FAQ Overzicht vragen (1) Vragen over de vragenlijst...2 (2) Vragen over de organisatie van de meetperiode...2 Hoe en wanneer patiënten informeren?...2 Wat is de concrete timing?...3 Wanneer wordt de vragenlijst verspreid aan de patiënt?...3 Welke hulp mag aan patiënten aangeboden worden?...3 Is er een tweede meetperiode voorzien?...3 (3) Vragen over de inclusie van patiënten...4 Worden patiënten waarvoor het invullen van de vragenlijst moeilijker kan zijn ook geïncludeerd?...4 Wat gebeurt er bij een intern transfer van een patiënt tijdens de inclusieperiode?...4 (4) Vragen over het verzamelen en invoeren van gegevens...4 Hoe ingevulde vragenlijsten verzamelen?...4 Wat moet er gebeuren met niet-valide vragenlijsten?...5 (5) Vragen over het samenvoegen van afdelingen/eenheden...5 (6) Vragen over resultaten/feedback...5 Is er enkel terugkoppeling bij 20 ingevulde vragenlijsten per eenheid?...5 Worden voorzieningen met elkaar vergeleken?...5 Worden resultaten transparant gepubliceerd?...6 1
(1) Vragen over de vragenlijst V: Is er een word-versie van de vragenlijst? A: Ja, deze kan teruggevonden worden op de website http://www.zorg-engezondheid.be/indicatoren-vip2-ggz-per-domein. V: Mag de vragenlijst op A3 geprint worden om de leesbaarheid te vergroten? A: Ja dit mag, op voorwaarde dat de lay-out behouden blijft om de validiteit van de vragenlijst te bewaken. V: Bestaat de mogelijkheid om de vragenlijst elektronisch te laten invullen? A: Ja, dit kan. Voorzieningen kunnen zelf bepalen welke afnamewijze gehanteerd wordt: op papier of elektronisch. Beide afnamewijzen kunnen ook gecombineerd worden. Er zijn wel garanties nodig dat elke patiënt de vragenlijst slechts eenmaal invult. De voorziening staat zelf in voor de ontwikkeling van deze elektronische versie en voor de dataverzameling en data-input. In overleg met de toezichtscommissie van het Vlaams Instituut voor Kwaliteit van Zorg vzw (VIKZ) wordt momenteel de mogelijkheden bekeken om een elektronische versie vanuit het VIKZ te ontwikkelen en aan te bieden. V: Wat dient ingevuld te worden onder code vragenlijst? Gaat het om een vrij te kiezen uniek nummer? Bestaat het uit enkel cijfers of een combinatie met letters (bijv. met verwijzing naar de organisatie en de afdeling)? A: Het formaat van de gebruikte code is niet willekeurig. Het Excel-invoerbestand (zie tapblad Randomcodes ) kan gebruikt worden om automatisch een reeks van codes te genereren. Suggestie: deze codes kunnen eventueel afgedrukt worden op stickers en zo op de vragenlijst gekleefd worden (NB: patiëntenstickers met de gegevens van de patiënt mogen hiervoor niet gebruikt worden!). Voor meer informatie hierover kan je terecht bij Ariane Ghekiere, de data-analist van het kwaliteitsindicatorenproject. V: Mogen we de vragen aanpassen, schrappen en/of toevoegen zodat ze meer van toepassing zijn op onze deelsector? A: Neen, de vragenlijst moet in zijn originele staat blijven om de vergelijkbaarheid tussen de voorzieningen te behouden. (2) Vragen over de organisatie van de meetperiode Hoe en wanneer patiënten informeren? V: In het protocol staat dat de inclusieperiode loopt van week 10 tot en met week 15 van maandag tot en met zondag.. Als wij op maandag in week 10 starten met het informeren van patiënten op een bepaalde afdeling, dan kan het zijn dat op het einde van de week nog bijkomende patiënten aan de inclusiecriteria voldoen, bijvoorbeeld patiënten die in het begin van de week nog geen 4 dagen opgenomen zijn. Strikt genomen komen deze patiënten ook in aanmerking. Hoe pakken we dit best aan? A: Een voorziening kan ervoor opteren om per afdeling de patiënten in groep te informeren over de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ. Dit wordt in het meetprotocol ook aangeraden. Daarbij wordt er dan een willekeurige dag in de meetperiode gekozen om de patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen te informeren. Het is dan inderdaad mogelijk dat op het einde van de week bijkomende patiënten aan de inclusiecriteria voldoen. 2
