PROJECTOPROEP DE MERODE Quick Wins 2013 2014 REGLEMENT Inhoudstafel. 1. REGLEMENT.... 2 1.1. PROCEDURE.... 2 art. 1: Wie kan een project indienen?... 2 art. 2: Welke projecten komen in aanmerking - selectiecriteria?... 2 art. 3: De selectie, de selectiecriteria en de goedkeuring van de projectvoorstellen.... 3 art. 4: De uitvoering van de projecten.... 4 art. 5: Wanneer wordt er uitbetaald?... 4 art. 6: Communicatie - meldingsplicht - informatieverstrekking?... 4 art. 7: Declaratiedossier.... 5 art. 8: Controle.... 5 1.2. RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING.... 6 art. 9: Projectsubsidie.... 6 art. 10: Welke kosten komen in aanmerking?... 6 art. 11: Welke kosten komen niet in aanmerking?... 6 art. 12: Hoe kunnen kosten worden ingediend?... 7 art. 13: Het correct aangeven van de juiste projectkosten.... 7 art. 14: Hoe wordt uitbetaald?... 7
1. REGLEMENT. 1.1. PROCEDURE. art. 1: Wie kan een project indienen? Alle lokale verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, provinciebesturen, organisaties, scholen of bewoners uit de gemeenten Aarschot, Diest, Geel, Herselt, Hulshout, Laakdal, Scherpenheuvel-Zichem, Tessenderlo en Westerlo én de projectpartners van het plattelandsproject de Merode die een project willen realiseren dat voldoet aan later vernoemde selectiecriteria. Verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, provinciebesturen, organisaties, scholen of bewoners die een project willen uitvoeren dat rechtstreeks bijdraagt tot de uitvoering van het vernieuwde Integraal plan de Merode, prinsheerlijk platteland, 2012 2017. Elke indiener kan maximaal 3 projecten indienen. De ingediende projecten zijn gesitueerd binnen de gemeenten van de Merode, Prinsheerlijk platteland : Aarschot, Diest, Geel, Herselt, Hulshout, Laakdal, Scherpenheuvel-Zichem, Tessenderlo en Westerlo. art. 2: Welke projecten komen in aanmerking - selectiecriteria? De ingediende projecten dienen te kaderen binnen één van de vier pijlers van het vernieuwde Integraal plan de Merode, prinsheerlijk platteland, 2012 2017. De vier pijlers geven uitvoering aan de projectmissie de Merode. Pijler 1: de Merode, platteland met klasse; Speerpunt 1.1: We koesteren ons waardevol landschappelijk, onroerend en cultureel erfgoed Speerpunt 2.2: We koesteren ons waardevol natuurlijk erfgoed Speerpunt 2.3: We koesteren onze stilte, rust en ruimte als belangrijke Erfgoedwaarden Pijler 2: de Merode, innovatief en gastvrij platteland; Speerpunt 2.1: We versterken onze lokale plattelandseconomie Speerpunt 2.2: We versterken onze duurzame landbouw Speerpunt 2.3: We versterken onze toegankelijkheid en gastvrijheid Pijler 3: de Merode, zelfbewust platteland; Speerpunt 3.1: We onderscheiden ons door onze herkenbaarheid Speerpunt 3.2: We onderscheiden ons door onze communicatie en educatie Speerpunt 3.3: We onderscheiden ons door onze gemeenschap van inwoners Pijler 4: de Merode, zelfstandig platteland. Speerpunt 4.1: We verankeren de Merode voor toekomstige generaties Het vernieuwde Integraal plan de Merode, prinsheerlijk platteland, 2012 2017 kan aangevraagd worden op het projectsecretariaat, Vlaamse Landmaatschappij, Cardijnlaan 1 B-2200 Herentals 014/258300 of via info@demerodeonline.be/. Of is digitaal ter beschikking op www.demerodeonline.be. De ingediende projecten mogen niet in tegenspraak zijn met de doelstellingen die opgenomen zijn in eerder goedgekeurde beleidsdocumenten (Vlaams, provinciaal of lokaal niveau). 2
