Projectoproep Quick Wins voor de Oost-Vlaamse gemeenten van het Schelde-Landschapspark

Transcriptie

1 Plattelandsproject VLM Scheldelandschapspark Projectoproep Quick Wins voor de Oost-Vlaamse gemeenten van het Schelde-Landschapspark Reglement 1 juli 2013

2 Reglement Projectoproep Quick Wins voor de Oost-Vlaamse gemeenten van het Schelde-Landschapspark 1. INLEIDING: organisatie en opzet 2 2. DEELNEMINGSVOORWAARDEN 3 3. RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING 6 4. BIJLAGEN 8 Bijlage 1: aanvraagformulier met projectfiche Bijlage 2: rapportagedossier Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 1

3 1. INLEIDING: Organisatie en opzet Het Vlaams Plattelandsbeleid voorziet in 2013 een budget van voor het uitvoeren van quick win-projecten in de Oost-Vlaamse gemeenten van het Scheldelandschapspark: Beveren, Buggenhout, Kruibeke, Merelbeke, Waasmunster, Temse en Wetteren. Quick win-projecten zijn projecten op kleinere schaal, die binnen een beperkte tijd kunnen uitgevoerd worden en daarbij eventueel op subsidies van het Vlaams plattelandsbeleid kunnen rekenen. De quick win-oproep gebeurt in samenwerking met het Intergemeentelijk samenwerkingsverband Schelde-Landschapspark. Het subsidiepercentage bedraagt 50% met een maximum van euro subsidie per project. Het project moet één jaar na de goedkeuring van de subsidie afgerond zijn. Dit reglement gaat nader in op wat bedoeld wordt met initiatieven voor een kwaliteitsvolle open ruimte, biedt een overzicht van de voorwaarden om deel te nemen, de criteria die bij de selectie gehanteerd worden en de richtlijnen van de financiële ondersteuning. Als bijlage zijn toegevoegd: - de projectfiche, waarmee het voorstel van project wordt ingediend; - het rapportagedossier, inclusief financieel rapport, dat na uitvoering van het project wordt ingediend Organisatie De projectoproep Quick Wins is een initiatief van de Vlaamse overheid dat past in het kader van het Vlaams plattelandsbeleidsplan. Voor de Oost-Vlaamse gemeenten is het secretariaat is gevestigd bij de Vlaamse Landmaatschappij in Gent. Voor alle briefwisseling en contacten ivm de quick win-oproep: Vlaamse Landmaatschappij (VLM) Regio West, vestiging Gent Ganzendries 149, 9000 Gent Contactpersoon: Jan Verboven Telefoon: 09/ jan.verboven@vlm.be Opzet Projecten hebben betrekking op plattelandsontwikkeling in de ruime zin van het woord. Dit kunnen initiatieven zijn die gericht zijn op de verbetering van het landschap met haar natuur- en culturele waarden, landbouwkundige kenmerken en erfgoedwaarden alsook op de verbetering van de recreatieve structuur, de regionale streekontwikkeling en de bevordering van de samenwerking over de administratieve grenzen heen. Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 2

