Vastgestelde notulen algemene ledenvergadering d.d. 7 oktober 2011 Aanwezig: zie presentielijst 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De voorzitter vraag aanwezigen de presentielijst te tekenen. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Notulen van de algemene ledenvergadering d.d. 30 juni 2010 De conceptnotulen van de algemene ledenvergadering d.d. 30 juni 2010 worden ongewijzigd vastgesteld. 4. Seizoen 2010/2011 De voorzitter blikt terug op het seizoen 2010/2011: -kampioenen: Martijn Lenstra merkt terecht op dat MA1 voor de winterstop kampioen in de subtopklasse is geworden; -Essent: de voorzitter meldt de overeenkomst met Essent voor de naheffing energiekosten over de afgelopen 10 jaar ad 8.000. Hiervoor is een betalingsregeling getroffen; -afsluiting park: door de gemeente Meppel is een hek geplaatst tussen MHV en MLTC. Peter Craanen vraagt zich af of de reservering voor de verplaatsing van het toegangshek nog bestaat. De voorzitter geeft een toelichting op de bijeenkomst van stichting Vastgoed en het bestuur MHV op 4 oktober 2011 waarin is afgesproken scherper toe te zien op de afsluiting van het park en mensen aan te spreken wanneer het toegangshek niet wordt afgesloten. Als er na een jaar nog geen verbetering is opgetreden wordt de verplaatsing van het toegangshek weer op de agenda geplaatst; -Lustrumtoernooi: zeer succesvol verlopen; -feestcommissie: leuke feesten georganiseerd, helaas was de opkomst soms wat aan de lage kant. Over andere insteek wordt gedacht; -2 de kunstgrasveld: het veld voor MEKO wordt op 1 november 2011 opgeleverd (een maand later dan gepland). 5. Staten/huishoudelijk reglement Vooraf wordt de procedure toegelicht. Tot wijziging van de statuten kan worden besloten in een algemene ledenvergadering waarin tenminste 2/3 deel van het aantal stemgerechtigde leden vertegenwoordigd. Er is een meerderheid nodig van tenminste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Duidelijk is dat het aantal aanwezigen op deze avond te laag is. Dit betekent dat er tussen de 14 en 30 dagen na 7 oktober 2011 opnieuw een algemene ledenvergadering wordt belegd voor dit onderwerp. In deze vergadering zal, ongeacht de opkomst, opnieuw gestemd worden en wanneer een meerderheid van 2/3 instemt, is de voorgestelde wijziging van de statuten en het huishoudelijk reglement aangenomen. De volgende toevoegingen/wijzigingen (aanpassing is cursief gedrukt, weglaten is onderstreept) worden in het concept huishoudelijk reglement met instemming van de leden aangebracht: -artikel 3, punt 2: toevoegen: e: trimhockeyleden. -artikel 3, punt 6: Leden van verdienste zijn zij, die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging en die daartoe door het bestuur zijn benoemd. Leden van verdienste hebben toegang tot de algemene vergadering met stemrecht en hoeven geen contributie te betalen. -artikel 4, punt 1: Een natuurlijke persoon die seniorlid, juniorlid of trimhockeylid wenst te worden van de vereniging dient een via de website te downloaden inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de ledenadministratie. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als juniorlid indien het inschrijfformulier wordt meeondertekend door hun wettige vertegenwoordiger. Pagina 1 van 5
