KWALITEIT MANAGEMENT PLAN CO2 EMISSIE INVENTARIS SOGETI Auteur René Speelman Versie V1.0 Plaats Vianen Kenmerk
Versie informatie VERSIE INFORMATIE Versie Datum Bijzonderheden Auteur V 1.0 09-03-2015 Aangepast vanuit 2012 René Speelman Copyright Sogeti Nederland B.V. te Vianen Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sogeti Nederland B.V.. Dit rapport is enkel en alleen bedoeld voor intern gebruik voor hierboven genoemd(e) bedrijf/bedrijven. Sogeti Nederland B.V. V1.0 II
Verzendlijst VERZENDLIJST Naam Warner Sijsling Leo Vissers Bedrijf/Functie Sogeti, Risk management & compliance DNV GL Business Assurance B.V., Lead auditor Sogeti Nederland B.V. V1.0 III
Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE VERSIE INFORMATIE... II VERZENDLIJST... III INHOUDSOPGAVE... IV 1 INLEIDING... 1 2 KWALITEIT STRATEGIE... 2 2.1 Organisatie Carbon Footprint... 2 2.2 Vaststellen Carbon Footprint... 2 2.3 PDCA Cyclus... 3 2.3.1 Data... 3 2.3.2 Processen... 3 3 BORGING VAN HET KWALITEIT MANAGEMENT PLAN... 5 3.1 Interne audits... 5 3.2 Externe audits... 5 3.3 Management review... 5 3.4 Feedback... 6 Sogeti Nederland B.V. V1.0 IV
Inleiding 1 INLEIDING Kwaliteitsmanagement heeft tot doel het verbeteren van kwaliteit van zowel de data als de die betrokken zijn bij het inventariseren van de CO2 emissies voor het vaststellen van de Carbon Footprint van Sogeti Nederland B.V., conform eis 4.A.2 van het handboek CO2 prestatieladder. Tevens houdt het zich bezig met het verbinden van de verschillende bedrijfsonderdelen die output leveren aan het uiteindelijke resultaat. Het kwaliteitsplan is opgesteld volgens de plan-do-check-act methode vanuit de NEN- EN-16001 en wordt zowel toegepast op de data die verzameld wordt voor het vaststellen van de Carbon Footprint als de die noodzakelijk zijn om het vaststellen van de Carbon Footprint te realiseren. Uitgangspunt van de kwaliteitszorg is het Sogeti Kwaliteitssysteem GPS (Generieke Processen Sogeti). Dit kwaliteitssysteem is op de normen van ISO9001:2008, ISO 27001, CMMi Level 2 en 3, en ISAE 3402 (SAS70) gebaseerd. Het kwaliteitssysteem is digitaal toegankelijk voor alle werknemers van Sogeti. Het kwaliteitssysteem van Sogeti waarborgt dat volgens een gestandaardiseerde werkwijze worden uitgevoerd en dat de op te leveren producten voldoen aan de te verwachten kwaliteit. Op zijn beurt wordt het kwaliteitsysteem van Sogeti op jaarlijkse basis geaudit door diverse certificeringinstituten. Sogeti Nederland B.V. V1.0 1
Kwaliteit strategie 2 KWALITEIT STRATEGIE 2.1 Organisatie Carbon Footprint Doel van Sogeti is het voeren van een winstgevende, groeiende en duurzame onderneming. Integraal onderdeel van ons beleid is onze maatschappelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid naar onze klanten, onze medewerkers en de samenleving. Gezien het belang van dit onderdeel heeft de directie van Sogeti sinds 2009 hiervoor een manager Duurzaam Ondernemen aangesteld. Hij maakt deel uit van het Sogeti Management Team. Het beleid dat Sogeti voert op het gebied van Duurzaam Ondernemen brengt een aantal verplichtingen met zich mee. De werkzaamheden die hieruit voortvloeien worden uitgevoerd door het duurzaamheidteam. Dit team beheert de data en de die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het beleid. Bij de uitvoering van het beleid en het beheren van de data en de is het duurzaamheidteam afhankelijk van geleverde input van andere stafafdelingen binnen Sogeti. De betrokken functionarissen/afdelingen zijn benoemd in de CO2 reductie stuurcyclus. 