AANVRAAGFORMULIER INCIDENTELE SUBSIDIE BEELDENDE KUNSTPROJECTEN U kunt uw aanvraag vóór 15 januari, 15 mei of 15 september indienen bij burgemeester en wethouders van Amersfoort, postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. LET OP: in 2012 zijn er twee termijnen omdat in de loop van dit jaar een nieuwe subsidieregeling van kracht wordt. Lees voor het beantwoorden van de vragen eerst de toelichting. Vul het formulier duidelijk leesbaar en met blauwe of zwarte pen in. Beantwoord alle vragen. Als u dit niet doet, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. 1. gegevens aanvrager naam kunstenaar / instelling naam contactpersoon M / V* adres postcode en woonplaats telefoonnummer e-mail website giro- of bankrekeningnummer t.n.v. wat is de rechtsvorm van uw organisatie? (bij 1 e aanvraag: statuten of reglement meesturen) stichting vereniging anders, nl.: huidige discipline/specialisatie bent u btw-plichtig? ja wat is uw btw-nummer? nee 2. algemene gegevens van het project naam van het project aard van het project manifestatie symposium tentoonstelling anders, nl.: locatie van het project data aanvang en beëindiging gevraagd subsidiebedrag datum: naam: handtekening: * doorhalen wat niet van toepassing is aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 1 van 11
3. omschrijving van het project Deze pagina mag u vervangen door een eigen versie (op A4 formaat). Hier kunt u zo nodig illustratiemateriaal aan toevoegen. Het is wel belangrijk dat u in uw versie alle op deze pagina gevraagde gegevens vermeldt. geef een omschrijving van: het idee / concept het doel van het project motivering locatie periode doelgroep / publiek uitvoering / werkwijze materiaal relatie van het project met overige huidige werkzaamheden zijn er meerdere kunstenaars betrokken? ja, namelijk: nee (indien u de bovenstaande vraag met ja heeft beantwoord, vult u dan ook vraag 4 in) aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 2 van 11
4. aanvullende gegevens Deze vraag hoeft u alleen in te vullen als het een groepsaanvraag van 2 of meer kunstenaars betreft. welke deskundige(n) bepaalt / bepalen de artistieke inhoud van de activiteit? indien er een selectie heeft plaatsgevonden: hoe is de selectiecommissie samengesteld? wat waren de selectiecriteria? zijn er bij dit project op andere wijze kunstenaars, vormgevers en/of architecten betrokken? ja nee zo ja: persoonsgegevens en taak vermelden 5. documentatie Alle voor dit project relevante documentatie moet u inleveren bij of toesturen aan de beleidsadviseur beeldende kunst van de gemeente Amersfoort (bij voorkeur in de vorm van foto s in een documentatiemap). Geef op de documentatie duidelijk aan dat deze bij uw aanvraag hoort. Voor Amersfoortse beeldend kunstenaars is een voorwaarde dat u bent opgenomen in het documentatiecentrum van De Zonnehof, Centrum voor Moderne Kunst.: eventuele toelichting: aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 3 van 11
6. publiciteit en / of begeleidende informatie hoe maakt u dit project bekend? als er begeleidende informatie wordt uitgegeven, in welke vorm gebeurt dat dan? vouwblad brochure catalogus anders, nl.: beoogde oplage: auteur(s) redactie vormgever drukkerij aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 4 van 11
7. begroting: lasten en baten kosten zoals honoraria, atelierhuur, materialen, reis- en verblijfkosten e.d. zijn niet subsidiabel tenzij u ze aantoonbaar toe kunt rekenen aan het project. Ook uitgaven met betrekking tot consumpties, fooien, bloemen en representatiekosten kunnen niet worden opgevoerd. indien u / uw instelling btw-plichtig is, moeten de begroting en het dekkingsplan inzicht geven in de kosten en opbrengsten van het project exclusief btw de begroting moet sluitend zijn (de uitgaven en de inkomsten inclusief het subsidiebedrag moeten aan elkaar gelijk zijn). bij de afrekening