De projecten moeten op korte termijn uitvoerbaar zijn, dit wil zeggen dat ze voor december 2014 moeten worden uitgevoerd. De uitvoering mag pas starten na de toekenning van de subsidie (zie verder bij richtlijnen financiële ondersteuning). Eerder gerealiseerde initiatieven, initiatieven die reeds in realisatie zijn en initiatieven in realisatie die de eindtermijn van december 2014 overschrijden, komen niet in aanmerking voor de subsidie. Projecten die in een vorige oproep van Quick Wins werden ingediend, komen niet meer in aanmerking. De projectsubsidie moet een wezenlijke bijdrage leveren tot de realisatie van het project. Projecten komen in aanmerking als het aanvraagformulier correct is ingevuld én tijdig via een schriftelijk, ondertekend schrijven én digitaal bezorgd wordt aan het projectsecretariaat de Merode (uiterste indieningstermijn = vrijdag 23 augustus). art. 3: De selectie, de selectiecriteria en de goedkeuring van de projectvoorstellen. De hiervoor ingediende projectvoorstellen worden door het projectsecretariaat getoetst aan de selectiecriteria (zie art.2) en door een onafhankelijke jury beoordeeld: De ingediende projecten dienen te passen in minstens één van de 4 pijlers van het integraal plan. De projectaanvrager geeft duidelijk aan in welke pijler(s) zijn project zich situeert. De jury zal elk projectdossier apart beoordelen en advies geven. Een maximumbedrag van 125.000 wordt verdeeld over de goedgekeurde projecten, met een maximum van 5.000 cofinanciering per dossier (cofinanciering van 50%). De ingediende projectdossiers geven in ieder geval uitvoering aan het geactualiseerd integraal plan de Merode. Bij de projectopzet kan inspiratie gevonden worden in de vijf thema s die centraal staan in de gebiedsvermarkting van de Merode, prinsheerlijk platteland: 1. Merode, prinsheerlijk platteland: de verhaallijn vormt de link met de familie de Merode en verwijst naar het ontstaan van het plattelandsproject. Het gaat dan om bv. de sporen die de familie in het landschap achterlieten, de herinneringen die bij de bewoners leven over de familie, de erfschatten die zij schonken en/of bezitten, Ook algemene associaties zoals prinsen en prinsessen liggen in het verlengde van deze verhaallijn. 2. Merode, prinsheerlijk platteland: de verhaallijn verwijst naar de witheren en de abdijen van Tongerlo en Averbode, de kunst die er aanwezig is, de orde van witheren, de invloedsfeer in de ontwikkeling van het landschap, economische activiteiten, 3. Deze verhaallijn verwijst naar het natuurlijk erfgoed dat aanwezig is in de Merode, het landschap, de natuurontwikkeling, de bossen en de riviervalleien van Nete en Demer. Hierbij hoort ook hoe de bewoners het landschap hebben gebruikt, bewoond en bewerkt. 4. De vierde verhaallijn is stilte, rust en ruimte. Stilte en rust worden beschouwd als een erfgoedwaarde in de Merode. 5. Deze verhaallijn gaat om volksverhalen en ambachten, literatuur van bekende schrijvers (bv. Claes en Elsschot) en muziek. Ook de mondelinge traditie in de Merode behoort tot deze verhaallijn. Muziek als vorm van overlevering of die inspireert op de bovenstaande verhaallijnen hoort hier bij uitstek thuis (bv. Merode spektakel, ) De jury zal letten op de originaliteit, de kwaliteit, de organisatorische haalbaarheid en de participatiegraad van het project. Na de goedkeuring door de jury, worden de subsidies bekrachtigd door de stuurgroep van het plattelandsproject de Merode en zal het projectsecretariaat de initiatiefnemers op de hoogte brengen. Indien de aangevraagde projectsubsidies gezamenlijk het maximumbedrag van 125.000 overschrijden, zal een klassering worden opgemaakt, waarbij de hoogst geklasseerde projecten een cofinanciering (50%) krijgen, tot het totaalbedrag van 125.000 volledig besteed is. 3
