Gepubliceerd in Staatscourant 17 september 2007, nr. 179 / pag. 11 Klachtenregeling IGZ Artikel 1 1 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop de inspectie zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen, een klacht in te dienen bij de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. 2 Een gedraging van een persoon die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de inspectie wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. 3 De klacht wordt namens de minister door de Inspecteur-generaal van de inspectie behandeld. Artikel 2 De inspectie draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. Op de behandeling van schriftelijke klachten die voldoen aan de vereisten van artikel 4 zijn de artikelen 5 tot en met 14 van toepassing. Bij de behandeling van mondeling ingediende klachten wijst de inspectie de klager op de mogelijkheid een schriftelijke klacht in te dienen. Artikel 3 Tegen een beslissing van de inspectie inzake de behandeling van een klacht over een gedraging als bedoeld in artikel 1 kan geen beroep worden ingesteld. Artikel 4 1 Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste: a de naam en het adres van de indiener; b de dagtekening; c een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht; 2 Het klaagschrift wordt bij voorkeur gericht aan de Inspecteur-generaal. Artikel 5 De inspectie bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk binnen 5 werkdagen na ontvangst. Artikel 6 1 In iedere fase van de klachtbehandeling kan de Inspecteur-generaal nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden. De reactie van de Inspecteur-generaal op de klacht en eventuele afspraken die daarbij gemaakt zijn worden door de inspectie schriftelijk vastgelegd. 2 Zodra de inspectie naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. Artikel 7 De inspectie beschikt over een klachtencoördinator, die is belast met de coördinatie van de klachtbehandeling en de advisering aan de Inspecteur-generaal. De Inspecteur-generaal behandelt de klacht. Als de klacht ziet op een gedraging van de Inspecteur-generaal of de plaatsvervangend Inspecteur-generaal wordt de klacht behandeld door de Secretaris-Generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Pagina 1 van 6
Artikel 8 1 De Inspecteur-generaal is niet verplicht de klacht te behandelen indien deze klacht betrekking heeft op een gedraging: a waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze of de eerder geldende klachtregeling is behandeld; b die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; c waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; d waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld; e die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest; f zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. 2 De Inspecteur-generaal is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen, indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. 3 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift, schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld. Artikel 9 Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden. Artikel 10 1 Als de Inspecteur-generaal de klacht in behandeling neemt stelt de klachtcoördinator de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. 2 Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord. 3 Van het horen wordt een verslag gemaakt. Artikel 11 1 De Inspecteur-generaal kan besluiten de klacht ter advisering voor te leggen aan de klachtadviescommissie. 2 Aan de klager en degene tegen wiens gedraging de klacht zich richt wordt schriftelijk medegedeeld dat de klachtadviescommissie over de klacht zal adviseren. Een kopie van het reglement over de werkwijze van de klachtadviescommissie wordt meegezonden. 3 De klachtadviescommissie zendt een rapport van bevindingen, inhoudende het verslag, het advies en eventuele aanbevelingen, aan de Inspecteur-generaal. Artikel 12 1 De klacht wordt binnen zes weken na ontvangst van de klacht afgehandeld. 2 Ingeval advies wordt gevraagd aan de klachtadviescommissie wordt de klacht binnen tien weken na ontvangst afgehandeld. 3 De afhandeling kan met ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Pagina 2 van 6
