Feiten in het kort: Bedrijf:, Woerden Branche: Food & Beverage Werknemers: 75 Activiteiten: Productie en verkoop smeltkaasproducten Oplossing: Implementatie VMI met Cloud EDI en WMS Operationeel sinds: Maart 2010 (project gestart in oktober 2009)
Over Pink Elephant Pink Elephant is een internationale kennisleider op het gebied van bedrijfsinnovatie en bedrijfsverandering. Met advies- en IT-dienstverlening haalt Pink Elephant het beste bij opdrachtgevers naar boven, door de kennis en creativiteit van mensen binnen deze organisaties te vertalen naar concrete resultaten. Sinds de oprichting in 1980 ziet Pink Elephant een belangrijke synergie tussen bedrijfsdoelstellingen, kennis en ondernemerschap van mensen en de manier waarop IT een belangrijke bijdrage levert om innovatie mogelijk te maken en het onderscheidend vermogen naar de markt te vergroten. Pink Elephant is actief in meer dan 20 landen en levert naast business- en management consultancy ook diensten als Enterprise App Services, IT Services, Document Services en Education. Visie Bedrijfstransformatie is essentieel in een tijd waarin technologische ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen. De kennis en creativiteit die binnen organisaties aanwezig zijn, worden vaak onvoldoende benut doordat zowel de IT als de bedrijfsprocessen niet wendbaar genoeg zijn. Bedrijven moeten investeren in nieuwe agile-werkwijzen, kennisdeling en bovendien meer aandacht hebben voor de synergie tussen de mens en IT. Pink Elephant biedt de mensen en de middelen waarmee organisaties de volgende stap kunnen maken in hun bedrijfstransformatie. Missie Pink Elephant is de technologieradar die organisaties op strategisch niveau helpt bij het realiseren van hun bedrijfsdoelstellingen. De belangrijkste middelen daarbij zijn flexibele IT-systemen en nieuwe manieren om mensen met elkaar te laten samenwerken. Met Pink Elephant als partner kunnen bedrijven losbreken uit hun traditionele systemen door innovatieve technologie, training en consultancy in te zetten. Zo zijn zij beter voorbereid op een toekomst door de juiste inzet van mensen en IT. 1/5
is niet weg te denken uit de Nederlandse winkelschappen. Het bedrijf dateert uit 1824 en is alom bekend door het merk Goudkuipje. Op verzoek van Albert Heijn voerde ERU in 2010 een nieuw supply chain-concept in, waarbij de kaasproducent zelf verantwoordelijk is voor de voorraden bij de klant. Hiermee verbeterde ERU zowel de dienstverlening aan Albert Heijn als de efficiëntie van de interne bedrijfsprocessen. De belangrijkste producten voor zijn gepasteuriseerde smeerkazen, die worden verkocht in kuipjes van 100 en 200 gram. Daarnaast produceert het bedrijf ERU kaasfondue en zijn er diverse andere verpakkingsvormen zoals tubes, kaaspuntjes en 15-grams verpakkingen voor de horeca. Voor de buitenlandse markt worden nog enkele extra producten geproduceerd, die wat betreft smaakbeleving en verpakkingsvorm afwijken van het standaard assortiment. Wim Baksteen is sinds 2003 werkzaam bij, waar hij als Manager Planning en Systeembeheer op het snijvlak werkt van de logistieke en IT-processen. In 2003 optimaliseerde hij de toenmalige basis EDI-omgeving (Electronic Data Interchange) om de samenwerking met klanten efficiënter te laten verlopen. Baksteen: De samenwerking met Pink Elephant is ontstaan toen we op zoek waren naar een logistieke module voor ons Exact Globe ERP-systeem. Na wat oriëntatie op dit gebied en gesprekken met een aantal partijen bleek de WMS-module van Nobel de meest geschikte oplossing voor de markt en bedrijfsvorm van ERU. Pink Elephant is sindsdien ook verantwoordelijk geworden voor ons systeembeheer, de support en onze ERP Exact-omgeving. Toen Albert Heijn in 2009 de VMI-werkwijze wilde invoeren, lag de keuze voor de hand om dit project ook met hen te doen. Tijdens dat proces hebben we onze oude EDI-oplossing vervangen door Pink Elephant Cloud EDI, omdat dit meer flexibiliteit biedt. We hebben onze dienstverlening aan Albert Heijn aanzienlijk verbeterd door het invoeren van VMI. Daarnaast zijn we als organisatie efficiënter gaan werken en hebben nu veel beter inzicht in onze voorraden. Wim Baksteen, Manager Planning & Systeembeheer ERU 2/5
