Referentie Rapport Van Verslag zorgbrede governancecode 2012 St. Anna Zorggroep T 040-286 4030 F 040-286 4032 communicatie@st-anna.nl Verslag Zorgbrede Governancecode St. Anna Zorggroep 2012 Opdrachtgever raad van bestuur 24 mei 2013 Pagina 1 van 9
Bijlage A Verslag Zorgbrede Governancecode 2012 Inhoud 1. Raad van bestuur... 3 2. Raad van toezicht... 3 2.1. Samenstelling... 3 2.2. Deskundigheid en bezoldiging... 5 2.3. Bijeenkomsten... 6 2.4. Informatieoverdracht door raad van bestuur... 7 Pagina 2 van 9
1. Raad van bestuur De raad van bestuur van de St. Anna Zorggroep bestaat uit twee leden. Eén daarvan vervult de functie van voorzitter. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in het reglement raad van bestuur (reglement raad van bestuur St. Anna Zorggroep, 11 november 2008). Samenstelling raad van bestuur St. Anna Zorggroep per 31-12-2012 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties dr. R.J. Roorda MBA (Hattem) mr. E.J. Rutters (Breda) Voorzitter raad van bestuur (tot 1 maart 2012) Lid raad van bestuur (per juli 2012 voorzitter raad van bestuur) Lid bestuur NVZ Vereniging van Ziekenhuizen Vice-voorzitter raad van toezicht bureau jeugdzorg Noord-Brabant Lid algemeen bestuur Brabant Medical School. Raad van Commissarissen Medrie Medische Regiozorg BV Lid raad van commissarissen stichting Zorgverwijzing Zuidoost-Brabant Lid dagelijks bestuur Breedband regio Eindhoven Lid ziekenhuisraad PAMM Vice-voorzitter bestuur RZCC Arbiter Scheidsgerecht Gezondheidszorg Lid bestuur NVZ Lid bestuur SAZ 2. Raad van toezicht 2.1. Samenstelling De samenstelling van de raad van toezicht St. Anna Zorggroep was per 31 december 2012 als volgt: Samenstelling raad van toezicht St. Anna Zorggroep per 31-12-2012 Naam Functie in RvT 1 e maal benoemd Datum laatste herbenoeming Herbenoembaar na huidige termijn drs. P.L.A. Rüpp Voorzitter 04.10.2010 n.v.t. 1 maal dr.ir. A.B. Bok Vice-voorzitter 12.10.2005 12.10.2009 nee ing. G.Th.J.M. Hurks Lid 12.06.2003 28.02.2011 nee drs. Th.A. Rövekamp Lid 21.04.2009 n.v.t. 1 maal prof.dr. Chr. van der Werken Lid 20.09.2012 n.v.t. 1 maal mevr. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA Lid 06.11.2012 n.v.t. 1 maal De St. Anna Zorggroep heeft een reglement voor de raad van toezicht waarin onder andere de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd (reglement raad van toezicht St. Anna Zorggroep, 29 september 2008). De zittingstermijn voor een lid van de raad van toezicht is vier jaar. Een volgens rooster aftredend lid is eenmaal herbenoembaar. In oktober van het verslagjaar 2012 zijn mevrouw H. Houben en mevrouw K. Lombarts afgetreden conform het rooster van aftreden. Zij maakten beiden 8 jaar deel uit van de raad van Pagina 3 van 9
toezicht. In september respectievelijk november 2012 zijn twee nieuwe leden toegetreden, namelijk de heer Chr. van der Werken en mevrouw J. Buijks-Schmitz. In verband met twee vacatures in 2013 zal de raad zich dan opnieuw buigen over zijn samenstelling en het profiel van in te vullen vacatures. Hoofd- en nevenfuncties leden raad van toezicht Naam Hoofdfunctie Andere nevenfuncties drs. P.L.A. Rüpp (Uden) Voorzitter college van bestuur Avans Hogeschool dr.ir. A.B. Bok (Eindhoven) ing. G.Th.J.M. Hurks (Eindhoven) drs. Th.A. Rövekamp (Eindhoven) prof.dr. Chr. van der Werken (Zeist) (vanaf september 2012) Destijds lid van groepsraad Philips Electronics b.v. Voorzitter raad van bestuur Hurks Groep bv Zelfstandig gevestigd als bedrijfseconomisch adviseur Em. Hoogleraar chirurgie Universitair Medisch Centrum Utrecht Lid bestuur Stichting Administratiekantoor drukkerij/uitgeverij De Winter B.V. Lid bestuur Wetenschappelijk Instituut CDA Voorzitter RKSV Udi 19 Vice-voorzitter raad van toezicht Stichting Jheronimus Bosch 500 Voorzitter Stichting Bosch Research and Conservation Project Commissaris (voorzitter) CCM (Centre for Concepts and Mechatronics) in