Vragen en antwoorden informatiebijeenkomsten instellingsubsidie PGO 2019 Thema s: 1. Subsidieaanvraag 2. Backoffice 3. Impact en bereik 4. Overige
1. Subsidieaanvraag Hoe kan ik een aanvraag indienen? De aanvraag voor de instellingsubsidie voor 2019 dient u digitaal in. Op 27 augustus ontvangen alle bij ons bekende instellingen een link naar het aanvraagformulier. Als u nog niet bij ons bekend bent of geen link op 27 augustus hebt ontvangen, neem dan contact met ons op: fondspgo@minvws.nl. Wanneer is het aanvraagformulier klaar? Half augustus kunt u een voorbeeldversie van het aanvraagformulier op de site van DUS-I raadplegen op https://www.dus-i.nl/subsidies/pgo. De link naar het aanvraagformulier kunt u pas vanaf 1 september 2018 om 9:00 uur gebruiken. Van 1 september tot 1 oktober 2018 om 12:00 uur kunt u de digitale aanvraag indienen. U ontvangt hierna een bevestiging via de e-mail met een overzicht van de door u ingevulde gegevens. Kan een ander persoon het aanvraagformulier versturen als de contactpersoon afwezig is? De link naar het aanvraagformulier wordt op 27 augustus verzonden naar het door ons bekende e-mailadres. De link kan van 1 september 9:00 uur tot 1 oktober 2018 om 12:00 uur meerdere keren worden gebruikt. Het is aan de instelling zelf om te bepalen wie de aanvraag invult en indient. Is het mogelijk om het aanvraagformulier tussentijds op te slaan? Het aanvraagformulier kan tussentijds worden opgeslagen. Let wel op dat de aanvraag uiterlijk 1 oktober 2018 om 12:00 uur wordt ingediend. Krijgt de aanvrager de mogelijkheid om het aanvraagformulier aan te passen als niet alle gegevens zijn ingevuld? Het aanvraagformulier kan niet worden ingediend als verplichte vragen leeg zijn. Nadat u de aanvraag heeft ingediend is het ook niet meer mogelijk om de aanvraag te wijzigen. Heeft u een aanvulling op de aanvraag? Neem dan contact met ons op: fondspgo@minvws.nl. In verband met het subsidieplafond kan dit invloed hebben op de ranking van uw aanvraag. Meer over het subsidieplafond leest u op https://www.dusi.nl/documenten/publicaties/2018/06/07/toelichting-aanvraagformulier-pgo-subsidie. Zijn de instandhoudingkosten subsidiabel? Zoals in voorgaande jaren zijn de instandhoudingkosten ook voor de komende subsidieronde niet subsidiabel. U kunt bijvoorbeeld geen subsidie aanvragen voor de huur van de vestiging van uw pg-organisatie.
2. Backoffice Doel pg-organisaties die gaan samenwerken op de backoffice, dan wel hun backoffice uitbesteden kunnen een aanvullend subsidiebedrag van 10.000 ontvangen. De aanvullende subsidie voor de backoffice is geen recht dat iedere pg-organisatie kan claimen. Het aanvullende subsidiebedrag is alleen bedoeld voor die pg-organisaties die bereid zijn om hun backoffice taken uit te besteden of samen te voegen om de continuïteit, kwaliteit en de professionaliteit van de organisatie te vergroten. Als u van oordeel bent dat u uw zaken nu al zonder een dergelijke backoffice goed georganiseerd heeft en geen behoefte heeft aan een dergelijke ondersteuning, dan is deze subsidiemogelijkheid niet voor u bedoeld. Wat