1e Directie Dienst 11 Personeelsbeheer, Wedden en Pensioenen Provincieraadsbesluit betreft verslaggever STATUTEN EN REGLEMENTEN Reglement voor de inwonend huisbewaarder van provinciale gebouwen de heer Alexander Vercamer De Provincieraad, Gelet op de artikelen 65, 71 en 85 van de provinciewet; Gelet op het protocol van het Bijzonder Onderhandelingscomité voor het administratief, technisch en dienstpersoneel van het Provinciebestuur Oost- Vlaanderen van xxxxx ; Overwegende dat er nood bestaat inzake bewaking van een aantal provinciale gebouwen en patrimonium ; Overwegende dat deze taken van toezicht ook moeten uitgevoerd worden buiten de normale openingsuren van deze gebouwen en domeinen ; Overwegende dat het daarom noodzakelijk is een huisbewaarder aan te stellen die ter plaatse woont en de taken van inwonend huisbewaarder vervult ; Overwegende dat onder andere voor de afbakening van deze taken, voor de hiermee verbonden voordelen in natura, en voor de periodieke beoordeling van het functioneren van de inwonend huisbewaarder een reglement noodzakelijk is ; Gehoord het verslag van de Bestendige Deputatie ; besluit : Deel 1 Toepassingsgebied Artikel 1 Dit reglement heeft betrekking op de functie van inwonend huisbewaarder bij het Provinciebestuur van Oost-Vlaanderen, met uitzondering van het provinciaal onderwijs.
p. 2/8 Deel 2 Aanstelling van de inwonend huisbewaarder Artikel 2 De aanstelling en de beëindiging van de aanstelling van inwonend huisbewaarder gebeurt door de Bestendige Deputatie. Artikel 3 De Bestendige Deputatie wijst de terreinen, gebouwen en infrastructuur aan waarvoor een inwonend huisbewaarder moet worden aangesteld. Artikel 4 De inwonend huisbewaarder is in hoofdbetrekking benoemd of contractueel aangesteld als provinciepersoneelslid (met uitzondering van het personeel van het provinciaal onderwijs) en beschikt over een attest van goed gedrag en zeden. Artikel 5 De oproep tot kandidaten wordt in de eerste plaats gericht aan de personeelsleden die voldoen aan de voorwaarden gesteld in artikel 4 en die bovendien benoemd of contractueel aangesteld zijn in het gebouw of op de locatie waarvoor een inwonend huisbewaarder wordt gezocht ; Artikel 6 Bij ontstentenis van kandidaten als bedoeld in artikel 5, wordt een tweede oproep gericht aan alle personeelsleden van het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen (met uitzondering van het personeel van het provinciaal onderwijs). Deel 3 Taakomschrijving en functieanalyse Artikel 7 De inwonend huisbewaarder staat in voor de zorg, de controle en bewaking van de terreinen, gebouwen en infrastructuur, ook buiten de normale diensturen van zijn hoofdbetrekking, tijdens de weekends en de vakantieperiodes. Hij voert zijn taken uit als een goed huisvader.
p. 3/8 Het gaat onder meer om volgende taken: - De huisbewaarder opent de toegangsdeuren elke ochtend vóór de aankomst van het dienstpersoneel. - Elke avond, na de normale diensturen, doet de huisbewaarder een rondgang op het terrein en in de gebouwen: hij gaat na of deuren, ramen en poorten gesloten zijn, stelt vast of de gebouwen verlaten zijn, de verlichting gedoofd is en controleert verwarmings- en andere toestellen. Hij sluit desgevallend de gebouwen en infrastructuur. Onder geen enkele voorwaarde geeft de huisbewaarder de sleutel aan iemand anders, behalve in toepassing van artikel 22. - Bij speciale gelegenheden (vergaderingen, recepties, ) 's avonds en tijdens de weekends, opent en sluit hij de deuren, is hij aanwezig als contactpersoon en biedt hij hulp indien nodig. - De huisbewaarder signaleert gebreken aan de terreinen, gebouwen en infrastructuur aan de verantwoordelijke locatie of zijn plaatsvervanger. - Hij controleert de alarmapparatuur met betrekking tot lift, inbraak en brand. Hij fungeert als contactpersoon in alarmsituaties. - De huisbewaarder controleert de terreinen, gebouwen en infrastructuur op inbraak en verwittigt indien nodig de politie. - De huisbewaarder treft de nodige maatregelen om schade te voorkomen als gevolg van slechte weersomstandigheden. Zo sluit hij bijvoorbeeld de ramen als er onweer dreigt en treft hij de nodige maatregelen bij vorst. - De huisbewaarder ontvangt de brieven, colli's en pakjes die buiten de diensturen binnenkomen. Hij tekent eventueel voor ontvangst en bezorgt de stukken zo vlug mogelijk aan het diensthoofd. - Hij hijst de vlaggen conform de voorschriften. - De huisbewaarder noteert wat hij vaststelt in een logboek. Artikel 8 Wanneer naast de taken, zoals opgesomd in artikel 7, specifieke taken en opdrachten worden toevertrouwd aan de huisbewaarder in het het kader van het huisbewaarderschap van een welbepaalde locatie, worden deze opgesomd in een afzonderlijk document ondertekend door de huisbewaarder en het bestuur, dat als bijlage bij het aanstellingsbesluit en/of bijlage aan de arbeidsovereenkomst wordt gevoegd. Deel 4 Vergoeding via voordelen in natura Artikel 9 De inwonend huisbewaarder ontvangt de gewone bezoldiging voor zijn hoofdbetrekking. Voor zijn taken als huisbewaarder, die geacht worden in het verlengde te liggen van de functie in hoofdbetrekking, wordt hij vergoed via voordelen in natura, zijnde kosteloze huisvesting, verwarming en verlichting. De waarde van deze verkregen voordelen wordt forfaitair geraamd overeenkomstig artikel 18 van het koninklijk besluit tot uitvoering van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992.
