JAARPLANNING. Deze bundel hoort thuis in het deel "Eigen haard "

JAARPLANNING Deze bundel hoort thuis in het deel "Eigen haard "

INLEIDING Voor het goed draaien en functioneren van een groep mensen is heel wat organisatie nodig. Hoe groter die groep of hoe meer die groep organiseert, hoe meer alles gepland moet worden en er afspraken nodig zijn om de planning te respecteren. Dat geldt voor alle plaatsen waar mensen verenigd zijn. En in de plaatselijke KSJ- KSA- VKSJ-groep is dat niet minder! Over hoe je goede besluiten neemt en hoe de medebegeleiding inspraak kan hebben, willen we het hier niet hebben. We willen het wel hebben over hoe je aan een degelijke planning begint en wat er allemaal in kan staan. En uiteindelijk is het toch jouw groep die beslist. 2

1 ALGEMENE TIPS 1.1 Beter te vroeg dan te laat De ervaren groepsbegeleider kan alles wel in haar hoofd zitten hebben, maar het is een stuk handiger voor het nageslacht als de planning op papier staat. En voor bepaalde zaken moet je gewoon vroeg genoeg zijn om ze aan te vragen of te bespreken. Denk maar aan verlichtings- en geluidsinstallaties, zalen voor feesten, of tenten Het is af en toe wel vreemd om al aan bepaalde voorbereidingen van een activiteit te denken terwijl de activiteit ervoor nog moet starten of net begonnen is. Daarbij kan een planning goed van pas komen! Wie echter pas aan iets begint als het vorige afgewerkt is, zal dikwijls voor verrassingen komen te staan. Bovendien kan de groepsbegeleiding of de verantwoordelijke voor die activiteit plots ziek worden of zich om nog een andere reden moeten terugtrekken. Op dat moment is het een stuk gemakkelijker voor iemand om over te nemen als de noodzakelijke informatie eenvoudig kan doorgegeven worden. Als de verantwoordelijke de planning respecteert, weet je zo wat in principe al klaar is (wat niet wil zeggen dat je het niet vlug eens moet checken). 1.2 Sturen en bijsturen Als groepsbegeleider of coördinator moet je ervoor zorgen dat de planning zoveel mogelijk gerespecteerd wordt. Dat alles gebeurt wat moet gebeuren. Een planning is ook nooit af: er kan steeds bijgestuurd of aangevuld worden. Een planning is ook meer dan een lijst die aan het begin van een werkjaar gemaakt wordt. Ze wordt regelmatig bovengehaald en besproken, aangepast en hermaakt. 1.3 Een weekend Een goede planning, vertrekkende vanuit een evaluatie, kan je onmogelijk op een begeleidingsvergadering maken naast een hele resem andere punten. Het kan handig zijn er een weekend van te maken. Zo kan je eens verder kijken dan volgende week of deze maand en langer stilstaan bij wat je leden nodig hebben, met wat je bezig bent en hoe. Dit kan tevens bijdragen aan de werksfeer in de begeleiding. Zo'n weekend slaagt alleen als iedereen weet waarom je het doet en er zin in heeft. Praat daarom vooraf met je begeleidingsploeg over wat zij van dit weekend verwachten. Betrek zoveel mogelijk leiding in de voorbereiding. Het is beter en ook leuker als je het gewicht van zo'n weekend niet in je eentje moet dragen. 3