Exact en Cloud EDI Rond 2002 werkte ERU nog met een standaard Exact-installatie voor de kantoorautomatisering, waarbij veel handmatig werk vereist was. Baksteen: Zaken als voorraadregistratie waren eigenlijk niet beschikbaar, zeker niet op locatieniveau. We werkten nog maar mondjesmaat met EDI, wat op dat moment sterk in opkomst was. Door deze beperkingen liep ERU volgens Baksteen tegen diverse knelpunten aan: We wilden meer inzicht krijgen in de voorraden, waardoor onze processen sneller konden verlopen. Daarnaast wilden we minder afhankelijk zijn van logistieke werknemers die het magazijn op hun duimpje kennen. Door het invoeren van Cloud EDI en WMS RF-scansystemen en deze te integreren met de Exact-omgeving, maakten we al snel een behoorlijke efficiëntieslag. Pink Elephant werd als IT-partner in de arm genomen om dit vernieuwingsproces in gang te zetten. Pink Elephant bleek een Cloud EDI-oplossing te hebben, specifiek ingericht voor de food-branche, die bovendien het aansluiten van nieuwe klanten bijzonder eenvoudig maakt. Door het invoeren van Cloud EDI en WMS RF-scansystemen en deze te integreren met de Exact-omgeving, maakten we al snel een behoorlijke efficiëntieslag, vertelt Baksteen. Voorheen moest alles nog handmatig ingeboekt worden. Nu worden alle producten zodra ze van de lopende band rollen gescand en zijn direct in Exact beschikbaar, inclusief de benodigde specificaties als houdbaarheidsdata en EAN-codes. In het verleden zat daar nog een dag tussen. Is een palet vol, dan wordt een palletlabel met SSCC gegenereerd en worden automatisch de ingrediënten die we bij de productie nodig hebben afgeboekt. Dat levert ons veel tijdswinst op. ERU slaagde er in om interne processen aanzienlijk te optimaliseren door deze uitbreidingen op Exact. Daarmee was een goede basis gelegd voor het proces dat in 2009 zou volgen, namelijk het optimaliseren van de supply chainrelatie met Albert Heijn door middel van Vendor Managed Inventory (VMI). Denken in oplossingen Om de supply chain-relatie met leveranciers te optimaliseren, maakte Albert Heijn in oktober 2009 de wens kenbaar om op basis van VMI te gaan werken. Het concept zou eerst getest worden met de productgroep kaas, waartoe ERU vanzelfsprekend behoort. De VMIwerkwijze zou in maart van 2010 van start gaan. Baksteen: We waren niet direct enthousiast, want de voordelen voor ERU waren niet direct duidelijk. Verder was er een zekere tijdsdruk om live te gaan, maar met de kennis en inzet van onze eigen mensen en van Pink Elephant is dit vlot verlopen. In de nieuwe werkwijze van Albert Heijn leveren de kaasproducenten hun producten niet meer aan de verschillende distributiecentra, maar slechts aan één magazijn dat specifiek voor kaas is ingericht. Dit Shared Warehouse Kaas in Zeewolde wordt beheerd door logistiek dienstverlener Bakker Logistiek. Er moesten diverse zaken geautomatiseerd worden, legt Baksteen uit. Denk aan de elektronische vooraanmeldingen van vrachten, uitwisselen van voorraadstanden, automatische verwerkingen van leveringen van Bakker Logistiek aan Albert Heijn en ten slotte nog het genereren van vrachtbrieven die voldoen aan de SSCC-registratie. Pink Elephant leverde hiervoor diverse add-ons om de ERP-, WMS- en EDI-systemen naadloos met elkaar te laten samenwerken. 3/5
