CALAMITEITENPLAN VOOR HET GEMEENTEARCHIEF SCHIEDAM. zoals vastgesteld door het. college van burgemeester en wethouders. in zijn vergadering van

CALAMITEITENPLAN VOOR HET GEMEENTEARCHIEF SCHIEDAM zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 8 januari 2013 nr. 8. Laatst geactualiseerd 14 mei 2013

INLEIDING... 5 1. Beleid... 6 a. Betrokkenheid van bestuur en directie... 6 b. Doel van het calamiteitenplan... 6 c. Opleidingen... 7 d. Oefeningen... 7 e. Verspreiding van het plan... 7 f. Informatie aan nieuwe medewerkers... 8 g. Actualisering van het plan... 8 2. Organisatie intern... 8 a. Organisatie Bedrijfshulpverlening... 8 b. Organisatie collectiehulpverlening... 9 c. Opleiding en training... 9 d. Alarmprocedures... 10 e. Registratie incidenten... 12 f. Oefeningen... 12 g. Opvangcapaciteit... 12 3. Organisatie extern... 12 a. Calamiteitenservice... 12 b. Politie... 13 c. Brandweer... 13 d. Ambulancedienst/ziekenhuizen... 13 e. Verwante instituten / naburige instellingen... 14 f. Transportbedrijven... 15 g. Salvagebedrijven... 15 h. Restatauratieateliers... 15 i. Overige instanties voor collectiehulpverlening... 15 4. Maatregelen bij incidenten / calamiteiten... 16 a. Schade aan archivalia of andere voorwerpen... 16 b. Schimmelschade... 16 c. Diefstal / vermoeden van diefstal... 16 d. Gaslek... 17 e. Stroomstoring... 17 f. Waterschade... 17 g. Medische noodsituaties... 17 h. Brand... 18 i. Overval... 18 j. Bommelding... 18 k. Aanslag met zuur / schadelijke stoffen... 19 5. Ontruiming... 19 a. Algemene instructie... 19 b. Specifieke instructies... 19 6. Evaluatie collectie... 20 a. Prioriteitenlijst... 20

b. Instructie CHV... 21 7. Voorzieningen... 21 a. Technische voorzieningen... 21 b. Brandblusvoorzieningen... 22 c. Brandmeld- en alarmeringsvoorzieningen... 23 d. Communicatiemiddelen... 23 e. BHV-materialen... 24 f. CHV-materialen... 24 8. Gebouwen en vluchtroutes... 24 a. In- en uitgangen, nooduitgangen... 24 b. Plaatsing brandblusapparatuur... 24 c. Vluchtroutes... 24 d. Brandcompartimenten... 24 e. Sprinklersystemen... 24 f. EHBO-materialen... 24 g. CHV-materialen... 25 BIJLAGEN... 25 1. Organisatieschema... 25 2. Personeelslijst... 25 3. Waarschuwingslijst... 25 4. Plattegronden... 27 5. Contracten externe partijen... 30 6. Gebruiksaanwijzingen... 31 7. Opvangcapaciteit... 31 8. Plattegrond met locatie EHBO- en CHV-materialen... 32 9. Logboek... 32 10. Incidentenmeldingsformulier... 32 11. Bommeldingsformulier... 32 12. Jaarlijkse audit... 32 13. Verklarende woordenlijst... 32 14. Overzicht pictogrammen... 32

Inleiding De taken van het Gemeentearchief Schiedam berusten voor een deel op een wettelijke basis en wel op de Archiefwet 1995. Het belangrijkste artikel van de Wet is artikel 3, waarin bepaald wordt dat overheidsorganen, en dus ook de gemeente Schiedam, verplicht zijn hun archieven en archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Daarnaast beheert het Gemeentearchief, op grond van artikel 16 van de Archiefverordening 2011, ook archiefbescheiden van particuliere organisaties en personen die van belang zijn voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis. De derde categorie die in de verordening wordt genoemd betreft andere documentaire verzamelingen, die voor de bestudering van de geschiedenis en de topografie van Schiedam en omgeving van belang zijn. Hiertoe behoren onder meer boekwerken en oude drukken, aquarellen, tekeningen en grafiek, foto's, cartografisch materiaal e.a. Een van de zaken om blijvende bewaring te garanderen is er voor te zorgen dat in noodsituaties de regie door de beheerder in handen wordt en blijft gehouden. Dit enerzijds om te voorkomen dat er onnodige schade ontstaat, anderzijds om daar een preventieve werking van te laten uitgaan. Hoe in deze noodsituaties gehandeld dient te worden, wordt omschreven in een Calamiteitenplan. Een calamiteitenplan gaat over zorg voor mensen, zorg voor het gebouw en zorg voor de collecties. Een calamiteitenplan kan worden gedefinieerd als een organisatieoverzicht en een afspraken- en waarschuwingssysteem dat dient te worden gebruikt bij rampen. Daarnaast is het een middel om de organisatie voor te bereiden op een calamiteit. Het is dus enerzijds een repressief, anderzijds een preventief middel. Het bevat ondermeer evacuatie- en ontruimingsinstructies, overzichten van de aanwezige voorzieningen als brandblusapparatuur, gegevens over interne en externe contactpersonen, plattegronden met vluchtroutes e.a. In een calamiteitenplan van een erfgoedbeherende instelling komt niet alleen de veiligheidszorg voor personen en gebouwen aan bod, maar ook die voor de door de dienst beheerde collecties. De aanleiding tot het opstellen van dit calamiteitenplan is het door het Erfgoedhuis Zuid-Holland in september 2007 gestarte project Netwerkaanpak Veiligheidszorg voor collectiebeherende instellingen in de regio Rotterdam-Rijnmond. Dit project is ontstaan enerzijds in vervolg op de beleidsbrief Veiligheid van Musea uit 2002 van de staatssecretaris van cultuur, anderzijds op de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding, die voorschrijft dat in een gemeentelijk rampenbestrijdingsplan ook aandacht is voor cultuurhistorische collecties. Het uiteindelijke doel van dit project was de totstandkoming van de plannen voor de deelnemende instellingen. In twee bijeenkomsten werd de uitwerking van een calamiteitenplan voorbereid. 1 De aanleiding voor het opstellen van het huidige calamiteitenplan was het besluit van het college van burgemeester en wethouders van 18 september 2012 nr. 9 luidende ondermeer: de gemeentearchivaris op te dragen voor 1-1-2013 een geactualiseerd Calamiteitenplan ter vaststelling aan ons voor te leggen". Hoewel een calamiteitenplan geen bezoekersaantallen oplevert, het niet de publiciteit oplevert van een uitgave zoals het Groot Schiedams Prentenboek en het de studiezaal niet extra aantrekkelijk maakt, is het een onmisbaar bedrijfsmiddel voor een professionele organisatie als het Gemeentearchief Schiedam. Hoe onmisbaar het is, heeft enkele jaren geleden de allesverwoestende brand in het Armandomuseum in Amersfoort laten zien. Maar ook rampen op kleinere schaal, zoals schimmeloverlast of lekkage, kunnen met dit plan worden aangepakt, dan wel voorkomen. 1 Zie over dit project verder E. Steendam, Erfgoed in veiligheid, Schiedam, Vlaardingen en Maassluis doen mee, in Musis vol. 14 nr. 2 pag. 44.e.v. 5

