PAPERLESS CUSTOMS. Dhr. Alain Bertrand. Voorzitter 100 minutes cargo airport committee. Opening. 14 december 2004 2

14 december 2004 1

14 december 2004 2 PAPERLESS CUSTOMS Dhr. Alain Bertrand Voorzitter 100 minutes cargo airport committee Opening

14 december 2004 3 PAPERLESS CUSTOMS Dhr. Noël Colpin Directeur-Generaal Douane en Accijnzen, FOD Financiën Dhr. Paul Raes Programmamanager PLDA Dhr. Roger Beeckman Projectmanager PLDA E-government, realisaties van Coperfin & Paperless Customs

Realisatie van Coperfin bij de Administratie van Douane en Accijnzen Noël Colpin, Paul Raes, Directeur-generaal douane en accijnzen noel.colpin@minfin.fed.be programmamanager douane en accijnzen paul.raes@minfin.fed.be Roger Beeckman, projectmanager douane en accijnzen roger.beeckman@minfin.fed.be

14 december 2004 5 Inhoud 1. Business Process Reengineering (BPR) bij de Belgische Administratie van douane en accijnzen 2. ICT implicaties voor Douane en Accijnzen 3. Gevolgen voor risicobeheer 4. Gevolgen op het vlak van organisatie

14 december 2004 6 1. Coperfin : de BLAUWDRUK Cultuur Cultuur Organisatie Organisatie Competenties Competenties Stratege Stratege Applicaties Applicaties Faciliteiten Faciliteiten Processen Processen Lay-out Lay-out Materieaal en uitrusting Materieaal en uitrusting Performantie Performantie Platformen Platformen

14 december 2004 7 1. Processen FOD Financiën Management processen Reglementering en werkmethodes Sturende processen Transactionele processen Specifieke processen Ondersteunende processen

14 december 2004 8

14 december 2004 9 2. ICT implicaties voor Douane en Accijnzen Paperless Douane en Accijnzen Macro niveau: Europese Unie en World Customs Organisation Macro niveau: Belgische Overheid MESO niveau: Financiën Micro niveau: Belgische

14 december 2004 10 3. Risicobeheer bij douane en accijnzen Aanpak vanuit drie invalshoeken Doelgroepen Legale goederen Illegale goederen Operatoren Grot operatoren Middelgrote operatoren Restcategorie Dienstverleners

14 december 2004 11 3. Risicobeer bij Douane en Accijnzen Certificering (1) Certificering : de basis voor een efficient partnership compliance garantie voor belastingen compliance garantie voor economische maatregelen veiligheidsgarantie Volledige handelsketen van fabrikant tot consument

14 december 2004 12 3. Risicobeer bij Douane en Accijnzen Certificering (2) Voordelen Douane en Accijnzen: een doeltreffender risico-afdekking Bedrijven: snelle vrijgave en minder administratieve formaliteiten Hoe? Douane en Accijnzen werkt criteria uit Beoordeelt de resultaat van de audit Invoering van de audits: door Douane en Accijnzen of door een derde partij op vraag van onderneming die de certificering wenst? Overleg met alle betrokken partijen

14 december 2004 13 3. Risicobeer bij Douane en Accijnzen Certificering (3) Aanpassing van het Communautair Douanewetboek Invoering van het concept: authorized or certified economic operator Inventarisatie en integratie van de bestaande vergunningen Aanpassing van de processen en de organisatie Uitvoering van testen in het binnenland voor gecertificeerde ondernemingen. Van transactie georiënteerd controles naar systeemgeoriënteerde controles Versterkte controles aan de buitengrens op het vlak van veiligheid

14 december 2004 14 3. Risicobeheer bij Douane en Accijnzen Voorstel voor selectie Analytische applicaties: Predictive Business Intelligence Enig Dossier -Bepalen controle aanpak(18, 17) Selectievoorstel Niet-selectie Indicatief Verplicht Selectie en Procedures Buitendiensten Integratie: Embedded Analytics Integratie in operationele omgeving -Bepalen dienstverleningsaanpak (33) -Selectie controle (19, 28) Integratie: Feedback DWH Analytische Applicaties: Analytische functionaliteiten -Structurer l info (17.3) -Elaborer et entretenir les profils (17.4) -Samenstellen van klanteninzicht (32.3) -Collection des données (17.2) -Gestion de l info (17.1) -Verzamelen van relevante gegevens (32.2) Kennisbeheer & Input vanuit operationele omgeving Data Capture Risicoprofiel Historiek en Reglementering Input vanuit operationele omgeving