-artikel 8, punt 7: Aan nieuwe seniorleden en juniorleden wordt tezamen met het inschrijfformulier een formulier toegezonden door middel waarvan zij de vereniging moeten de vereniging machtigen tot het incasseren van de contributie tot wederopzegging, alsmede eenmalig het entreegeld. Administratiekosten zijn bij deze wijze van betaling niet verschuldigd. -artikel 16, punt 3b: met inachtneming van een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van dat verzoek, dat via mail onder vermelding van de punten van behandeling aan het bestuur moet zijn gedaan. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze bepaald in lid 2 van dit artikel, of door het plaatsen van een advertentie in ten minste een ter plaatse waar de vereniging is gevestigd veel gelezen dagblad. Besluiten die genomen worden in een op de in dit lid genoemde wijze bijeengeroepen algemene ledenvergadering hebben dezelfde rechtskracht als besluiten die genomen in een op de in lid 2 genoemde wijze bijeengeroepen algemene vergadering. Op verzoek van Rinus Vermet wordt de voorgestelde wijziging van het boekjaar toegelicht. Hierdoor loopt de boekhouding meer in lijn met het seizoen. Arend Kuipers (kascommissie) steunt dit initiatief. Het voorkomt een hoop transitoire (overgangs) posten. Het aangepaste boekjaar sluit ook beter aan op de incassotermijnen die AllUinted hanteert. De vervolgprocedure wordt kort doorgenomen. De (ongewijzigde) statuten en het, met de hierboven beschreven aangebrachte wijzigingen, huishoudelijk reglement worden in een volgende bijeen te roepen algemene ledenvergadering opnieuw voorgelegd. Deze wordt aangekondigd op de site van MHV en zal plaatsvinden vóór 6 november 2011 (is maximaal 30 dagen na 7 oktober 2011). 6. Toelichting commissies Eric de Boer geeft een korte toelichting op het toekomstig technisch beleid. Het jeugdbeleid wordt verder doorgevoerd. Er zal er veel aandacht besteedt worden aan het verder professionaliseren van trainingen (onder andere door hockey academy) en trainers (opleiding). Verder meldt Eric de start van een nieuwe scheidsrechterscommissie jeugd onder leiding van Cor Westerbeek. Cor is verantwoordelijk voor de indelingen, opleidingen en begeleiding van de scheidsrechters. Eggon meldt de sponsorovereenkomsten met Rabobank (jeugd) en Comfortuin/Denijs (senioren/h1). Het aantal bordsponsoren stijgt nog steeds. De hekken langs het 2 e kunstgrasveld kunnen nu ook gevuld worden. MHV maakt daarbij graag gebruik van de diensten van Cor Slagter. Van de seniorenteams heeft alleen Dames 2 geen sponsor. Bij de junioren zijn nagenoeg alle meisjeselftallen gesponsord. De jongenslijn blijft wat achter met teamsponsoring. De door MHV georganiseerde sponsor/wijnavond is goed ontvangen hoewel de opkomst niet hoog was. Eric de Boer licht het kantinebeleid voor het komende jaar toe. Het bestuur heeft gekozen voor een betaalde barcoördinator op de zaterdagochtend om aanwezigheid en continuïteit te waarborgen. Dit werpt nu al zijn vruchten af. Paul Mathlener stelt voor hetzelfde op de zondagen te doen. Deze suggestie wordt door het bestuur in overweging genomen. Daarnaast is het bestuur van plan het schoonhouden van het buitenterrein uit te besteden. 7. Bekeruitreiking 2010-2011 Vanwege hun uitzonderlijke prestatie worden de bekers aan onderstaande teams/personen/commissies uitgereikt: prestatiebeker Harold Bouwknegt (extra) prestatiebeker Martijn Lenstra aanmoedigingsbeker Cor Westerbeek leukste beker Heren 1 verenigingswisselbeker Marjolijn Wanders Marjolijn Wanders treedt af als bestuurslid. De voorzitter bedankt Marjolijn voor haar inzet gedurende de afgelopen jaren en benoemd haar namens het bestuur tot lid van verdienste. Hij overhandigt haar het bijbehorende zilveren hockeystickje, een bos bloemen en een cadeaubon. Ook Harriëtte Bouwknegt ontvangt (via Harold Bouwknegt) als dank voor haar werkzaamheden als ledenadministrateur een bos bloemen. Harriëtte heeft de ledenadministratie drie jaar verzorgd. Pagina 2 van 5
