VLAAMSE KARATE FEDERATIE vzw Ondernemingsnummer 428240053 Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité Notulen van de vergadering van de raad van bestuur van 8 juli 2017. Punt 1 : OPENING De voorzitter, Geert Joris, opent de vergadering om 10u00. Aanwezig RvB: Mathieu Beysen Hedwig De Clercq François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans Geert Joris Marc Nobels Rudy Schuermans Jean Stroobants Laurens Van Puyenbroeck. Voorstel van de voorzitter om punt 4. secretariaat na punt 2 te bespreken werd aanvaard Punt 2 : VERSLAGEN A. GOEDKEURING VAN HET VERSLAG VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN 20 MEI 2017. Het verslag wordt goedgekeurd. B. GOEDKEURING VAN HET VERSLAG VAN DE BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING VAN 20 MEI 2017. Het verslag wordt goedgekeurd C. AKTERING VAN HET VERSLAG VAN DE SPORTCOMMISSIE WKF VAN 10 JUNI 2017 Het verslag wordt geacteerd Punt 3 : SECRETARIAAT A. PERSONEEL Gesprek met personeelsleden gaf geen uitsluitsel over locatie noch voor een secretariaatscoördinator. B. LOCATIE De Raad van Bestuur beslist om Wetteren als locatie te nemen.
C. VERANTWOORDELIJKE SECRETARIAAT De voorzitter gaat een profiel opstellen. We zoeken iemand met een diploma Trainer B om tegemoet te komen aan het decreet (minimum deeltijds) die ook leiding kan geven aan het secretariaat. We hebben meer dan 9000 leden en misschien komen van hieruit kandidaturen. Kandidaturen worden verwacht bij de secretaris en in eerste instantie besproken samen met de voorzitter. D. TAAKVERDELING Sommige personeelsleden denken eraan om 4/5 te werken, wat een positieve impact zal hebben op het budget. De taakverdeling van Lebbeke zal worden aangevuld met Gent en ingevuld met het aantal geraamde uren. Punt 4 : FINANCIEEL A. HUIDIGE SITUATIE Slides, opgemaakt door de penningmeester, worden verduidelijkt. Onkostennota's moeten ook her opgemaakt worden conform aan de boekhoudkundige normen. Kosten die gemaakt werden in 2017 maar waar geen akkoord over bestaat in VKF moeten bekeken worden. Er zal ook een oplijsting gemaakt worden met duidelijke richtlijnen wat kan en wat niet kan. Er mogen geen kosten van leerscholen worden ingebracht. De RVB verwacht van alle leden een juiste invulling van de onkostennota s en opgave van kilometers. B. VERGUNNINGEN 20 EURO Voor iedereen, geen uitzonderingen. Als groepen (zoals G-Karate) een korting willen, dan zal dat deel via een subsidie worden verrekend. RvB beslissing van 25-04-2017 Punt 2 B. wordt hierbij herroepen. C. FACTURATIE AAN SV IVM TOPSPORT De penningmeester heeft de verantwoordelijke Sport Vlaanderen gecontacteerd om meer informatie. D. BUITEN AGENDA I : KANTOORBENODIGDHEDEN VOOR BESTUURDERS Bestellen via kantoor II : GSM VKF Zoals reeds vastgelegd op de vergadering van 16 maart 2017. Aantoonbare kosten kunnen worden ingediend. III : VASTE VERGOEDING VOOR DE WERK- EN GEWONE VERGADERINGEN VAN DE RVB Deze liggen vast op 25 (de beslissing van 18 maart 2017 wordt herroepen) Hetzelfde geldt voor alle andere commissies en hier bedraagt de vergoeding 15, ook voor afvaardigingen naar het buitenland enkel voor de coaches. Dit gaat met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017. Aan de secretaris wordt gevraagd om een lijst van vergaderingen van 2017 op te maken op basis waarvan we de vergoeding kunnen bepalen. notulen raad van bestuur 8 juli 2017 p.2 van 5
IV : EEN MOGELIJKE INFOVERGADERING VOORZIEN Voor alle commissieleden, trainers, RvB, om onkostennota s op eenzelfde manier in te vullen wat het werk van de penningmeester gemakkelijker maakt en problemen met Sport Vlaanderen vermijdt.(strengere controle) V : BELEIDSPLAN NOG AAN TE PASSEN en op te laden met de gepaste budgetten in samenwerking met het secretariaat. Momenteel werden de operationele doelstellingen niet voorzien van een budget. De penningmeester krijgt mandaat van de vergadering om budgetten te verplaatsen van kostensoort zodat ook de operationele doelstellingen 2017 van een budget voorzien worden. Punt 5 : VTS Verslag denkcel VTS : de RvB vindt dat Adeps-VTS elkaar wederzijds moeten kunnen erkennen en zijn het volledig eens met onze DSKO in verband hiermee. Punt 6 : SPORT VLAANDEREN A. SAMENWERKINGSOVEREENKOMST SPORT VLAANDEREN moet opgevolgd en zeker nagekeken worden, er zijn enkele punten die de aandacht verdienen. B. GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG de enquête die werd doorgestuurd is ingevuld en nu wachten op de verwerking ervan. C. VOICE geen deelname vanwege VKF. Wel een bijscholing organiseren in samenwerking met Ices in het najaar met het vlaggensysteem, wat dan ook een betere invulling is wat betreft grensoverschrijdend gedrag. D. PARANTEE het secretariaat neemt contact op met Parantee E. RISICOVECHTSPORTPLATFORM de voorzitter neemt contact op met de verantwoordelijke van het risicoplatform. F. GET FIT 2 SPORT De verantwoordelijke heeft andere datum voorgesteld. G. OPNAME FILM 23/08/2017 De verantwoordelijke is met vakantie dat weekend. Er zal gevraagd worden aan de verantwoordelijken van Shinbu Gent of het mogelijk is om dit in hun club te organiseren. notulen raad van bestuur 8 juli 2017 p.3 van 5