1.4 Eerste punt: evaluatie Voor je echt aan het plannen gaat voor het nieuwe werkjaar, is het nodig dat je het voorbije werkjaar afsluit. Misschien moet je daarvoor puin ruimen: spanningen en wrevels van het voorbije jaar of van het kamp uitpraten. Zo vermijd je dat oude wrevels de nieuwe planning komen doorkruisen. Best kan je ook nagaan waar de sterke en zwakke punten lagen. Het kan interessant zijn voor je nieuwe planning. Laat iedereen gewoon vertellen wat ze vorig jaar goed of slecht vonden. Probeer de problemen helder en concreet geformuleerd te krijgen. Soms is daarmee de helft van het probleem al opgelost. 1.5 Tweede punt: planning Vooraleer een kalender in te vullen, moet je eerst beslissen wat je allemaal wil organiseren. Een mogelijkheid om aan je planning te beginnen, is de volgende: je neemt enkele grote vellen papier en schrijft bovenaan "ontspanningsactiviteiten", activiteiten ouders, "onderwerpen groepsraad", "financiële acties" enz. Daarnaast dien je natuurlijk ook na te gaan met welke activiteiten 'buiten je groep' je rekening dient te houden: gemeentelijke activiteiten, provinciale KSJ-KSA-VKSJ-activiteiten, vakantieperiodes, feestdagen enz. 1.6 Een tabel of een as Natuurlijk bestaat er geen kant-enklare planning op maat van elke groep. Groep A houdt immers zijn fuif honkvast in november, terwijl groep B zijn jaarlijks eetfestijn steeds het eerste weekend van maart plant. Toch zijn er een aantal activiteiten die min of meer in elke groep terugkomen. Deze geven we per maand in een overzicht. Je kan er uit 'plukken' wat je voor jouw groep nodig hebt en plaatsen op een tijdsas waarop de volledige planning komt. Deze tabel kan je onderverdelen in: Provinciale en nationale activiteiten Activiteiten van de parochie, de gemeente, de school, Activiteiten voor de ouders Leden -en begeleidingsweekends Kampvoorbereidingen Vakantie- en examenperiodes Administratieve 'deadlines' (bv. wanneer moet de uitnodiging voor het groepsfeest klaar zijn?) Eventueel ook een aparte kolom: financiën, materiaal, ledenwerving, afspraken, 4

1.7 Afspraken Het kan ook een hulp zijn bepaalde afspraken vast te leggen voor terugkerende activiteiten. Mogelijke afspraken: Leden worden minstens x dagen op voorhand verwittigd van een activiteit. Ouders worden minstens x dagen of weken op voorhand opgeroepen voor een activiteit. Affiches voor een fuif worden ten laatste x weken op voorhand opgehangen in de gemeente. Dit kan evenzeer voor de ledenwerking: Er kan maximum één weekend per maand geen activiteit zijn. Elke trimester heeft elke leeftijdsgroep een volledig dag activiteit. Elke leeftijdsgroep heeft één of twee keer per jaar een weekend. 5

2 PLANNEN, HET JAAR ROND 2.1 Augustus Evaluatie van het kamp Wacht niet te lang om het kamp te evalueren, want je bent vlug dingen vergeten. Het kan natuurlijk zijn dat je op kamp zelf al dagelijks (of om de twee dagen) evalueerde. Maar het is goed het geheel ook nog eens te bekijken. Wacht ook niet te lang met het versturen van bedankingskaartjes. Een kampplaats vastleggen Indien het over een tentenkamp gaat, is dit een goed moment om terreinen te zoeken: je ziet het terrein tijdens de kampperiode en dikwijls hoor je van de groep die er tijdens je zoektocht logeert, de voor- en nadelen. Voor een heem moet je echter (minstens) twee jaar op voorhand vastleggen. De keuze is immers beperkt en er is meer vraag dan aanbod. De begeleidingsploeg samenstellen en taken verdelen Naargelang het aantal stoppende begeleiders en nieuwe begeleiders, kan dit al dan niet van een leien dakje lopen. Ga er echter niet te licht over: een goede groep staat en valt met degelijke begeleiding. Er kan gezorgd worden voor een passend onthaal van nieuwe begeleiding (zie bundel Nieuw in begeleiding ). Heeft iedereen de sleutel van het lokaal? Weet iedereen hoe de elektriciteit en de verwarming aangezet moet worden? En niet onbelangrijk: als je groepsbegeleiding verandert, verwittig dan zo snel mogelijk je provinciaal secretariaat. Zoniet wordt alle informatie naar de vorige groepsbegeleiding gestuurd, wat al menig maal tot het verloren gaan van informatie heeft geleid. Administratie Zorg dat je administratie van het vorig werkjaar afgewerkt is en wijd ook een nieuw kasboek in. Bereid de ledenadministratie goed voor: is er iets veranderd? Hoe ga je het aanpakken? Bv.: vul je alles zelf in of laat je elke leeftijdsgroep zijn eigen ledenlijsten aanpassen? Ledenwerving Probeer niet te lang te wachten met het 'opstarten'. Als er twee maanden liggen tussen de laatste kampdag en de eerste vergadering, moet je veel meer moeite doen om al jullie leden terug aan de start te krijgen. De gewoonte is er immers uit. Voor leden die door omstandigheden het kamp misten ligt het nog anders. De meeste van die leden moet je echt 'terugwinnen'. Aanvulling 'winkel' Moeten er spelkledij of uniformen bijbesteld worden? Kent elke begeleider die gaat inschrijven de prijzen? Is er een regeling in de groep voor bestellingen? Hou er rekening mee dat de stock in het provinciaal secretariaat niet altijd groot kan zijn. Bestel dus tijdig! Materiaal en lokalen in orde brengen Het kamp is voorbij, het is nog goed weer en het nieuwe werkjaar is nog niet begonnen: een ideaal moment om met enkele mensen de handen uit de 6