2.2 Vaststellen Carbon Footprint De Carbon Footprint van Sogeti Nederland wordt op verschillende wijzen vastgesteld. Het resultaat van de Carbon Footprint is afhankelijk van de doelstelling en de methode op basis waarvan de berekening plaatsvindt. Hieronder wordt weergegeven op welke verschillende wijzen de Carbon Footprint wordt vastgesteld. Doelstelling Berekeningsmethode Termijn Certificering CO2 prestatieladder Door Sogeti conform handboek CO2 prestatieladder, gecontroleerd door certificeringinstituut jaarlijks Deelname aan MJA convenant Voldoen aan eisen vanuit Sogeti Groepsdirectie Via vooraf gedefinieerd template, vastgesteld door Agentschap NL. Invullen van template in samenwerking met Arcadis. Vastgesteld door Sogeti Groep op basis van wettelijke eisen Franse regering (Sogeti Groep is gevestigd in Parijs). Gegevens worden aangeleverd door Sogeti Nederland. jaarlijks kwartaal Sogeti Nederland B.V. V1.0 2
Kwaliteit strategie 2.3 PDCA Cyclus Om de Carbon Footprint vast te stellen zijn twee elementen belangrijk, de data en de. Het kwaliteit management plan is daarom gericht op continue verbetering van deze twee elementen. 2.3.1 Data Te evalueren proces Identificatie data Analyseren data Vastleggen data PDCA cyclus Uitwerking stap in cyclus Termijn Plan Soort, eigenaar, bron en aanlevertermijn van gewenste Continu proces, bij data vaststellen Do Eigenaren van de gewenste data informeren, verwachting Continu proces, bij duidelijk bij eigenaren van data Check Is de gewenste data compleet, afwijkingen inzichtelijk Act Afwijkingen overleggen met eigenaren, verbetering kwaliteit van gewenste data Plan Vaststellen of de data voldoet aan de eisen van de Continu proces, bij verschillende doelstellingen en berekeningsmethodes Do Eigenaren informeren over de eisen aan de data, Continu proces, bij verwachting duidelijk bij eigenaren van data Check Voldoet de data aan de eisen, afwijkingen inzichtelijk Act Afwijkingen overleggen met eigenaren, verbetering kwaliteit van gewenste data Plan Vaststellen opslaglocatie bron- en bewerkte data en Continu proces, bij naamgevingconventie Do Opslaglocatie inrichten en beheren Continu proces, bij Check Is alle data aanwezig op de opslaglocatie en voldoet deze aan de eisen Act Afwijkingen corrigeren 2.3.2 Processen Te evalueren proces Identificatie Analyseren PDCA cyclus Uitwerking stap in cyclus Termijn Plan Terugkerende activiteiten, interacties, TVB s, in/output Continu proces, bij vaststellen Do Betrokken afdelingen/functionarissen informeren en Continu proces, bij betrekken Check Zijn de geïdentificeerde compleet, afwijkingen inzichtelijk Act Afwijkingen overleggen met betrokken afdelingen/functionarissen, verbetering kwaliteit van de geïdentificeerde Plan Vaststellen eisen aan de geïdentificeerde Continu proces, bij Do betrokken afdelingen/functionarissen informeren over de Continu proces, bij eisen aan de, verwachtingen duidelijk bij betrokken afdelingen/functionarissen Check Voldoen de aan de eisen, afwijkingen inzichtelijk Act Afwijkingen overleggen met betrokken afdelingen/functionarissen, verbetering kwaliteit van de Vastleggen Plan Vaststellen opslaglocatie voor documentatie en wijze van Continu proces, bij Sogeti Nederland B.V. V1.0 3
Kwaliteit strategie publicatie Do betrokken afdelingen/functionarissen informeren over de wijze van documentatie en publicatie van, Continu proces, bij verwachtingen duidelijk bij betrokken afdelingen/functionarissen Check Zijn alle vastgelegd en compliant aan beleid en normen, afwijkingen inzichtelijk Act Afwijkingen overleggen met betrokken afdelingen/functionarissen, verbetering kwaliteit van de Implementatie Plan Inrichten en beheren van Continu proces, bij Do Check Act betrokken afdelingen/functionarissen informeren over de ingerichte, verwachtingen duidelijk bij betrokken afdelingen/functionarissen Zijn de uitvoerbaar, doelmatig en doeltreffend, afwijkingen inzichtelijk Afwijkingen overleggen met betrokken afdelingen/functionarissen, verbetering kwaliteit van de Continu proces, bij Sogeti Nederland B.V. V1.0 4