4 2. DEELNEMINGSVOORWAARDEN 2.1. Wie kan een project indienen? De projectoproep is gericht naar gemeentebesturen die deel uitmaken van de intergemeentelijke samenwerking Schelde-Landschapspark en naar verenigingen uit deze gemeenten of verenigingen die actief zijn binnen deze gemeenten Wat is de einddatum voor het indienen en uitvoeren van het project? De uiterste datum om de projectfiche op het secretariaat in te dienen is dinsdag 1 oktober De uitvoering van het project start vanaf het moment van goedkeuring van de subsidie door de minister. De richtdatum daarvoor is december De initiatiefnemers worden van deze startdatum meteen op de hoogte gebracht door de VLM. De projecten moeten binnen de periode van één jaar uitgevoerd worden Welke projecten komen in aanmerking: selectieprocedure, selectiecriteria en goedkeuring De ingediende projecten doorlopen een selectieprocedure waarbij eerst wordt nagegaan of de voorstellen voldoen aan de vormvoorwaarden: De projectfiche (inclusief financieringsplan) werd volledig en correct ingevuld, is tijdig ingediend (1 oktober 2013) in digitale versie en in één papieren exemplaar; de projectacties worden uitgevoerd op het grondgebied van de gemeenten die behoren tot het Scheldelandschapspark; De voorstellen die voldoen aan de vormvereisten worden in november 2013 door een onafhankelijke jury getoetst aan een aantal criteria. De jury wordt samengesteld uit deskundigen met expertise in het plattelandsbeleid. De criteria waaraan de projectvoorstellen getoetst worden zijn: Algemene criteria (het project moet aan elk van deze criteria voldoen): mbt het duurzaam karakter: de activiteiten in het project houden het evenwicht tussen de menselijke, ecologische en economische aspecten in balans; mbt het openbaar nut: het project is niet bedoeld voor commerciële en/of private doeleinden van de projectindiener; mbt de quick win-aanpak: het project is kleinschalig en kan op korte termijn (maximaal binnen één jaar) gerealiseerd worden; de mate waarin het project geplaatst is in een ruimere contect; initiatieven zijn gericht op de verbetering van het landschap met haar natuur- en culturele waarden, landbouwkundige kenmerken en erfgoedwaarden en op de verbetering van de recreatieve structuur en op regionale streekontwikkeling. Specifieke criteria (het project moet minstens aan één van deze criteria voldoen): Scheldegebonden Aandacht voor de cultuurhistorische aspecten Verhoging van de omgevingskwaliteit via sensibiliserende en informatieve acties Bevorderend voor stilte, rust en gezondheid Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 3

5 De jury heeft alleen een adviserende rol en maakt haar advies over aan de minister die bevoegd is voor het plattelandsbeleid, minister-president Kris Peeters. De minister neemt de uiteindelijke beslissing over welke projecten cofinanciering zullen ontvangen. De richttermijn voor deze beslissing, die in een ministerieel besluit wordt vastgelegd, is december De VLM brengt de projectindieners meteen op de hoogte van de goedkeuring De uitvoering van de projecten De projectindiener is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van zijn/haar project(en). Indien de uitvoering van het project vergunningsplichtig is moet hij/zij de nodige vergunningen vooraf aanvragen bij de daartoe bevoegde overheid en mee in het rapportagedossier opnemen als bijlage. Officieel mogen de werken pas starten na de vergunningsverlening door de daartoe bevoegde overheid Meldingsplicht Bij elke communicatie- of promotieactie over het project verwijst de projectindiener op een duidelijke manier naar de financiering door de Vlaamse overheid. Dat houdt in dat op elke informatiedrager (werfbord en infobord, alle papieren en digitale publicaties, websites, ) deze tekst wordt vermeld: Dit project wordt/werd gerealiseerd en ge(co)financierd in het kader van het plattelandsproject Scheldelandschapspark, in opdracht van de Vlaamse regering. Het logo van de VLM wordt bij deze tekst geplaatst. Het logo kan opgevraagd worden bij het projectsecretariaat Rapportagedossier na uitvoering Op het moment dat het project afgerond wordt (dwz: ten laatste één jaar na de startdatum), maakt de projectindiener een rapportagedossier van het project over aan het projectsecretariaat (VLM). In het rapportagedossier (toegevoegd als bijlage 2) wordt ondermeer een oplijsting gemaakt van de uitgevoerde activiteiten, de resultaten daarvan en de gevoerde communicatie. Het rapportagedossier bevat ook een financieel rapport, met een overzicht van de gemaakte onkosten en bewijsstukken. Het rapportagedossier wordt in één papieren exemplaar en één digitaal exemplaar digitaal overgemaakt aan het projectsecretariaat. Na goedkeuring van het rapportagedossier, betaalt de VLM de cofinanciering uit aan de projectindiener (zie verder onder richtlijnen financiële ondersteuning) 2.7. Controle De VLM kan, tijdens en na de uitvoering van het project, bijkomende gegevens opvragen bij de projectindiener of administratieve en terreincontroles uitvoeren om na te gaan of de voorschriften in dit reglement opgevolgd werden. Indien dat niet het geval is kan de VLM de subsidie weigeren of, indien het subsidiebedrag intussen uitbetaald werd, dit bedrag geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 4