mouwen te steken en het lokaal een grondige poetsbeurt te geven. Enkele kleine herstellingen, het materiaal controleren en aanvullen, Nu vind je nog gemakkelijk enkele kameraden die hier tijd voor willen maken. Hoe staat het met de EHBO? Is er een vaste plaats in het lokaal (waar de leden zelf niet bij kunnen)? Is alles na het kamp nagekeken en eventueel aangevuld? Lokalen controleren op brandveiligheid Hoe staat het met de brandblussers? Kachels en andere verwarmingstoestellen moeten gecontroleerd worden. Is er nog voldoende brandstof? Was er een stopcontact dat hersteld of vastgezet moest worden? Verzekeringen nakijken Nemen we de brandverzekering van KSJ-KSA-VKSJ? Nemen we bijkomende verzekeringen? Wat is 'gedekt' en wat niet (zie bundel Verzekeringen in KSJ- KSA-VKSJ)? Een jaarplanning opstellen Alle groepsgebonden activiteiten (begeleidingsvergaderingen, begeleidingsweekend, groepsfeest, stuntdag, eetfestijn, ouderavond, dia-avond, verschijningsdata groepsblad, ) kunnen eventueel gepland worden op een evaluatie- en planningsweekend. Maar ook de activiteiten van de provincie, nationaal, gebeurtenissen in de gemeente, de school, de parochie, enz. Slotactiviteit Organiseer je een slotactiviteit in de zomer om het vorige werkjaar af te sluiten, om afscheid te nemen van de leden die 'overgaan'? 2.2 September Ledenwerving(sactiviteiten) Leden werven zou een constante zorg moeten zijn voor elke groep. Hoe ga je dit organiseren? Van huis tot huis folders bedelen? Een actie in de scholen? Een actie tijdens de jaarmarkt? Kunnen we 'bekendmakingsmateriaal' bestellen of zelf aanmaken (promotiefolders, KSJ-KSA-VKSJ-affiches, )? In september komt het er vooral op aan dat kandidaat-leden weten wie jullie zijn, waar ze terecht kunnen voor meer informatie en wanneer de eerste activiteit plaats vindt. Verzekeringen Zijn er voldoende verzekeringspapieren in het lokaal? Heeft iemand die ook mee als we niet in de omgeving van het lokaal spelen (bv. op tocht)? Kan iedereen van de begeleiding ze invullen? Inschrijvingen en huisbezoeken Besteed daarbij ook aandacht aan spelkledij en uniform: hoe moet dit besteld worden? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Ledenadministratie Begin september ontvangt de groepsbegeleiding de ledenlijsten en groepslijsten op basis van vorig werkjaar. De groepslijsten en het begeleidingskader moeten zo vlug mogelijk aangepast naar het provinciaal secretariaat gestuurd worden. Het lidgeld en het bedrag voor de verzekering worden gestort. 7

