Tuinvereniging de Heldevier. 27-01-2017. Jaarvergadering over tuinjaar 2016. Locatie Tromelare van Heerlen. (achter het cultuurhuis op de sittarderweg te Heerlen) Agenda: 1.Opening door voorzitter. Mededelingen. 2.Notulen jaarvergadering tuinjaar 2015. Op of aanmerkingen.. 3.Verslag van de secretaris lopend tuinjaar 2016. 4. Financieel verslag van de penningmeester van lopend tuinjaar 2016./budget 2017. 5.Verslag van kas controle commissie tuinjaar 2016. Goedkering financieel verslag 6.Pauze: 20min. koffie en vlaai. 7.Nieuwe bestuursleden. Beste tuinders er zal een aanvulling van bestuursleden moeten komen met minimaal twee personen. Wij voldoen niet aan onze statuten en kunnen zo niet verder gaan. 8.verkiezing nieuw lid kascontrole commissie 2017. 9.Binnengekomen agendapunten.(vooraf indienen via secretaris.) 10.Voorzitter,formulier aardappelteelt. Regelgeving en beheerformulier invullen. 11.Tuinbeheerder,Afspraak m.b.t.bouwen tuinkast -tuinhuisje Geen bouw zonder toestemming bestuursleden. Bij risicobouw borg betalen (opruimkosten.) Borg hoogte bepaald het bestuur. 12.Secretaris, (wwwvolkstuindeheldevier.nl ) Info m.b.t. huishoudelijk regelement. Info m.b.t. jaarverslag 2016/2017. Aanwezig 19 leden zie aanwezigheidslijst. (map penning meester) Afwezig met kennisgeving: Y.La Lau,R,Quaedackers,H.Engbers Zonder kennisgeving (15.)
. Vergadering wordt geopend door Voorzitter Henk van Loo. Wij houden 1 minuut stilte om onze vriend en tuinder te gedenken die op 11mei van ons is heen gegaan. Hij was van ons als tuinder en ex bestuurslid een man van woord en daad. Je kon van hem aan en droeg onze vereniging een warm hart toe. In gedachten leef je voort. 1. Voorzitter heet ieder welkom. Bedankt mensen voor hun inzet. De tuin is van iedereen samen zijn wij de vereniging. Voor de twee opschoondagen en acties van tuinders buiten die dagen. De watervoorziening pompen en vaten vullen. Het promoten naar buiten toe de jongerendagen en de inzet bij het parkfeest. De bijzondere actie naar onze wijkvereniging toe van onze leden met als doel communicatie verbeteren ons te presenteren naar de jeugd toe(zij denken dat alle groente uit een potje komen.)en de financiële ondersteuning van onze vereniging bespreekbaar te maken zodat de contributie niet verder verhoogd hoeft te worden. Zonder hen was dit niet te realiseren. Uitredende leden: John Grond.Jaar tuin heeft gehad en Albert Pellerei heeft te weinig tijd. Nieuwe leden.:annemie Laumann,Samantha Kappes,Hans van Grimbergen,Carl Huyts,Alzaha. Stellen zich even voor. Volgens statuten bestaat het bestuur uit 5 /7 leden dit zal opgelost moeten worden wij zijn te kwetsbaar als bestuur bij ziekte en of ongeval dan zijn wij niet meer levensvatbaar.(en houden wij op te bestaan.)wij gaan dit niet afwachten en vragen voor een oplossing bij de leden. Hier komen wij op terug agenda punt 7.
2. Notulen jaarverslag 2015. Toevoegen dat er in 2015 en kruiwagen is ontvreemd bij een van onze tuinders. 3. Verslag van de secretaris Peter Ernst. 19 januari. Post Heerlen: persbericht ontvangen voor initiatieven van bewoners en actie ondernomen, contact met Alcander gemaakt. 18 maart. Bestuursvergadering met project ondersteuning van Henk Engberts. Externe: Sandra Zeegers van Alcander en Susan Hurenkamp van de Gemeente Heerlen. Belang van de verenging sociaal samenzijn met alle lagen van de bevolking van de wijk en aangrenzende wijken. Besproken budget overzicht en door ons gewenste buffer. Verhoging van de huur tuin (opmerking jaarvergadering 2015 meegenomen) Snelste actie: contacten met buurtorganisatie gelden gaan daar altijd heen en de contactpersonen. 14 april. Bestuur samenstelling bij van koophandel afgewerkt. 16 april. Verzoek binnengekomen van Nienke van jongerenwerk voor een bezoek op 1 aug met jongeren de tuinen te bezoeken. 21 april. Bestuursvergadering. Rooster opschoon dagen jongerenwerk parkfeest en stand van zaken vergadering 18 maart en de te ondernemen acties. 28 april. Werkoverleg overleg bestuur.
Mail naar tuinders gegaan: Toezegging van gemeente dat er een bijdrage zal komen ter ondersteuning en voor de komende activiteiten. Poort info gemaakt van aandachtspunten tuin rooster 2016. Opschoon dagen, parkfeest, bezoekjongeren, honden aan de lijn, opmerking statuten blad 4 art.12 punt.4. (bestuur moet naar 5/7 leden.) 13mei. Correspondentie geweest met Susan Hurenkamp voor aanvullende info m.b.t. aantal leden en kavels en externe acties naar de wijk toe. 27 mei. Mail binnen gekomen gericht naar bestuur en leden over geuite zorgen over uitvallen van bestuur bij de opschoon dag 28 mei. 27 mei heeft secretaris naar leden hier een duidelijk antwoordt op gegeven naar leden hoe hier mee om te gaan. 23 juni. Binnengekomen post toezegging van de ondersteuning van een bedrag van 3000 euro van de Gemeente Heerlen. 24 juni. Bedankje uitgegaan naar Sandra Zeegers (Alcander) voor haar inzet. Werkoverleg bestuur geweest. Er i.v.m. wateroverlast vooral op onderste tuinen grind,zand,drainagebuis en worteldoek aangeschaft zodat betrokkenen dit zelf konden aanleggen dit alles onder regie van onze tuinbeheerder Freek. Brief uitgegaan voor jongerenactiviteiten werkwijze en programma. Imker inschakelen en nog 6 tuinders benaderen voor ondersteuning 23 juli. Opschoon dag ter vervanging van de eerder uitgevallen dag. Reservering kraam parkfeest en draaiboek volgen van voorgaand jaar. 1 juli.