art. 4: De uitvoering van de projecten. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van zijn/haar project. Indien de uitvoering van het project vergunningsplichtig is moet hij/zij de nodige vergunningen vooraf aanvragen bij de daartoe bevoegde overheid en mee in het aanvraagdossier opnemen als bijlage. Niet vergunde, vergunningsplichtige werken worden niet gesubsidieerd of gesteund, ook niet indien de werken achteraf geregulariseerd worden. Officieel mogen de werken pas starten na de vergunningsverlening door de daartoe bevoegde overheid. De initiatiefnemer mag van start gaan met de uitvoering van zijn/haar project na de officiële mededeling dat zijn/haar project is goedgekeurd. art. 5: Wanneer wordt er uitbetaald? Voor elke euro die wordt gesubsidieerd, zal de initiatiefnemer zelf een euro moeten betalen (dus 50% subsidie met een maximum van 5.000 cofinanciering). Enkel wanneer de nodige facturen EN betalingsbewijzen kunnen worden voorgelegd, kan er aanspraak worden gemaakt op financiële ondersteuning. Na goedkeuring van het declaratiedossier door het projectsecretariaat wordt de cofinanciering overgemaakt aan de initiatiefnemer. In de praktijk kan de initiatiefnemer ongeveer 1,5 maand na het indienen van zijn declaratiedossier de storting verwachten. (zie ook1.2 Richtlijnen financiële ondersteuning en art 7 Declaratiedossier ) OPGELET: Er worden in geen geval financiële voorschotten voorzien voor de goedgekeurde quick-win projecten, dit in tegenstelling met de voorgaande quick-win periodes in het projectgebied de Merode. art. 6: Communicatie - meldingsplicht - informatieverstrekking? Het gesubsidieerde project kan enkel een meerwaarde voor de Merode betekenen indien zichtbaarheid van de Merode wordt nagestreefd. Dit kan aan de hand van een goede en duidelijke communicatiestrategie. In de aanvraag dient men aan te tonen welke acties er worden ondernomen om de Merode, prinsheerlijk platteland bekend te maken. Voorbeelden zijn zichtbaarheid op eigen website, persartikels, gebruik van sociale media, affiches, Het projectsecretariaat kan hierin ondersteunen indien nodig. De huisstijl van de Merode moet gebruikt worden bij elke publicatie en elke uitgave die in het kader van het project wordt gerealiseerd. Dit houdt in dat het logo van de Merode op elk officieel document moet staan dat verwijst naar het project en het sjabloon van de huisstijl bij voorkeur wordt toegepast bij elke publicatie. Voor dat laatste biedt het projectsecretariaat ondersteuning aan. Ook op de plaats van de werken verbindt de initiatiefnemer zich ertoe steeds duidelijk melding te maken van het project. Dit gebeurt door het duidelijk melden en zichtbaar maken van het logo van de Merode en volgende vermelding: Dit project wordt gerealiseerd en gecofinancierd in het kader van het pilootproject plattelandsbeleid de Merode, in opdracht van de Vlaamse regering. Het projectsecretariaat stelt communicatiemateriaal ter beschikking om de uitstraling van de Merode uit te drukken tijdens een publieksmoment. Dit kan zijn: vlag de Merode, banner de Merode, ontdek de Merode folders, fotobrochure de Merode, Het promomateriaal kan aangevraagd worden bij het projectsecretariaat de Merode of bij de toeristische dienst van de betrokken gemeente. De initiatiefnemer dient tevens een rechtenvrije foto van het project aan het projectsecretariaat te bezorgen (digitaal). Deze zal gebruikt worden voor promotie en publicatie rond de projecten. 4
art. 7: Declaratiedossier. Na uitvoering dient een declaratiedossier van het project overgemaakt te worden aan het projectsecretariaat. Het declaratiedossier dient opgemaakt en overgemaakt te worden volgens de beschrijving hieronder. Het declaratiedossier wordt in één schriftelijk exemplaar en één digitaal exemplaar overgemaakt aan het projectsecretariaat: Met de vermelding: Vlaamse Landmaatschappij t.a.v. Projectsecretariaat de Merode Adres: Cardijnlaan 1 B-2200 Herentals info@demerodeonline.be Het declaratiedossier omvat 3 hoofdstukken: (een sjabloon wordt via e-mail overgemaakt aan de initiatiefnemer) o 1. Inhoudelijk rapport Activiteitenverslag (chronologisch overzicht van de activiteiten) Resultaten Toegepaste communicatiestrategie (overzicht van communicatieacties en bewijsmateriaal) o 2. Financieel rapport ( invullen Excel tabel : Cofinanciering projecten de Merode ) o 3. Handtekening initiatiefnemer Hiermee verklaart de initiatiefnemer het declaratiedossier als definitief en correct ingevuld conform de regels vermeld in dit reglement. Voor de ingediende kostenbewijzen (facturen, loonfiches, onkostennota s) én betaalbewijzen deel uitmakend van het financieel rapport gelden volgende regels: o De kosten worden in chronologische volgorde en per kostengroep in het declaratiedossier opgenomen.