VERENIGING VAN VRIENDEN VAN MUSEON EN OMNIVERSUM BELEIDSPLAN MEI 2015 - MEI 2016
INHOUD Voorwoord I. Doelstelling II. III. IV. Vaste lidmaatschapsfaciliteiten Te continueren activiteiten Uit te bouwen activiteiten V. Bestuur per 25 april 2015 VI. VII. Beloningsbeleid Contactgegevens en fiscaalnummer 2
Voorwoord Op de Algemene ledenvergadering van 25 april 2015 zijn weer de beleidsvoornemens voor het komend jaar in kort bestek gepresenteerd. Het bestuur voorziet dat het een druk jaar zal worden. De sinds enige tijd verwachte vernieuwing van de winkel gaat daadwerkelijk zijn beslag krijgen. Het bestuur is ook bezig met de verkenning hoe de ledenwerving verder te intensiveren. Dat alles kan alleen tot een goed einde worden gebracht als de gemotiveerde inzet van vele vrijwilligers onverminderd doorgaat en de uitstekende samenwerking met directies en medewerkers van Museon en Omniversum onveranderd blijft. In beide zaken heeft het bestuur alle vertrouwen. Dick van der Krogt, Voorzitter. I. DOELSTELLING VAN DE VVVMO 3
Volgens de statuten is het doel van de Vereniging van Vrienden van het Museon en Omniversum (VVVMO), het dienen van de belangen van beide instellingen door naar buiten te treden. Financiële ondersteuning van Museon en Omniversum. Behalve steun aan beide instellingen door naar buiten te treden als ambassadeur en door reclame te maken voor beide instellingen is de mogelijkheid van financiële ondersteuning van Museon en Omniversum door de Vriendenvereniging zeker zo belangrijk. Door beide instellingen worden in de loop van het jaar meer dan eens verzoeken om financiële ondersteuning ingediend. Kijkend naar de beschikbare middelen, de herkomst van deze middelen en de te financieren activiteit wordt door het bestuur hierover besloten. Een overzicht van de financieel ondersteunde projecten door de Vereniging in de afgelopen jaren is te vinden op de website www.museon.nl/vrienden. II. VASTE LIDMAATSCHAPSFACILITEITEN Aan het lidmaatschap van de Vereniging zijn standaard de volgende voordelen verbonden: Hele jaar gratis toegang tot Museon voor twee personen 10% korting in de Museonwinkel (behalve op boeken en kaarten) Gratis toegangskaart voor Omniversum bij de aanmelding als lid Viermaal per jaar 25% korting op de toegangsprijs in Omniversum Viermaal per jaar het Vriendenmagazine thuis in de brievenbus Tegen ledenprijs toegang tot diverse activiteiten Voor jeugdleden gratis deelname aan een creatieve activiteit Jaarlijks uitnodigingen voor enkele evenementen (zie hierna). Vriendenbestand 1-1-2015 Aantal leden 1498 Volwassenen 1226 Jeugd 272 III. TE CONTINUEREN ACTIVITEITEN 4
Extra aanbod aan leden Jaarlijkse filmvoorstelling en jeugdmiddag. Het gaat om het populaire aanbod om met twee personen gratis een filmvoorstelling in Omniversum te bezoeken. Dat wordt gecontinueerd. Speciaal voor de jeugd wordt een middag georganiseerd waarvan de inhoud wisselt, meestal samenhangend met het tentoonstellingsaanbod. Activiteit aansluitend op Algemene Ledenvergadering. De ALV mag zich in een toenemende belangstelling verheugen. Daaraan zal het aanbod van een activiteit na de vergadering zeker bijdragen. Deze formule blijft gehandhaafd. Vrienden tenminste 1x per jaar uitnodigen voor een opening van een Museon tentoonstelling. In de huidige opzet organiseert Museon één grote en enkele kleine(re) tentoonstellingen per jaar. Vrienden worden uitgenodigd voor een preview of opening of een exclusieve rondleiding langs een nieuwe expositie. Jaarlijkse bijeenkomst bestuur-ereleden. In januari 2014 was er voor het eerst een bijeenkomst van ereleden en het bestuur. Dat is zodanig goed bevallen dat het een jaarlijks terugkerende gebeurtenis wordt. Oogmerk is het huidige bestuur te laten profiteren van ervaringen en suggesties van de ereleden, die meestal lange tijd betrokken waren bij Museon en Omniversum, en om feedback te ontvangen. Materieel en immaterieel ondersteunen van het Vriendenmagazine. Het bestuur handhaaft de financiering van het Vriendenmagazine en blijft lid van het redactieteam. Het magazine in zijn huidige papieren vorm, met achtergrondinformatie over Museon en Omniversum en vooruitblik op de programma s, wordt zeer gewaardeerd door de Vrienden. Het is echter niet een specifiek verenigingsblad. Het magazine is bedoeld om Museon en Omniversum breed onder de aandacht van het publiek te brengen. Daarom wordt het door winkelvrijwilligers verspreid bij wijkgebouwen, bibliotheken en enkele grote instellingen in Den Haag. Het wordt gratis aangeboden aan bezoekers van Omniversum en Museon. 5