Voor zaken waar dit calamiteitenplan niet in voorziet, zie het Ontruimingsplan voor bouwdeel 1 van het Stadserf 1, te vinden op: http://intraweb.schiedam.nl/melding%20bedrijfsongeval/ontruimingsplanstadserfbouwdeel1.pdf 1. Beleid a. Betrokkenheid van bestuur en directie Het beleid van de gemeente Schiedam inzake veiligheid is vastgelegd in het Beleidsplan Integrale Veiligheid 2012-2015, zoals vastgesteld door de gemeenteraad in zijn vergadering van 15 december 2011, waarvan onder meer het kernpunt fysieke veiligheid onderdeel uitmaakt. Dit plan heeft echter betrekking op de veiligheid van de burgers van Schiedam. Voor de interne veiligheid bestaat er op grond van de artikelen 3e van de Arbowet een bedrijfshulpverleningsorganisatie. Dit artikel luidt: doeltreffende maatregelen moeten zijn genomen teneinde het mogelijk te maken dat de werknemer, indien een toestand ontstaat,waarin direct gevaar voor de veiligheid of gezondheid aanwezig is, zich snel in veiligheid kan stellen dan wel andere passende maatregelen kan nemen en ten einde te verzekeren dat de schade aan de gezondheid zoveel mogelijk beperkt wordt. In artikel 15 worden de taken van de bedrijfshulpverlening omschreven als a. het verlenen van eerste hulp bij ongevallen; b. het beperken en het bestrijden van brand en het voorkomen en beperken van ongevallen;c. het in noodsituaties alarmeren en evacueren van alle werknemers en andere personen in het bedrijf of de inrichting; d. het alarmeren van en samenwerken met hulpverleningsorganisaties in verband met de in de onderdelen a tot en met c bedoelde bijstand. In het Bedrijfsnoodplan voor het Stadserfcomlex, zoals vastgesteld in 2011, wordt de opzet van de BHV-organisatie verder uitgewerkt (gepubliceerd op http://intraweb.schiedam.nl/melding%20bedrijfsongeval/bedrijfsnoodplanstadskantoormei2011.pdf). De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de gemeentelijke archieven en collecties. Tot deze beheerstaak behoort vanzelfsprekend de optimale bewaring van de aan hem toevertrouwde collecties en het voorkómen van schade door gebruik, onoordeelkundige bewaring of behandeling, incidenten of rampen. Een middel tot het tegengaan van laatstgenoemde zaak is een calamiteitenplan. Het calamiteitenplan zal onderwerp zijn van een adviesnota aan B & W, opgesteld door de gemeentearchivaris. Het college zal besluiten of aan het plan uitvoering kan worden gegeven, waarna. het zal worden vastgesteld. Op basis daarvan tenslotte zullen door het college de desbetreffende verantwoordelijkheden worden gemandateerd. Voor de uitvoering van het calamiteitenplan is volgens de lijn verantwoordelijk de gemeentearchivaris, het directieteam resp. de gemeentesecretaris. Bestuurlijk verantwoordelijk is de wethouder met het Gemeentearchief in portefeuille. b. Doel van het calamiteitenplan Het calamiteitenplan is een middel om de organisatie van het Gemeentearchief Schiedam op calamiteiten voor te bereiden. Doel van het plan is: bewerkstelligen dat incidenten niet uitgroeien tot calamiteiten; schade zoveel mogelijk te beperken; optimale veiligheid te bieden voor bezoekers en medewerkers; de collecties en het gebouw zo goed mogelijk te beschermen. 6