( Invullen in de Excel tabel Cofinanciering projecten de Merode) Hierbij komt elke regel in de overzichtstabel overeen met 1 bladzijde ofwel 1 geniet bundeltje dat een uniek volgnummer krijgt en vermeld moet worden op de kosten- en betaalbewijzen. o Op alle documenten wordt, indien niet onmiddellijk duidelijk, de bedragen die werden betaald en de relevante datum gemarkeerd. - Het declaratiedossier wordt ten laatste 2 maanden na de definitieve oplevering van de werken overgemaakt aan het projectsecretariaat. Dit houdt in dat de uiterste indieningsdatum 1 maart 2015 is. Waar mogelijk dient op elk kostenbewijs en betaalbewijs een vermelding worden gemaakt van de Merode. art. 8: Controle. Het projectsecretariaat kan steeds gegevens opvragen en noodzakelijke controles (zowel administratieve controles als terreincontroles) uitvoeren. Indien de bepalingen en richtlijnen opgesomd in dit reglement niet strikt opgevolgd worden kan het projectsecretariaat alsnog de subsidie weigeren. Tot 12 maanden na overschrijving van het steunbedrag kan het projectsecretariaat alsnog het overgemaakt steunbedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen. 5
1.2. RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING. art. 9: Projectsubsidie. Een bedrag van 125.000 wordt ter beschikking gesteld voor de uitvoering van korte termijn initiatieven door lokale verenigingen, ondernemers, gemeentebesturen, organisaties, scholen of bewoners in het gebied de Merode. Dit moet een substantiële ondersteuning toelaten per initiatief waarbij maximaal 50 % van de totale kostprijs van het initiatief gecofinancierd wordt en waarbij de gevraagde projectsubsidie niet meer dan 5.000 mag bedragen. art. 10: Welke kosten komen in aanmerking? Enkel werkelijke of reële kosten gekoppeld aan de goedgekeurde activiteiten kunnen worden ingediend; wat wil zeggen dat deze kosten moeten aangetoond worden met reële kostenbewijzen en betaalbewijzen (= rekeninguittreksels). Er worden enkel kosten aanvaard: o die betrekking hebben op activiteiten die plaatsvonden tussen de datum van mededeling 1 en 31-12-2014. o die a.d.h.v. boekhoudkundige documenten gedateerd en bewijsbaar zijn, dat ze plaatsvonden tussen de datum van mededeling en 31-12-2014. Werkelijke kosten kunnen betrekking hebben op: 1. Externe expertise. Kosten voor het inschakelen van externe expertise (bijvoorbeeld externe bureaus) kunnen mee opgenomen worden in het declaratiedossier. De noodzakelijke gunningprocedures dienen nageleefd te worden en als bijlage in het declaratiedossier te worden opgenomen. 2. Investeringen en infrastructuurwerken. Als investeringsuitgaven worden slechts kosten aanvaard die in de loop van het project gemaakt worden, die betrekking hebben op het project en verifieerbaar zijn. Investeringskosten komen enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode die overeenkomt met de projectduur en niet voor de volledige aanschaffingskost. Deze afschrijvingstermijnen kunnen aangetoond worden in de boekhouding van de organisatie. 3. Communicatiekosten. Kosten met betrekking tot communicatie, promotie- en publiciteit omtrent het projectvoorstel en de resultaten ervan kunnen mee ingediend worden. 