Borging van het kwaliteit management plan 3 BORGING VAN HET KWALITEIT MANAGEMENT PLAN Sogeti heeft als Kwaliteitssysteem GPS (Generieke Processen Sogeti). Dit kwaliteitssysteem is op de normen van ISO9001:2008, ISO 27001, CMMi Level 2 en 3, en ISAE 3402 (SAS70) gebaseerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdeling Risk Management & Compliance. Het kwaliteitsmanagement plan is geïntegreerd in dit bestaande kwaliteitssysteem en wordt hierdoor meegenomen in het systeem van interne en externe audits en de jaarlijkse directiebeoordeling. Overigens worden de externe audits begeleid door het duurzaamheidteam en is het duurzaamheidteam eigenaar van het kwaliteitmanagement plan en verantwoordelijk voor de uitvoering. 3.1 Interne audits Periodiek worden interne audits uitgevoerd. De interne audit is gericht om te toetsen of het energiebeleid van Sogeti effectief en doelmatig is geïmplementeerd. Daarnaast heeft het als doel de kwaliteit van de carbon footprint te verhogen en een betrouwbaar beeld te krijgen van de voortgang op de reductiedoelstellingen van Sogeti. De interne audit richt zich op de kwaliteit van de beschreven. Deze wordt primair getoetst op compliance, doelmatigheid en doeltreffendheid. Daarnaast worden data-audits uitgevoerd. Bij data-audits wordt steekproefsgewijs gebruikte data vergeleken met de brongegevens en de betrouwbaarheid van de brongegevens. De interne auditor stelt een audit rapport op met daarin de bevindingen van de interne audit. Aanbevelingen uit de audits worden meegenomen in het jaarplan ter verbetering van het systeem. 3.2 Externe audits De CO2-emissie-inventarisatie van het referentiejaar is extern geverifieerd, waarbij is vastgesteld dat de CO2-emissie-inventarisatie met tenminste een door het CO2 prestatieladder handboek voorgeschreven mate van zekerheid geverifieerd kan worden. Deze externe verificatie wordt periodiek herhaald conform de voorschiften van de CO2-Prestatieladder. Daarnaast wordt jaarlijks onderzocht of Sogeti voldoet aan de eisen van de CO2-Prestatieladder voor het niveau waarvoor Sogeti is gecertificeerd. De vastgestelde Carbon Footprints voor het MJA en van de Climate Neutral Group worden niet periodiek ge-audit. Wel worden deze geverifieerd en gecontroleerd door externe bureaus. 3.3 Management review Jaarlijks wordt door de directie het kwaliteitmanagement systeem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. Hier komt vervolgens ook een rapportage uit dat dienst doet als kwaliteitsregistratie. De output van de management review is een jaarplan met daarin vermelde doelstellingen en/of verbeteringen voor het nieuwe jaar. Sogeti Nederland B.V. V1.0 5
Borging van het kwaliteit management plan 3.4 Feedback Aan de hand van de input uit de audits en het evaluatierapport van de management review kunnen doelstellingen, indien nodig, worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen/aanpassingen in en/of data te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplementeerde kwaliteitsmanagement systeem te bevorderen. De terugkoppeling van uitkomsten wordt zowel schriftelijke als mondeling naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende/preventieve maatregelen binnen hun eigen organisatieonderdeel. Sogeti Nederland B.V. V1.0 6