Het plan is tevens een instrument waarmee gestructureerd opgetreden kan worden ingeval van nood. Daarvoor is het enerzijds nodig dat medewerkers weten wat hun te doen staat mocht zich een noodsituatie voordoen. Anderzijds dienen duidelijke afspraken met externe organisaties te worden gemaakt en dient schriftelijk te worden vastgelegd wanneer en hoe die organisaties optreden. Door het invoeren én het actueel houden van het plan wordt bij het Gemeentearchief bovendien voortdurend de aandacht gevestigd op de veiligheidszorg. Het plan is bedoeld voor de medewerkers van het Gemeentearchief Schiedam en is in eerste instantie een intern document. c. Opleidingen a. BHV De BHV-medewerkers van het Gemeentearchief maken onderdeel uit van de BHV-ploeg van het bouwgedeelte Gemeentearchief, Bibliotheek Waterweg en Klant-Contactcentrum (bouwdeel 1) die op haar beurt onderdeel uitmaakt van de BHV-organisatie van het Stadserfcomplex. Deze organisatie bestaat uit drie ploegen, één ploeg voor bouwdeel 1 (Gemeente Archief, Bibliotheek en Klant- Contactcentrum) twee ploegen bouwdeel 3 (Stadskantoor). Daarnaast is er nog een ploeg voor bouwdeel 2 (Theater aan de Schie). Voorts bestaat er nog een BHV-ploeg en een EHBO-ploeg voor het Bedrijfsverzamelgebouw aan het Stationsplein. Aan het hoofd van deze gehele organisatie staat een hoofd BHV (HBHV), bijgestaan door een plaatsvervangend hoofd. De ploegen afzonderlijk worden geleid door een ploegleider en een plaatsvervanger. De BHV/ABK bestaat uit twaalf BHV-ers, een ploegleider en een plaatsvervangend ploegleider. De ploegleiders voor de BHV hebben een vijfdaagse opleiding gevolgd bij het instituut RICAS te Zoetermeer en volgen éénmaal per twee jaar een herhalingscursus. De BHV/ABK-leden hebben een tweedaagse basiscursus BHV gevolgd en volgen jaarlijks een herhalingscursus, waaraan ook beide ploegleiders deelnemen. b. CHV In de organisatie van het Gemeentearchief zijn een aantal taakvelden te onderscheiden, namelijk toegankelijk maken, inspectie en acquisitie, externe dienstverlening, educatie en beheer en behoud. Het is met name laatstgenoemde taakveld dat zich met collectiehulpverlening bezighoud. Een aantal medewerkers vormen het overlegniveau Beheer en Behoud, dat onderdeel uitmaakt van het maandelijkse Dienstverleningsoverleg (DVO). Dit overleg, gecoördineerd door de gemeentearchivaris, houdt zich bezig met depotbeheer, herverpakking, het signaleren van schade aan stukken, het verrichten van eenvoudige herstelwerkzaamheden en het selecteren van stukken voor restauratie buitenshuis. Eén van de medewerkers heeft een opleiding gevolgd voor Behoudsmedewerker Papier aan de Archiefschool te Amsterdam. Aangezien meer ingewikkelde restauraties zoals aanvezeling, vriesdrogen etc. worden uitbesteed aan gespecialiseerde instellingen, hebben de betreffende medewerkers geen andere opleidingen op dit terrein gevolgd. d. Oefeningen Voor het gehele complex aan het Stadserf wordt jaarlijks een aangekondigde en een onaangekondigde ontruimingsoefening gehouden. e. Verspreiding van het plan Het calamiteitenplan dient intern voor alle medewerkers en extern voor professionele hulpverleners toegankelijk te zijn, met uitzondering van vertrouwelijke informatie. Middelen ter verspreiding zijn: 7

het gemeentelijk intraweb; voor externe hulpverleners een afgeschermde pagina op de website van het gemeentearchief; een papieren uitdraai te verspreiden in de organisatie van het Gemeentearchief. Het plan dient niet alleen verspreid te worden maar ook actief onder de aandacht van alle betrokken te worden gebracht. Delen van het calamiteitenplan dienen binnen het Gemeentearchief te worden verspreid in de vorm van: stickers met noodnummers op alle telefoons ; korte brand- en ongevalinstructies: Wat te doen bij etc.; de Calamiteitenwijzer van het ICN Het gemeentelijk Bedrijfsnoodplan wordt overigens al verspreid via het gemeentelijk Intraweb en tevens te vinden bij de receptie. Hierin is de essentiële BHV-informatie te vinden. f. Informatie aan nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers dienen te worden geïnformeerd over de inhoud van het calamiteitenplan. Zij dienen te worden gewezen op hun verantwoordelijkheden op het gebied van preventie en repressie. Voor zover het BHV-activiteiten betreft dient hun verantwoordelijkheid binnen de organisatie duidelijk te zijn. Bij de introductiedag voor nieuwe medewerkers wordt door het hoofd BHV een promo gegeven over de BHV-organisatie. Voor zover het CHV-activiteiten betreft dienen de medewerkers van het Gemeentearchief op de hoogte te zijn van procedures en handelwijzen. Een en ander kan worden opgenomen in de functiebeschrijving, een introductieboekje of bij aanstelling van de nieuwe medewerker. g. Actualisering van het plan Het calamiteitenplan dient bij voortduring te worden geactualiseerd. Zo dienen gegevens over personeelsleden, objectlocaties, interne en externe contacten e.a. te worden aangepast. Ook dient er een personeelslid te worden aangewezen die verantwoordelijk is voor het bijwerken van het plan. Daarnaast zou het plan jaarlijks kunnen worden geëvalueerd en aangepast. 2. Organisatie intern a. Organisatie Bedrijfshulpverlening De BHV-organisatie staat onder leiding van het hoofd van de BHV, die op zijn beurt direct onder de gemeentesecretaris valt en aan wie hij verantwoording schuldig is. Voor het gehele Stadserfcomplex, inclusief het Gemeentearchief, ziet de organisatie er als volgt uit: Hoofd en plv. Hoofd BHV. J.S.Lucardie hoofd BHV 1162 D. van Zwol plv. hoofd BHV 1207 I. Bosua notulist 1128 Bouwdeel 3 (Stadskantoor) Reeds gerealiseerd 8