moet u de uitgaven aantonen met bonnen, rekeningen, etc. lasten a. organisatiekosten (alleen de extra kosten die direct toegerekend kunnen worden naar de activiteit) portokosten telefoonkosten overige kantoorkosten diversen (specificeren) + totaal organisatiekosten a)* b. uitvoeringskosten huur voor het project inrichting / opbouw transport objecten verzekering objecten onkostenvergoeding / honorarium kunstenaars (niet bij individuele aanvraag) / derden materiaal (kunstenaars) overige uitvoeringskosten (specificeren) + totaal uitvoeringskosten b)* aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 5 van 11
c. promotie / publiciteit kosten drukwerk (specificeren) + overige kosten publiciteit (specificeren) + totaal promotie / publiciteit c)* d. eventuele begeleidende publicatie kostprijs per exemplaar honoraria t.b.v. publicatie (redactie, vormgeving, etc.) productiekosten van de publicatie + totaal begeleidende publicatie d)* totale lasten activiteit (a t/m d) a) organisatiekosten b) uitvoeringskosten c) publiciteit & promotie d) begeleidende publicatie + totale lasten activiteit aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 6 van 11
financiële dekking: e. opbrengst project entreegelden: x bezoekers = overige opbrengsten: + totaal opbrengst project e)* f. opbrengst eventuele begeleidende publicatie raming totaal aantal verkochte exemplaren exemplaren à = aantal presentie exemplaren totaal opbrengst begeleidende publicatie f)* g. eigen bijdrage bedrag eigen bijdrage g)* h. bijdragen van derden sponsoring en subsidiëring door bedrijven, instellingen, personen: van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * van toegezegd / aangevraagd * (* doorhalen wat niet van toepassing is) subsidie provincie rijkssubsidie + totaal bijdragen van derden h)* aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 7 van 11
i. overige inkomsten bijvoorbeeld bijdragen van deelnemers / organisatoren, etc. (specificeren) + totaal overige inkomsten i)* j. subsidie van de gemeente subsidiebedrag dat u bij de gemeente Amersfoort aanvraagt j)* totale inkomsten activiteit (e t/m j) e) opbrengst project f) opbrengst eventuele begeleidende publicatie g) eigen bijdrage h) bijdragen van derden i) overige inkomsten j) subsidie van de gemeente + totale inkomsten activiteit 8. structurele subsidie ontvangt u / uw organisatie een vaste (structurele) subsidie van de gemeente Amersfoort of anderszins? nee ja, namelijk van de gemeente Amersfoort anders, nl.: aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 8 van 11
TOELICHTING AANVRAAGFORMULIER INCIDENTELE SUBSIDIE BEELDENDE KUNSTPROJECTEN Algemeen De gemeente Amersfoort heeft jaarlijks een budget beschikbaar voor het subsidiëren van incidentele projecten op het gebied van beeldende kunst en vormgeving. Instellingen en organisaties op dit terrein, professionele beeldend kunstenaars en vormgevers kunnen een beroep doen op dit budget. Elk jaar vinden drie subsidierondes plaats. Het jaarbudget wordt globaal over deze rondes verdeeld. De uiterlijke inleverdatum van subsidieaanvragen voor de drie rondes is 15 januari, 15 mei en 15 september. De afhandeling van de aanvragen is gebonden aan deze rondes. Waarvoor is de subsidie bedoeld? De subsidie is bedoeld voor incidentele projecten op het gebied van schilderkunst, monumentale kunst, beeldhouwkunst, fotografie, vormgeving en multimediale kunst. Voorbeelden van incidentele projecten zijn tentoonstellingen, workshops, manifestaties, symposia e.d. Daarnaast worden subsidies verleend aan individuele professionele kunstenaars voor bijzondere projecten (zie de hierna volgende voorwaarden). Voorwaarden De subsidieverzoeken worden eerst getoetst aan de formele voorwaarden die worden genoemd in artikel 5 van de algemene subsidieverordening en de beleidsregels van de gemeente Amersfoort. Dit zijn de belangrijkste