6 3. RICHTLIJNEN FINANCIËLE ONDERSTEUNING 3.1. Subsidie en subsidiepercentage Het Vlaams Plattelandsbeleid voorziet in 2013 een budget van voor het uitvoeren van quick win-projecten in de 7 Oost-Vlaamse gemeenten van het Scheldelandschapspark Beveren, Buggenhout, Kruibeke, Merelbeke, Waasmunster, Temse en Wetteren. Het subsidiepercentage bedraagt maximaal 50% van de projectkosten voor projecten die ingediend worden door de besturen of de verenigingen. De medefinanciering kan ten hoogste euro per project bedragen. Er worden geen voorschotten uitbetaald. De projectindiener pre-financiert de projectkosten en kan, van zodra het project afgerond is, het goedgekeurde subsidiepercentage van deze kosten terugvorderen via het rapportagedossier Welke kosten kunnen ingebracht worden? De werkelijke kosten die rechtstreeks verband houden met de goedgekeurde activiteiten in de projectfiche en die aangetoond worden met reële kostenbewijzen en betaalbewijzen (dwz rekeninguittreksels). Deze kosten moeten verband houden met activiteiten die plaatsvonden in de periode van uitvoering (dwz ten hoogste één jaar na de datum van mededeling 1 ). De projectindiener moet de factuur ook in die periode betaald hebben. Met werkelijke kosten wordt bedoeld: 1. Externe expertise / externe prestaties Kosten voor het inschakelen van externe expertise (bijvoorbeeld externe bureaus / externe sprekers) kunnen niet de enige projectkost zijn maar wel een onderdeel zijn van de goedgekeurde activiteiten en dus mee opgenomen worden in het rapportagedossier. De noodzakelijke gunningsprocedures moeten daarbij nageleefd worden en als bijlage in het rapportagedossier opgenomen worden. Externe expertise die geleverd wordt door organisaties, verenigingen of individuen die deel uitmaken van het projectpartnerschap komen niet in aanmerking. 2. Communicatiekosten Kosten die verband houden met de communicatie over en promotie van het project en de projectresultaten kunnen mee ingediend worden. 3. Andere kosten Andere kosten kunnen ingediend worden op voorwaarde dat ze rechtstreeks betrekking hebben op het project en noodzakelijk zijn voor de realisatie ervan, in de loop van het project gemaakt worden en verifieerbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn: */kosten voor aankoop van materiaal (bv. hout, cement, schroeven, papier, stiften, ); */accommodatiekosten: dit zijn kosten die betrekking hebben op het organiseren en de logistieke ondersteuning van bijeenkomsten in het kader van het projectvoorstel (bv. huur van lokalen, ); */. 1 Na goedkeuring door de Vlaams minister bevoegd voor plattelandsbeleid zal VLM de officiële mededeling per aangetekend schrijven versturen naar de projectindiener. Vanaf de datum van het Ministerieel Besluit waarin het subsidiebedrag per project wordt toegekend, start het project en kunnen de kosten opgenomen worden in het rapportagedossier. Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 5

