Jaarrapport visitaties 9 Derde jaar in kader Kwaliteitsimpuls met als thema: Prestatie-indicatoren Sietske Tjepkema, Marianne van de Rozenberg, Miep Münninghoff Frank Hopstaken, Thom Maas, Bas van Oosten, Walter de Koning Onderwerpen jaarbijeenkomst 1. Beoordeling kwaliteitssysteem. Terugblik teamleiderschap 3. Resultaten prestatie-indicatoren en vooruitblik. Goede voorbeelden 5. Planning -11 1. Aandachtspunten en hulpmiddelen 7. Dagindeling -11 1
1. Deelnemers naar 39 7 9 Provincie 9 Gemeente/Milieudienst 19 5 7 Totaal 37 39 visitaties bij s zijn geannuleerd in 9 35 3 5 15 5 3 5 7 9 Overige activiteiten in 9 (deels doorlopend in ) 1x training nieuwe deelnemers (..9) POKB: 3 bijeenkomsten groepen, 1 Terugkoppeling visitaties 3 Discussie over actuele onderwerpen Convenant, Bbk, BEUK, RUD s (zie website) Werkgroep klanttevredenheid (rapport 15.5.9) Teamleidersbijeenkomst (.3.)
Beoordeling 9 - systeem Oordeel Goed Voldoende Onvoldoende Niet beoordeeld Toelichting Documentatie en implementatie volledig, systeem in beheer Documentatie volledig, implementatie in ontwikkeling, systeem in beheer Documentatie en / of implementatie onvoldoende gevorderd; systeem niet in beheer door omstandigheden niet opgenomen in visitatieronde 9 5 Bij e /3 e visitatie is oordeel op implementatie gericht (audits, verbetercyclus, man.beoord.) 15 5 goed voldoende onvoldoende niet beoordeeld Ontwikkeling stabiel in 9 37 organisaties met geïmplementeerd systeem 1 17 wijzigingen in score (x pos, 7x neg, +), 1x nieuw (goed) weinig verschil meer tussen en annuleringen 9 en afzegging -11 aandachtspunt 13 deelnemers behalen ten minste x achtereen goed 1 7 9 7 9 5 goed voldoende onvoldoende 3
Maak systeem reorganisatieproof Voorkom terugval of opnieuw beginnen: draagvlak, structuur aanbrengen systematisch, niet afhankelijk één persoon Voorbeeld handshakes Gelderland bodemtaken over meerdere afdelingen geen probleem afspraken vastleggen. Terugblik teamleider 7 Terugblik visitaties 9 Sietske Tjepkema -TL visitatiesgezamenlijke bijeenkomst POKB 1 maart
Constateringen over visitaties 9 Hulpmiddelen gereed (draaiboek, formats voor agenda en verslag) Er zijn 1 teamleiders voor visitaties (in : teamleiders voor 17 visitaties) Er zijn visitaties van teamleiders gewijzigd naar Bodem+ Van de 15 geplande visitaties voor de zomer zijn er uitgevoerd en 7 doorgeschoven naar (van de 37) en geannuleerd (in : 11 visitaties voor de zomer uitgevoerd en doorgeschoven naar 9 (van de 3) 7a Voordelen teamleiderschap De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de visitaties ligt bij de bevoegde gezagen Wbb Door het maken van de planning en het opvragen van de gewenste informatie ben je intensief betrokken bij de visitatie (zelf kennis opdoen) Veel wisselende contacten (uitbreiding kennisnetwerk) 7b 5
Nadelen teamleiderschap Visitatie voorbereiden kost tijd: Planning maken: datum en onderwerpen bepalen Informatie opvragen Afstemmen met eigen organisatie, mede- visitor, visitee, begeleider kost veel tijd: Vaststellen: datum, onderwerpen, rollen Uitwisselen: documenten Informeren: voortgang 7c Visitatieplanning Eerst planning 9 afronden Volgende visitatieplanning verdelen over /11 Er zijn 3 nieuwe teamleiders: 1 TL s voor 3 visitaties, 7 visitaties voor SIKB/B+ Na afronden van de visitatie TL s zo snel mogelijk beoordeling maken en brief voorbereiden Meer ondersteuning door begeleiders bij follow-up en PI s (toelichting en handreiking) Deelnemers visitaties handelen volgens Draaiboek 7d