voorwaarden. Er moet een maatschappelijke relevantie zijn voor de activiteit. De activiteit moet bij voorkeur gericht zijn op inwoners van de gemeente Amersfoort. De activiteit moet bij voorkeur worden ontwikkeld, georganiseerd en uitgevoerd door inwoners van de gemeente Amersfoort. De activiteit moet over voldoende artistieke kwaliteit beschikken. De activiteit moet qua inhoud en presentatie vernieuwend zijn. Voor individuele beeldend kunstenaars en vormgevers geldt een professionaliteitseis. In bijzondere gevallen kan de gemeente besluiten om een activiteit met een bovenlokaal karakter te subsidiëren. Burgemeester en wethouders hebben de beoordeling van de artistieke kwaliteit en het vernieuwende niveau van het project overgedragen aan de adviescommissie beeldende kunst en vormgeving. De commissieleden zijn deskundig op dit gebied. Bij de toetsing van de aanvraag aan de voorwaarden stelt de commissie zich de volgende vragen. Wat is de mate van professionaliteit? Hoe verhoudt het project zich tot het overige aanbod in de (deel)sector? Welke invloed heeft het project op het plaatselijke culturele klimaat? Welke doelgroep wordt beoogd en op welke manier wordt deze doelgroep bereikt? Wat is de oorspronkelijkheid en inhoud van het project? Op welke wijze wordt aan deze inhoud vormgegeven en welke visie spreekt hieruit? Welke kwaliteit hebben techniek, vaardigheid en de gebruikte media? Welke bijdrage levert het project aan de ontwikkeling van de kunstenaar? Welke bijdrage levert het project aan de hedendaagse ontwikkelingen binnen de beeldende kunst? Is het project haalbaar? In welk stadium bevindt het project zich? Hoe en waar wordt het project gepresenteerd? Heeft het project een positieve invloed op de marktpositie van de kunstenaar? toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 9 van 11
De adviescommissie beeldende kunst en vormgeving weegt bij de beoordeling het aantal aanvragen af tegen het beschikbare budget en stelt daarin prioriteiten. Formele voorwaarden Om in aanmerking te komen voor subsidie moet een aanvraag aan een aantal formele voorwaarden voldoen. De subsidieaanvraag moet worden ingediend vóórdat het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd plaatsvindt. Hierbij worden onderstaande deadlines gehanteerd: deadline voor projecten in de periode: 15 januari maart t/m augustus 15 mei juli t/m december 15 september november t/m april U kunt ook in een vroeg stadium een aanvraag indienen voor een activiteit in een niet onmiddellijk volgende periode. U heeft dan zekerheid over het al dan niet verkrijgen van een gemeentelijke bijdrage voordat u met de voorbereidingen start. Het aanvraagformulier moet volledig worden ingevuld en aan de volgende voorwaarden voldoen: - een heldere formulering van het plan/concept van het project; - overzichtelijk gerangschikte en complete gegevens; - een inzichtelijke financiële verantwoording (als u/uw instelling BTW-plichtig bent/is, dient de begroting inzicht te geven in de kosten en opbrengsten van de activiteiten exclusief BTW); - een verwijzing naar relevante documentatie. Documentatiekosten mag u niet in de aanvraag opnemen, tenzij deze de kern van het project vormen. Individuele kunstenaars uit Amersfoort kunnen een éénmalige subsidie aanvragen voor een bijdrage in de kosten van het aanleggen van professionele documentatie. Voor informatie over deze mogelijkheid kunt u contact opnemen met De Zonnehof, centrum voor moderne kunst te Amersfoort. Bij subsidieaanvragen voor de uitgave van een catalogus, brochure of boek moet een schetsontwerp van de uitgave worden gevoegd. Dit schetsontwerp moet een goed beeld geven van de te verwachten tekst en vormgeving en de verhouding tussen beiden. Ten aanzien van de subsidiëring van publicaties wordt een terughoudend beleid gevoerd. Publicaties komen alleen voor subsidie in aanmerking als er sprake is