p. 4/8 Het bestuur zorgt ervoor dat de basisvoorzieningen voor TV-distributie en telecommunicatie aanwezig zijn. De kosten voor aansluiting op het TVdistributienet en telefonie/telecommunicatie alsook de abonnements- en gesprekskosten worden door de huisbewaarder zelf gedragen. Het bestuur stelt verplichtend, voor beroepsdoeleinden, een GSMtoestel ter beschikking van de huisbewaarder. Het bestuur neemt de abonnements- en gesprekskosten van het beroepsmatig gebruik van dit toestel ten hare laste. Het is, indien gewenst, toegestaan de GSM voor privé-doeleinden te gebruiken. De kosten die hiermee verband houden zijn volledig ten laste van de huisbewaarder. Artikel 10 Vóór de aanvang van de bewoning en na de door het bestuur uitgevoerde of opgelegde werken, wordt door de technische dienst een omstandige staat opgemaakt van de lokalen die aan de huisbewaarder voor bewoning worden toegewezen. Deze staat wordt voor akkoord ondertekend door beide partijen. Artikel 11 De huisbewaarder en zijn gezin bewonen en gebruiken alleen de lokalen en het terrein die hen zijn toegewezen. Een plan van deze lokalen en het terrein worden gevoegd bij de staat zoals bepaald in artikel 10 en worden als bijlage bij het aanstellingsbesluit en/of bijlage aan de arbeidsovereenkomst gevoegd. Artikel 12 De lokalen en terreinen die aan de huisbewaarder zijn toegewezen moeten altijd proper zijn. De lokalen worden op kosten van het bestuur in goede staat van huur gesteld op het ogenblik dat de huisbewaarder in dienst treedt. Normaal opfrissings- en onderhoudswerk moet geregeld worden door en op kosten van de huisbewaarder uitgevoerd worden. Hierbij zijn de onderhoudsverplichtingen van de huurder, zoals bepaald in de woninghuurwetgeving, van toepassing. Tijdens de bewoning verleent de huisbewaarder bij elk verzoek vanwege het bestuur of zijn gemandateerde binnen de 24 uur en mits afspraak toegang tot de lokalen die hem voor zijn bewoning zijn toegewezen. Artikel 13 De huisbewaarder mag in het gebouw of op het terrein geen enkele commerciële of politieke activiteit uitoefenen of handeling stellen die de neutraliteit van het bestuur in het gedrang brengen.
p. 5/8 Artikel 14 Indien de huisbewaarder vergunningsplichtige werken, verfraaiingen, verbeteringen of veranderingen uitvoert aan de door hem bewoonde lokalen, het in gebruik gekregen terrein of de omheining hiervan, moet hij vooraf een geschreven toestemming hebben van de Bestendige Deputatie. Bij gebrek hieraan behoudt het bestuur zich het recht voor te eisen dat het in gebruik gekregen goed in zijn oorspronkelijke staat hersteld wordt. Behoudens andersluidende overeenkomst, opgenomen in de schriftelijke en voorafgaande toelating, zullen de werken zonder vergoeding ten bate van het bestuur verworven blijven. Geen enkele van deze werken, verfraaiingen, verbeteringen of veranderingen mag in strijd zijn met geldende wettelijke bepalingen. Artikel 15 Het bestuur betaalt het herstellingswerk veroorzaakt door de werkzaamheden die ze heeft bevolen en die schade hebben toegebracht aan de lokalen en het terrein die de huisbewaarder werden toegewezen. Hetzelfde geldt voor de herstelling van de toevallige schade in genoemde lokalen en terrein, en die niet kan worden toegeschreven aan een verzuim van de huisbewaarder. Artikel 16 Wat betreft de huurrisico s en het burenverhaal, is de huisbewaarder niet gehouden een brandverzekering af te sluiten (artikel 1730 en volgende van het Burgerlijke Wetboek). Hij is wel verplicht, op eigen kosten, een verzekeringspolis af te sluiten voor de volledige inboedel van de door hem gebruikte en bewoonde ruimtes. Artikel 17 De verhuiskosten van de eigen inboedel komen altijd ten laste van de huisbewaarder, behalve wanneer de verhuizing om dienstnoodwendigheden noodzakelijk is. Artikel 18 Het bezit van huisdieren binnen het aan de huisbewaarder toegewezen privé-terrein is toegelaten, mits voorafgaande toestemming, en voor zover dit geen overlast verzoorzaakt.