14 december 2004 15 3. Risicobeheer bij Douane en Accijnzen Systeem voor geïntegreerde verwerking van belastingen Scanning CRM Work Management Kennisbeheer Externe bronnen & Andere FOD s Enterprise Application Integration Gegevens (kennis) verzameling Input vanuit operationele omgeving Data Knowledge data capture Data Warehouse Geïntegreerde Datamodellen Capture History ETL DWH G2G G2C G2B Data Mart Integratie in operationele omgeving Analytische applicaties Search Engine Analysemotor & Risico-evaluatie Analytische functionaliteiten Predictive Business Intelligence OLAP Data Mining Profiling Problem Solving Tools Confrontatie Integratie Embedded Analytics Feedback Integratie Integratie Triggeren van acties Electronische FB Fiche

14 december 2004 16 IBM 3. Risicobeheer bij Douane en Accijnzen 1 Enig Dossier Andere bronnen Internet/ FEDMAN 2 Analytische Data Interacties Persoonlijke Data Transactionele Data Patrimonium Informatie Gedigitaliseerde Data Andere FOD s Security LDAP 8 5 Data Mining OLAP 6 7 Predictive BIEmbedded Analyses 3 eai (ETL) Logs DWH Server DWH 4 Back Office Work mgmt CRM Netwerk* Kennisbeheer ERP 9 10 Mobiel On-line Mobiel On-line Mobiel Off-line Werkstation Gebruiker * Internet, Intranet, ASTRID, GPRS,

14 december 2004 17 4. Organigram van FOD Financiën Auditcomité Beleidsraad Interne audit Voorzitter Directie comité Budget & Beheerscontrole Personeel & Organisatie Cel beleidsvoorbereiding ICT Secretariaat en Logistieke Diensten Studie en onderzoek Belastingen en invorderingen Patrimonium documentatie Thesaurie

14 december 2004 18 4. Oganigram van de entiteit Belastingen en Invordering Administrateur-generaal Belastingen en Invorderingen Functionele expertise en ondersteuning Dienstverlening - coördinatie en uitvoering Program management office Douane en accijnzen Particulieren KMO Grote ondernemingen Invorderingen Fraudebestrijding

14 december 2004 19 4. Organigram van Douane en Accijnzen Directeur-generaal Douane en accijnzen Management ondersteuning Operationele expertise Doelgroepenstrategie Doelgroepenbeheer Financiële expertise Gegevensbeheer Labo Onderzoek en opsporing Enig kantoor Gewestelijke centra

14 december 2004 20 4. Organigram Gewestelijk Centrum Centrum directeur Coordinator Klantbehandeling Mobiel toezicht Geschillen & Invorderingen Vergunning en audit Klantencoördinatie & Admin. en boekh. controle Regiekamer Mobiel toezicht

14 december 2004 21 4. Organigram Enig kantoor Centrum directeur Jurist Reglementair bemiddelaar Toezichtsambtenaar Afdeling inning Afdeling aangiftebehandeling Helpdesk Team Ontvangsten Team uitgaven en borgtochten Afsluiting en verificatie Aangiftebehandeling Opvolging aangiften

14 december 2004 22 Paperless Douane & Accijnzen > Wat is Paperless Douane & Accijnzen? > Doelstellingen > Reikwijdte > Planning > Beschikbare specificatie

14 december 2004 23 Wat is Paperless Douane & Accijnzen? > ICT ondersteuning voor transactieverwerking > Vervangt het huidige SADBEL systeem en biedt nieuwe functionaliteiten

14 december 2004 24 Macro niveau - FEDICT FEDMAN UME Unique identificatie voor burgers Nationaal nummer Unique identificatie for ondernemingen KBO Authenticatie Belpic

14 december 2004 25 Meso niveau FOD Financiën CCFF Atlas RDC Identity management DOMINIQUE DOROTHEE

14 december 2004 26 Micro niveau pijlers van de FOD Financiën Paperless Douane en Accijnzen INTERVAT, EDIVAT Tax On Web Fisconet Geïntegreerde verwerking Belastingen en Invordering Data warehouse

14 december 2004 27 Europese Projecten Paperless Douane & Accijnzen > Interoperabiliteit Afgedekt door Paperless Douane & Accijnzen Export Control System (ECS) Import Control System (ICS) Automated Export System (AES) Automated Import System (AIS) Common access to Authorized traders registers (ATrR) Risk analysis: selection of transactions for control (RskMngt) Niet afgedekt door Paperless Douane & Accijnzen Risicobeheer: data warehouse (RskMngt)

