdt met de context van de VGC. 4) Klantenservice en technische bijstand (7,5 punten): De voorgestelde planning, projectaanpak (methodiek / omschrijving wijze van implementatie) en begeleiding bij de invoering; De technische bijstand en support tijdens en na de implementatie; De manier waarop de communicatie tussen leverancier en VGC / de betrokken diensten wordt georganiseerd. Indien een offerte verschillende opties voorstelt zal de VGC deze beoordelen, rekening houdend met de keuze die haar het interessantst lijkt. De kennis van de voorgestelde kandidaten in regie kan worden geverifieerd tijdens een interview. 1.1.16. Kennisgeving van de opdracht Overeenkomstig artikel 65 van de wet van 24 december 1993 licht de aanbestedende overheid de inschrijvers waarvan de offerte onregelmatig bevonden werd of die niet geselecteerd werden, zo snel mogelijk na het nemen van de toewijzingsbeslissing, in. Via fax of mail of enig andere elektronisch communicatiemiddel alsook per aangetekende brief zal de aanbestedende overheid: 1. aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de redenen voor zijn niet-selectie meedelen; 2. aan elke inschrijver waarvan de offerte als onregelmatig beschouwd werd, de motieven voor de verwerping meedelen; 3. aan elke inschrijver waarvan de offerte niet uitgekozen werd, de gemotiveerde toewijzingsbeslissing van de opdracht meedelen. 1.1.17. 12
13 Bijkomende informatie en contacten met de administratie Voor bijkomende informatie kan een afspraak gemaakt worden op het secretariaat. Alle contacten met de VGC en de briefwisseling zal verlopen via: Erik Hulsbosch e-mail : erik.hulsbosch@vgc.be VGC Tav Erik Hulsbosch Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel 1.2. Contractuele bepalingen 1.2.1. Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door : - De wetgeving vermeld in 1.1.1 - De bepalingen van dit bestek en van de documenten waarnaar het verwijst. In geval van tegenspraak of verschil gelden deze bepalingen in omgekeerde orde van deze waarin ze opgesomd worden (voor zover de reglementering dit toelaat). 1.2.2. Verplichtingen van de partijen De partijen verbinden er zich toe alle verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van de opdracht en die opgenomen zijn in artikel 1.2.1. na te leven. De aannemer aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de keuze van het materieel, de programmatuur en de procedés met het oog op het bekomen van de beoogde resultaten, zoals beschreven in de functionele en technische eisen. Hij aanvaardt eveneens dat indien zijn offerte bepalingen bevat die tegenstrijdig zijn met de bepalingen van het bestek, de bepalingen van zijn offerte automatisch vervallen. De geschillen betreffende de verplichtingen van de partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien dit onmogelijk blijkt, kunnen de partijen vooraleer naar het recht te stappen, het advies vragen van één of meerdere experts, aanvaard door de partijen in het kader van een minnelijke samenstelling zonder dat het om een arbitrage kan gaan. 1.2.3. Termijnen en betekeningen Voor de uitvoering van de huidige opdracht en tenzij anders wordt overeengekomen, begint elke termijn te lopen de werkdag volgende op de dag waarop het feit dat als beginpunt voor deze termijn dient, zich heeft voorgedaan. Indien de betekening van een beslissing of mededeling een termijn doet lopen, wordt het document ter post aangetekend. In dit geval is het begin van de termijn de eerstvolgende werkdag na de overhandiging bij de post.
