Gemeentelijke Raad Lokale Economie Kortweg GRLE Verslag vergadering van de Gemeentelijke Raad Lokale Economie op donderdag 14.07.2016. De vergadering vindt plaats bij bestuurslid Lesly Van Den Berge, Poststraat 30A, 9860 Balegem (Quanto bvba). Aanwezig: Bestuurders: Verstraeten Hugo (Het Zoeteke/ubeon), voorzitter Hutse Stefan (Pieternelleke en Café de Watermolen), 2e ondervoorzitter Van der Eecken Kris (Axa bank, bvba Windofin), penningmeester Caesens Thomas (Landmeter-Expert), secretaris Van De Weghe Carine (Schoenen La Créa / Pedicure) Van der Biest Marc (Tevama) Moeykens Sabine (Rombaut Luc Algemene Bouwwerken) Van Den Berge Lesly (Quanto), communicatieverantwoordelijke Politieke waarnemers: De Grootte Jean-Marie namens CD&V, Schepen van Lokale Economie (verzekeringen De Grootte NV) Hofman Tom (Gemeentebestuur Oosterzele), effectief ambtenaar bevoegd voor lokale economie Courtijn Eddy, namens N-VA Boulaert Ingrid, namens CD&V Verontschuldigd: Bestuurders: Lievens Peter (PR-rent) Uytterhaeghen Stefan (Fietsen Stefan)
De Boever Hilde (Advocura), 1 ste ondervoorzitter Coens Véronique (Made by Véro) Politieke waarnemers: Van de Weghe Gertrude, plaatsvervangend ambtenaar bevoegd voor lokale economie De Gusseme Ruben, namens Open VLD-Plus Roswitha Gerbosch, namens GROEN Afwezig: De Munter Stefanie (De Bloemenhoeve / Pedicure) Agenda 1. Dag van de klant op zaterdag 24/9 2. Kerstmarkt 3. Feitenfiche Oosterzele = evolutie lokale economie in Oosterzele. Hoe gaan we daar mee om? Wat brengt de toekomst? Voor wat staat de lokale economie in Oosterzele in 2020? 4. Hoe organiseren we in de toekomst de werking van de GRLE? o.a. besluit m.b.t. lentebeurs 2017. 5. Evaluatie werking voorbije jaar? Wat hebben we gedaan en hoe hebben we gescoord? (eindejaarsactie-kerstmarkt-paasactie-belgerinkel ) 6. Wat zijn de nog komende activiteiten dit jaar? dag van de klant kerstmarkt Sunday shopping day (2.10) eindejaarsactie wie doet wat? 7. Welk project dienen we in voor provinciale subsidies 2017? Ideeën??? 8. Welke subsidies vragen we aan bij het gemeentebestuur? 9. Andere : Agenda nazien GRLE activiteiten en nog andere punten die jullie willen aanreiken? Goedkeuring verslag raad van bestuur GRLE dd. 10.06.2016 Het verslag werd met de agenda meegestuurd en wordt unaniem goedgekeurd. Opmerkingen gemeente naar aanleiding van het verslag vorige vergadering: Het is wenselijk dat het lang verslag korter samengevat wordt vooraleer het op de website komt van de gemeente. Lesly stuurt het verslag naar Hugo en Thomas. Thomas Caessens doet de communicatie verder met de gemeente. 1. Dag van de klant op zaterdag 24/9 - Er was afgesproken om een event te organiseren samen met Business Club Merelbeke, maar aangezien Alain De Ruyck weinig initiatief hierin genomen had, gaat dit event samen met Merelbeke niet door. - Het bestuur van Unizo Oost-Vlaanderen zal een event organiseren voor de dag van de klant s avonds met leden en niet-leden. - Het event zal plaatsvinden in De Punt in Gentbrugge. - Er is een walking dinner voorzien. - Prijs die uitgereikt zal worden: één jaar gratis lid bij Unizo. - Vraag Hugo: komen er bestuursleden van GRLE?