14 december 2004 28 Europese Projecten Paperless Douane & Accijnzen > Toegankelijkheid Afgedekt door Paperless Douane & Accijnzen Single access point for traders (SnAccP) Single window (SnW) Niet afgedekt door Paperless Douane & Accijnzen E.U. Common Customs Portal for traders (CmCstPrt)

14 december 2004 29 Europese Projecten Paperless Douane & Accijnzen > Andere dan Douane systemen Excise Movement Control System (EMCS)

14 december 2004 30 Wat valt NIET onder Paperless Douane & Accijnzen? > Ondersteuning voor Kennisbeheer > Data warehouse voor ondersteuning van Risicobeheer > Toepassingen voor planning

14 december 2004 31 Doelstellingen > Verhoogde efficientie = lager kosten voor handelspartners voor Douane en Accijnzen > Verhoogde effectiviteit = toenemende compliancegraad > Verhoogde beschikbaarheid 24/7 beschikbaarheid

14 december 2004 32 Hoe worden de doelstellingen gerealiseerd > Vermindering van het aantal niet-geautomatiseerde taken voor de handelspartners Papierverwerking en overbrengen van aangiften naar het controlepunt Hergebruik van gegevens Overmaken van controleresultaten aan andere overheden en diensten voor Douane en Accijnzen Uitvoering van validatieregelsprocessing of validation rules Afschrijvingen Selecties voor controle > Verminderen van wachtijden en onderbreking van de goederenstromen > Zorgvuldige planning van de tussenkomsten Aansluiting met de planningapplicaties van de regiekamers

14 december 2004 33 Reikwijdte van de Releases > Release 1: Aangifte en inning Vervangt SADBEL Gebaseerde op het nieuwe Enig Document > Release 2: prenotificatie en ondersteuning voor controle > Release 3: Vergunningen, borgtochten, dossierbeheer

14 december 2004 34 Planning Paperless Douane & Accijnzen Today ECS ICS AES/AIS Interoperability New SAD! ATrdR RskMngt CmCstPrt SnAccP Accessability SnW EMCS PL DA PL DA maintenance 1/1/2004 1/1/2005 1/1/2006 1/1/2007 1/1/2008 1/1/2009.. 1/1/2010 1/1/2011

14 december 2004 35 Belangrijke data > 1/7/2005: Start productie testen Release 1 PL DA > 1/1/2006: Einde SADBEL Start Paperless Douane & Accijnzen (PL DA)

14 december 2004 36 Partnership tussen Douane & Accijnzen en de Handel (1) Doelstellingen : Specificaties bepalen die afgestemd zijn op de bestaande gegevensstromen in de handel : Streven naar standardisatie Bijkomende vereisten beperken PARTNERSHIP ONTWIKKELING Onmiddellijke implementatie van Paperless Douane en Accijnzen door de handelspartners Douane en accijnzen EN de handelspartners moeten klaar zijn om Paperless Douane en Accijnzen te gebruiken De veranderingsprocessen moeten voor beide partijen afgestemd worden: communicatie of cruciaal belang Zo lang één van beide niet klaar is: - kan Paperless Douane en Accijnzen niet starten - is Paperless Douane en Accijnzen eerder een kost dan een besparing PARTNERSHIP COMMUNICATIE

14 december 2004 37 Partnership tussen Douane & Accijnzen en de Handel (2) Doelstellingen (vervolg) : Uitwerking van de business case : Kosten en baten van de nieuwe werkmethode Het Vlaams Instituut voor de Logistiek werkt de business case uit. PARTNERSHIP BUSINESS CASE

14 december 2004 38 General architecture PLDA back-end Web interface Web services Asynchrone technology CCFF Framework e-mail,ftp, queues request XML message XML and others Application services Asynchronous services Synchronous services authetication XML Business processes Message Handling Authorization Manager Tarbel Business objects Business objects Business objects Persistency Manager RDC

14 december 2004 39 Specifications already available > Message flow airfreight > Message flow seafreight > Summary B2B data communication > Message Implementation Guides

INVOIC IFTMIN, FHL, FWB, FZB ECS, AIS B E L G I U M CODECO, IFTSTA, FSU COARRI, IFTSTA CUSREP, ATA, ADA CUSREP, CUSCAR, CIR, CSI, FFM Trader Supplier Forwarder Carrier Customs Local Agent Handling Agent Authorities Customs