zijn de backoffice taken? Om in aanmerking te kunnen komen voor het aanvullend subsidiebedrag moet een pg-organisatie minimaal de volgende taken aan een samenwerkingsverband dan wel ondersteunende organisatie overdragen: a) Bestuursondersteuning: Landelijk coördinatiepunt en vast postadres van de pg-organisatie; Secretariaatsfunctie die de post en het e-mailverkeer verzorgt; Aanspreekpunt als 1e lijnsopvang; Beschikbaarheid tijdens werkdagen; Verzorgen van archief en opslagruimte; Opstellen van periodieke rapportages, dashboards ten behoeve van het bestuur van de pg-organisatie over zaken als de financiën, ledenbestand. b) Leden-/ donateuradministratie: Verzorgen digitale ledenadministratie; in- en uitschrijven, mutaties; Verzorgen donateuradministratie: in- en uitschrijven, mutaties; Verzorgen contributieadministratie; Facturatie digitaal en via acceptgirokaart; Correspondentie over betalingen lidmaatschap; Ondersteuning bij vragen over de administratie; Welkomstinformatie. c) Salarisadministratie: Deze eis geldt uiteraard alleen als u iemand in dienst heeft of iemand bij u gedetacheerd is. Als dit het geval is gaat het om het verzorgen van de digitale salarisadministratie daarvoor. d) Financiële administratie: Verzorgen boekhouding; Verzorgen jaarrekening en jaarverslag; Samenstellen financiële jaarstukken voor VWS-subsidie. e) Digitaal werken: Bieden van een share point die organisaties kunnen gebruiken voor het maken van websites; Verzorgen van abonnement op ondersteunend softwarepakket, van thuis uit toegankelijk voor het bestuur van de pg-organisatie en met de geëigende autorisatie lees- of werkfuncties (gedeelde e-mail, opslag en archivering, bewerken, delen van bestanden, chatten etc); Telefonische helpdesk voor problemen met abonnement. f) Communicatie: vormgeving en verzending van drukwerk; vormgeving en verzending van voorlichtingsmateriaal. Moet ik alle 6 taken (a t/m f) uitvoeren om in aanmerking te komen voor de aanvullende subsidie? Het doel van de aanvullende subsidie is dat pg-organisaties zich volledig op hun kerntaken kunnen focussen. Om in aanmerking te komen voor de aanvullende subsidie moeten alle administratieve- en beheertaken uitbesteed worden (a t/m f). Als een bepaalde taak niet aan de orde is (bijvoorbeeld salarisadministratie bijhouden terwijl er niemand is die salaris ontvangt) hoeft deze niet te worden uitbesteed. Voor de taken die tot bestuursondersteuning worden gerekend, zal een comply or explain beginsel worden gehanteerd. Als een pg-organisatie een goede reden heeft om een van deze taken niet elders te laten uitvoeren, dan kan die reden bij de subsidieaanvraag toegelicht worden. Bij de beslissing over het verstrekken van de aanvullende subsidie wordt de opgegeven reden meegenomen. Wat zijn de criteria voor een gedeelde of uitbestede backoffice? Bij uw subsidieaanvraag moet u aantonen dat u de backoffice heeft ondergebracht of uitbesteed. Dit kan middels een samenwerkingsverband van patiënten- en gehandicaptenorganisaties of bij een organisatie die patiënten- en gehandicaptenorganisaties ondersteunt.