p. 6/8 DEEL 5 Beoordeling Artikel 19 De inwonend huisbewaarder dient te beschikken over volgende vaardigheden : - kennis van de veiligheidsvoorschriften in verband met bewaking van gebouwen; - zorgzaamheid; - zelfstandigheid; - discretie en betrouwbaarheid; - communicatievaardigheid, zowel bij persoonlijke als telefonische contacten; - een vlotte samenwerking met technisch en ander personeel; - een gepaste houding tegenover publiek en bezoekers; - efficiëntie in moeilijke en onverwachte situaties; - stressbestendigheid; - elementaire technische kennis (telefoon, parlefoon, GSM, computer, blusapparatuur ); - in staat zijn om kleine (dringende) logistieke taken op zich te nemen. Artikel 20 De inwonend huisbewaarder ressorteert voor de uitvoering van zijn taken onder de bevoegdheid van de locatieverantwoordelijke van het gebouw, waarvoor hij werd aangesteld. Artikel 21 De locatieverantwoordelijke staat in voor de beoordeling van de prestaties van de inwonend huisbewaarder. Deze beoordeling kan op ieder ogenblik gebeuren, maar minstens om de twee jaar en in elk geval wanneer betrokkene in zijn hoofdbetrekking ongunstig wordt geëvalueerd. Van de beoordeling wordt een kort verslag opgemaakt, dat door beide partijen ondertekend wordt. De inwonend huisbewaarder kan zijn schriftelijke opmerkingen aan het verslag laten toevoegen. Bij een negatieve beoordeling wordt het verslag, samen met de eventuele schriftelijke opmerkingen van de inwonend huisbewaarder, aan de Bestendige Deputatie voorgelegd. Deze laatste kan, na betrokkene te hebben gehoord, beslissen tot beëindiging van de aanstelling.
p. 7/8 DEEL 6 Vervanging Artikel 22 Indien de inwonend huisbewaarder in zijn hoofdbetrekking bij het Provinciebestuur Oost-Vlaanderen, een vakantieverlof van ten minste één week aanvraagt, kan hij, in overleg met de locatieverantwoordelijke, in zijn functie van inwonend huisbewaarder worden vervangen, voor zover het verzoek tot vervanging minstens één maand op voorhand heeft gericht aan de locatieverantwoordelijke. Op voorstel van de locatieverantwoordelijke beslist de Bestendige Deputatie omtrent de vervanging van de huisbewaarder en de te presteren uren in het kader van deze opdracht. Artikel 23 De uren, vastgesteld overeenkomstig artikel 22 en gepresteerd in het kader van de opdracht als vervangend huisbewaarder, worden naar keuze van de vervanger, ofwel gecompenseerd ofwel uitbetaald op basis van het geldend uurloon in het niveau E1, zoals bepaald in het personeelsstatuut van het provinciepersoneel van de Provincie Oost-Vlaanderen. Het uurloon wordt vastgesteld op 1/1976 van dat geïndexeerd jaarlijks minimumbedrag van de weddenschaal E1 overeenkomstig het geldelijk statuut van het provinciepersoneel. DEEL 7 Beëindiging van de aanstelling Artikel 24 De aanstelling van de inwonend huisbewaarder eindigt : 1. bij de beëindiging van de benoeming of contractuele aanstelling in de hoofdbetrekking bij het Provinciebestuur Oost- Vlaanderen; 2. indien de huisbewaarder zijn aanstelling wenst te beëindigen; 3. indien de Bestendige Deputatie de betreffende functie van inwonend huisbewaarder afschaft; 4. na beslissing tot ontslag van de Bestendige Deputatie ingevolge een negatief verslag van de locatieverantwoordelijke; 5. bij het overlijden van de huisbewaarder.
p. 8/8 Artikel 25 De huisbewaarder die zijn aanstelling wenst te beëindigen deelt dit ten minste vijf maanden vooraf bij aangetekend schrijven aan de Bestendige Deputatie mee. Van deze termijn kan, mits akkoord van de Bestendige Deputatie, worden afgeweken. Artikel 26 In alle omstandigheden van beëindiging van de aanstelling als inwonend huisbewaarder, behoudens bij overlijden, dient de woning volledig ontruimd te zijn binnen de twee maanden na de beëindiging van de aanstelling. Bij het overlijden van de huisbewaarder krijgen de echtgeno(o)t(e) en de nabestaanden die onder hetzelfde dak wonen, drie maanden de tijd om een andere woning te zoeken. DEEL 8 Inwerkingtreding besluit Artikel 27 Onderhavig besluit treedt in werking de eerste van de tweede maand volgend op de goedkeuring van dit besluit door de Provincieraad. Met ingang van die datum wordt het provincieraadsbesluit van 13 juni 2001 met betrekking tot het reglement op de functie van inwonend huisbewaarder van het provinciaal domein het Leen opgeheven. Gent, Namens de Provincieraad : de Provinciegriffier de Voorzitter