van een kunstenaarsboek (zijnde een zelfstandig kunstwerk) of een publicatie met een bijzonder belang voor de stad Amersfoort. Bij subsidieaanvragen voor een expositie, presentatie of manifestatie buiten de gemeente Amersfoort moet u aangeven wat de bijzondere (promotionele) waarde van juist deze activiteit is voor u/uw instelling en voor de gemeente Amersfoort. Als uw aanvraag aan alle voorwaarden voldoet, wordt deze behandeld door de adviescommissie beeldende kunst en vormgeving. In alle andere gevallen wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten. Tijdens de uitwerking kan de inhoud van het project wijzigen. Wanneer daarbij in grote mate wordt afgeweken van het in de aanvraag omschreven concept, moet u het college van burgemeester en wethouders hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte stellen. Dit geldt niet alleen als de aanvraag nog in behandeling is, maar ook als de subsidie al is vastgesteld. Documentatie Documentatie die relevant is voor de aanvraag moet u inleveren bij de gemeente Amersfoort, afdeling cultuur, toerisme en sport, ter attentie van de beleidsadviseur beeldende kunst. Als u verwijst naar reeds aanwezige documentatie in het bestand van De Zonnehof, moet u specificeren om welk materiaal het gaat. Bij de beoordeling door de adviescommissie beeldende kunst en vormgeving neemt het documentatiemateriaal een belangrijke plaats in. Het is dus in uw eigen belang dat u de commissie zo goed mogelijk informeert over uw recente werk door middel toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 10 van 11
van documentatiemateriaal, voorzien van naam, jaartal, techniek en afmetingen van het desbetreffende kunstwerk. Na afloop van de subsidieronde kunt u de documentatie zelf weer bij de gemeente ophalen. De documentatie kan eventueel per post (op eigen risico) worden teruggestuurd. Subsidiebepalingen Als richtlijn voor individuele aanvragen wordt een subsidie van maximaal 2.300,- gehanteerd en voor instellingen maximaal 6.800,-. Alle subsidies worden éénmalig verstrekt. U kunt een voorschot op het subsidiebedrag krijgen. Na afloop van het project bent u verplicht om inhoudelijk en financieel verantwoording af te leggen over het project. Het inhoudelijke verslag kan bestaan uit een eigen beschrijving van het project, een persoverzicht en een presentatie van het product. De financiële verantwoording bestaat uit een overzicht van de werkelijke inkomsten en uitgaven met een gespecificeerde toelichting. Als u BTW-plichtig bent, betekent dit een overzicht exclusief BTW. Procedure Het aanvraagformulier stuurt u naar burgemeester en wethouders van Amersfoort, Postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. De procedure verloopt dan als volgt: De adviescommissie beeldende kunst en vormgeving brengt binnen twee maanden na 15 januari, 15 mei of 15 september een advies uit aan burgemeester en wethouders. Op basis van dit advies besluit het college of u wel of geen subsidie krijgt en hoe hoog het subsidiebedrag is. Binnen één maand nadat het college het advies ontvangen heeft, krijgt u een beschikking toegestuurd. Hierin staat het besluit van het college. Wanneer u het niet eens bent met het besluit van het college, kunt u tegen de beschikking bezwaar aantekenen. U heeft daarvoor de mogelijkheid tot zes weken na de dag volgend op de verzenddatum van de beschikking. U kunt uw bezwaar indienen bij burgemeester en wethouders van Amersfoort, Postbus 4000, 3800 EA Amersfoort. Tenslotte Bij het ontbreken van gegevens of het verstrekken van onjuiste informatie kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Neem daarom bij vragen over het aanvraagformulier altijd contact op. U kunt met vragen terecht bij de beleidsadviseur kunst en cultuur, Hanjo Esselman (033) 469 4352. toelichting aanvraagformulier incidentele subsidie beeldende kunstprojecten pagina 11 van 11