Is de backoffice nog niet ondergebracht in een samenwerkingsverband of uitbesteed? Dan kunt u aantonen dat u bezig bent met het onderbrengen van de backoffice. Bijvoorbeeld door een offerte of concreet plan te laten zien. Bij de verantwoording moet u een getekende overeenkomst laten zien die aantoont dat u de activiteiten daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Wat gebeurt er met de aanvullende subsidie als niet alle punten van de backoffice in het subsidiejaar worden uitgevoerd? Als u niet kunt aantonen dat alle activiteiten (zie uitzonderingen in vraag hierboven) zijn uitbesteed en uitgevoerd dan kunt u geen aanspraak maken op de 10.000. Na afloop van het subsidiejaar zal het bedrag worden teruggevorderd. Wat gebeurt er met het aanvullend subsidiebedrag van 10.000 als de gedeelde backoffice minder of meer heeft gekost? Als de kosten voor de backoffice lager uitvallen dan 10.000 dan kunt u het resterend bedrag gebruiken voor andere activiteiten waarvoor u subsidie ontvangt. Als de kosten hoger uitvallen dan moet u het verschil uit eigen middelen betalen. Wat is het idee achter een gedeelde of uitbestede backoffice? En hoe zijn de taken die onder backoffice vallen tot stand gekomen? De aanvullende subsidiemogelijkheid is bedoeld om uitbesteding van het gehele pakket aan administratieveen beheertaken van uw organisatie aan te moedigen. Daarbij is gekeken naar de huidige praktijk. Een goede backoffice neemt voor u de dagelijkse administratieve werkzaamheden uit handen, heeft knowhow beschikbaar voor bijzondere situaties, ondersteunt u bij het realiseren van de doelstellingen van uw organisatie en zorgt bij al deze zaken voor continuïteit en stabiliteit. pg-organisaties hebben hiermee meer tijd om zich te richten op hun primaire taken en kunnen zich daarom concentreren op de zaken die er echt toe doen voor hun achterban. Waarom moet ik bij de uitbestede backoffice gebruik maken van een bureau dat zich toelegt op de ondersteuning van pg-organisaties? Om pg-organisaties goed te kunnen ondersteunen en de nodige continuïteit en stabiliteit te kunnen bieden moet het bureau dat de backoffice gaat uitvoeren ook voldoende energie steken in deze taken. Dat kan natuurlijk het bureau zijn waarmee u al jaren werkt en waar u tevreden over bent. Om in aanmerking te komen op de aanvullende subsidie wordt als voorwaarde aan het bureau de eis gesteld dat het zich ook echt (mede) toelegt op de ondersteuning van pg-organisaties. Hiermee wordt aangegeven dat het bureau zich qua doelstelling gaat bijdragen aan de doelstelling van de pg-organisaties. In de statuten van het ondersteuningsbureau moet daarom staan dat deze zich (mede) richt op de ondersteuning van pg-organisaties op het gebied van de backoffice. Wat wordt er bedoeld met een onafhankelijk bureau? Met een onafhankelijk bureau wordt bedoeld dat de backoffice een eigen bestuur heeft dat uitsluitend verantwoordelijk is voor de backoffice. Met het onderbrengen van de backoffice in een afzonderlijke rechtspersoon wordt daaraan voldaan. Hiermee wordt een directe belangenverstrengeling voorkomen van een individuele pg-organisatie en het uitvoerend bureau. Wel is het toegestaan dat overkoepelende rechtspersonen die meerdere pg-organisaties ten dienste staan voor hun gezamenlijke leden deze backoffice taken op zich te nemen. Het is op voorhand ook niet bezwaarlijk als bestuursleden van pg-organisaties ook participeren in het bestuur van de backoffice. Waarom kunnen er maar maximaal twee bureaus worden ingeschakeld voor de uitbesteding van de backoffice? De aanvullende subsidie is alleen bedoeld voor die pg-organisaties die bereid zijn om hun backoffice taken uit te besteden of samen te voegen teneinde de continuïteit, kwaliteit en de professionaliteit van de pg-