Nuenen Commissaris (voorzitter) Tecnotion in Almelo Commissaris (voorzitter) NTS Groep in Eindhoven Lid Board of Directors Infocom&Security Systems in Singapore Lid Bestuur Eindhovense Fabrikantenkring (EFK) Lid Raad van Advies Topopleiding Interactie Management (TIM) Lid RvT Stichting Vrienden van het Hart Zuidoost Brabant te Eindhoven Lid commissie Taskforce Technologie Onderwijs en Arbeidsmarkt (TTOA) Lid Raad van Advies KPE Academy Lid Raad van Commissarissen Polvo bv te Zevenbergen Lid Raad van Commissarissen BUVA bv te Eindhoven Lid raad van toezicht Centrale huisartsenpost Eindhoven Commissaris Coppens Diervoeding, Helmond Commissaris Zeeman Groep Alphen a/d Rijn Lid raad van toezicht Rode Kruis Ziekenhuis, Beverwijk Lid raad van toezicht METS (Medisch Training en Simulatie Center), Bilthoven Lid RvA Klinik Gut, St. Moritz, Zwitserland Pagina 4 van 9
mevr. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA (Roermond) (vanaf november 2012) mevr. H.P.G.M. Houben- Sipman (Eindhoven) (tot oktober 2012) mevr. dr. M.J.M.H. Lombarts (Amsterdam) (tot oktober 2012) Lid raad van bestuur Stichting Daelzicht Destijds burgemeester gemeente Eersel Associate Professor Onderzoeksgroep Professional Performance, AMC/UvA, Center for Evidence-Based Education/ Zelfstandig adviseur kwaliteitszorg medisch specialisten Lid Board of Trustees AO Foundation, Davos, Zwitserland Lid Bestuur LWV Kring Midden-Limburg Lid Adviescommissie Financiën en Administratieve zaken (AFEA) van de VGN Lid Provinciale Raad voor de Volksgezondheid Limburg (PRV) Voorzitter Raad van Toezicht Lumensgroep Voorzitter Stichting de 9e te Eindhoven Voorzitter landelijke vereniging van centrale huisartsenposten tot 1 mei 2012 Voorzitter plaatselijke groep Laeder Voorzitter St. Jacobus Hoeve Lid NVTZ Commissie opstelling profiel toezichthouder Lid NVTZ Wetenschappelijke Advies Raad De leden van de raad van toezicht hebben geen directe belangen bij de instelling. 2.2. Deskundigheid en bezoldiging Als norm voor het bestuurlijk functioneren van de St. Anna Zorggroep hanteert de zorggroep de Zorgbrede Governancecode en de Wet Bestuur en Toezicht (per 01.01.2013 in werking getreden). In 2012 is een nieuwe profielschets voor leden raad van toezicht vastgesteld. Het uitgangspunt is dat de leden door hun specifieke kennis en ervaring ieder voor zich, maar ook in collegiale samenwerking met de andere leden, een toegevoegde waarde hebben voor het bestuurlijke toezicht op de zorgorganisatie. Binnen de raad van toezicht zijn de aandachtsgebieden van de leden van de raad van toezicht als volgt verdeeld. Aandachtsgebieden leden raad van toezicht Naam Samenstelling commissies/ aandachtsgebieden Aantal bijgewoonde vergaderingen commissie Aantal bijgewoonde vergaderingen RvT in 2012 drs. P.L.A. Rüpp Remuneratiecommissie 1/1 7/7 dr.ir. A.B. Bok Commissie kwaliteit 2/2 5/7 Remuneratiecommissie 1/1 drs. Th.A. Rövekamp Audit commissie financiën 2/2 7/7 ing. G.Th.J.M. Hurks Aandachtsgebied huisvesting/ vastgoed 2/2 6/7 Pagina 5 van 9
mevr. H.P.G.M. Houben-Sipman mevr. dr. M.J.M.H. Lombarts Prof.dr. Chr. van der Werken mevr. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA Audit commissie financiën (tot oktober 2012) Commissie kwaliteit (tot oktober 2012) Commissie kwaliteit (vanaf september 2012) Audit commissie financiën (vanaf november 2012) 1/1 3/5 1/1 4/5 1/1 2/3 0/1 2/2 De bezoldiging van de raad van toezicht vindt plaats conform de in 2009 vastgestelde adviesregeling NVTZ honorering raden van toezicht en de sindsdien toegepaste indexeringen. Bezoldiging leden raad van toezicht 2012 Naam Functie Periode Beloning drs. P.L.A. Rüpp Voorzitter 1-1 t/m 31-12-2012 13.732 dr.ir. A.B. Bok Vice-voorzitter 1-1 t/m 31-12-2012 11.444 ing. G.Th.J.M. Hurks Lid 1-1 t/m 31-12-2012 11.444 drs. Th.A. Rövekamp Lid 1-1 t/m 31-12-2012 11.444 mevr. dr. M.J.M.H. Lombarts Lid 1-1 t/m 30-09-2012 8.583 mevr. H.P.G.M. Houben-Sipman Lid 1-1 t/m 30-09-2012 8.583 prof.dr. Chr. van der Werken Lid 1-9 t/m 31-12-2012 3.815 mevr. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA Lid 1-11 t/m 31-12-2012 1.777 ing. A.H. Lundqvist Voorzitter t/m 30.9.11 n.v.t. n.v.t. Totaal 70.822 2.3. Bijeenkomsten De raad van toezicht kwam in 2012 vijfmaal voor een reguliere vergadering bijeen. De opkomst bedroeg gemiddeld 84%. De externe accountant is tenminste tweemaal per jaar in het overleg met de raad van toezicht aanwezig. In de vergadering van april worden de jaarrekening en de accountantsverklaring toegelicht. In de decembervergadering is de managementletter van de accountant aan de orde. De heer Wesselink, hoofd dienst finance & control, is eveneens bij deze vergaderingen aanwezig. De audit commissie financiën kwam in 2012 tweemaal bijeen. Deze bijeenkomsten vonden steeds plaats in het bijzijn van de heer Rutters (voorzitter raad van bestuur en portefeuillehouder bedrijfsvoering) en het hoofd dienst finance & control. Onderwerpen van gesprek tijdens deze bijeenkomsten waren onder andere de jaarrekening 2012, de exploitatie 2012, de begroting 2013 en de invoering van DOT. De commissie overlegt twee maal per jaar met de accountant. De commissie kwaliteit voerde tweemaal overleg met de heer Rutters en mevrouw Heinen, secretaris raad van bestuur en hoofd afdeling kwaliteit en veiligheid. Deze bijeenkomsten werden gehouden aan de hand van een vaste agenda waarin onder meer aandacht werd besteed aan kwaliteitsindicatoren, VMS, interne audits, klachten en meldingen, patiënttevredenheid, toegangstijden en functioneren medisch specialisten. Pagina 6 van 9
De remuneratiecommissie kwam in 2012 eenmaal bijeen voor de functioneringsgesprekken en salarisbesprekingen met de raad van bestuur. De remuneratiecommissie voert eenmaal per jaar overleg met de bestuurders over hun persoonlijke doelstellingen en beoordeelt hun functioneren op basis van vooraf overeengekomen targets met betrekking tot deze doelstellingen. Daarnaast heeft een aantal maal overleg plaatsgevonden in verband de vacature voorzitter raad van bestuur door het vertrek van de heer Roorda per 1 maart 2012, de benoeming van de heer Rutters als voorzitter, de werving van een nieuwe bestuurder en de werving van een tweetal leden raad van toezicht. Extra vergaderingen werden belegd inzake het meerjarenbeleidsplan 2013-2015. In een zogenaamde vormvrije bijeenkomst (een meer informele bijeenkomst, die zich leent om over verschillende onderwerpen vrijer en diepgaand te spreken), is door mevrouw drs. M. Telgenkamp van bureau QHC een inleiding gegeven over het meerjarenbeleidsplan. Daarnaast vond nog een informele bijeenkomst plaats ter bespreking van het meerjarenbeleidsplan. De raad van toezicht beoordeelt eenmaal per jaar zijn eigen functioneren met behulp van het evaluatie-instrument raden van toezicht zorginstellingen van de NVTZ. In 2012 heeft de raad van toezicht zich, net als in voorgaande jaren, voor wat betreft zijn taak laten leiden door de algemeen geldende governance principes, neergelegd in de Zorgbrede Governancecode. Dit betekent ook dat de raad van toezicht tenminste jaarlijks zijn eigen functioneren evalueert. De maatschappij verwacht dat raden van toezicht professionaliseren. Zorginstellingen moeten hun interne toezicht verbinden met kwaliteit van zorg. Zelfevaluatie is een nuttig instrument om na te gaan wat goed gaat en wat beter kan. Het ondersteunt de ontwikkeling naar een meer effectieve rolvervulling van de raad als collectief. In 2012 gebeurde dit op 9 mei 2012 met behulp van het Evaluatie-instrument raden van toezicht zorginstellingen van de NVTZ en in oktober 2012 tijdens een bijeenkomst zelfevaluatie onder leiding van de heer M. Buiting. De raad van toezicht concludeerde dat de raad in zijn algemeenheid goed functioneert. Zoals gebruikelijk vonden verspreid over het jaar