Wanneer de termijn vastgesteld is in dagen, is hij, tenzij anders wordt overeengekomen, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Wanneer de termijn vastgesteld is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste, indien er geen zoveelste in de maand is waarin de termijn eindigt, verstrijkt de termijn op de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van de eerstvolgende werkdag. 1.2.4. Vertegenwoordigers van de aannemers Voor het uitvoeren van de opdracht moeten de vertegenwoordigers van de aannemer erkend zijn door het bestuur dat op elk moment deze erkenning kan weigeren of herroepen zonder zich te verantwoorden. In dat geval zal de aannemer over een in gemeenschappelijk overleg vastgestelde periode beschikken om zijn vertegenwoordigers te vervangen. 1.2.5. Veiligheid en vertrouwelijkheid Verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid kunnen opgelegd worden aan de aannemer en aan zijn vertegenwoordigers om redenen van geheimhouding of openbare veiligheid. Gedetailleerde bepalingen ter zake zullen het voorwerp van een bijkomende overeenkomst kunnen uitmaken. 1.2.6. Publiciteit De aannemer verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de VGC. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. 1.2.7. Reglementering De aannemer waarborgt dat hij de Belgische wetten, reglementen en normen zal naleven, meer bepaald deze welke te maken hebben met de reglementering betreffende de veiligheid en bescherming op het werk (Code WW, ARAB, AREI). Hij voegt in bijlage aan zijn offerte alle nodige attesten toe vereist door deze reglementeringen. 1.2.8. Intellectuele en industriële rechten 1.2.8.1. In eigendom van derden De aannemer zal een lijst van de geleverde producten, procédés en systemen opmaken, waarvan de rechten van intellectuele of industriële eigendom berusten bij derden. Hij zal met een geschreven toelating het gebruik ervan door de VGC toelichten. De aannemer zal op ieder ogenblik dit bestuur tegen elke aantijging verdedigen, volgens dewelke de geleverde producten, procedés of systemen een schending zijn van de intellectuele of industriële eigendom van derden. Hij verbindt zich ertoe van hetzij voor de VGC het recht te bekomen om de geleverde producten, procedés of systemen verder te gebruiken, hetzij om ze te vervangen op zijn kosten, zonder nochtans de fundamentele bepalingen ervan te wijzigen. 14
De aannemer zal zonder begrenzing van kostprijs alle schadevergoedingen, interesten, lasten en uitgaven betalen die ten laste van de VGC gelegd worden door het gerecht bij een hogergenoemde aantijging, voor zover hij de verdediging kan organiseren volgens eigen inzichten of onderhandelen over een minnelijke schikking. Deze bepalingen ontslaan de aannemer niet van het betalen van schadevergoeding en eventuele interesten in het geval de VGC schade zou geleden hebben. De aannemer draagt nochtans geen enkele aansprakelijkheid indien de aantijging gebaseerd is op veranderingen, toevoegingen of wijzigingen aangebracht door de VGC of op een gebruik dat niet conform is aan de voorschriften. 1.2.8.2. In eigendom van de aannemer De aannemer zal een lijst opstellen van geleverde producten, procedés en systemen waarop hij een recht van intellectuele of industriële eigendom heeft. Hij zal de voorwaarden voor gebruik door de VGC vaststellen. Zie punt 1.1.3 1.2.9. Voorwerp van de opdracht 1.2.10. Technische en functionele specificaties De minimale technische en functionele specificaties zijn beschreven in deel 2 van dit bijzonder bestek. Indien de gekozen offerte opties bevat of indien zulks bij de installatie nodig blijkt, zullen bijkomende eisen worden vastgesteld door het bestuur dat deze na overleg met de aannemer schriftelijk zal bevestigen. 1.2.11. Termijnen voor levering en installatie De aannemer is verplicht een leveringsplan op te geven, evenals de tijd die hij nodig acht om de levering uit te voeren, na ontvangst van de bestelling. Deze termijnen mogen niet overschreden worden, behalve wanneer de VGC dit in het belang van de goede afloop van de opdracht nuttig acht en zijn schriftelijk akkoord geeft. Het leveringsplan houdt rekening met de onderstaande richtlijnen. In het leveringsplan geeft de leverancier een eigen planning op, waarbij hij eventuele afwijkingen van deze richtlijn motiveert. De VGC voorziet de implementatie tijdens de periode oktober 2013 oktober 2014. Bij de uitvoering van het project dienen de vermelde deadlines per betrokken dienst en/of directie in acht te worden genomen. Wanneer de leverancier in het projectplan afwijkt van deze timing, wordt gevraagd deze afwijkingen te motiveren. De Vlaamse Gemeenschapscommissie houdt zich het recht voor zo nodig de timing aan te passen. Na gunning vertaalt de leverancier het leveringsplan naar een projectplan waarin de leverancier de levering koppelt aan de nodige mijlpalen, voorwaarden etc Het projectplan van de leverancier wordt samengevoegd met het projectplan van de VGC tot het Project Initiation Document (PID). Het PID is vervolgens het leidende document voor de uitvoer van de levering. 15