Wat is de concrete timing? V: Vanaf week 10 start de meetperiode. Mag vanaf week 10 gestart worden met de organisatie van de bevraging zijnde het informeren van de patiënten en het voorbereiden van de zorgeenheden? De bevraging van de patiënten zou dan de week later starten. A: Vanaf week 10 start de meetperiode. Dit betekent dat alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, geïnformeerd worden over de bevraging en gevraagd worden om deel te nemen. Het voorbereiden van deze bevraging kan al eerder starten (zoals het informeren van zorgverleners). De periode nadien kan gebruikt worden om patiënten te herinneren / motiveren om de vragenlijst in te vullen. Ingevulde vragenlijsten kunnen ingevoerd worden in het aangeleverde excel-bestand. Wanneer wordt de vragenlijst verspreid aan de patiënt? V: Mag deze bevraging aangeboden worden tijdens het verblijf of mag dat enkel in aanloop naar het ontslag? Welk tijdsslot dient dan gehanteerd? Hoe kunnen patiënten de vragen beantwoorden mbt ontslagmanagement en nazorg indien er van ontslag nog geen sprake is? A: Wegens organisatorische redenen en de specificiteit van iedere deelsector verschilt het meetmoment per deelsector. Binnen de PAAZ en het PZ wordt de vragenlijst ingevuld na ontslag. Bij de overige deelsectoren wordt er cross-sectioneel gemeten. Concreet betekent dit dat alle patiënten de vragenlijst kunnen invullen die voldoen aan onderstaande voorwaarde: Na minstens 4 dagen opname in een (semi-)residentiële setting, psychosociaal revalidatiecentrum, psychiatrisch verzorgingstehuis (PVT); Na minstens 4 gesprekken / sessies / contacten / consulten in een ambulante setting, Centra Geestelijke Gezondheidszorg, Initiatief Beschut Wonen (IBW), mobiel team. Welke hulp mag aan patiënten aangeboden worden? In het meetprotocol staat dat de patiënt niet mag geholpen worden door medewerkers, maar ervaring leert dat het wel vaak nodig is. Hulp door familie of kennis is ook niet altijd mogelijk of aangewezen bij patiënten. Mag een stagiair meehelpen bij het invullen van de vragenlijst? Het uitnodigen, informeren, motiveren van patiënten en het bieden van nazorg na het invullen van de vragenlijst kan gebeuren door medewerkers van de afdeling. Sinds 2018 is hulp bij het voorlezen, interpreteren of invullen van de vragen ook uitzonderlijk toegestaan bij patiënten die onvoldoende in staat zijn om de vragen zelfstandig te lezen. Is er een tweede meetperiode voorzien? V: Wordt dit jaar een tweede meetperiode georganiseerd? A: Neen, er wordt voorlopig geen tweede meetperiode georganiseerd. Daarom worden de voorzieningen warm aangemoedigd om maximaal te meten in de periode van week 10 tot week15, om zo een representatief beeld te schetsen van de patiënten in de voorziening. Houd er rekening mee dat er geen verwerking van het resultaat zal zijn als er minder dan 20 geldige vragenlijsten per eenheid/voorziening worden ingediend. 3
Langere meetperiode bij meten bij ontslag voor psychiatrische ziekenhuizen? V: Mag ons psychiatrisch ziekenhuis twee meetperiodes organiseren om aan voldoende aantallen te komen voor terugkoppeling van de resultaten? Bij een meting bij ontslag zal het namelijk moeilijk zijn om 20 vragenlijsten voor elke afdeling te verzamelen. A: In 2019 organiseren we geen tweede meetperiode. We geven de psychiatrische ziekenhuizen en de psychiatrische afdelingen binnen een algemeen ziekenhuis wel de mogelijkheid om langer te meten, namelijk tot 28 april 2019. Let op: de deadline voor het aanleveren van de gegevens blijft ook in dit geval nog steeds 30 mei 2019. (3) Vragen over de inclusie van patiënten Worden patiënten waarvoor het invullen van de vragenlijst moeilijker kan zijn ook geïncludeerd? V: Wat met een afdeling personen met een verstandelijke beperking door geestelijke problemen of een afdeling geriatrie? A: Alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, worden geïnformeerd en uitgenodigd om deel te nemen aan de Vlaamse Patiënten Peiling GGZ. V: Moeten oudere patiënten, die behoefte hebben aan ondersteuning tijdens de afname van de tevredenheidsvragenlijst, geëxcludeerd worden? A: Alle patiënten die aan de inclusiecriteria voldoen, worden uitgenodigd om de vragenlijst in te vullen, dus ook oudere patiënten. Ondersteuning bieden mag in de vorm van informeren, motiveren, herinneren aan het invullen van de vragenlijst. Deze toelichting mag ook in groep gegeven worden. Sinds 2018 is hulp bij het voorlezen, interpreteren of invullen van de vragen ook uitzonderlijk toegestaan bij patiënten die onvoldoende in staat zijn om de vragen zelfstandig te lezen. Wat gebeurt er bij een intern transfer van een patiënt tijdens de inclusieperiode? V: Moet een patiënt bij een interne transfer naar een andere zorgeenheid tijdens de inclusieperiode na minimum 4 dagen verblijf opnieuw de vragenlijst invullen als hij de vragenlijst op de vorige afdeling conform de inclusie al ingevuld heeft? A: Alle patiënten die in de periode van