14 december 2004 41 Contact information > Email addresses Third party software developers: paperlessda.developpers@minfin.fed.be Inhouse developers: paperlessda.inhouse@minfin.fed.be General purposes: paperlessda.general@minfin.fed.be > Web-site: http://www.fiscus.fgov.be/interfdanl/paperless/accueil_nl.htm http://www.fiscus.fgov.be/interfdafr/paperless/accueil_fr.htm

14 december 2004 42 PAPERLESS CUSTOMS Break

14 december 2004 43 PAPERLESS CUSTOMS Dhr. Johan Deckx Voorzitter CRSNP C.R.S.N.P. als partner van de Overheid

C R S N P

14 december 2004 45 Idee Ontstaan Doel

14 december 2004 46 Wie? Leden Attica Software R. Van Zandvoort Computer and Software L. Boost Deloitte F. Rutten Intris P. Van De Looverbosch Organi G. Grauwet Seagha D. Ceulemans Software Design P. Vanhees Software Point B. Toch Supply Chain Software E. De Vos Bestuur DEXX J. Deckx Interchain B. Durieux Stream Software A. Palsterman

14 december 2004 47 Partnership PLDA Onze IT ervaring ter beschikking voor Samenstelling berichten Technisch & Standaarden Inrichting Communicatie platform: Open & Performant Een nauwe samenwerking met het nieuwe ICT team van de FOD Financiën

14 december 2004 48 Voor het afstemmen van: Specificaties per bericht Mogelijke scenario s per bericht Een implementatie plan Testscenario s

14 december 2004 49 Voor certificatie van de software Duidelijkheid rond vereisten Garantie voor beide partijen Kwaliteitsgarantie voor de gebruiker

14 december 2004 50 PAPERLESS CUSTOMS Dhr. Ernest Van den broeck Partner Communicatie / Voorzitter subcommittee douane Lokale opzet en samenwerking

14 december 2004 51 100 Cargo Airport Committee Stuurgroep leden : ACMAB BAFI BCA BIAC CCAB DOUANE OTM

100 Cargo Airport Committee SLA for Brucargo 14 december 2004 52 Subcommittee s : Security Douane Ready for carriage Wireless Communication Promotion Brucargo Community System Infrastructure Perishable Goods

100 Cargo Airport Committee 14 december 2004 53 Subcommittee Douane : ledenlijst Ernest Van den broeck CCAB ( Woordvoerder ) Marc Bogaerts Switch Marc De Laet BAFI Julien Van Wettere OTM Eddy De Schyver ACMAB Geert Schotte Luchthaven Oostende JL Saintes Luchthaven Luik Bart Maes Douane Charles Bourton Douane Luik Danny Struys Douane Eddy Decuyper Douane Lode Van Vlasselaer Douane Roger Beeckman Douane Johan De Geyter Partnership Development

100 Cargo Airport Committee 14 december 2004 54 Subcommittee Douane : opdrachten - bespreking / behandeling van alle problemen en projecten in relatie met de Douane -NCTS - Paperless Customs - opdrachten vanuit de Stuurgroep -... - rapportering naar Stuurgroep - solliciteert goedkeuring van Stuurgroep voor verdere afhandeling projecten

100 Cargo Airport Committee 14 december 2004 55 Subcommittee Douane : project Paperless Customs - onze luchthaven is een belangrijke economische groeipool - transport en logistiek : onze core business - goed, snel en efficiënt werkende douane maken daar integraal deel van uit - daarom is het belangrijk dat we samen pro-actief meewerken aan dit project

100 Cargo Airport Committee 14 december 2004 56 Subcommittee Douane : project Paperless Customs - intense samenwerking met Douane in de lente 2004 : - uitwerken algemeen synthese-dokument - uitwerken berichten flow import / export / transit - voorstellen voor lokale implementatie - als Subcommittee : - lid aan Partnership Communicatie verantwoordelijke aanspreekpunten : - Marc Bogaerts - Ernest Van den broeck

100 Cargo Airport Committee 14 december 2004 57 Partnership Douane : medewerkers uit onze luchtvrachtgemeenschap : - Partnership Development : Johan De Geyter Chris Van Humbeeck CCAB (Aviapartner) BAFI ( Danzas-AEI) - Partnership Communication Marc Bogaerts Ernest Van den broeck Subcom. Douane (Switch) Subcom. Douane (BGS)

14 december 2004 58 PAPERLESS CUSTOMS Dhr. Chris Van Humbeeck Partner Development / Danzas AEI Dhr. Johan De Geyter Partner Development / Aviapartner Paperless Customs en luchtvracht, eerste specificaties

Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck - DDAO Johan De Geyter - Aviapartner Paperless Customs and Excise Version 0.2.