organisatie te vergroten. Door de regie over de backoffice wat meer te verschuiven richting een afzonderlijk bureau ontstaat daarvoor ruimte. Als een pg-organisatie de backoffice taken onderbrengt bij verschillende bureaus dan zal dat de regiemogelijkheden beperken, waardoor het risico groot is dat deze doelen niet worden gehaald. Daarbij komt ook dat van grotere backoffices een grotere professionaliteit verwacht mag worden en een betere risicopreventie. Om die redenen is het aantal bureaus gemaximeerd op twee. Is het mogelijk om een overgangsregeling in te voeren als coulance voor het regelen van de uitbesteding van de backoffice taken? De aanvullende subsidie is niet beperkt tot 2019, maar kan ook in de komende jaren bij de aanvraag voor instellingssubsidie worden aangevraagd. Als een pg-organisatie nu nog contractueel verbonden is aan een of meer bureaus en daardoor nog niet aan de eisen van de subsidieregeling kan voldoen, is het ook mogelijk om deze stap in een later stadium te maken. Het is aan de betrokken pg-organisatie om deze afweging te maken. Is het mogelijk om een lijst te ontvangen waarop alle ondersteuningsbureaus staan vermeld? Het is niet aan VWS om een dergelijke lijst voor u op te stellen. Ons advies is om bij andere pg-organisaties informatie in te winnen over hun ervaringen met de verschillende backoffices en ook PGOsupport daarover te raadplegen. Wordt een ondersteuningsbureau met een onderaannemer gezien als 1 bureau? Ja, het gaat erom dat u een rechtspersoon gecontracteerd heeft die voor u de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen voor de backoffice taken. Dat het bureau daarvoor op een verantwoorde wijze externe deskundigheid inhuurt, is niet op voorhand bezwaarlijk, als deze rechtspersoon maar de verantwoordelijkheid voor het geheel blijft dragen. 3. Impact en bereik Is het mogelijk om andere activiteiten, activiteiten waarvoor geen subsidie wordt ontvangen, te kiezen bij de vragen over impact en bereik? De vragen over impact en bereik hebben betrekking op de instellingssubsidie. Het is de bedoeling dat u uit de opgegeven activiteiten informatie over impact en bereik geeft. Als u toch een andere activiteit wilt opgeven dan kunt u daar een toelichting op geven. Moeten alle vragen over impact en bereik worden ingevuld? De vragen over impact en bereik zijn niet verplicht. Ook staan deze vragen los van uw subsidieaanvraag. Het is wel belangrijk om uw inzicht op de thema s impact en bereik met ons te delen. Uw reactie wordt meegenomen bij de ontwikkeling van nieuwe criteria voor de subsidieaanvragen van het beleidskader van 2023. Wat gebeurt er met de informatie over impact en bereik? De informatie die u invult bij de vragen over impact en beleid worden door ZonMw elk jaar geanalyseerd en gebundeld. Die informatie wordt gebruikt voor het ontwikkelen van bruikbare criteria voor het beleidskader van 2023. Het is mogelijk dat naar aanleiding van de reacties op de vragen over impact en bereik er in de volgende subsidierondes andere vragen worden gesteld. Welke vragen over impact en bereik worden er gesteld bij de verantwoording? Half augustus kunt u een voorbeeldversie van het aanvraagformulier op de site van DUS-I raadplegen: https://www.dus-i.nl/subsidies/pgo.
4. Overige Wat wordt bedoeld met hebben is houden? Als twee of meer pg-organisaties die in het voorgaande jaar instellingsubsidie hebben ontvangen gaan fuseren tot één nieuwe rechtspersoon dan geldt het principe hebben is houden. Dit betekent dat het maximale subsidiebedrag per pg-organisatie bij elkaar wordt opgeteld. Bijvoorbeeld: Twee pg-organisatie die gaan fuseren hebben in het voorgaande jaar 45.000 subsidie ontvangen. Na de fusie kunnen zij aanspraak maken op 90.000. Geldt het principe van hebben is houden ook voor de aanvullende subsidie voor een gedeelde of uitbesteedde backoffice? Nee, dit geldt alleen voor de instellingsubsidie. In het voorbeeld hierboven heeft deze instelling recht op 90.000 + 1 x een aanvullend subsidiebedrag van 10.000 i.v.m. gedeelde backoffice. Hoe vul ik het aanvraagformulier in als er meer dan 45.000 aan kosten worden gemaakt voor de opgegeven activiteiten? Zoals ook in voorgaande jaren het geval was kunt u maximaal 45.000 subsidie aanvragen. Als de activiteiten meer dan dat bedrag gaan kosten kunt het hogere bedrag invullen in het aanvraagformulier. Daarnaast moet u ook de eigen bijdrage van uw organisatie en de bijdrage van derden in te vullen. Het subsidiabele bedrag moet hiermee maximaal 45.000 zijn (tenzij er sprake is van fusie zie vraag hierboven). Let wel op dat u bij de eindverantwoording wordt gehouden aan het bedrag dat u aangeeft als eigen bijdrage.