D.T.J. Jong ploegleider 1667 E.J. Bos 1619 P.J.H. Dekker 1209 H. v.d. Meer 1669 J.H. Munnik 1194 A. Nix 1748 S.S.M. van Riemsdijk 1719 H. Schimmer 1765 M.A. Slavenburg 1668 A.J. Trip 1209 C. Voogt 1729 C.A. van der Wal 1191 Bouwdelen 1 en 2 (Archief, Bibliotheek, KCC) J.M.M. Jansen ploegleider 1913 J. van Bergen-Henegouwen plv. ploegleider 714 6321 H. Calimli 1926 A. Erdogan 1219 W. Harte 1219 A. van Hees 1218 N. Jagmohan 1919 M.E. Jonker 1273 C.I. Nieuwendijk 1943 H. Rolaff 1274 I.A.G. de Snaijer 714 6303 C.J. Verboom 1219 EHBO-ploeg J.J.Over de Vest ploegleider 1167 H.A. Burgerhout-Verstrepen 1214 J. Diepstraten 1216 S. de Haan 1213 J. Hörz 1155 A. van der Woude-Gaaikema 1773 b. Organisatie collectiehulpverlening Vanwege hun kennis en vaardigheden komen als eerste in aanmerking voor de CHV-ploeg het diensthoofd of diens plaatsvervanger als leidinggevende, de behoudsmedewerker papier en de ploegleider BHV. Deze medewerkers zijn tijdens de openingsuren van de dienst tenminste aanwezig. In geval van een calamiteit kunnen andere CHV-ers worden opgeroepen, afhankelijk van de ernst van de calamiteit. Medewerkers met een ander functie die kennis hebben van het hanteren van archivistische en andere objecten, kunnen eventueel ook als CHV-er worden opgeroepen De CHV-organisatie voor het Gemeentearchief ziet er als volgt uit: L.R. Priester gemeentearchivaris 1901 H. Calimli behoudsmedewerker/bhv-er 1926 J.M.M. Jansen archivist / ploegleider BHV 1913 c. Opleiding en training 9

Eisen waaraan de BHV-ers moeten voldoen: De BHV-ers moeten handelend en ontruimend optreden bij brand of bomalarm, het vrijkomen van schadelijke stoffen en verschijnselen van bewustzijns- en ademhalingsproblemen. Zij moeten in staat zijn om: eerste hulp en levensreddende handelingen te verrichten bij ongelukken; een beginnende brand beperken en/of bestrijden; aanwezigen te alarmeren en te evacueren; externe hulpverleningsorganisaties te alarmeren en ermee samen te werken; de brandweer te gidsen hun weg te vinden in het gebouw en in de organisatie. Om aan deze eisen te voldoen moet een BHV-basiscursus worden gevolgd, waarna jaarlijks herhalingscursussen dienen te worden gevolgd. Momenteel worden deze cursussen gevolgd bij het G4S, locatie Zoetermeer. Ook de ploegleiders volgen hier de opleiding, dat wil zeggen de basiscursus en de tweejaarlijkse herhalingscursus. De administratie betreffende de opleidingen wordt door de gemeente (HBHV) geregeld. CHV-ers moeten: geïnstrueerd zijn over het hanteren van objecten in geval van nood; (in theorie) geoefend zijn in het inpandig verplaatsen en evacueren van (delen van) de collectie buiten het gebouw; weten welke (be)handelingen wel en niet goed zijn, afhankelijk van het soort calamiteit, de schade en het soort objecten en materialen; het gebouw, de organisatie en de collectie goed kennen De thans functionerende CHV-ers hebben op hun vakgebied specifieke opleidingen gevolgd aan de Rijksarchiefschool te Utrecht resp. de Archiefschool te Amsterdam. Aangezien deze opleiding echter niet specifiek bij calamiteiten stilstaat, is een verdergaande specialisatiecursus, bijvoorbeeld bij het ICN, aanbevolen. Behalve van deze interne medewerkers wordt gebruik gemaakt van de externe expertise van Restauratieatelier Helmond b.v. d. Alarmprocedures Hoe te handelen bij brand Bel het interne alarmnummer 1999 en meldt de brand aan de beveiliging en bij geen gehoor het externe alarmnummer (0)112; Sluit de toegangsdeuren tot de plaats van de brand; Waarschuw je collega's; Tracht een beginnende brand met de aanwezige blusmiddelen te blussen; Houd de deur van een brandende ruimte gesloten, nadat je je ervan hebt overtuigd dat er geen personen meer in die ruimte zijn; In geval van brand werken de liften niet. Help bezoekers bij het verlaten van het gebouw en wijs hen de vluchtweg; Volg de aanwijzingen van de brandweer en de bedrijfshulpverlening stipt op; Maak tijdens de ontruiming geen gebruik van de telefoon; Ga bij het verlaten van het pand altijd naar de verzamelplaats (Stadserfplein tegen over de hoofdingang) en wacht daar op verdere instructies. 10

Hoe te handelen bij het horen van een alarmsignaal Het alarmsignaal bestaat uit een langdurige sirene (slow-whoop). Als je het alarmsignaal hoort, betekent dit: het gebouw dient te worden ontruimd wegens een brand- of bommelding. Blijf kalm; Beëindig je werkzaamheden; Berg documenten en persoonlijke bezittingen op; Sluit laden en kasten af; Indien het gaat om een bommelding: tassen meenemen; Begeef je naar de dichtstbijzijnde vluchtweg (trappenhuis) en begeleid hierbij eventuele bezoekers; Liften werken niet. Bij een alarm worden die automatisch uitgeschakeld; Volg te allen tijde de aanwijzingen van de leden van de bedrijfshulpverlening op. Alarmering via handbrandmelder Om een brand te melden aan de alarmcentrale, de brandweer en de receptionist(e), dien je de volgende handelingen uit te voeren. Het ruitje breken; Bel 1999 (receptie) Het hoofd BHV en de brandweer kunnen een binnenkomende brandmelding lokaliseren op het brandmeldtableau in de brandmeldcentrale. Hierop kan men aflezen van welke verdieping of bouwdeel de brandmelding afkomstig is. Na het breken van het ruitje van de handbrandmelder dient ook via het interne alarmnummer 1999 de beveiliging telefonisch op de hoogte te worden gebracht over de omstandigheden van de brand. Samenvatting breek het ruitje van de handbrandmelder; bel het interne alarmnummer 1999 en geef de volgende informatie door: - naam; - verdieping; - afdeling; - wat er brandt; - waar het brandt. Bedrijfsongeval Instructie bij ongevallen met verwondingen of een hartaanval Let op gevaar voor uzelf en anderen; Bel of laat bellen 1999 en/of 112; Zorg dat je met z n tweeën bent; Waarschuw in gevaar zijnde personen; Stel slachtoffer gerust; Vermeld: NAAM, PLAATS, AARD, OMVANG, SOORT ONGEVAL, WIE GEALARMEERD MOET WORDEN; Verplaats het slachtoffer niet onnodig; 11