week 10 tot week 15 aan de inclusiecriteria voldoen, wordt gevraagd om de vragenlijst in te vullen. Stel dat een patiënt op afdeling A de vragenlijst ingevuld heeft en daarna verhuisd naar afdeling B, dan geldt op afdeling B opnieuw dat de patiënt gedurende minstens 4 dagen in de periode op de afdeling B moet verblijven alvorens de vragenlijst opnieuw invullen voor zijn ervaringen op afdeling B. (4) Vragen over het verzamelen en invoeren van gegevens Hoe ingevulde vragenlijsten verzamelen? V: Op welke manier kunnen ingevulde vragenlijsten verzameld worden? In het meetprotocol wordt voorgesteld om een brievenbus centraal te plaatsen. Mogen we ook andere manieren voorzien, bijvoorbeeld onder gesloten vorm op de afdeling? En in de cafetaria? A: Dat mag. Belangrijk is om een manier te zoeken die laagdrempelig is voor de patiënt en de anonimiteit van de patiënt garandeert. 4
Wat moet er gebeuren met niet-valide vragenlijsten? V: Wat met niet-valide vragenlijsten? Bijvoorbeeld vragenlijsten waarop slechts enkele vragen zijn ingevuld. A: Het is belangrijk dat ook niet-valide vragenlijsten ingevoerd worden voor de validatie van de vragenlijst. Op die manier krijgen we zicht op welke vragen moeilijk in te vullen zijn voor patiënten en welke doelgroepen deelgenomen hebben aan de bevraging. Deze vragenlijsten worden niet meegenomen bij de terugkoppeling van de resultaten. (5) Vragen over het samenvoegen van afdelingen/eenheden V: Moeten alle afdelingen deelnemen aan de patiëntenpeiling? Ons idee is om dat nu om organisatorische redenen niet te doen. A: Het is belangrijk om zoveel mogelijk verschillende patiënten te laten deelnemen, om zo een representatief beeld te schetsen van de patiëntentevredenheid binnen uw voorziening. Daarom neemt u deel met alle afdelingen binnen uw voorziening. V: Wij hebben als organisatie reeds 2 jaar geleden een patiëntenbevraging georganiseerd. Kunnen we nu deelnemen met een cluster (bv. ouderen, volwassenen, forensische, PVT)? A: De voorziening neemt altijd deel met al zijn doelgroepen of clusters. (6) Vragen over resultaten/feedback Is er enkel terugkoppeling bij 20 ingevulde vragenlijsten per eenheid? V: In het meetprotocol staat dat er minimum 20 ingevulde vragenlijsten nodig zijn om feedback over de resultaten te ontvangen. Indien op afdelingsniveau er geen 20 ingevulde vragenlijsten zijn, wordt dan een terugkoppeling van de resultaten voorzien? A: Er wordt geen resultaat opgemaakt voor voorzieningen of afdelingen die minder dan 20 valide vragenlijsten hebben, om zo de anonimiteit te garanderen, maar ook te zorgen voor een representatieve populatie. V: Mogen de gegevens van 2 eenheden/afdelingen samengebracht worden om de gevraagde 20 ingevulde vragenlijsten te behalen? A: Indien per eenheid geen 20 ingevulde vragenlijsten behaald worden, dan kunnen eenheden samengevoegd worden op voorwaarde dat het over een gelijkaardige populatie gaat. Wanneer de drempel niet gehaald is, zijn voorzieningen zelf het best geplaatst om op inhoudelijke basis te beoordelen welke afdelingen samengevoegd worden. Bij het invoeren kan de voorziening de afdelingsnaam wijzigen en zo afdelingen samenvoegen. Worden voorzieningen met elkaar vergeleken? V: Worden de deelnemende voorzieningen met elkaar vergeleken? A: Elke voorziening krijgt de resultaten van de eigen voorziening en een vergelijking met de algemene resultaten van alle deelnemende voorzieningen van hetzelfde type samen, op voorwaarde dat er minstens 5 voorzieningen van hetzelfde type deelnemen (omwille van representativiteit en anonimiteit). Ook wordt er een vergelijking gemaakt met het algemene resultaat, waarbij alle antwoorden van alle vragenlijsten samen gebundeld worden. 5
Worden resultaten transparant gepubliceerd? V: Is het de bedoeling om bij publicatie van de resultaten ook de vergelijking van de deelnemende centra weer te geven? A: Ja. In het kader van het kwaliteitsindicatorenproject in de algemene ziekenhuizen, VIP² AZ, werd een website www.zorgkwaliteit.be ontwikkeld waar algemene ziekenhuizen de eigen resultaten vrijwillig kunnen laten publiceren. Dit zal ook zo zijn voor de Vlaamse Patiëntenpeiling GGZ, waarbij de resultaten terecht zullen komen op www.zorgkwaliteit.be. Voorzieningen worden warm aangemoedigd om deze resultaten publiek te maken op deze website, én op hun eigen website om zo transparantie te bevorderen. Echter, op de website van zorgkwaliteit.be zullen voorzieningen de ruimte hebben om hun resultaat te becommentariëren. 6