De startfase begint te lopen de dag na de ontvangst van de bestelbrief; de levering eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn wordt evenwel onderbroken voor de tijd noodzakelijk om de keuring zoals voorzien in punt 1.2.17 door de VGC uit te voeren. Indien tijdens de keuring gebreken ontdekt worden moeten deze, na de notificatie door de VGC, onverwijld ongedaan gemaakt worden. De periode hiervoor noodzakelijk wordt aan de termijn voor levering toegevoegd. Partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg overeenkomen om de geplande leveringsdatum te wijzigen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie houdt zich het recht voor zo nodig de voorziene levering uit te stellen. Richtlijnen Het leveringsplan houdt rekening met de volgende richtlijnen. In het leveringsplan geeft de leverancier een eigen planning op, waarbij hij eventuele afwijkingen van deze richtlijn motiveert: Fase 1: Opmaak Project Initiation Document (2 weken na de gunning) Fase 2: Algemene analyse voor het geheel van de oplossing en interfacing met de VIKS database (2 maanden) Fase 3: Voorlopige oplevering van de software binnen de VGC (10 maanden) Indien het leveringplan geen paralelle maar een gefaseerde oplevering voorziet, wordt bij de planning van de implementaties per betrokken dienst en/of directie rekening gehouden met volgende deadlines: 1. Voor de Jeugddienst: 15 februari 2014 2. Voor de Gemeenschapscentra 31 mei 2014 3. Voor de Sportdienst: 30 juni 2014 4. Voor de entiteit Gezin: 15 augustus 2014 1.2.12. Beheer van het project Voor het beheer van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht staat de Stuurgroep Deelenemerssoftware voorgezeten door de Deskundige-Coördinator Communicatie, Media en ICT zoals bedoeld in het eerste artikel van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten in. De stuurgroep neemt ter zake alle nuttige schikkingen die met name betrekking hebben op : - De keuze uit de diverse opties voorgesteld door de aannemer; - De vaststelling en de interpretatie van de tekorten in de bepalingen die de opdracht regelen en Het daaraan te geven gevolg; - De eventuele herziening van het tijdschema voor de uitvoering; - De keuring en de oplevering van de diensten en van de gehele opdracht; - De administratie en de boekhouding in verband met de opdracht; - De organisatie van een projectteam. De aannemer en de VGC zullen per brief aan elkaar de naam en de hoedanigheid meedelen van de personen die hen zullen vertegenwoordigen in het projectteam indien een overleg aangaande de uitvoering van de opdracht nuttig mocht blijken. 1.2.13. 16
17 Plaats van levering De diensten zullen geleverd worden in de door de VGC aangeduide lokalen. De leverancier zal tijdens de volledige duur van het project toegang hebben tot de voorziene plaatsen. 1.2.14. Datum van levering en installatie De leveringen van de software zullen gebeuren op basis van het leveringsplan zoals opgesteld door de leverancier en overeengekomen met de VGC bij bestelling. De start van het projectplan zal plaatsvinden binnen de 60 dagen na de ontvangst van de bestelling, rekening houdend met de termijnen voorzien in de punten 1.1.13 en 1.2.12. 1.2.15. Vertraging van levering en installaties Alleen de ingebruiknemingdata van het globaal systeem zullen verplicht zijn en aanleiding geven tot het toepassen van boetes voor vertragingen als forfaitaire schadevergoeding. Het feit alleen van de overschrijding van de periode, voorzien voor de uitvoering, stelt de aannemer in gebreke. De boetes worden berekend zoals wettelijk bepaald, aan de vigerende rentevoet, per kalenderdag vertraging op de resterende nog te betalen som van de aanneming. In ieder geval dient geen boete te worden betaald, indien de vertraging minder dan 15 kalenderdagen bedraagt. De hiervoor opgesomde bepalingen zijn van toepassing tot maximum 90 dagen na de voorziene datum van installatie. Na afloop van deze periode of vanaf gelijk welk moment, wanneer vaststaat dat de vertraging 90 dagen overschrijdt, mag de VGC hetzij : - De maatregelen voorzien in de artikels 66 2 en 75 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden toepassen; - Een bijzondere regeling treffen met de aannemer. 1.2.16. Terugtrekking van het materieel In geval de aannemer krachtens de bepalingen van dit bestek verplicht is de producten weg te halen, zal de aannemer de producten weghalen en de installatieplaats in haar oorspronkelijke staat brengen voor zover deze plaats door hem werd gewijzigd of op zijn aanwijzingen diende gewijzigd te worden binnen een termijn van veertien dagen te rekenen vanaf de dag volgende op de betekeningdatum. In geval de aannemer het materieel niet heeft weggehaald bij het verstrijken van deze termijn, kan de VGC, na aanmaning, overgaan of door een derde laten overgaan tot het wegnemen van het materieel en het in haar oorspronkelijke staat brengen van de installatieplaats. Alle kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien of zullen voortvloeien uit wegnemingverrichtingen alsmede uit het eventuele opslaan van het materieel zijn aan te rekenen aan de aannemer. De VGC de door haar aangewezen derde kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen die het materieel heeft ondergaan ingevolge wegnemingverrichtingen of opslagvoorwaarden voor zover deze verricht zijn met de zorg die voor de aard van het materieel vereist is. 1.2.17. Keuringsprocedure De VGC zal vanaf de eerste werkdag die volgt op de notificatie van de aannemer per onderdeel of per optie, nagaan dat de producten geleverd zijn, dat de producten goed functioneren en voldoen aan de in deel 2 bepaalde technische en functionele eisen. De notificatie kan slechts plaatsvinden nadat alle