Mail ont vangen m.b.t. klacht over uitwerpsel honden poep tussen de aardbeien Mail beantwoordt met de constatering dat deze waarschijnlijk van de vos zou kunnen zijn en dat wij dit zullen laten onderzoeken. 20 juli. Verzoek ontvangen de bloementuin in de verhuur te gaan doen. 4 Aug. Bericht ontvangen van poep op de tuin dit was een vossen drol. Via mail de klacht afgehandeld en bedankje voor de tuinders die de drol hebben laten onderzoeken. 19 aug. Rondgang bestuur langs de tuinen. Mail gegaan naar tuinders die achterstallig onderhoud hebben om dit spoedig op te lossen 3 sept. Tweede Opschoon dag geweest. Bijpraten invulling open dag tuinen. 11 sept. Parkfeest en open dag op de tuinen. 18 sept. Laatste reactie binnen gekomen van tuinder i.v.m. onderhoud van zijn tuin. 10 okt. Melding binnengekomen van tuinder over diefstal van 8 palen van 2 meter. 17 nov. Bestuursvergadering Planning voorde jaarvergadering en agenda samenstelling. 30 oktober. Persbericht naar wijkbladen MSP en GSM gestuurd voor in wijkbladen van december. 4. Financieel verslag van onze penningmeester. Afgelopen jaar heeft onze kas een door bijdrage Gemeente een goede basis gekregen.
Na het voorlezen van de in en uitgaven door onze penningmeester werd er een compliment gegeven voor de duidelijke boekingen en goed verzorgt. Overzichten zijn altijd ter inzage voor de leden indien gewenst. Contributie betaling via de bank ING tuinvereniging de Heldevier NL89 INGB 0005 095768 5. Goedkeuring door drie leden van de kascontrole commissie over boekjaar 2016. Nieuw lid H.Engbers uittredend lid Fr.Höper. 6. Pauze: Er werd gezellig bijgepraat door de leden onderling. 7. Peter Louws en Frits Höper treden bij tot het bestuur zodat wij weer aan onze verplichtingen kunnen voldoen bedankt alvast. Toch blijft dit nog een aandachtspunt voor de toekomst gezien de samenstelling leeftijd en tijdsdruk van bestuursleden. Vraag van een nieuw lid hoeveel tijd gaat hierin zitten en wat zijn onze taken. Als aanzittend lid zonder extra functie vijf vergaderingen van 1.1/2. Uur Het parkfeest dus onze open dag en mogelijk twee opschoondagen van elk 4 uur dit laatste verwachten wij ook van alle leden. Natuurlijk kan er altijd iets zijn dat men niet kan dan gewoon afmelden. Bestuursleden hebben een luisterend oor maar leden die iets kwijt willen richting bestuur altijd per mail of een geschreven brief afgeven dan pas wordt het opgenomen in vergadering en verslag gemaakt. Volgende vraag naar onze statuten en regelement zullen overhandigt gaan worden. 9. Agenda punten leden -Planning maken in voorjaar voor haksel dag..(via poortbericht na maart) -Diefstal palen Correcte melding gemaakt via mail (geregistreerd)helaas weten wij niet wie ze heeft.weggehaald op andermans tuin. -Sleutels van mensen die geen tuin hebben zijn opgehaald en of ingeleverd in 2015. -Kavelbezetting tuinen op een of twee tuinen na is alles weer bezet huidige stand van zaken.
-Norm wanneer is een tuin niet in orde welke norm hanteren jullie..eerste regel de buren klagen b.v. overlast onkruid. (per mail of brief).tweede regel het bestuur bepaalt.(zijn met vijf man kunnen dus een deskundig oordeel vormen.).secretaris meld dit schriftelijk aan betreffende tuinder met verzoek dit op te lossen en verwacht een antwoord.(privacy gewaarborgd.) 10. Er zijn in ons lokaal op de tuin weer formulieren voor de aardappelteelt deze weer in te vullen en in te leveren. 11. Vanaf heden 2017 bij bouw van tuinhuisjes altijd aan te vragen bij bestuur (Freek) Bij milieu onvriendelijke materialen zal er een opruim borg worden vastgesteld. Opruimen kost de vereniging dus jullie tuinders geld als dit niet door tuinder zelf gedaan wordt wat een reële kans is. Dus bij risico bouw zal er borg betaalt gaan worden om het voorgaande te borgen. Vraag dus eerst wat kan er zijn voldoende voorbeelden op de tuin wat wel en niet kan. 12. Op onze website wwwvolkstuindeheldevier.nl zal in 2017 het volgende geplaatst gaan worden. Info m.b.t. Huishoudelijk reglement. Info m.b.t. Jaarvergadering 2017. enz. Planning jaarvergadering 2018. Op vrijdag 26 januari 19.30/21.00 uur. zelfde locatie. Agenda punten indienen bij secretaris voor mail adres zie info kast. Zodat in de toekomst ieder dit kan inzien.(en bij het niet ontvangen of kwijtraken van post) Nadat de voorzitter ieder heeft bedankt sluit deze de vergadering. Secretaris Peter Ernst.