4. Verplaatsingskosten. Kosten voor verplaatsingen in het kader van het projectvoorstel worden als werkelijke kosten beschouwd. De berekeningsmethode en de kosten dienen in overeenstemming te zijn met de bij de overheid geldende kilometertarieven en dienen gestaafd te worden met mogelijke bewijsstukken. 5. Accommodatiekosten. Onder accommodatiekosten worden kosten verstaan die betrekking hebben op het organiseren en het faciliteren van bijeenkomsten in het kader van het projectvoorstel. 6. Werkingskosten. Werkingskosten in het kader van het projectvoorstel kunnen gesubsidieerd worden. art. 11: Welke kosten komen niet in aanmerking? Kosten waarvoor de betaling later plaatsvindt dan 31-12-2014, worden niet meer aanvaard als subsidiabele kosten. Personeelskosten komen niet in aanmerking. Kosten voor erfbeplanting, die ook in het kader van een beheersovereenkomst kunnen worden gefinancierd, kunnen geen bijkomende financiering vanuit het budget Quick Wins krijgen. Werkingskosten die niet aanvaard worden: 1 Na goedkeuring zal het projectsecretariaat de officiële mededeling per schrijven versturen. Vanaf de datum van de in ontvangstname kunnen de gedateerde kosten ingebracht worden. 6
Kosten die geen duidelijke relatie hebben met het project. Personeelskosten voor vrijwilligers zijn geen werkelijke kosten en kunnen niet worden ingediend. Afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel, ) komen niet in aanmerking. Kosten die in het kader van een reguliere financiering reeds vervat zitten. Verschillende subsidies kunnen gecumuleerd worden maar mogen de 100% financieringsgrens niet overschrijden art. 12: Hoe kunnen kosten worden ingediend? De kosten worden ingediend als de activiteiten zijn voltooid en vooraf betaald. De kosten worden volgens het toegestuurd sjabloon opgenomen in het financieel rapport van het declaratiedossier. art. 13: Het correct aangeven van de juiste projectkosten. De datum moet op elk kosten- en betaalbewijs (= rekeninguittreksels) duidelijk vermeld staan en moet beantwoorden aan de projecttermijn. Indien slechts een deel van de aangegeven kost op rekening van het project kan geschreven worden, wordt aan het kostenbewijs een verklaring van de verdeelsleutel met duidelijke berekening gehecht. Indien mogelijk dient op elk kostenbewijs naar het de Merode-project te worden verwezen. Betaalbewijzen zijn facturen + rekeninguittreksels of debetberichten van de bank (geen overschrijvingsformulieren!). Bij contante betaling moet dit duidelijk op de factuur aangegeven worden door de leverancier/verkoper met vermelding van de datum. Wanneer een project wordt opgedeeld in verschillende projectonderdelen en er wordt een extra (Vlaamse of Europese) cofinanciering gegeven waarmee geen rekening werd gehouden in de financieringstabel, dan moet nagekeken worden of bepaalde projectonderdelen niet voor meer dan 100% gesubsidieerd worden. Cumulatie met andere Vlaamse subsidies of PDPO-financiering is niet toegestaan. Het steunbedrag zal niet worden uitbetaald indien niet alle verantwoordingsstukken aan de beheersdienst overhandigd worden. Niet goed leesbare kopijen en twijfelgevallen worden niet aanvaard als bewijs. Indien projecten commercieel exploitabel zijn dient dit te worden aangegeven in het declaratiedossier. art. 14: Hoe wordt uitbetaald? Het projectsecretariaat (VLM) betaalt na goedkeuring van het declaratiedossier op basis van de reële bewijsstukken die in het declaratiedossier zijn gebundeld. Dit wil zeggen dat de uitbetaling van het toegekende steunbedrag rechtstreeks gebeurt via de VLM aan de initiatiefnemer. Er wordt rechtstreeks aan de initiatiefnemer betaald. Er kan niet rechtstreeks aan de dienstverleners of aannemers worden uitbetaald. VLM - Projectsecretariaat de Merode Cardijnlaan 1 B-2200 Herentals Tel.: 014 25 83 00 Fax: 014 25 83 99 info@demerodeonline.be www.demerodeonline.be 7