3. Thema: prestatie-indicatoren PI s maken kwaliteit dienstverlening zichtbaar Normblad 3.1a en 3.5.1: systematisch Doel visitaties 9: in beeld brengen gebruik door deelnemers mogelijkheid voor standaard set PI s (brede meting) Aanpak door standaard vragenlijst en indicatieve beoordeling SMART doelen gesteld en gespecificeerd Initiatieven genomen door deelnemer (visie op PI s) PI s gebruikt voor structureren metingen Resultaten metingen inzichtelijk Analyses om prestaties te verbeteren Is sprake van een systematische aanpak SMART doelen 1 1 1 1 ja nee niet beoordeeld 37 resultaten; niet opgenomen zijn visitaties maart Wel opgenomen x niet beoordeeld, geeft ook x geen oordeel 9 7% ja en dan 3% goed rest nog? goed voldoende onvoldoende geen oordeel 7
Initiatief genomen 5 15 5 ja nee niet beoordeeld 1 % ja en dan 5% goed rest afwachtend goed voldoende onvoldoende geen oordeel PI s voor structuur metingen 1 ja nee niet beoordeeld 11 1 55% ja en dan 5% goed vaak onbekend goed voldoende onvoldoende geen oordeel
Resultaten metingen inzichtelijk 1 1 ja nee niet beoordeeld 9 7 5 3 1 5% ja en dan 55% goed het kan wel! goed voldoende onvoldoende geen oordeel Analyse verbetering prestaties 1 1 ja nee niet beoordeeld 13 1 55% ja en dan 3% goed lage score goed voldoende onvoldoende geen oordeel 9
1 Systematische aanpak 1 1 ja nee niet beoordeeld 1 % ja en dan 5% goed hoopvol goed voldoende onvoldoende geen oordeel -11: verder met. PI s Discussie proberen stap verder te brengen Grotere organisaties meer behoefte aan PI s Het gaat om blijvend verbeteren en leren Voorstel: Verder uitwerken van PI s als thema -11 15
PI s bij Provincie Overijssel PI s opgenomen in productbegroting en werkplan Voorbeeld: Aantal gesaneerde locaties Kwaliteitsslag IGLO Personele bezetting ingevuld overeenkomstig formatie % binnen gestelde termijn 1. Goede voorbeelden 9 Twee voorbeelden van MDWH (van MZHZ en Tilburg) MZHZ, : NOTITIE OMGAAN MET AFWIJKINGEN SANERINGSPLAN 9 januari -> 1 februari 9 (bij MDWH) 17 Tilburg, 9: Procesbeschrijving.a Nieuwe medewerker bij team Bodem Pieter Jansen Gemeente Tilburg 3..9 in PROTOS 11
Hoe kijk je als deelnemer? Hoe werken we voorbeelden 7-9 uit en kunnen we het beheer ervan vorm geven? zip bestand mailen (7), vertrouwelijkheid lijsten in rapport 7 en ( voorbeelden) inventarisatie 9 nog afronden 1 naar website SIKB? -> een indruk hoe website er dan uitziet
13
5. Planning visitaties -11 periode september maart 11 meer tijd voorbereiding en plannen inlopen en geen verschuivingen teamleider staat centraal in draaiboek follow up 9 19 datum, agenda, voorbereiding, beoordeling afronden voor juni 11 (rapportage Bbk) geef wijzigingsvoorstellen door aan pokb@sikb.nl 1
. Aandachtspunten, hulpmiddelen follow up eerder oppakken uitwerken hoe beoordeling plaatsvindt beoordelingskader als hulpmiddel voor TL afhandeling (brief) structureren voor TL feedback en samen leren stimuleren hulpmiddelen en voorbereiding voor juni gereed 7. Dagindeling -11 Ochtend: follow up en thema (PI s, evt. KTO) Middag: keuzeonderwerpen, met voorbereiding: Workflow systemen Digitaal beheer Managementbeoordeling Toezicht (systematisch, in relatie RUD s) Aanpak spoedlocaties (en kwaliteitsborging) Kwaliteitscriteria RUD s 1 15