De startactiviteit, aantrekkelijk aangekondigd en goed voorbereid, kan de beste reclame zijn voor je groep. Elk werkjaar heeft KSJ-KSA-VKSJ een nieuw jaarthema. Elke groepsbegeleider ontvangt hierover heel wat materiaal dat zeker kan gebruikt worden voor de startdag. Deelnemen aan cursussen Naargelang de werkkring waartoe je behoort, is het gesprek over wie welke cursus volgt (binnen KSJ-KSA-VKSJ), nu al aan de orde. Poetsen Stel een poetsbeurtrol op en hang die duidelijk zichtbaar op. Je mag gerust eisen dat iedereen zich daaraan houdt, anders loopt het uit de hand en wil niemand zich er over ontfermen. Materiaal Het materiaal en het materiaalhok moeten in orde zijn. Er zal wel één en ander moeten bijgekocht worden. Een trucje om de kast of het rek langer net te houden: plak overal een sticker (etiket) met erop aangeduid welk materiaal op deze plank thuishoort. 2.3 Oktober Vormingsmoment Plan je een spel rond het nieuw jaarthema? Of denk met de begeleidingsploeg na over waar jullie het jaarthema kunnen gebruiken, welke inkleding jullie kunnen gebruiken enz. Planningsweekend Misschien was september veel te druk en is oktober een minder drukke maand voor een planningsweekend. Tenten aanvragen Vul de formulieren (correct) in en stuur ze zo vlug mogelijk door naar je secretariaat. Het aanbod is kleiner dan de vraag - er vlug bij zijn is dus belangrijk! Ledenweekend in herfstverlof Ligt de plaats vast? Is er een kookploeg? Wie doet de aankopen? Zijn de leden en de ouders verwittigd? Wie rijdt er? Ledenadministratie De ledenlijsten moeten voor 15 oktober op het provinciaal secretariaat zijn. Sint-Maartensfeest voorbereiden Dit vindt plaats in bepaalde streken in Vlaanderen. De lokalen in orde brengen (voor de winter) Moeten er lampen vervangen worden? Werken alle radiatoren behoorlijk? Is er nog voldoende brandstof? Zijn er ramen die niet goed sluiten? Vanaf november wordt de kans groot op nachtvorst. Is er bv. een afspraak wie het water 'aflaat' in de sanitaire blok? Tussentijdse evaluatie Je kan een eerste, korte evaluatie houden van de werking tot nu toe. Wordt iedereen van alle activiteiten op de hoogte gehouden? Loopt het verwittigingsysteem zoals het moet? Kan iedereen van de begeleiding het aan? Moet er ergens bijgeschaafd worden? Zijn er leden die nog niet kwamen opdagen? 8