Punt 7 : BKF A. AKTERING VAN HET VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN 22/06/17 Het verslag werd rondgestuurd en er zijn geen verdere vragen. B. STATUTEN ART 7 VRAAG TOT AANPASSING (ZIE 7.A.) De vraag tot aanpassing werd goedgekeurd. C. AANKOOP T-SHIRTS ELITES (Jako rood 4,25 euro) voor de elites ook voor Ippon: bedrukking achteraan Belgium en vooraan Logo zoals op trainingen. Punt 8 : DIVERSE A. GOEDKEURING ACTIVITEITEN + CLUBWERKING Club Eris Gent 4083 uit Oost-Vlaanderen gaat naar West-Vlaanderen= wijziging clubnummer. Goedkeuring van cluborganisatie te Kortenberg. B. VERZEKERING De verzekering bij Ethias begint te lopen vanaf 1 januari 2018. Het dossier vraagt toch wel een zeer goede opvolging. Het plaatsen bij een makelaar bespaart toch heel wat werk en brengt geen extra kost met zich mee. Makelaar is firma WYCKAERT-COMARIT nv, Afrikalaan 287 te 9000 Gent. De voorzitter ondertekend dit mandaat. Annulatie en repatriëring is een extrakost van ongeveer 1100 wat neerkomt op 10 cent per lid meer. Namen moeten worden doorgegeven voor elke wedstrijd of stage. Dit is ook geldig op BKF-niveau. Betekent dat BKF geen extra verzekering nodig heeft voor de VKF-leden die deelnemen aan EKF/WKF/K1. Leerscholen vallen niet onder deze regel maar kunnen wel genieten van dezelfde voordelige tarieven. Clubactiviteiten (ook bbq- s of andere niet sportgerlateerde activiteiten) moeten niet meer worden aangegeven. Polis volgt nog. Communicatie naar de clubs volgt in het najaar. C. WEBSITE is niet mobile, kan dus niet bekeken worden op een smartphone. Site oogt niet modern genoeg. Voorlopig houden we deze site en we zullen er de nodige informatie aan toevoegen. Foto bovenaan is te agressief en lettertype moet consequent gelijk blijven. D. INSTALLATIES VAN DE COMMISSIES het organigram dat opgesteld werd volgens het RIO wordt gevolgd met als enige wijziging dat WKF 2 blokken zal bevatten. Een de nieuwe versie zal opgemaakt worden en als bijlage bij het verslag zal worden gevoegd. E. LEDENPROGRAMMA de proefversie moet getest worden door personen van de twee strekkingen. Het programmeren is een zeer tijdrovende bezigheid en er zijn telkens redenen voor uitstel. Het programma moet operationeel zijn op 1 augustus 2017. De proefversie zal getest worden door enkele personen. notulen raad van bestuur 8 juli 2017 p.4 van 5
F. SHODAN SHIKEN VIA KARATELINK inschrijven voor deelname kan gebeuren voor alle leerscholen indien de vraag gesteld wordt. Het secretariaat stuurt de Exellijst door naar de verantwoordelijke van de betrokken leerschool. De opvolging van trainingen/stages die daarmee verbonden zijn, zijn een zaak van de leerscholen. Aan de programmeur zal gevraagd worden of het mogelijk is om via een login de verantwoordelijke van de leerschool toegang te verschaffen voor de input van de gegevens. G. VOLMACHTEN TELKENS BIJ TE VOEGEN is geen probleem om dit te doen bij het verzenden van de agenda. H. DIPLOMA S Op de diploma's het logo van VKF plaatsen met de vermelding Leerschool...erkend door de Vlaamse Karate Federatie. I. PRIVACY De juridisch adviseur zal dit voorbereiden tegen de volgende vergadering. We hebben nog tijd tot mei 2018 om hiermee in orde te zijn. J. BRYAN VAN WAESBERGHE Brief van Defensie waarin gemeld wordt dat hij in de reserve zit tot eind november 2017. K. GRADEN NIET ERKENDE LEERSCHOLEN Wat doen we met de graden van niet erkende leerscholen: melding? Over na te denken. L. CORRESPONDENTIE NAAR BKSA Was niet zoals het hoorde, de voorzitter heeft gebeld met de BKSA-verantwoordelijke en uitgelegd wat er is misgelopen. BKSA heeft er zeer positief op gereageerd. In de toekomst moet dit vermeden worden. M. ERKENNING VKF BIJ SPORT VLAANDEREN Elk jaar moet dit aangevraagd worden, is toch heel wat werk. Moet dit ook dit jaar gebeuren? Het secretariaat krijgt de opdracht om dit na te kijken en op te volgen. N. WKF (SYSTEEM) SCHEIDSRECHTERSCOMMISSIE VERGADERING VAN 11-06 Is eventjes aangehaald gezien het zeer laattijdig toekomen van het verslag (op 7-7-2017) De passage van Er wordt door de voorzitter aangehaald dat we een groep vrijwilligers zijn waar geen druk op kan uitgeoefend worden. komt zeer negatief over. De RvB benadrukt dat er geen aantal commissieleden is voorgeschreven wat betreft WKF (systeem). Het RIO van de scheidsrechters dient in die zin te worden aangepast. O. VOLGENDE VERGADERINGEN Een doodle zal volgende week worden rondgestuurd. Donderdagavonden en zaterdagvoormiddagen hebben de voorkeur. Voor 2018 wordt voorgesteld om elke 2de zaterdag van de maand te vergaderen voor zover dit nodig is notulen raad van bestuur 8 juli 2017 p.5 van 5