- Doel: eigen klanten, mensen uit eigen netwerk meebrengen. - Voorstel GRLE dag van de klant lokaal: voorstel om voor 75 iets te doen. Inbegrepen is dan de aankoop van attenties bij Mariane van de Kookwinkel in Oosterzele: 25 voor 15 gadgets als t gekoppeld is aan 1/4 de pagina advertentie (twv 50) en 35 voor de gadgets zonder advertentie. - Carine vraagt dat de adverteerders uit het boekje weten naast wie ze staan, maar dit valt volgens Hugo moeilijk te organiseren enerzijds door de tijdsdruk en anderzijds kan je niet met alles rekening houden, als er wensen zijn kunnen die doorgegeven worden en wordt er geprobeerd om die in te vullen. - Carine vraagt inspraak in wat er op de cover komt. Sabine en Carine engageren zich de cover te ontwikkelen, die dan wel tijdig dient aangeleved te worden. 2. Kerstmarkt 2016 - Werkgroep: Patrick Van Damme, Stefan Hutse, Veronique Coens, Stefanie De Munter, Ingrid Boulaert en Wilfried Verspeten. - Voorstel tot samenwerking met de VBS Scheldewindeke en Gemeenteschool GILO Scheldewindeke. - Nav het bezoek van Stefan Hutse en Hugo Verstraeten bij de directeur van de VBS te Scheldewindeke (april ll), was het duidelijk dat leerkrachten niet kunnen ingeschakeld worden voor de eventuele administratieve ondersteuning. Op voorstel van de directeur werd Karen Bral gevraagd om de administratie op zich kunnen nemen. Karen is verbonden met de VBS via het oudercomité en haar partner (Nico Verstraeten zoon Hugo ) is tevens deelnemer aan de kerstmarkt. - Naderhand en ook in overleg met het VBS werd de medewerking toegezegd van het GILO Scheldewindeke. De nieuwe directeur van het GILO gaf de naam door van de contactpersoon. - Alles werd doorgegeven aan Stefan, en er werd afgesproken/gevraagd om een vergadering VOOR de vakantie in te plannen met de school, zodat er VOOR het opstellen van het jaarprogramma in de beide scholen afspraken kunnen gemaakt worden wie wat doet. Het is alvast heel positief dat de beide scholen willen meewerken. - Tot op heden is er vanuit de werkgroep geen enkel signaal of reactie gegeven op al deze voorstellen om tijdig oa met de scholen en de kandidaat standhouders in overleg te gaan. - Terloops wordt meegedeeld dat er tevens veel materiaal beschikbaar is via de provincie. Voorwaarde is alles zeer tijdig aanvragen. Kostprijs is nagenoeg nihil, wel waarborg te betalen. - Stefan Hutse uit de twijfel van hemzelf/de werkgroep om de kerstmarkt al dan niet binnen de GRLE te organiseren volgens - Tom Hofman geeft aan dat organiseren vanuit de GRLE een verlengstuk is van organisatie door het gemeentebestuur. Samenwerking zorgt ervoor dat de kerstmarkt ook valt onder de verantwoordelijkheid valt van de gemeente. Ook indien er problemen zouden zijn is de gemeente hievoor verzekerd. Er is ook de erkenning vanuit de gemeente. - Voorstel Ingrid: beslissingen naar het bestuur doorsturen en gezamenlijk laten beslissen. - Voorstel Chris: altijd een to do lijst opstellen: wie doet wat? - Het is een oplossing om te werken met een deelgroep/werkgroep Kerstmarkt van de GRLE voor de kerstmarkt die dan telkens verslag uitbrengt tijdens de bestuursvergaderingen rond waar ze mee bezig zijn. Beslissingsvoorstellen (die van enige omvang kunnen hebben/betekenen) worden per mail meegedeeld of tijdens de raden van bestuur. Zodat de ganse kerstmarkt tevens gekaderd blijft in het globale doel/visie van de GRLE. De kerstmarkt op zich