Ze denken altijd in oplossingen, zonder van allerlei beperkingen uit te gaan. Dat is heel prettig samenwerken. De implementatie verliep dan ook uitstekend. Wim Baksteen noemt de projectmedewerkers van Pink Elephant heel eager: Ze denken altijd in oplossingen, zonder van allerlei beperkingen uit te gaan. Dat is heel prettig samenwerken. De implementatie verliep dan ook uitstekend, zegt Baksteen. De gewenste processen waren duidelijk beschreven door Albert Heijn en Bakker Logistiek gaf ons veel ruimte voor het testen van de nieuwe logistieke transacties. Het project was daardoor heel helder en werd door ons precies volgens plan gerealiseerd. Voordelen van VMI Door de invoer van Vendor Managed Inventory is ERU in het vervolg zelf verantwoordelijk voor de voorraad van zijn producten in het centrale kaasmagazijn van Albert Heijn. ERU kan hierdoor eenvoudiger forecasten, de productiecapaciteit optimaliseren en efficiënter leveren. Albert Heijn kan vervolgens vanuit dit centrale punt zelf orders picken voor de supermarktfilialen. Baksteen: Wij werken niet langer met individuele orders van de distributiecentra, maar zorgen er alleen voor dat de voorraden in het centrale kaasmagazijn zo goed mogelijk op peil blijven. In tegenstelling tot voorheen kunnen we nu volle vrachtwagens plannen om de voorraad aan te vullen. We hebben door deze nieuwe werkwijze meer mogelijkheden en inzicht gekregen in het beheer van onze voorraden. Sinds ERU de VMI-werkwijze heeft ingevoerd, is de samenwerking met Albert Heijn intensiever en eenvoudiger geworden volgens Baksteen. Al onze logistieke transacties lopen nu via de logistiek dienstverlener en de enige berichten die we met Albert Heijn uitwisselen zijn de facturen. We hebben door deze nieuwe werkwijze meer mogelijkheden en inzicht gekregen in het beheer van onze voorraden. We reserveren continu een stuk externe voorraad voor Albert Heijn en kunnen nu dagelijks zien wat er afgenomen en verkocht wordt. Logistieke verbeteringen Volgens Wim Baksteen zijn de grootste voordelen van de nieuwe werkwijze te zien in het logistieke traject: We kunnen nu efficiënter leveren aan Albert Heijn en er is minder tijdsdruk, doordat we niet meer per order werken. Deze worden immers verwerkt door Bakker Logistiek. De vernieuwing van de logistieke processen bij ERU, waaronder de koppelingen van Cloud EDI en het WMS met de Exact-omgeving, zorgden zowel in de samenwerking met Albert Heijn als met andere klanten voor een betere dienstverlening. 4/5
Baksteen: Voor ons is het heel belangrijk dat we kort op de bal zitten. Alle voorraadwisselingen en transacties zijn live te volgen. Als hier bijvoorbeeld een vrachtauto wegrijdt, wordt er direct een bericht naar de retailer of Bakker Logistiek verstuurd. In de oude situatie duurde dat veel langer en bovendien konden we niet zien of dat bericht goed aankwam. Nu is dat allemaal direct te controleren. Daarnaast levert Albert Heijn ons veel logistieke informatie als forecast en voorraadstanden. Deze verwerken we automatisch in het ERP en waarna we vervolgens onze productie plannen. Toekomstplannen Terugkijkend op het VMI-project noemt Wim Baksteen de samenwerking met Pink Elephant bijzonder geslaagd: ERU is trots op de manier waarop de relatie met Albert Heijn is uitgebreid door het invoeren van VMI. We hebben door de logistieke projecten de dienstverlening aan onze klanten verder kunnen professionaliseren. We zijn als organisatie efficiënter gaan werken en hebben nu meer inzicht in onze voorraden. Baksteen: Het optimaliseren van de dienstverlening aan klanten is een continu proces. Op het gebied van EDIberichtenstructuren staan de ontwikkelingen niet stil. Er wordt steeds meer informatie uitgewisseld, bijvoorbeeld over de ladingdrager zelf, de voorraadstanden en de houdbaarheidsdata. Wij zijn daarom bezig om de informatieuitwisseling met andere leveranciers uit te breiden. Ook dat doen we tot alle tevredenheid met Pink Elephant. Voordelen: Verbeterde dienstverlening aan Albert Heijn Interne logistieke processen verlopen efficiënter Voorraad mutaties realtime verwerkt Beter inzicht in het verloop van de voorraden Waarborging van track & trace Realtime inzicht in klantentransacties dankzij Cloud EDI Minder afhankelijk van kennis logistieke medewerkers Eenvoudig aansluiten nieuwe handelspartners Optimalisatie van de eigen productiecapaciteit 5/5