Help het slachtoffer op de plaats waar hij/zij zit of ligt; Laat het slachtoffer nooit alleen; Wacht tot de EHBO'er of de ambulance ter plaatse is. e. Registratie incidenten Incidenten zullen zo snel mogelijke na de calamiteit worden geregistreerd, waarbij wordt vastgelegd wat de aard van het incident was, wanneer het plaats vond, welke maatregelen hiertegen zijn genomen, tot welke schade het incident geleid heeft en welke verdere acties zijn ondernomen. Hiervoor wordt een apart formulier ontworpen. Behalve de gebruikelijke incidenten, moet ook worden gedacht aan een schimmelbesmetting, de meest voorkomende calamiteit bij archieven. f. Oefeningen Zoals nu al de praktijk is, wordt er jaarlijks een aangekondigde en een onaangekondigde ontruimingsoefening gehouden voor het gehele Stadserfcomplex. De doelstellingen van de oefeningen zijn ervoor te zorgen dat: iedereen op een goede manier op noodsituaties reageert; iedereen op de hoogte wordt gesteld van zijn of haar verantwoordelijkheden bij calamiteiten; iedereen de nodige kennis of vaardigheden wordt bijgebracht om zijn of haar taak in noodsituaties goed te kunnen uitvoeren Zoals gebruikelijk worden deze oefeningen ook geëvalueerd. g. Opvangcapaciteit In het geval van een calamiteit worden personeel en bezoekers naar de verzamelplaats aan het Stadserfplein tegen over de hoofdingang gedirigeerd, waar zij verdere instructies ontvangen. In geval van een gedeeltelijke ontruiming van de collectie kunnen de voorwerpen het beste inpandig te worden verplaatst, dit afhankelijk van waar en in welke omvang de calamiteit zich voordoet. Voor het geval de collectie buiten het gebouw dient te worden opgeslagen, dient een noodbehuizing te worden georganiseerd, die qua bewaarcondities vergelijkbaar is met de huidige behuizing. Ook dient een overeenkomst te worden aangegaan voor noodbehuizing voor langere tijd, die voldoet aan de gestelde bewaarcondities. Op dit punt zijn met de Calamiteitenservice van het Restauratieatelier Helmond bv afspraken gemaakt met betrekking tot het gebruik van de diensten van dit bedrijf. Zie hiervoor verder hoofdstuk 3. 3. Organisatie extern Om het plan te implementeren, dienen, voor zover dat nog niet is gebeurd, afspraken gemaakt te worden gemaakt met externe partijen. Deze afspraken dienen te worden vastgelegd in het onderhavigs plan. Deze externe partijen zijn zowel de traditionele hulpdiensten als die op het gebied van behoud en beheer van cultureel erfgoed. Deze externe partijen zijn: a. Calamiteitenservice Documentenwacht Engelanderholt 3c 12

7361 CZ Beekbergen 055-542 31 47 (tijdens kantooruren) 06-53 93 93 53 (tijdens en na kantooruren) www.documentenwacht.nl info@documentenwacht.nl Te maken afspraken: parapluovereenkomst afsluiten. b. Politie Contactgegevens: Politiebureau Schiedam Bijdorpplein1 3118 JE Schiedam 0900-8844 (niet-spoedeisend) Contactpersoon: Te maken afspraken: procedures rondom diefstal, bommelding, opvolgtijd. Responstijd: overeen te komen c. Brandweer Contactgegevens: Brandweer Schiedam Breedstraat 1 3111 BB Schiedam 446 81 00 (niet-spoedeisend) Contactpersoon: Te maken afspraken: wijze van alarmeren, brandcompartimentering, gidsfunctie eigen medewerkers bij brand, informatie collectie, toegang sleutels. Responstijd: conform de algemene procedure. d. Ambulancedienst/ziekenhuizen Contactgegevens: GGD Rotterdam Rijnmond Schiedamsedijk 95 3011 EN Rotterdam 4339966 (niet-spoedeisend) Contactpersoon: Te maken afspraken: 13

contacten met de BHV-organisatie, wijze van alarmeren. Responstijd: Conform de algemene procedure. e. Verwante instituten / naburige instellingen Contactgegevens: Stedelijk Museum Schiedam Hoogstraat 112 3111 HL Schiedam tel. 426 36 66 Contactpersoon: Christel Kordes, tel. 246 36 68 christel.kordes@stedelijkmuseumschiedam.nl Jenevermuseum Lange Haven 74-76 3111 CH Schiedam tel. 246 96 76 Contactpersoon: Alwine van Winsen alwine@jenevermuseum.nl Stichting De Schiedamse Molens Lange Haven 74-76 3111 CH Schiedam tel. 426 12 91 Contactpersoon: Gemma Kooijman Gemma@schiedamsemolens.nl Nationaal Coöperatiemuseum Lange Haven 84 3111 CH Schiedam tel. 427 09 20 Contactpersoon: Theo van Amersfoort theo.vanamersfoort@upcmail.nl Stadsarchief Rotterdam Hofdijk 651 3032 CG Rotterdam Tel. 2675555 Contactpersoon: Mw. A.M.B. de Roover, hoofd Materieel Beheer info@gar.rotterdam.nl Stadsarchief Vlaardingen Plein Emaus 5 3135 JN Vlaardingen tel 248 49 99 Contactpersonen: Harm Jan Luth, Huib Geuze hj.luth@vlaardingen.nl, huib.geuze@vlaardingen.nl Te maken afspraken: 14