7 3.3. Welke kosten komen niet in aanmerking? - Kosten die geen duidelijke relatie hebben met het project (algemene overheadkosten); - Personeelskosten en verplaatsingskosten van de initiatiefnemers; ook vergoedingen voor Vrijwilligers zijn geen werkelijke kosten en kunnen niet worden ingediend; - Afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel, ); 3.4. Wanneer kunnen kosten worden ingediend? De kosten kunnen worden ingediend voor uitbetaling als de projectactiviteiten zijn voltooid en betaald Hoe kunnen kosten correct worden ingediend? - De kosten worden gebundeld in het financieel rapport van het rapportagedossier. Niet goed leesbare of onvolledige kopijen worden niet aanvaard als bewijs. De datum van de uitgave moet op elk kosten- en betaalbewijs duidelijk vermeld staan. Betaalbewijzen zijn rekeninguittreksels of debetberichten van de bank (geen overschrijvingsformulieren). Bij contante betaling geldt de factuur als betaalbewijs op voorwaarde dat de betalingsmethode duidelijk op de factuur aangegeven worden door de leverancier/verkoper met vermelding van de datum. Op elke factuur en op elk kostenbewijs moet verwezen worden naar het plattelandsproject Scheldelandschapspark en naar de unieke numerieke code die aan elk goedgekeurd project wordt toegekend. Deze code wordt aan de projectindiener meegedeeld. Indien slechts een deel van de aangegeven kost op rekening van het project kan geschreven worden, wordt aan het kostenbewijs een verklaring van de verdeelsleutel met duidelijke berekening gehecht. Wanneer een project wordt opgedeeld in verschillende projectonderdelen en er wordt een extra (Vlaamse of Europese) cofinanciering gegeven waarmee geen rekening werd gehouden in de projectfiche, dan moet nagekeken worden of bepaalde projectonderdelen niet voor meer dan 100% gesubsidieerd worden. (duidelijker te formuleren) 3.6. Wanneer wordt uitbetaald en op welke manier? - De VLM betaalt na goedkeuring van het rapportagedossier op basis van de reële bewijsstukken die in het rapportagedossier zijn gebundeld. Het subsidiebedrag kan niet uitbetaald worden indien niet alle verantwoordingsstukken aan de VLM overhandigd worden. De VLM betaalt het steunbedrag rechtstreeks aan de projectindiener. 4. BIJLAGEN Bijlage 1: Aanvraagformulier met projectfiche Bijlage 2: Rapportagedossier Projectoproep Quick Win Oost-Vlaamse gemeenten Schelde-Landschapspark 6

8 4.1. Bijlage 1: Aanvraagformulier met projectfiche Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 7

9 Projectfiche Quick Win, PROJECTFICHE VOOR HET INDIENEN VAN EEN QUICK WIN in het kader van het plattelandsproject SCHELDELANDSCHAPSPARK Naam project : Naam aanvrager : Ontvangstdatum*: Dossiernummer*: *in te vullen door VLM HOE DIENT U DEZE PROJECTFICHE IN? - ten laatste op 1 oktober 2013 dient u twee exemplaren (één papieren versie, één digitale versie) van de projectfiche in op het projectsecretariaat, op het adres: VLM Regio West, vestiging Gent Tav Jan Verboven Ganzendries Gent De digitale versie stuurt u naar het mailadres: jan.verboven@vlm.be. - de projectfiche is leesbaar, volledig en correct ingevuld volgens de voorschriften van het reglement; ze is ondertekend en bevat alle noodzakelijke bijlagen en achtergrondinformatie; - bij de aanvraag voegt u minstens één illustratie toe (foto, schets, tekening, ) die uw projectvoorstel typeert en vrij van rechten is, voor gebruik door het projectsecretariaat; - projectfiches die niet voldoen aan deze vormvoorwaarden worden niet in aanmerking genomen voor de selectieprocedure; - voor meer informatie kan u terecht op het bovenstaande adres, op het telefoonnummer 09/ en jan.verboven@vlm.be Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 8