2.4 November Medewerking aan initiatieven Er zijn een aantal sociale initiatieven in aantocht. Waaraan werk je mee? 11.11.11, Welzijnszorg, Vredeseilanden en/of Damiaanactie? Ouderavond Organiseren jullie een ouderavond of een ander groepsfeest? Wanneer? Wie trekt zich dit aan? Begeleidingsweekend Misschien kwam het er nog niet van om met de hele begeleidingsploeg op weekend te trekken. Dan is dit een ideaal moment. Je kan er evalueren, plannen, uitwerken en/of een beetje ontspannen. Activiteiten tijdens feestdagen Wanneer Kerstmis en Nieuwjaar in een weekend vallen, komt er natuurlijk niemand af op je activiteit. Ook 1 november is zo'n spelbreker. Tegen zulke momenten kunnen we niet op. Maar niet alle feestdagen zijn gebeurtenissen waarbij niemand komt opdagen. Hemelvaarten, Pinksteren, Wapenstilstand en Nationale Feestdag hoeven geen concurrentie te zijn. In principe kan je dan best activiteiten programmeren. Activiteiten tijdens (kleine) vakantie We zouden dit zeker aanraden: voor een aantal kinderen is deze periode soms niet vrij van verveling (een aantal leeftijdsgenootjes zien ze immers niet op school). Maar wat met reizen of andere vrijetijdsbestedingen? We moeten ook durven uitgaan van onze sterkte en de plaats die we verdienen, zelf innemen! Sinterklaasfeest voorbereiden Komt de Sint op bezoek in de groep, dan is een kleine voorbereiding toch wel nodig. Verdieping Het is misschien ook goed een verdiepend moment met de begeleiding te plannen. Je kunt het zelf opzetten of hulp vragen aan het provinciaal secretariaat. De meeste werkkringen hebben een vast aanbod om langs te komen 2.5 December Kerst- en nieuwjaarswensen Een eenvoudig maar mooi kaartje naar leden, ouders en organisaties waar je regelmatig contact mee hebt (gemeente, parochie), maakt indruk. Kookouders voor op kamp zoeken In deze periode plannen vele mensen hun zomerreis. Wacht dus niet te lang indien je een nieuwe ploeg moet samenstellen. Ledenweekend Heel wat groepen houden een ledenweekend in de kerstvakantie. Je kan je natuurlijk de vraag stellen of het wel zo een goed idee is om in de kerstvakantie een meerdaagse activiteit te organiseren, zeker als je leden hebt die dikwijls op reis gaan. Daarom: informeer leden en ouders lang vooraf wanneer jullie speciale activiteiten organiseren tijdens de schoolvakanties. Nodig ze uit om hiermee rekening te 9

houden. Breng ook door de jaren een zekere regelmaat in de invulling van deze periodes. Uiteindelijk komt er na verloop een zekere gewenning bij alle betrokkenen. Cursussen Een aantal provinciale werkkringen hebben een animatorcursus tijdens de kerstvakantie. Trimesteriële planning Sommige groepen maken een planning per trimester. Was jullie planning voor het tweede trimester al klaar? 2.6 Januari Datum kamp meedelen Indien de ouders nog niet op de hoogte zijn van de kampdatum, dan moet dat nu toch wel zeker gebeuren. Deel ook al de datum van de bezoekdag mee en eventueel de datum dat de bagage binnengebracht moet worden (als dat vroeger dan de vertrekdatum is). Evaluatie van de werking We zijn bijna halfweg: misschien een goed moment om te evalueren. Moeten we bijsturen? Was de planning af of zijn er zaken uitgesteld? Het groepsblad Vergeet het groepsblad niet In het slechtste geval kwam het groepsblad helemaal nog niet uit. Dan is januari toch wel de ideale maand om goede voornemens te maken Vredeseilanden Koos je enige tijd geleden voor de actie van Vredeseilanden, maak er dan nu ook werk van. Examenperiode Zie april. 2.7 Februari Groepsfeest Is alles in orde voor het geplande groepsfeest? Tijd voor een stand van zaken en bijsturingen. Hou er rekening mee dat februari een korte maand is en het groepsfeest nu met rasse schreden nadert! Inschrijvingen Joepie (onpare jaren) Geef genoeg informatie door aan begeleiding en sjo! Plan ook een aantal voorbereidende activiteiten (bv. enkele dagtochten). Carnavalfeest In de ene streek wordt carnaval al meer gevierd dan in de andere. Tijd om zich eens goed te amuseren, maar hou alle uitspattingen best binnen de perken 10