gemeenschappelijke acties, tijdelijk gebruik depotruimte, gebruik van elkaars expertise. f. Transportbedrijven Eén transport met een geklimatiseerde bus is inbegrepen bij het contract met de Documentenwacht. In geval van noodgedwongen evacuatie van de collectie is het van belang afspraken te hebben met transporteurs met ervaring in transport van archieven of ander cultureel erfgoed (contactpersonen en telefoonnummers, uitrusting, verzekering tijdens transport). Het ligt voor de hand hierover in overleg te treden met de andere lokale erfgoedinstellingen. g. Salvagebedrijven Stichting Salvage Prins Willem-Alexanderlaan 701 7311 ST Apeldoorn tel. 055-526 19 30 www.stichtingsalvage.nl secretariaat@stichtingsalvage.nl h. Restatauratieateliers Documentenwacht Engelanderholt 3 C 7361 CZ Beekbergen 0031-(0)55-5 42 31 47 0031-(0)6-53149479 0031-(0)6-53939353 Fax: 0031-(0)55-5 43 06 14 info@documentenwacht.nl Restauratieatelier Helmond bv Panovenweg 40 5708 HR Helmond 0492-553 990 www.restauratie-atelierhelmond.nl info@r-ah.nl i. Overige instanties voor collectiehulpverlening Erfgoedhuis Zuid Holland Oude Delft 116 2611 CG Delft tel. 015-215 43 50 www.erfgoedhuis-zh.nl Contactpersoon: Ellen Steendam tel. 015-215 43 84 steendam@erfgoedhuis-zh.nl Museum Security Network Rechter Rottekade 171 3032 XD Rotterdam 15

tel. 06 24 22 46 20 www.museum-security.org Contactpersoon: Ton Cremers adviseur toncremers@museumbeveiliging.com Instituut Collectie Nederland ICN Gabriël Metsustraat 8 1071 EA Amsterdam Postbus 76709 1070 KA Amsterdam tel. 020-305 45 45 www.icn.nl info@icn.nl 4. Maatregelen bij incidenten / calamiteiten a. Schade aan archivalia of andere voorwerpen Melden Geef de schade door aan H. Calimli, toestel 1926 onder korte vermelding van de plaats en aard van de schade. Acties Blijf ter plekke tot er assistentie komt. Houd mensen op afstand (indien mogelijk de betreffende ruimte ontruimen en afsluiten). Voorkom waar mogelijk vervolgschade; raak voorwerpen uit de collectie alleen aan als dit noodzakelijk is om vervolgschade te voorkomen. Waarschuwing Voorkom escalatie bij het op heterdaad betrappen van de dader: benader de dader rustig. De veiligheid van mensen en het belang van de voorwerpen wegen zwaarder dan het aanhouden van de eventuele dader. b. Schimmelschade Melden Geef de schade door aan H. Calimli, toestel 1926 onder korte vermelding van de plaats en aard van de schade. Acties Zorg ervoor dat de schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen. Hou de stukken daarom buiten de depots en de studiezaal. Scheid het van niet aangetast materiaal en verpak het aangetast materiaal met krimpfolie. Volg verder de instructies van de behoudsmedewerker. c. Diefstal / vermoeden van diefstal Melden Geef de diefstal door aan L. Priester toestelnummer 1901 onder korte vermelding van de plaats en aard van de diefstal. Acties Blijf ter plekke tot er assistentie komt. Houd mensen op afstand van de plaats waar de diefstal plaatsvond (indien mogelijk de betreffende ruimte ontruimen en afsluiten). Waarschuwing Voorkom dat sporen die nuttig voor het onderzoek zijn, worden verwijderd. Als de dader op heterdaad betrapt wordt mag hij vastgehouden worden tot de politie arriveert; doe dit alleen als het geen gevaar 16

oplevert. De veiligheid van mensen en het belang van de voorwerpen wegen zwaarder dan het aanhouden van de dader d. Gaslek Melden Meld het gaslek onmiddellijk via telefoonnummer 1999 (intern alarmnummer) of aan de ploegleider BHV of HBHV Acties Doof rookwaar indien van toepassing. Open indien mogelijk de ramen. Sluit indien mogelijk de gastoevoer af Waarschuw iedereen in aangrenzende ruimtes. Ontruim het pand. Waarschuwing Schakel geen elektrische apparatuur in of uit (ook niet door stekkers uit stopcontacten te verwijderen). Gebruik geen portofoons. e. Stroomstoring Melden Meld de stroomstoring aan het Facilitair Service-Meldpunt FSM via telefoonnummer 1188 of via fsm@schiedam.nl. Acties Schakel indien mogelijk alle in de ruimte aanwezige elektrische apparatuur uit en verwijder stekkers uit stopcontacten. Verlaat indien mogelijk de ruimte via de dichtstbijzijnde (nood)uitgang. Verleen waar nodig assistentie. Als het te donker is om u te verplaatsen, blijf dan in de ruimte waar u bent en wacht op hulp. In een lift: meld de storing via telefoonnummer 1999 (intern alarmnummer) en wacht op hulp. Waarschuwing Gebruik geen vuur om licht te maken vanwege brandgevaar. f. Waterschade Melden Geef de schade door via telefoonnummer L. Priester toestelnummer 1901 en/of H.Calimli, toestel 1926 onder vermelding van omvang en locatie. Acties Blijf ter plekke als dit zonder persoonlijk gevaar mogelijk is. Tracht de bron af te sluiten. Schakel elektrische apparatuur uit. Vraag medewerkers om assistentie. Verplaats voorwerpen alleen als dit noodzakelijk is (b.v. naar een droge plaats). Verlaat de ruimte als de persoonlijke veiligheid dit vereist. Waarschuwing De zorg voor nat geworden voorwerpen uit de collectie vereist zeer specialistische kennis; raak deze voorwerpen liever niet aan als u die kennis niet bezit. Voorkom het vertrappen van voorwerpen onder water. Draag beschermend schoeisel om verwonding te voorkomen. g. Medische noodsituaties Melden Geef medische noodsituaties door via telefoonnummer 1999 (inter alarmnummer) of aan de ploegleider BHV onder vermelding van de plaats en de omvang van de noodsituatie (aantal slachtoffers). En het hoofd BHV Acties 17