8. Bestuurssamenstelling Door het aftreden van Marjolijn Wanders ontstaat er een vacature. Het bestuur heeft bij de aankondiging van de algemene ledenvergadering op de website (op 23 september 2011) Eric de Boer als haar opvolger voorgesteld en Ard Jan Bennink voor de hierdoor vrijvallende functie Technische Zaken. Er zijn geen tegenkandidaten voorgesteld en daarmee is de bestuurswijziging vastgesteld. De bestuurssamenstelling, inclusief jaar van aftreden, ziet er als volgt uit: Voorzitter Eggon Allersma 2013 Vicevoorzitter Eric de Boer 2012 Secretaris Aja de Boer 2012 Penningmeester Irma Kuurman 2013 Technische zaken Ard Jan Bennink 2015 9. Jaarverslag penningmeester Marjolijn Wanders geeft een toelichting op de jaarcijfers 2010/2011: -grote clubactie: in 2010 is voor online verkoop gekozen. Dat bleek geen succes gezien het resultaat. In 2011 worden de loten weer via automatische incasso huis-aan-huis verkocht; -kantineomzet: de suggestie van Paul Mathlener om kritischer in te kopen wordt bilateraal besproken tussen Eric de Boer en Paul Mathlener; -opbrengsten verhuur velden: door de gemeente is een dwingende afbouwregeling voorgesteld. Er maken minder leerlingen gebruik van onze accommodatie en op termijn stapt de gemeente over naar sportpark Ezinge; -in de kosten zaalhockey zit een boetebedrag van 2.100. Deze is opgelegd omdat MHV te laat was met het terugtrekken van teams die niet geformeerd konden worden. Dit seizoen wordt realistischer ingeschreven; -hockey academy: de meerwaarde wordt toegelicht. In de algemene ledenvergadering op 30 juni 2010 is ingestemd met een verhoging van de contributie jeugd (veldhockey) voor de aanschaf van deze elektronische ondersteuning voor trainers en coaches. Trainers maken al gebruik van hockey academy. In de toekomst zullen ook de coaches en kinderen gebruik gaan maken van pakket; De post vraagposten (ad 1399,-) wordt, met instemming van de kascommissie, nader uitgezocht en later aan de leden toegelicht. De overgang naar AllUnited (door KNHB ondersteunt) vraag een andere werkwijze en dat heeft veel tijd gekost. Het seizoen 2010-2011 wordt afgesloten met een positief resultaat ad 772,-. Het gepresenteerde financieel verslag wordt alle aanwezigen gemaild. 10. Verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit Arend Kuipers en René Rombout, hebben de boekhouding met uitzondering van de post vraagstukken kunnen controleren. De kascommissie is van mening dat de vraagposten geen effect hebben op de winst/verlies rekening. Op advies van de kascommissie verleent de algemene ledenvergadering de penningmeester decharge van betaling voor het gevoerde financieel beheer in het verenigingsjaar 2010/2011 met waardering voor het geleverde werk. De kascommissie wordt bedankt voor haar werkzaamheden. De algemene ledenvergadering benoemt voor het komend verenigingsjaar Arend Kuipers en Erik Rous tot kascommissie. René Rombout wordt bedankt voor zijn bijdrage. De kascommissie geeft het bestuur als aanbeveling mee een document met richtlijnen op te stellen die kan dienen als leidraad bij de controle van de boekhouding. De jaarcijfers worden nog aan de accountant voorgelegd. Ook heeft de kascommissie (conform verzoek leden in de algemene ledenvergadering d.d. 30 juni 2010) de balans, verlies/winstrekening en aansluiting met de bankgegevens gecontroleerd. Er zijn daarbij geen onvolkomenheden aangetroffen. Pagina 3 van 5