10 A. Persoonlijke gegevens aanvrager Gegevens contactpersoon: Naam:... Adres: Tel: Website:... Naam vereniging/organisatie (indien van toepassing):... Rekeningnummer waarop de toegekende subsidie kan gestort worden:... B. Projectbeschrijving 1. Projectnaam 2. Locatie van het project Beschrijf zo gedetailleerd mogelijk de locatie van het project (gemeente, straat, wijk, buurt, ) en geef de locatie weer op een kaartje. 3. Inhoudelijke omschrijving van het project (+ stappenplan) (max 1 A4) Beschrijf alle onderdelen van het project, niet enkel de delen waarvoor u financiering vraagt. Neem in het stappenplan ook het luik communicatie op. Geef bij benadering een planning van het volledige project (begin- en einddatum) opgesplitst in verschillende stappen. Duidt in het vet de delen aan waarvoor financiering gevraagd wordt Begindatum projectfase Aanvang project Einddatum projectfase Korte omschrijving Einde project Vermoedt u een vergunning nodig te hebben voor de uitvoering van uw project? Zo ja, welke? Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 9

11 4. Doelstellingen, doelgroep en verwachte effecten/resultaten Formuleer zo concreet mogelijk de doelstellingen en de te verwachten resultaten van het project. Geef per doelstelling weer welke doelgroep je met het project tracht te bereiken (jongeren, senioren, ). Het formuleren van indicatoren kan helpen bij het formuleren van de doelstellingen en verwachtingen. Voorbeelden van indicatoren kunnen zijn: het aantal deelnemers aan een activiteit of workshop; het aantal te verfraaien bruggenhoofden; de reikwijdte van een actie; de oppervlakte boomgaard dat wordt aangeplant; Doelstelling Te verwachten resultaat Doelgroep Selectiecriteria Maak duidelijk aan welke specifieke selectiecriteria het project voldoet en argumenteer. Schenk bij de bespreking van het duurzame karakter van uw project voldoende aandacht aan de sociale, ecologische en economische aspecten van duurzaamheid. 6. Samenwerking en taakverdeling van eventuele partner(s) Reeds gecontacteerde partners Partner 1 (kopiëren bij meerdere partners): Naam:... Adres:... Postcode en gemeente:... Tel:.... Fax: Statuut:... Naam verantwoordelijke:... Rol van de partner binnen het project:... Partner 2 (kopiëren bij meerdere partners): Naam:... Adres:... Postcode en gemeente:... Tel:.... Fax: Statuut:... Naam verantwoordelijke:... Rol van de partner binnen het project:... Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 10

12 Toekomstig te contacteren partners/expertises/eigenaars Geef een overzicht van de partners/expertises/eigenaars die u nog wil contacteren/die u noodzakelijk acht voor het project. Partners/expertises/eigenaars 1. Rol:(Inhoudelijke en/of financiële partners) 2. C. Projectfinanciering Financieringsplan Maak de projectbegroting zo concreet mogelijk op. Liefst gebaseerd op prijsoffertes. Beschikbare offertes dient u mee te sturen als bijlage. Uitgaven die ingediend worden voor subsidiëring moeten betaald zijn vóór 01/11/2013. Lijst van uitgaven (met beknopte omschrijving) + kostenraming Overweegt u bijkomende externe financiering te vragen? Zo ja, specifieer van welke instantie en het vermeld het beoogde bedrag. Indien het project of delen van het project bij de uitvoering gefinancierd wordt door een partner, komt dit bedrag uiteraard niet in aanmerking voor subsidiering via Quick Win. Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 11

13 D. Bijlagen Gelieve het ingediende dossier zo goed mogelijk te documenteren (overeenkomsten, toestemming van eigenaar, toezeggingen van partners, (digitaal) illustratiemateriaal, desgevallend visienota's, conceptplannen, publicaties, offertes, vergunningen, ). Geef hieronder een overzicht van de bijlagen met een beknopte beschrijving ervan. Bijlage 1... Bijlage 2... Bijlage 3... Bijlage 4... Bijlage 5... Bijlage Hierbij bevestig ik (naam) akkoord te gaan met de voorwaarden die zijn opgenomen in de handleiding en met de selectiecriteria die voor deze subsidie werden opgesteld. Datum:... Handtekening aanvrager... Projectoproep Quick Win VLM regio West Projectfiche 12

14 4.2. Bijlage 2: Rapportagedossier Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 13