- De burgemeester en het CBS zou kunnen stellen dat een kerstmarkt georganisieerd buiten de GRLE niet erkend wordt. De verantwoordelijkheid ligt dan bij de privé initiatiefnemer. De werkgroep leden zijn in dat geval hoofdelijk aansprakelijk. - Twee terug is op verzoek van het CBS en de burgemeester de kerstmarkt in Balegem (op de Bloemenhoeve) ondersteunt geweest vanuit de GRLE (en Unizo Land van Rhode en langs die weg met Provinciale subsidies). Ook vorig jaar was dit het geval. Het CBS en de burgemeester deden een oproep om te pogen om te komen tot één kerstmarkt ipv meerdere initiatieven. De krachten en de beperkte middelen bundelen is een voordeel. - - Anderzijds is het niet evident om lokale handelaars te motiveren om deel te nemen aan de kerstmarkt, niet alle lokale handelaars staan er voor open. - Voorstel tot besluit: de werkgroep is een deelgroep van de GRLE voor de organisatie van de kerstmarkt en zij kunnen hier onder de koepel van de GRLE autonoom aan verderwerken, mits voorstellen voorafgaand voorgelegd worden aan de groep en beslissingen in het bestuur genomen worden. Het bestuur wordt tijdens de vergaderingen of minimaal via eamil geïnformeerd. 3. Feitenfiche Oosterzele = evolutie lokale economie in Oosterzele. Hoe gaan we daar mee om? Wat brengt de toekomst? Voor wat staat de lokale economie in Oosterzele in 2020? - Uit de feitenfiche blijkt duidelijk dat de koopvlucht uit Oosterzele naar de omliggende koopcentra (Zottegem, Fun Park Wetteren, Merelbeke en Gent) gestaag doorgaat. Daarenboven komt nog de imakt van de opkomst van de E-commerce handel. - Los daarvan Hugo heeft een webinar over focus gevolgd. Er zijn altijd een aantal elementen waardoor focus moelijk wordt: geld en tijd. Zeker met vrijwilligers is het vaak zo dat er moet gerekend worden op goodwill en het zijn vaak altijd dezelfde mensen in de groep die in de bres springen. - De communicatie met het gemeentebestuur is stroef verlopen oa en als vb. tijdens de actie Belgerinkel. Dit komt omdat de verwachtingen van beide partijen verschillend zijn. - Te dikwijls is het zo dat mensen met goede bedoelingen een engagement opnemen en dat men achteraf vaststelt dat er teveel aspecten zijn die niet lopen zoals het zou moeten. Er worden door te weinig goede afspraken te maken vooraf leemten vastgesteld. Hugo neemt dan als voorzitter op de valreep op wat blijft liggen en daardoor is de overflow te groot. - Zoals Kris aangaf bij de kerstmarkt geldt het in het algemeen : actielijsten (draaiboek) opmaken vooraf. - Vanuit het bestuur wordt er gevraagd om duidelijke verwachtingen naar hen toe te formuleren en dit op voorhand in te plannen, anders is het niet evident voor hen om hier capaciteit voor te voorzien. - Taakverdeling + acties - Lesly Van Den Berge = communicatieverantwoordelijke o Persartikels schrijven: 5 acties per jaar, moet in het nieuws komen, de inhoud wordt wel ook mee aangeleverd door de verantwoordelijke van de actie zodat Lesly de juiste informatie doorgeeft aan de pers o o Acties komen vaak in de Beiaard, dit bij voorkeur zo behouden. Doel: in beeld blijven door goed te communiceren met de pers, wie schrijft die blijft. 4. Hoe organiseren we in de toekomst de werking van de GRLE? O.a. besluit m.b.t. lentebeurs 2017.