De redactie van het magazine wil de samenwerking met de Vrienden vergroten en is gestart met het laten recenseren van tentoonstellingen en films door de Vrienden. Vrienden die geïnteresseerd zijn in het schrijven van een recensie worden van harte uitgenodigd zich telefonisch of via email te melden bij het bestuur. De kleurstelling van het magazine is het afgelopen jaar langzaam aan soberder geworden en meer in overeenstemming gebracht met de huisstijl van Omniversum en de nieuwe huisstijl van Museon. Het nieuwe logo van de Vrienden is daar eveneens op afgestemd. De finale neerslag daarvan is in het vierde kwartaalnummer 2015 van het magazine zichtbaar. Werven van leden Verspreiden ledenfolder onder bibliotheken en wijkcentra. Het nieuwe logo van de Vrienden vraagt dat de folder voor aanmelding als vriend wordt aangepast. Dan zal tevens de mogelijkheid tot automatische incasso worden opgenomen. De voordelen van het lidmaatschap worden in de Museonwinkel actief onder de aandacht gebracht en de folder wordt gezamenlijk met het magazine verspreid onder wijkcentra, bibliotheken etc. Folderen bij Uitmarkt (en mogelijke andere publieksevenementen). Gewoontegetrouw is de vereniging aanwezig op de Uitmarkt en andere evenementen waar Museon of Omniversum zich presenteren. Het aanspreken van bezoekers en uitdelen van ledenfolders leidt ter plekke niet of weinig tot nieuwe Vrienden, maar de instellingen worden onder de directe aandacht gebracht en dat is van belang. Vriendenoproepen De suggestie van een van de ereleden, om voor of na filmvoorstellingen in Omniversum op de koepel een oproep te laten verschijnen om vriend te worden, is gerealiseerd. Een overeenkomstige oproep zal binnenkort ook voorafgaand en na afloop van presentaties in Museon getoond worden, bijvoorbeeld bij de populaire dinsdagmiddaglezingen in Museon. Sinds kort vermelden de toegangskaarten van Omniversum op de achterkant de oproep om vriend te worden. Als de huidige voorraad op is zal dit ook bij de toegangskaarten van het Museon het geval zijn. 6
Nieuws- en informatieverstrekking Info over de vereniging op websites. Organisaties die de status van Algemeen nut beogende instelling (ANBI) hebben, genieten fiscale voordelen bij schenkingen. Ook donateurs profiteren daarvan. De Vriendenvereniging heeft die status. Sinds 1 januari 2014 verplicht de Belastingdienst ANBI organisaties via een website breed inzicht te geven in het wel en wee van de instelling. De vereniging benut de websites van Museon en Omniversum om voor de vereiste openbaarheid van informatie te zorgen. De teksten op deze twee websites zijn onlangs gelijk getrokken. Op de site van Museon is aanvullend dit beleidsplan te vinden, de begroting en een financiële verantwoording. Digitale nieuwsbrieven Museon en Omniversum Vrienden die zich hiervoor hebben aangemeld hebben gemeld, krijgen de digitale nieuwsbrief van Museon toegestuurd. Met Omniversum wordt eveneens gesproken over een digitale nieuwsbrief die ook naar de Vrienden gaat. IV. UIT TE BOUWEN ACTIVITEITEN Onderzoek naar andere vormen van financiële ondersteuning Donaties zijn een bekende vorm van financiële ondersteuning. De vereniging is enkele jaren geleden met een omvangrijke donatie verblijd. Van tijd tot tijd wordt er aandacht gevraagd voor deze ondersteuning. Bij Museon is een informatiefolder hierover verkrijgbaar. Het bestuur wil