Informatie over uw privacy JGZ Zuid-Holland West
Privacy JGZ Zuid-Holland West vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw privacygevoelige gegevens. Daarom hebben wij een privacyreglement. Dit reglement is gebaseerd op landelijke wet- en regelgeving. In ons privacyreglement staat hoe wij omgaan met uw persoonlijke en vertrouwelijke gegevens. U vindt het volledige reglement op onze website: www.jgzzhw.nl. In deze brochure lichten wij de hoofdpunten toe. Waarom werken wij met een digitaal dossier? Om de groei en ontwikkeling van uw kind goed te volgen, houden de JGZ-professionals (artsen en jeugdverpleegkundigen) een digitaal dossier bij over uw kind. Dankzij dit dossier beschikken onze medewerkers altijd over actuele informatie en hoeft u niet steeds hetzelfde verhaal te vertellen. Artsen en verpleegkundigen zijn wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden voor de kinderen die zij in zorg hebben. Het digitale dossier JGZ wordt uitsluitend gebruikt door artsen, verpleegkundigen, logopedisten en assistenten die werkzaam zijn in de jeugdgezondheidszorg. Wat staat er in het digitale dossier van uw kind? Het digitale dossier JGZ bevat informatie over de lichamelijke en geestelijke ontwikkeling en gezondheid van uw kind. Sommige gegevens in het dossier verzamelen wij, zoals groei, gewicht en vaccinaties. Daarnaast bevat het digitale dossier de gegevens die u zelf verstrekt aan onze medewerkers tijdens uw bezoeken aan de JGZ. Tot slot kunnen hulpverleners buiten de jeugdgezondheidszorg gegevens aan uw dossier toevoegen, bijvoorbeeld de huisarts. Zij bespreken dat eerst met u en vragen hiervoor uw toestemming. Wie mogen het digitale dossier van uw kind inzien? Het digitale dossier zorgt ervoor dat de gegevens van uw kind toegankelijk zijn voor onze medewerkers. Alleen medewerkers van de JGZ die direct bij de zorg van u en uw kind zijn betrokken, mogen uw dossier raadplegen. Wilt u een uitgebreide inzage in het dossier, dan kunt u hiervoor een aparte afspraak maken op uw JGZ-locatie. Jongeren van 12 jaar of ouder kunnen zelf verzoeken om hun dossier in te zien. Als een kind jonger is dan 12 jaar moet(en) de wettelijke vertegenwoordiger(s) dit doen. Wilt u een dossier 2
doorlezen, aanvullen of heeft u een kopie nodig? Dan kunt u een schriftelijk verzoek indienen bij de manager van uw JGZ locatie. De contactgegevens van de betreffende manager kunt u opvragen bij uw JGZ-locatie of via 088-054 99 99. Hoe zit het met de uitwisseling van gegevens uit het digitale dossier? JGZ werkt samen met andere partijen (zoals maatschappelijk werk) om de ontwikkeling en gezondheid van kinderen te bevorderen. Relevante informatie over kinderen kan daarom tussen professionals in het samenwerkingsverband uitgewisseld worden. De samenwerkingspartners in uw gemeente hebben afspraken gemaakt om uw privacy te waarborgen: alleen de informatie die nodig is om de gezondheid en ontwikkeling van het kind te bevorderen mag worden uitgewisseld. Wij vragen altijd uw toestemming voor het uitwisselen van uw gegevens met anderen. Soms is het nodig om informatie uit het digitale dossier van uw kind ook te delen met zorgverleners buiten het gemeentelijke samenwerkingsverband. Bijvoorbeeld als uw kind door onze arts of jeugdverpleegkundige wordt doorverwezen naar een huisarts of specialist. Wij vragen voor een verwijzing altijd uw toestemming. De JGZ is aangesloten bij de Verwijsindex Risicojongeren in de regio Haaglanden. Hierin