15 Rapportagedossier Quick Win, RAPPORTAGEDOSSIER VOOR HET BEKOMEN VAN STEUN IN HET KADER VAN PLATTELANDSONTWIKKELING IN DE REGIO VAN HET SCHELDELANDSCHAPSPARK kleinschalige projecten in het kader van gebiedsontwikkeling Plattelandsproject Scheldelandschapspark Contactpersoon Vlaamse Landmaatschappij VLM Regio West, zetel Gent Jan Verboven Ganzendries Gent Tel: Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 14

16 1. Administratieve gegevens Gegevens project: Naam:... Nummer project*:... Totale kost project:... Voorziene (co)financiering:... *code toegekend door VLM Gegevens projectindiener: Gegevens contactpersoon: Naam:... Adres: Tel: Website:... Naam vereniging/organisatie (indien van toepassing):... Rekeningnummer:... Ondergetekende, (naam), (functie), projectindiener van het project.., verklaart hierbij dat bijgevoegde facturen betrekking hebben op project, overeenkomstig het goedgekeurde reglement en dat de aangevraagde cofinanciering mag uitbetaald worden. naam projectindiener (in drukletters) datum + handtekening Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 15

17 2.Activiteitenrapport Naam projectindiener:... Naam project:... Beschrijf chronologisch de verschillende activiteiten die plaatsvonden. Verwijs hierbij naar mogelijke bijlagen: Waar vonden deze activiteiten plaats? Welke partners werden hierbij betrokken? Wat zijn de resultaten van het project? Hoe is het project gecommuniceerd naar buiten toe? Is er een vervolgverhaal mogelijk aan het gerealiseerde project? Kan een gelijkaardig project elders toegepast worden? Verduidelijk je antwoord. Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 16

18 3. Overzicht bijlagen Geef hieronder een overzicht weer van de bijlagen die u bij dit dossier voegt. Een korte omschrijving volstaat. Financiële bijlagen worden bij het financieel dossier gevoegd. A. Foto s Minimum 3 duidelijke foto s van het project dienen bijgesloten te worden, bij voorkeur digitaal. Geef bij elke foto een titel of een beschrijving in een korte zin. A1. A2. A3. B. Producten Indien u een folder, flyer of andere publicatie heeft ontwikkeld, gelieve dan 1 exemplaar in bijlage te sluiten. Indien u andere producten heeft ontwikkeld, volstaat het er een foto van bij te voegen. Geef van de bijgevoegde producten een beschrijving in een korte zin. B1. B2. B3. C. Andere Alle andere zaken waarvan u denkt dat deze van belang waren voor het project. Geef van de bijgevoegde zaken een beschrijving in een korte zin. C1. C2. C3. Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 17

19 FINANCIEEL RAPPORT Naam van de projectindiener Nummer en naam kortetermijnproject Uitvoeringsperiode van.. /.. / 20.. tot.. /.. / 20.. SAMENVATTING nummer bewijsstuk* beschrijving onkosten leverancier totaalprijs Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 18

20 Totaal van de gemaakte kosten 0,00 *De bewijsstukken moeten: - duidelijk voorzien zijn van het nummer weergegeven in het financieel rapport - duidelijk voorzien zijn van de unieke numerieke code die aan elk goedgekeurd project wordt toegekend - duidelijk leesbaar zijn, kopieën worden ook aanvaard - duidelijk van een datum voorzien zijn, datum dient te liggen tussen de datum van mededeling goedkeuring project i en op A4 formaat te zijn. (meerdere) Kleinere kastickets kunnen worden bevestigd op een A4-blad ii Na goedkeuring door de Minister bevoegd voor plattelandsbeleid zal VLM de officiële mededeling per aangetekend schrijven versturen naar de projectindiener. Vanaf de datum van het Ministerieel Besluit waarin het subsidiebedrag per project wordt toegekend, kunnen de gedateerde kosten ingebracht worden. Projectoproep Quick Win VLM regio West Rapportagedossier 19