Artikel 13 1 De Inspecteur-generaal stelt de klager en degene tegen wiens gedraging de klacht zich richt schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar aanleiding van de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt. 2 Als advies is gevraagd aan de klachtadviescommissie stuurt de Inspecteurgeneraal een kopie van het rapport van de klachtadviescommissie aan de klager en aan degene tegen wiens gedraging de klacht zich richt. Indien de Inspecteurgeneraal afwijkt van het advies van de klachtadviescommissie wordt dit schriftelijk gemotiveerd. 3 Bij de kennisgeving wordt melding gemaakt van de mogelijkheid en de termijn om een klacht in te dienen bij ofwel de Nationale ombudsman ofwel de Commissies voor de Verzoekschriften van de Tweede Kamer der Staten- Generaal. Artikel 14 Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van ondertekening. De regeling is van toepassing op klachten die na de datum van inwerkingtreding van deze regeling zijn ingediend, ook als de gedraging waarover wordt geklaagd zich voor die datum heeft voorgedaan. Van deze regeling zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant. Voorts zal de regeling op de website van de inspectie worden geplaatst. Artikel 15 Deze regeling kan worden aangehaald als klachtenregeling IGZ. De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, dr. A. Klink Pagina 3 van 6
Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is het bestuursorgaan. Gedragingen van personen werkzaam onder het bestuursorgaan worden aangemerkt als gedragingen van dat bestuursorgaan. De klacht wordt namens de minister door de Inspecteur-generaal van de inspectie behandeld. De klachtregeling geeft de klager een middel iets te ondernemen tegen optreden, handelen of nalaten van (werknemers van) de inspectie. Geklaagd kan worden over de wijze waarop de inspectie dan wel een of meer van haar medewerkers zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de indiener van de klacht heeft of hebben gedragen. Hierbij kan worden gedacht aan onheus optreden, traagheid, schending van de privacy waartegen geen rechtsgang is geopend, falende voorlichting of communicatie. Deze klachtregeling is ook van toepassing op klachten over buitengewoon opsporingsambtenaren (hierna: boa s) die werkzaam zijn bij de inspectie. Boa s zijn ambtenaren met een speciale bevoegdheid (opsporing van strafbare feiten op basis van een bijzondere wet) en die daarvoor een speciale opleiding hebben genoten en officieel zijn beëdigd. Voor het dagelijks functioneren van de boa s is de werkgever verantwoordelijk. Voor het gebruik van zijn speciale bevoegdheid valt de boa onder het toezicht van de hoofdofficier van justitie. Deze moet erop toezien dat de boa zijn taak bij de opsporing van strafbare feiten naar behoren vervult en op een juiste wijze gebruik maakt van zijn bevoegdheden. Als er een klacht over een boa wordt ingediend die betrekking heeft op de uitoefening van bevoegdheden als boa, dan is de werkgever verplicht om direct een afschrift van de klacht aan de hoofdofficier van justitie en de korpschef te zenden (Art. 42 Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar (BBO)). Dit stelt de toezichthouder in staat om een oordeel te geven over de rechtmatigheid en behoorlijkheid van de uitoefening van de bevoegdheden als boa. Ook kan de toezichthouder dan tijdig beslissen over de vraag op het opportuun is om tot vervolging over te gaan. Op grond van art. 42, tweede lid, van het BBO moet de werkgever bij de afhandeling van de klacht het oordeel van de toezichthouder over de rechtmatigheid en behoorlijkheid van de uitoefening van bevoegdheden in acht nemen. Dit betekent dat de Inspecteur-generaal dit oordeel moet laten meewegen bij zijn uiteindelijke oordeel over de klacht. Artikel 2 Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend. Als algemene regel geldt dat het bestuur moet zorgen voor een zorgvuldige afdoening van die klachten. Wat een zorgvuldige afdoening precies inhoudt zal van geval tot geval verschillen, uiteraard met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur. Deze klachtenregeling ziet op de behandeling van schriftelijk ingediende klachten. Als de klacht mondeling is wordt de klager gewezen op de mogelijkheid zijn klacht schriftelijk in te dienen. Artikel 3 Beslissingen over de behandeling van een klacht zijn uitgesloten van beroep, en dus ook van bezwaar. Als regel zijn beslissingen in het kader van de klachtbehandeling niet gericht op rechtsgevolg en dus geen besluiten in de zin van de Awb en reeds daarom niet appellabel. Pagina 4 van 6