producten en diensten van een onderdeel of optie geleverd zijn, voor zover het onderdeel of de optie als een op zichzelf staand en afgesloten geheel kan beschouwd worden. 18 1.2.18. Oplevering De voorlopige oplevering wordt voorafgegaan door een finale evaluatiefase. Het resultaat van de evaluatie leidt tot een reviewrapport, met mogelijke vastgestelde gebreken. Indien de volledige keuring van al de producten met succes gerealiseerd werd, zal de VGC de voorlopige oplevering ervan aan de aannemer betekenen de dag volgend op het einde van de keuring. De definitieve oplevering zal verworven worden bij het aflopen van de garantieperiode. 1.2.19. Garantie 1.2.19.1. Aankoop De garantieperiode is vastgesteld op één jaar vanaf de dag van de voorlopige oplevering van de software. 1.2.19.2. Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode Gedurende deze periode is de aannemer verantwoordelijk voor het goed functioneren van de producten, zoals beschreven in de technische en functionele bepalingen. In geval aan deze eisen niet voldaan is, zal de aannemer, onder de voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden : - Het defect materieel herstellen of indien nodig, vervangen; - De fouten of onvolmaaktheden in de software, in de procédés, in de handboeken of andere documentatie, verbeteren. Gedurende deze periode zal de aannemer de hierboven vermelde tussenkomsten uitvoeren binnen de termijnen die door hem normaal voorzien zijn in de onderhoudscontracten waarbij het onderhoud ter plaatse uitgevoerd wordt. Tevens zullen door hem voor deze tussenkomsten geen bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld verplaatsingskosten of uurlonen, aangerekend worden. 1.2.20. Documentatie De bijhorende documentatie maakt voor elk onderdeel of optie integrerend deel uit van het te leveren product of de te leveren dienst. Zij zal opgesteld zijn in de taal van de gebruikers, nl. het Nederlands. De VGC kan evenwel toelaten dat bepaalde technische documentatie in een andere taal opgesteld is. De aannemer dient in de offerte de documentatie die in dit geval verkeert, aan te duiden. Zij omvat ten minste : - De handboeken specifiek gericht op de oplossing van de VGC; - De handboeken in het Nederlands die het dagelijks gebruik mogelijk maken; - Het document waarin de configuratie zijn neerslag vindt. De aannemer zal zorgen voor het bijwerken of de vervanging van elk onderdeel van de documentatie waarvan de inhoud verouderd zou zijn als gevolg van een wijziging van het betrokken materieel of de software. Deze aanpassing zal te zijnen laste zijn gedurende de ganse garantieperiode, en zal geleverd worden onder de voorwaarden die over het algemeen van toepassing zijn op alle klanten wat betreft het onderhoud, bij het verlopen van de garantie.
1.2.21. Technische hulp Gedurende de garantieperiode zal de aannemer zonder bijkomende kosten gespecialiseerd personeel ter beschikking stellen van de VGC om de producten in toepassing te brengen. De omvang van deze prestaties zal in gemeenschappelijk overleg vastgesteld worden. Voor, tijdens en na de garantieperiode geldt dat de leverancier zich dient te organiseren als 2nd-line supportdesk. Bij problemen wordt de applicatiebeheerder in dienst van de VGC gebeld, kan deze het probleem niet oplossen, dan wordt de leverancier gebeld. De leverancier dient dan in staat te zijn onmiddellijk telefonische support te bieden en afhankelijk van de urgentie van het probleem in vooraf bepaalde termijnen een oplossing te voorzien. De leverancier wordt gevraagd de specificaties van een Service Level Agreement voor te stellen waarin het Incident en Problem management beschreven wordt. (zie 3.3) 1.2.22. Onderhoud De aannemer verbindt zich ertoe het onderhoud te leveren om de producten goed te laten functioneren en/of te herstellen. Deze dienst zit vervat in de aangeboden SaaS oplossing. Bepalingen rond SaaS staan beschreven in hoofdstuk 3 van dit contract. 1.2.23. Opleiding De aannemer verbindt er zich toe een opleidingsplan bij zijn offerte te voegen. Dit plan dient te voorzien in een opleiding voor gewone gebruikers, super-gebruikers en technische gebruikers. De aannemer dient een eenheidsprijs per dag opleiding op te geven voor de diverse types van gebruikers, alsook het voorgestelde aantal dagen opleiding per gebruikerstype. Voor meer details, zie 4.2. 1.2.24. Borgtocht De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EUR. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 19
1) wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. 679-2004099-79 -- IBAN : BE 58 6792 0040 9979; SWIFT : PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2) wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3) wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4) wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1) hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2) hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3) hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4) hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd. Indien de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt, is een borgtocht niet vereist. 20