Roep de hulp in van de BHV. Blijf ter plekke tot de hulp komt. Houd mensen op afstand (ontruim indien mogelijk de betreffende ruimte). Probeer het slachtoffer door rustig spreken kalm te houden. onderneem niets met het slachtoffer tenzij groter gevaar dreigt (b.v.instortingsgevaar). Volg de instructies van de BHV op. Waarschuwing Het ondeskundig verplaatsen van slachtoffers kan tot ernstige letselschade leiden; verplaats een slachtoffer alleen als de veiligheid dit vereist. h. Brand Melden Meld brand bij voorkeur via de dichtstbijzijnde handbrandmelder; anders via telefoonnummer 1999 (intern alarmnummer) en aan de ploegleider BHV telefoon 1913 en het hoofd BHV. Acties Tracht brand te blussen met de aanwezige blusmiddelen. Verwijder indien mogelijk stekkers uit stopcontacten. Sluit ramen en deuren om verspreiding van de brand te voorkomen. Als u de brand niet kunt blussen, verlaat dan de ruimte en doe de deur dicht (niet op slot). Ontruim het pand. Waarschuw iedereen in de directe omgeving. Waarschuwing Blus elektrische apparaten niet met water of schuim. Bedenk dat blussen met water hevige rookontwikkeling kan veroorzaken. Open tijdens brand nooit deuren die heet aanvoelen of waar, door kieren, rook doorheen komt. Gebruik geen lift. Verlaat een ruimte kruipend, als deze vol met rook staat als u de brand niet kunt blussen, verlaat de ruimte dan zo snel mogelijk. i. Overval Melden Tracht de overval alleen te melden als dit zonder verhoging van het gevaar mogelijk is; anders melden na afloop van de overval via telefoonnummer 1999 (intern alarmnummer). Acties Volg de aanwijzingen van de overvaller(s) op. Tracht achteraf een goede getuige te zijn, let op: spraak, postuur en lengte (neem een vast punt in de ruimte als referentie), kleding, namen. Geef geen ongevraagd commentaar. Stel u coöperatief op, maar overdrijf niet (maak de overvaller niet achterdochtig). Verzoek na afloop van de overval alle aanwezigen te blijven om door de politie te kunnen worden gehoord. Laat mensen gaan die niet ter plaatse willen of durven blijven, maar vraag wel om contactgegevens. Waarschuwing Hang niet de held uit, maar richt alle acties op het goed doorkomen van deze situatie. De overvaller is waarschijnlijk zeer gespannen; doe daarom geen onverwachte dingen. Volg de overvaller(s) beslist niet naar buiten om bijvoorbeeld het kenteken van de vluchtauto te noteren; u brengt uzelf hiermee in gevaar en vergroot hiermee het risico van escalatie. j. Bommelding Melden Meld de bommelding via telefoonnummer 1999 (intern alarmnummer) of aan de ploegleider BHV en het hoofd BHV. Acties Voer het gesprek met de melder van de bom zo rustig mogelijk zonder overdreven tijd te rekken. Tracht onmiddellijk te noteren onder welke naam de bommelder zich bekend maakt (het is in de 18

praktijk voorgekomen dat de bommelder in de zenuwen zijn eigen naam noemde!). Probeer de volgende informatie te krijgen: wanneer gaat de bom af; waar is de bom geplaatst; wat voor effect kan van de bom verwacht worden; welke organisatie is verantwoordelijk voor de bom; waarom is de bom geplaatst; heeft de bommelder speciale eisen. Noteer deze gegevens samen met de volgende karakteristieken: man / vrouw accent jong / oud wordt de tekst voorgelezen of spontaan gesproken achtergrondgeluiden (verkeer, klok, muziek) Waarschuwing Stel u niet moraliserend op. Neem niet zelf het initiatief tot discussies. k. Aanslag met zuur / schadelijke stoffen Melden Meld de aanslag via telefoonnummer H. Calimli, toestel 1926 en L. Priester toestelnummer 1901 en roep collega's om assistentie. Acties Negeer de dader. Houd mensen op afstand (ontruim bij voorkeur de ruimte). Roep de hulp in van een restaurator of volg de aanwezige richtlijnen. Om de gevolgen van een aanslag met zuur of andere schadelijke stoffen zo veel mogelijk te beperken is het raadzaam richtlijnen bij de hand te hebben, opgesteld op basis van de volgende vragen en overwegingen: Hoe bepaal je om welke vloeistof het gaat? Wie voert het uit? Welke aanpak kies je voor de verschillende soorten voorwerpen / materialen? Welke hulpmiddelen horen in de calamiteitenkit? Geldt de eerste hulp voor de top-tien van de collectie? Zorg voor een lijst van dag en nacht te bereiken restauratoren. Waarschuwing Verlies geen tijd door aandacht te besteden aan de dader of andere mensen Kom niet aan de vloeistof en veeg niet over het voorwerp. Zorg voor je eigen veiligheid (veilige handschoenen en veilig schoeisel). 5. Ontruiming a. Algemene instructie Hier wordt de standaardinstructie van de brandweer ingevoegd. Deze instructie is gebaseerd op de Nederlandse norm NTA 8112-1 (nl), Leidraad voor een ontruimingsplan -Deel1: Kantoorgebouwen. NTA staat voor Nederlandse Technische Afspraak. Deze NTA's worden samengesteld door het Nederlands Normalisatie-Instituut. b. Specifieke instructies BHV-organisatie 19