14 december 2004 60 Role BRUCARGO Parties Traders/shipper/consignee: Start (Export) or end (Import) of commercial transaction e.g. Nike, Cat Logistics Expediteur: Intermediate party between trader and customs responsible for transport of goods e.g. DDAO Agent: Intermediate party between trader and customs responsible for declaration of goods e.g. DDAO Handling agent: Responsible for operations on behalf of carriers in local airport e.g. Aviapartner Carrier: Airline responsible for transporting goods from one (e.u.) airport to another (non-e.u.) e.g. EAT Airport: Responsible for notifying actual arrival and departure of flights Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 61 Customs information BRUCARGO information build up Export Import New info Messages Trader Invoice & UCR INVOIC Expediteur/agent Transport & Customs FZB, FHL, FWB, INVOIC, SAD Handler Location FSU(RCS) Carrier Loading info FFM Airport Departure ATD Airport Arrival ATA Carrier Loading info FWB, FHL, FZB Handler Location info CIR/CSI Expediteur/agent Customs (clearance) FWB/ FHL/FZB Trader Customs (clearance) FWB/ FHL/FZB Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 62 Format UCR UCR: Unique Consignment Reference YYYYCC0123456789xxxxxxxxxxxxxxxxxxx YYYY: Year (e.g. 2005) CC: Country Code (e.g. BE) 0123456789: Company Code (e.g. BTW or KBO number) x(19): Unique number by trader e.g. CAT012345_20041102 e.g. DDAO HWB(7)_YYYY Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 63 EXPORT Basis-scenario: Volledige berichten mogelijkheid FSU:DEP FSU:RCS FWB/FHL/FZB Shipper Agent Handler Airport FSU: TGC/CCD UCR (+salesinfo) FWB FHL FZB (+UCR & SAD ref nbr) FSU:RCS FFM ATD *FNA/FMA confirmation on all messages Douane* Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 64 IMPORT Basis-scenario: Volledige berichten mogelijkheid FSU:RCF-DLV FFM / FWB FAI ( laat volgen ) FSU:RCF-DLV Advies Agent ( origin ) Airport Carrier Handler Agent ( destination ) Consignee FWB (FHL) FZB FWB (FHL) FZB CIR / CSI Clearance (FHL) FZB ATA FSU:TGC/CCD stop function/laat volgen *FNA/FMA confirmation on all messages Douane* Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 65 IMPORT / EXPORT Basis-scenario: Legende Cargo - IMP berichten (iata) FWB: Air waybill data FHL: Consolidation list FZB: House waybill data FFM: Airline flight manifest FSU: Status update FAI: Freight agent information CIR: Customs inventory report CSI: Customs supplementary information FMA: Message acknowledgement FNA: Error Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 66 IMPORT / EXPORT Basis-scenario: Legende Cargo - IMP berichten (iata) FSU: Status update RCF Received from flight RCS Received from shipper (or representative) DLV Delivered to consignee (or representative) DEP Departed on flight to arrival DIS Discrepancy code CCD Cleared by customs authority TGC Transferred to customs control No IATA Cargo-IMP message available Clearance ATA Actual Time of Arrival ATD Actual Time of Departure UCR Unique consignment reference Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 67 Concepts Future evolutions Pre-notification ( Stopfunctie ): op voorhand informatie aan de douane verstrekken om om de vrijgave (of stoppen) te versnellen. Release export documents: in de toekomst ook paperless Communicatieprotocol : webservice, mail Operationele afspraken: Noodprocedure (cfr. NCTS, geen SADBEL) Bijlagen (e.g. FormA, EURI, Licenses ) Lokale afspraken (e.g. vliegende brigades) Helpdesk (Technisch en Functioneel) Berichtenverkeer Luchtvracht Chris Van Humbeeck & Johan De Geyter

14 december 2004 68 PAPERLESS CUSTOMS Panelgesprek Dhr. Noel Colpin Dhr. Paul Raes Dhr. Roger Beeckman Dhr. Johan Deckx Dhr. Chris Van Humbeeck Dhr. Johan de Geyter Dhr. Marc De Laet

14 december 2004 69