wordt bijgehouden welke organisaties hulp bieden aan een kind of gezin. In de Verwijsindex staat niet welke ondersteuning een gezin of kind ontvangt, dat is vertrouwelijk. We lichten ouders en/of de jongere van tevoren in als een van onze medewerkers een signalering overweegt. Wij hechten veel waarde aan het beroepsgeheim en gaan daar zorgvuldig mee om. We wisselen geen informatie over kinderen uit met andere organisaties, tenzij wij hiervoor toestemming hebben van de ouders of verzorgers. In een beperkt aantal situaties geeft de wet ruimte om een uitzondering hierop te maken. Als bedreigingen voor het kind ontstaan of verergeren doordat toestemming van de ouders voor gegevensuitwisseling uitblijft, mogen wij het beroepsgeheim doorbreken. Het belang de veiligheid- van het kind staat hierbij voorop. INFORMATIE OVER UW PRIVACY 3
Hoe lang blijven de gegevens bewaard? De gegevens blijven nog vijftien jaar bewaard vanaf het moment dat uw kind 19 jaar is geworden, zoals voor alle medische dossiers geldt. Wanneer kunnen gegevens worden overgedragen? Wanneer u verhuist, vragen wij u toestemming om het digitaal dossier JGZ van uw kind over te dragen aan de jeugdgezondheidszorginstelling in uw nieuwe woonplaats. Meer weten? Heeft u vragen over het digitale dossier en de omgang met persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met ons Expertisecentrum,telefoon 088-054 99 99 of expertisecentrum@jgzzhw.nl. 4 OKTOBER 2015
Tip of klacht?
Heeft u een tip of een klacht over de dienstverlening van de JGZ? Wij horen graag uw tip! De JGZ volgt de gezondheid en ontwikkeling van uw kind in de leeftijd 0-18 jaar. Wij doen ons best om ons werk zo goed mogelijk te doen en vinden het belangrijk dat u tevreden bent over onze dienstverlening. Uw suggesties voor verbetering horen we daarom graag. U kunt uw tips naar ons mailen: expertisecentrum@jgzzhw.nl of gebruik maken van de ideeënbox op de locatie die u bezoekt. Wanneer kunt u een klacht indienen? Heeft u een klacht over onze diensten of dienstverlening, dan willen we dat graag van u horen. Bijvoorbeeld als u vindt dat een van onze medewerkers niet zorgvuldig is omgegaan met uw persoonlijke gegevens of omdat er in uw ogen een onjuiste handeling is verricht. Hoe kunt u een klacht indienen? Als u een klacht heeft, helpt het meestal als u hierover met onze medewerker praat. Komt u er samen niet uit, dan kunt u een mail of brief sturen aan de kwaliteitsmedewerker. Het mailadres is: klachten@jgzzhw.nl. Uw brief kunt u sturen naar: JGZ Zuid-Holland West t.a.v. Kwaliteitsmedewerker Postbus 339, 2700 AH Zoetermeer In uw mail of brief legt u uit waarom u de klacht wilt indienen. Verder geeft u aan waar de klacht over gaat, over wie en waarom u klaagt, wat er precies gebeurd is en wanneer en waar dit was. Voor de volledigheid verzoeken wij u ook de naam en geboortedatum van uw kind te vermelden. Vergeet niet om uw telefoonnummer er bij te zetten. 2
Wat gebeurt er met uw klacht? De klachtenfunctionaris stuurt u binnen zeven werkdagen na ontvangst van uw klacht een ontvangstbevestiging. Uw klacht wordt voorgelegd aan de manager. De manager gaat met u in gesprek om samen tot een oplossing te komen. Meer weten? Heeft u nog vragen, neem dan contact op met de kwaliteitsmedewerker via 088-054 99 99 of per mail klachten@jgzzhw.nl. INFORMATIE OVER DE KLACHTENREGELING VAN DE JGZ ZUID-HOLLAND WEST 3
4 INFORMATIE OVER DE KLACHTENREGELING VAN DE JGZ ZUID-HOLLAND WEST OKTOBER 2015