De opdracht het gebouw te ontruimen wordt gegeven door het hoofd BHV, de brandweer of de politie. In de regel is een ontruiming het gevolg van een incident zoals bijvoorbeeld brand. Het ontruimingssignaal wordt voortgebracht door een slow-whoopinstallatie. De ontruimers dragen er zorg voor dat het gebouw geheel, of naar omstandigheden, gedeeltelijke wordt ontruimd. het ontruimingssignaal wordt geactiveerd door: het inslaan van de handbrandmelder; automatisch via de detectie-installatie; handmatig vanaf de brandmeldcentrale in opdracht van het hoofd BHV, brandweer of politie. De BHV-ers begeleiden de ontruiming. Zij zijn herkenbaar aan een geel vest. De medewerkers en bezoekers melden zich op de verzamelplaats die zich bevindt aan de overzijde van het Stadserf. Voor de meest efficiënte wijze van ontruiming kan worden verwezen naar het Bedrijfshulpverleningsplan voor de Gemeente Schiedam. Beheer- en behoudsmedewerker De beheer- en behoudsmedewerker gaat uit van zijn specifieke expertise bij het veiligstellen, transporteren, restaureren of anderszins behouden van bedreigde objecten. Gedragsregels personeel Stel je regelmatig op de hoogte van: de plaats en bediening van de handbrandmelders; de ligging van vluchtwegen en nooduitgangen; de plaats en juiste bediening van de blusapparatuur; Zet nooit brand- en rookwerende deuren vast in geopende stand; Plaats nooit obstakels zodanig dat zij de zichtbaarheid en directe bruikbaarheid van blus- en meldingsapparatuur belemmeren; Houd gangen en vluchtwegen vrij van obstakels; Houd alle ruimten vrij van onnodig afval of emballage; Deponeer geen brandend rookgerei in prullenbakken; Merk je dat er ergens iets smeult of brandt, maak dan direct gebruik van de handbrandmelder en meld de brand dan direct via het interne alarmnummer 1999 aan de beveiliging; Meld defecten en onregelmatigheden aan brandblusapparatuur en handbrandmelder direct aan het hoofd BHV, toestel 1162. 6. Evaluatie collectie a. Prioriteitenlijst In geval van een calamiteit kan het noodzakelijk zijn het gebouw of een deel van het gebouw te ontruimen. Eerst moeten de in het gebouw aanwezige mensen (bezoekers en personeel) in veiligheid worden gebracht. Of het noodzakelijk zal zijn ook (onderdelen van) de collectie te evacueren is afhankelijk van de vraag of er categorieën calamiteiten zijn die niet vallen binnen de omschrijving van artikel 13 van het Archiefbesluit 1995. De Schiedamse archiefbewaarplaats voldoet namelijk aan dit artikel, zodat die tegen de navolgende gevaren en omstandigheden bestand is en zijn inhoud beschermt tegen: oorlogshandelingen en terroristische aanslagen met conventionele wapens, niet zijnde voltreffers met zware explosieven; explosies in de onmiddellijke nabijheid; 20

instorting van er onder gelegen verdiepingen of ruimten er zijn geen naast- of bovengelegen verdiepingen); brand in aangrenzende ruimten, ook wanneer deze niet tijdig door de brandweer worden geblust; wateroverlast; inbraak; te hoge en te lage temperatuur, relatieve luchtvochtigheid, te grote schommelingen daarin en luchtverontreiniging, zowel van deeltjes als gassen, voor zover het voor archiefbescheiden schadelijk is; ultraviolet licht; knaagdieren, insecten en micro-organismen. Dit betekent dat in geval van een dreigende calamiteit alleen die stukken naar een der depots dienen te worden overgebracht, die zich op dat ogenblik buiten de depots bevinden. Dergelijke stukken zijn per definitie alleen in de studiezaal en in de werkruimten van het personeel aanwezig. Behalve het bovenstaande dient bedacht te worden dat álle door het Gemeentearchief Schiedam bewaarde archieven en archivalia in principe, zowel vanuit administratief als vanuit cultuurhistorisch oogpunt, bestemd zijn om voor de eeuwigheid bewaard te blijven. Dit betekent dat geen onderscheid kan worden gemaakt in wel of niet waardevol vanuit cultuur-historisch oogpunt. In de depots bevinden zich ook geen op termijn te vernietigen archieven o.i.d. Bovendien gaat het bij archivalia om unica, die per definitie niet te vervangen zijn. Ook op eventuele handelswaarde kunnen de stukken niet beoordeeld worden. De waarde van de stukken is namelijk in hoofdzaak gelegen in de informatiewaarde, gerelateerd aan de context van het betreffende archief, die op haar beurt bepaald wordt door het onderzoek dat door een archiefgebruiker wordt gedaan. Om deze reden is het niet goed mogelijk een prioriteitenlijst van als eerste "te redden" archivalia op te stellen. Hoewel gevoelsmatig wellicht de voorkeur uitgaat naar het oudste charter, een van de zeldzame kaartboeken of de oudste Schiedamse druk, dient bedacht te worden dat de informatiewaarde van deze stukken zonder de contextinformatie die in andere archivalia besloten is, vele malen geringer is. Een en ander is voor een groot deel ook van toepassing op (een deel van) de bijzondere collecties, zoals de topografischhistorische atlas. Het daarin bewaarde beeldmateriaal is in de allereerste plaats van documentair belang en niet van kunsthistorisch, hoewel dat niet betekent dat die waarde niet aanwezig is, in tegendeel. Ook deze collecties echter verkrijgen pas hun meerwaarde in combinatie met de contextinformatie in andere archieven en collecties. b. Instructie CHV Het CHV-personeel is in principe al getraind in het omgaan met objecten uit de collectie. In dit hoofdstuk zullen beknopte instructies worden opgenomen te worden per materiaalsoort en / of type object. Zie ook het voorbeeld in de Handleiding Calamiteitenplan, vooral het onderdeel Werken op papier. 7. Voorzieningen a. Technische voorzieningen In het gebouw is een luchtventilatiesysteem aangebracht. Het ventilatiesysteem verzorgt de luchtbehandeling van het gehele gebouw. In de depots is een mechanisch ventilatiesysteem aanwezig dat er voor zorgt dat gezuiverde lucht wordt ingeblazen. Dit is vereist voor het optimale behoud van de archieven en collecties. De technische ruimte voor dit systeem bevindt zich aan de achterzijde van depot 2. 21