2.8 Maart Kampvoorbereiding Verkenning van de kampplaats Het is altijd meegenomen de kampplaats op voorhand met de volledige begeleidingsploeg te bezoeken. Je kan een korte wandeling in de omgeving maken, bossen verkennen, een aantal winkels opzoeken, afspraken maken met de eigenaar enz. Toelating bossen In sommige gevallen is het beter langs te gaan bij de boswachter om te weten te komen in welke bossen je wel/niet mag spelen. Stafkaarten bestel je best nu al via het nationaal secretariaat. Het kan immers enkele weken duren voor je de kaarten hebt. Begeleidingsweekend Soms is deze periode een beter moment om met de begeleiding op weekend te trekken. Je kan een evaluatie houden van de eerste helft van het werkjaar. Maar je kan ook al starten met de kampvoorbereidingen. 2.9 April Cursussen Een aantal provinciale werkkringen hebben een animatorcursus tijdens de paasvakantie. Kampvoorbereiding Kampthema Op zoek naar een origineel kampthema? Loop eens een bibliotheek binnen en kijk bij de jeugdboeken. Sommige verhalen geven voldoende inspiratie voor een thema. Kampvervoer Prijsoffertes bij busmaatschappijen - een vrachtwagen voor het materiaal - een bus voor de bezoekdag - Juiste vertrekdatum als de ouders nog niet op de hoogte zijn van de exacte data van het kamp, dan is het nu wel hoog tijd dat alsnog te doen. KSA- of VKSJ-groepen. Enkele alternatieven zijn: Ontsla studerende leiding van voorbereiding in zware periodes. Motiveer studenten om KSJ-KSA-VKSJ in te bouwen als ontspanning tijdens de blokperiode. Strik de oudste leeftijdsgroepen gerust eens op een vrijdag-of zaterdagavond. Spreek tijdig mensen aan als vervangers/helpers; plan goed in deze periode. De leden van de oudste leeftijdsgroep kunnen zelf al eens iets voorbereiden. Organiseer groepsactiviteiten met de beschikbare leiding. Reserveer een bepaalde soort activiteiten voor deze periode (zwemmen, toneel, film, workshop, ). Bied met de beschikbare begeleiding afwisselend iets aan voor jongste en oudste leeftijdsgroepen. Regeling voor examenperiode mei-juni Examens voor begeleiding zijn één van de grootste stoorzenders voor KSJ-, 11

2.10 Mei Kampvoorbereiding Kampprogramma Het opstellen van een algemeen schema. Zijn er bepaalde afspraken voor iedereen, bv. een gemeenschappelijke dag voor dagtocht? Is er een bezoekdag? Kampmateriaal Moeten er bepaalde aankopen gebeuren? Moet het materiaal gecontroleerd worden (bv. de gasbranders eens uitblazen met luchtdruk, )? Het kampgeld ophalen Hoe organiseer je dit? Wat is de prijs voor het kamp? Zijn er bepaalde kortingen? Wie verzamelt het geld? Opruimen Het is goed eens een grote opruimbeurt in en rond het lokaal te plannen. Misschien een goed werkje voor de 'werkenden' terwijl de studenten aan het blokken zijn? Organiseren van activiteiten in de vakantie Wanneer je kiest voor een zomerpauze, langer dan een maand, dan is het toch goed dat je hier eens bij stilstaat. Een pure evidentie is het namelijk niet, een gewoonte vaak wel. En waarom zou je geen activiteiten organiseren in de zomer? De zomer is immers een periode van veel vrije tijd, warm weer, lang licht, geen kopzorgen, Of je al dan niet activiteiten organiseert, denk eraan tijdig een aankondiging in het groepsblad te plaatsen. 2.11 Juni Voorbereiding van het kamp Kampgeld moet opgehaald worden (zie mei). Wordt er een kampkrant samengesteld (dikwijls een extra editie van het groepsblad)? Is al het materiaal in orde? Kamp voor de leden Hoe zit het met de leden hun toeleven naar het kamp? Wat is hun aandeel in de voorbereiding? Wat is hun inspraak? Inkopen voor het kamp Een goed voorbereide aankooplijst bespaart je veel tijd en frustraties. Veel materiaal (zoals gas, reservelampjes, zaklantaarns, sjortouw, ) kan je hier ook gemakkelijker vinden dan in een klein dorpje middenin de bossen. Bovendien heb je in je eigen gemeente wel connecties om eens iets te lenen of om goede (prijs)voorwaarden te krijgen Vakantie-activiteiten aankondigen Houden jullie een grootse, spetterende slotactiviteit om het werkjaar af te sluiten? Examenvergaderingen Wat je ook doet tijdens de examenperiode, spreek het goed af en zorg dat alle leden en ouders op de hoogte zijn van het wat en waarom (zie ook in april). Kampverzekering Kampverzekering voor kookouders of nieuwe leden moet worden doorgegeven aan het provinciaal secretariaat. 12