andere vormen van financiële ondersteuning onderzoeken, zoals sponsoring. Dit zal in nauw overleg met Museon gebeuren. Daar werkt men al met sponsors voor evenementen en tentoonstellingen en heeft men bijvoorbeeld ook een Ambassadeursclub. De Vrienden en Museon moeten elkaar natuurlijk niet voor de voeten gaan lopen. Professionalisering winkelvrijwilligers De Vereniging is eigenaar van de Museonwinkel. De netto opbrengsten van de winkel zorgen voor financiële ondersteuning van Museon. Het bestuur wil de Museonwinkel naar een hoger niveau tillen. Daar moet in de eerste plaats een nieuwe winkelinrichting en presentatie voor zorgen (zie hierna). Professionalisering van de ruim 35 winkelvrijwilligers draagt daar ook aan bij. In de begroting is een opleidingsbudget gereserveerd. 7
Bestuur- en winkelvrijwilligers Het zoeken naar verbinding met jongeren en naar een geschakeerd bestuur gaat door. Ook zullen extra inspanningen moeten worden geleverd om het bestand aan vrijwilligers voor de winkel op peil te brengen en te houden. Nieuwe winkelinrichting De indeling en inrichting van Museon gaan veranderen. Het bestuur heeft dit aangegrepen om samen met het management van Museon tot een nieuw ontwerp voor de winkelinrichting te komen. De winkel schuift meer Museon in en de inrichting volgt de laatste ontwikkelingen op het gebied van presentatie. Eind 2015 start naar het zich laat aanzien de uitvoering van de nieuwe inrichting op de huidige plek. Winkelvrijwilligers kijken zeer naar de oplevering uit want het maakt hun werk in de winkel aantrekkelijker en zal naar verwachting de verkoop stimuleren. Het verplaatsen van de winkel wordt niet voor 2016 verwacht. Intensivering ledenwerving als thema bij 65 jarig jubileum in 2016 Hoofddoel van de viering: ledenwerving. Ervaringen van andere Vriendenverenigingen leren dat een jubileum de omgeving bedrijven, leden, vrijwilligers, belanghebbenden - over de streep kan trekken om iets extra s te doen voor de jubilaris. Het is de gelegenheid om speciale activiteiten te ontwikkelen, met name als het doel ledenwerving is. Via de Federatie van Vriendenverenigingen wordt bij andere verenigingen gevraagd naar goede voorbeelden van speciale ledenwerfacties en naar tricks en tips hiervoor. Het bestuur ontwikkelt een plan van aanpak voor intensivering van ledenwerving. Het is mogelijk dat in 2016 een zeer actieve campagne wordt gevoerd van beperkte duur of dat 2016 het startpunt wordt voor een campagne over meerdere jaren. De keuze daarin wordt sterk beïnvloed door de menskracht van het huidige bestuur en of het mogelijk is het bestuur op het punt van bijvoorbeeld marketing te versterken. Ook de mate waarin het bestuur inzet door derden weet te bewerkstelligen speelt daarbij een rol. De keuze hangt ook af van de uitkomsten van een opdracht, op verzoek van het bestuur uitgevoerd door studenten van de Hogeschool Windesheim. Zij voeren een krachtenveldanalyse uit van de vereniging en ontwikkelen op grond daarvan een communicatiestrategie. 8
V. SAMENSTELLING VAN HET BESTUUR Per 25 april 2015 bestaat het bestuur van de VVVMO uit: - de heer T.W. (Dick) van der Krogt, voorzitter - mevrouw M.J. (Mieke) Vischer, secretaris - de heer P.R.M. (Peter) Schreuder, penningmeester - mevrouw M. (Marjan) Engels, algemeen lid - mevrouw T. (Ton) Robers, algemeen lid - de heer F. (Frits) Steenbruggen, winkelmanager VI. BELONINGSBELEID Geen enkele vrijwilliger bestuurslid noch winkelvrijwilliger ontvangt een geldelijke beloning. Beloning in natura bestaat uit een jaarlijks bescheiden diner voor alle vrijwilligers, een kerstpakketje, activiteiten met korting op grond van de Haagse vrijwilligerspas en gratis toegang voor meerdere personen tot enkele instellingen. VII. CONTACTGEGEVENS EN FISCAALNUMMER VVVMO Stadhouderslaan 37 2517 HV Den Haag Tel. 070-3381 452 Email: vvv@museon.nl Website: www.museon.nl/vrienden www.omniversum.nl/vrienden Bankrekening: NL45INGB0000611959 Fiscaalnummer: 8023.64.573.B.01 9