Artikel 4 In het eerste lid van dit artikel zijn de eisen beschreven waaraan een schriftelijke klacht dient te voldoen. Als de klacht niet voldoet aan de gestelde eisen wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim te herstellen. Als de klager dit nalaat bestaat voor de inspectie niet de verplichting om de verdere procedure van de klachtenregeling te volgen. Artikel 5 Bij de ontvangstbevestiging verstrekt de inspectie tegelijkertijd informatie over de verdere procedure. Artikel 6 In elk stadium van de klachtenprocedure kan de procedure worden stopgezet als er een oplossing wordt gevonden waarmee de klager genoegen neemt. Hiermee wordt een snelle en informele afhandeling van klachten mogelijk. De reactie van de inspectie op de klacht en eventuele afspraken die daarbij gemaakt zijn worden schriftelijk vastgelegd. Artikel 7 Een zorgvuldige klachtbehandeling brengt met zich mee dat de klachtbehandelaar niet betrokken mag zijn geweest bij de gedraging waarover wordt geklaagd. Als de klacht ziet op een gedraging van de Inspecteur-generaal of de plaatsvervangend Inspecteur-generaal wordt de klacht behandeld door de Secretaris-Generaal van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Artikel 8 Dit artikel bevat een limitatieve opsomming van de gronden waarop de inspectie kan besluiten om een klacht niet te behandelen. De verplichting tot klachtbehandeling vervalt, de bevoegdheid blijft bestaan. De schriftelijke inkennisstelling dat de klacht niet wordt behandeld is een besluit in de zin van de Awb en moet derhalve worden gemotiveerd. Tegen het besluit om de klacht niet te behandelen staat evenwel geen bezwaar en beroep open. Artikel 9 Voor degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft is het belangrijk te weten dat een klacht over hem is ingediend en dat hij kennis kan nemen van de inhoud van de klacht. Alle op de klacht betrekking hebbende stukken worden daarom aan hem toegezonden. Artikel 10 Dit artikel bevat het beginsel van hoor en wederhoor. De hoorplicht is een essentieel onderdeel van de klachtprocedure. Het horen is bedoeld om die informatie te verkrijgen om de klacht naar behoren af te handelen. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht zich richt moet in de gelegenheid worden gesteld tijdens de hoorzitting informatie naar voren te brengen. Het geniet de voorkeur om de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in elkaars aanwezigheid te horen. Indien dit om welke reden dan ook niet mogelijk is wordt een weergave van het gesprek aan de wederpartij verstrekt. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Gezien het informele karakter van de klachtregeling wordt er de voorkeur aan gegeven het gesprek slechts tussen de direct betrokkenen plaats te laten vinden. Artikel 11 De Inspecteur-generaal kan besluiten de klacht voor te leggen aan de klachtadviescommissie. Pagina 5 van 6
Aan de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft wordt medegedeeld dat de klachtadviescommissie over de klacht zal adviseren aan de Inspecteur-generaal. Een kopie van het reglement over de werkwijze van de klachtadviescommissie wordt meegezonden. De Inspecteur-generaal behoudt de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke afhandeling van de klacht. Artikel 12 Voor bijzondere gevallen, bijvoorbeeld in gecompliceerde zaken, is voorzien in een verdaging van ten hoogste vier weken onder de verplichting daarvan schriftelijk mededeling te doen. Artikel 13 Het artikel verplicht de Inspecteur-generaal om na het afsluiten van het onderzoek de klager schriftelijk haar bevindingen en eventuele conclusies mee te delen. Daartoe bevat de in kennis stelling een weergave van de feiten die tijdens het klachtonderzoek zijn komen vast te staan. Het eerste lid spreekt van eventuele conclusies, omdat de bevindingen niet altijd tot bepaalde conclusies hoeven te leiden. Met name als een klacht ongegrond wordt geacht, zullen conclusies kunnen uitblijven. In het algemeen zal een klachtbehandeling moeten eindigen met het oordeel gegrond of ongegrond. De bevindingen en conclusies zijn niet gericht op rechtsgevolg. De inkennisstelling is dus geen besluit in de zin van de Awb. Ook als in de klachtprocedure de rechtmatigheid van een besluit aan de orde komt, leidt de uitkomst daarvan niet tot een rechtens bindend besluit. Pagina 6 van 6