Gezien het niet mogelijk is om met lokale handelaars een modeshow te organiseren, en omgekeerd het als noodzakelijk gezien werd om voldoende volk te hebben op de lenteberus, wordt besloten om tot nader orde de lentebeurs te schrappen. Tenzij er bvb tegen 2018 nieuwe initiatieven kunnen ontwikkeld worden. 5. Evaluatie werking voorbije jaar? Wat hebben we gedaan en hoe hebben we gescoord? (eindejaarsactie-kerstmarkt-paasactie-belgerinkel )` Globaal is men het erover eens dat er bijzonder veel goeie activiteiten zijn georganiseerd. Het is echter teveel om continue met de (te) beperkte groep geëngageerden dit allemaal te organiseren. Daardoor is het niet mogelijk de afspraken na te komen. En is er een overflow aan werkdruk bij de voorzitter. 6. Wat zijn de nog komende activiteiten van het komende jaar? - 2017: - - GEEN herhaling van de paaseierenactie beperken op vraag van het CBS en de burgemeester tot een paashaas op de markt die eitjes uitdeelt aan de kinderen op de woensdag voor Pasen. - - Braderie behouden (3 de week van juni en NIET samen met de kermis braderie rden = voor de grote solden) - - Belgerinkel om turnen naar een lokale actie met een fiets als eerste prijs van bij een lokale fietsenhandelaar, de administratie vereenvoudigen - - Dag van de Klant behouden - - Sunday shopping : NIEUW op voorstel van VLAO (eerste zondag oktober = tgv openbedrijvendag) - - - eindejaarsactie : ALS we ze behouden, kijken naar een vereenvoudigde administratie - - Kerstmarkt behouden en bij voorkeur vanuit een werkgroep in overleg met het GRLE Bestuur - waar gaan we naar toe met de lokale economie in Oosterzele tegen 2020 en hoe stemmen we de GRLE werking daar op af? Nav een door ubeon georganiseerde webinar over FOCUS stelt Hugo voor om tgv de volgende vergadering een voorstel uit te werken met ubeon en ism het CBS en de burgemeester tegen volgende vergadering. Dit project zou mits de nodige steun van de gemeente kunnen ingediend worden als provinciaal subsidieproject. Dit dient dan evenwel gekoppeld aan een actie waarbij de helft van de kosten gedragen worden door de GRLE zelf. - Vandaar de idee om dit te koppelen aan een NIEUW voorstel van VLAO, de eerste zondag van oktober = tgv openbedrijvendag, een SUNDAY SHOPPING. Het bestuur is dit voorstel genegen op voorwaarde dat we er lokaal iets meer kunnen mee doen. Sabine wil dit op haar nemen als projectverantwoordelijke om daaraan een sneukeltour(oof iets degelijks) aan te kooppelen. Wordt vervolgd in het ubeon project op de volgende raad van bestuur. - 7. Welke subsidies vragen we aan bij het gemeentebestuur (en provincie?)? Paashaas op de markt, belgerinkel, dag van de klant, toekomst lokale economie, kerstmarkt Voor de provnicie zal geprobeerd worden het project lokale economie in Oosterzele in 2020 in te dienen Besluit volgende raad van bestuur. 8. Andere : Agenda nazien GRLE activiteiten en nog andere punten die jullie willen
aanreiken? GRLE-website: vernieuwing, gezamenlijke webshop en thuis afleverservice Bestuurslid Lesly Van Den Berge heeft een eerste voorstel opgemaakt van hoe de website zou kunnen opgebouwd worden grafisch gezien. Zij zal dit verder uitwerken zodat de leden hier concreet mee op de baan kunnen en dit kunnen voorstellen aan mensen uit hun netwerk. Volgens het bestuur zou er voldoende draagvlak moeten zijn bij de bedrijven om het project in uitvoering te kunnen brengen. Verslag opgemaakt door Lesly Van Den Berge in overleg met Hugo Verstraeten en Thomas Caesens.