11. Begroting 2011-2012 Marjolijn Wanders presenteert de begroting voor het seizoen 2011/2012. -BSO: met Speelwerk is een nieuwe overeenkomst gesloten die 200 per maand meer oplevert; - 2 de kunstgrasveld: MHV is nog met de gemeente in gesprek over de huur of koop. In de begroting is daarom een schatting van kosten opgenomen; Arend Kuipers merkt terecht op dat het (eenmalig) verlengde boekjaar niet in de begroting is verwerkt. Het verslagjaar 2011/2012 bestaat uit 14 maanden. Met deze aantekening wordt de begroting door de algemene ledenvergadering vastgesteld. 12. Contributie 2012/2013 De algemene ledenvergadering stemt in met de voorgestelde contributieverhoging voor het seizoen 2012/2013. Voor het seizoen 2012/2013 wordt de contributie als volgt vastgesteld: Contributie MHV 2012/2013 Senioren 240 A 205 B 205 C 190 D 190 E 155 F 120 Veteranen 240 Trimhockey 125 Studenten 185 Zaal 55 Inschrijfkosten 25 13. Speerpunten 2012 2013 De voorzitter geeft een toelichting op de speerpunten voor het komend seizoen: -ledenwerving: de aandacht zal vooral gericht worden op de werving voor de jongenslijn; -stichting Vastgoed: mogelijke herijking financiën (afdracht van MHV) aangekondigd; -kantine: aanbod van Arend Kuipers de kantineboekhouding komend seizoen te voeren is met dank aangenomen; -onderhoud buitenruimte: krijgt komend seizoen extra aandacht; -sponsoring: actieve inzetten op behoud bestaande sponsoren en werving nieuwe sponsoren. Carly Craanen vraagt of er meer sponsormogelijkheden zijn voor Dames 1 (hebben nu shirts van Volvo). Afgesproken wordt dat de sponsorcommissie samen met (een afvaardiging van) Dames 1 bekijken in hoeverre de wensen in te vullen zijn. Het algemeen geldende sponsorbeleid wordt toegelicht. Een sponsor gaat altijd een overeenkomst aan met de club. Meerdere sponsoren op een team is mogelijk. Uiteraard alleen na onderlinge afstemming/goedkeuring. Een shirtsponsor is leading. Maatwerk is bespreekbaar. Overeenkomsten met sponsoren gaan altijd via de sponsorcommissie/het bestuur. 14. Rondvraag -Berend Nimberg: meldt wijziging in samenstelling bestuur stichting Vastgoed. Guus Vermeulen (secretaris) is gestopt en opgevolgd door Paul Mathlener. Berend blijft voorzitter en Peter Craanen is penningmeester. -Cor Westerbeek: kondigt een grote actie aan om de ledenlijst te actualiseren. Via de coaches worden e-mailgegevens en telefoonnummers opgevraagd en, waar nodig, in de ledenadministratie aangepast; -Rinus Vermet: uit de wens voor een videotoren. Doel is de kwaliteit van het spel te verbeteren door opgenomen wedstrijden te analyseren. Het bestuur staat open voor de suggestie. Voor de aanschaf zal een sponsor gevonden moeten worden, is niet in de begroting opgenomen; -Anna-Lotte van Daal: vraagt of de scheidsrechters op zondagen ruimer van tevoren ingedeeld kunnen worden om onduidelijkheden te voorkomen. Zodra de wedstrijden bekend zijn kan de volledige indeling gemaakt en gepubliceerd. Pagina 4 van 5
Dit voorkomt veel geregel op het laatste moment. Eric de Boer neemt contact op met het wedstrijdsecretariaat; -Arend Kuipers vraagt naar de (financiële) stand van de Club van 50: Marjolijn Wanders meldt een saldo ad 4.500. De incasso voor 2010/2011 is daarin verwerkt. Voor de incasso 2011/2012 is opdracht gegeven aan de bank. Uitgaven mogen alleen gedaan worden na instemming leden Club van 50. Bestemming moet algemeen doel dienen; -Paul Mathlener: uit zijn waardering voor de gemoedelijke sfeer waarin deze vergadering plaatsvindt. Zijn complimenten voor de organisatie worden in dank aanvaard; -Perfini Cabrera: naar aanleiding van de speerpunten: de Technische Commissie werkt een voorstel uit voor de werving jongens in de jeugd. -Arend Kuipers: een oproep voor deelnemers aan bedrijfshockey vanuit Zwolle wordt door Arend verder onder de aandacht gebracht. 15. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging van de aanwezigen om 22.40 uur. 0 0 0 Pagina 5 van 5