bijeenkomsten plaats met diverse geledingen, eenmaal met de vereniging medische staf en tweemaal met de ondernemingsraad. Daarnaast vond in november 2012 een bijeenkomst plaats met de gezamenlijke cliëntenraden met als thema Van diseasemanagement naar gezondheidsmanagement. De raad van toezicht heeft de volgende besluiten genomen: besluit tot benoeming prof.dr. Chr. van der Werken tot lid raad van toezicht besluit tot benoeming mw. J.M.A. Buijks-Schmitz, RA MGA, tot lid raad van toezicht vaststelling definitieve profielschets raad van bestuur besluit tot benoeming mr. E.J. Rutters tot voorzitter raad van bestuur besluit tot benoeming mw. drs. I.C.D.Y.M. Wolf-de Jonge tot lid raad van bestuur 2.4. Informatieoverdracht door raad van bestuur Informatieverstrekking aan de raad van toezicht vindt plaats volgens het op 27 april 2010 vastgestelde informatieprotocol. Tijdens elke vergadering komen de financiële rapportages aan de orde. Deze worden van tevoren doorgenomen in het overleg tussen de auditcommissie financiën, raad van bestuur en het hoofd finance & control. Daarnaast wordt conform de Zorgbrede Governancecode, reglementen en statuten door de raad van bestuur informatie verschaft over (meerjaren-) beleid, doelstellingen, diverse kwaliteits- en veiligheidsaspecten, waaronder kwaliteitsindicatoren, procesoptimalisaties en overige relevante zaken. De raad van Pagina 7 van 9
toezicht wordt indien dit aan de orde is, door de raad van bestuur geïnformeerd over de uitkomsten van onderzoeken, zoals die door externe instanties zoals de Inspectie voor de gezondheidszorg en anderen worden verricht. De raad van bestuur legde over het jaar op adequate wijze verantwoording af aan de raad van toezicht. De werkwijze waarbij een aantal specifieke onderwerpen in de vergaderingen van deelcommissies van de raad van toezicht door de betreffende bestuurder-portefeuillehouder worden toegelicht en besproken, waarna terugkoppeling plaatsvindt in de plenaire vergadering van raad van bestuur en raad van toezicht, bevalt goed. De audit commissie financiën en de commissie kwaliteit functioneren naar behoren. Om goed geïnformeerd te blijven over de ontwikkelingen binnen de instelling en de relevante externe ontwikkelingen is het de gewoonte per vergadering tevens een onderwerp te belichten vanuit de verschillende organisatieonderdelen. Zo werden in 2012 achtereenvolgens de volgende onderwerpen behandeld: meerjaren businessplan TopSupport profiel raad van toezicht rapportages kwaliteit financiële rapportages spreiding en concentratie van zorg samenwerking gemeente Geldrop-Mierlo PAMM meerjarenbeleidsplan jaarrekening 2011 evaluatie raad van toezicht balanced score card nieuwbouw Berkenheuvel voortgang vastgoedprojecten Ananz vacature raad van bestuur vacatures raad van toezicht kaderbrief 2013 hypotheekvestiging op gebouwen zorggroep rooster van aftreden raad van toezicht aanpassing statuten vergaderschema 2013 benoeming tweetal nieuwe leden raad van toezicht (de heer Van der Werken en mevrouw Buijks) benoeming mr. E.J. Rutters tot voorzitter raad van bestuur benoeming mw. drs. I.C.D.Y.M. Wolf-de Jonge tot lid raad van bestuur eigen functioneren raad van toezicht Tijdens de vergaderingen zijn diverse presentaties gegeven, o.a. over: DOT rondleiding interim OK samenwerking gemeente Geldrop-Mierlo Ananz Pagina 8 van 9
De raad van toezicht heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de raad van bestuur: goedkeuring besluit vaststelling jaarrekening 2011 instemming raad van toezicht met de door raad van bestuur gepresenteerde koers voor totstandkoming meerjarenbeleidsplan. goedkeuring aan herziene managementreview nieuwbouw Berkenheuvel goedkeuring besluit hypotheekvestiging op gebouwen zorggroep, conform brief RvB d.d. 19.06.2012 goedkeuring besluit vaststelling begroting 2013 goedkeuring besluit wijziging aanpassing statuten art. 23 Pagina 9 van 9