2.12 Juli-augustus Kamp Het jaarlijks kamp is zonder twijfel het hoogtepunt van onze werking. Daarvan dromen we al sinds de barre winter. We hebben het al drie keer in koeien van letters aangekondigd in ons groepsblad. En nu is het er!!! Kampopkuis Vooraleer al het materiaal opnieuw op te bergen, is het goed alles eens grondig te poetsen. Op kamp heb je soms de tijd en het materiaal niet om dit optimaal te doen. Je kan er de weken na het kamp een aangename opkuis van maken: terwijl iedereen eigen ervaringen en belevenissen vertelt, kan je heel wat werk verzetten (Eigen) tenten drogen en herstellen Groepen die eigen tenten hebben, zullen zeker weten dat het belangrijk is om tenten goed te laten drogen voor ze op te vouwen en een jaar op te bergen. Profiteer dus van het goede weer weer om dat nu te doen. Herstellingen stel je best ook niet uit tot vlak voor het kamp. Kampevaluatie en jaarevaluatie Wacht niet te lang met het evalueren van het kamp en de jaarwerking. Eenmaal terug september wordt het opnieuw druk met de voorbereidingen van het nieuwe schooljaar en de start van je werking. Samenstellen begeleiderskader volgend werkjaar Om tijdig te kunnen starten met de huisbezoeken, is het nodig op tijd een begeleiderskader op te stellen. Vooral als er nogal wat mensen de ploeg verlaten, is het belangrijk hier tijdig mee te starten. Adressen voor ledenwerving verzamelen Soms kan je via de school of de parochie aan adressen geraken van potentiële leden. 13

3 EXTRAATJE Een aantal zaken moet je voortdurend opvolgen: De provinciale initiatieven voor leden en/of begeleiding zijn een aangename aanvulling bij de gewone werking. Je leert er ook andere groepen kennen en misschien kom je wel tot uitwisseling van interessante adressen, thema's of activiteiten. In sommige gemeenten organiseert de jeugdraad ook allerlei activiteiten. Het is goed de jaarplanningen op elkaar af te stemmen. De zorg voor lokalen en materiaal moet er voortdurend zijn. Alsook aandacht voor hygiëne en veiligheid. In bepaalde werkkringen is er een sterke streek- of gewestwerking. Dit kan een verrijking zijn voor je groepswerking. Het kan nuttig zijn voor alle grote activiteiten een afpuntlijstje te maken: Ligt de zaal vast? Is het contract met de zaal in orde? Is de bestelling bij de brouwer geplaatst? Is SABAM aangegeven? (indien nodig) Zijn er uitnodigingen gemaakt? Zijn er affiches verspreid? Is er een programmaboekje? Wie is voor wat verantwoordelijk (speech, kas, bar, )? Is er voldoende wisselgeld? Wie zorgt voor de opkuis? 14

GERAADPLEEGDE BOEKEN Chirojeugd Vlaanderen (1999). Het groepsleidingsboek. Antwerpen. KSJ-KSA-VKSJ (1981). Vademecum. Brussel. KSJ-KSA-VKSJ Oost-Vlaanderen (1998). Klokwerk. Cursusbundel gevorderdencursus. Gent. VVKSM (1991). De koorddanser. Antwerpen. 15

Deze bundel werd geschreven door Leo Goeman. Eindredactie: Frederik Vercammen; zetwerk: Marleen Colebrants; cartoons: Peter-Jan Sioen; kopies : KSJ-KSA-VKSJ; drukwerk: drukkerij Vyncke. Deze bundel is een uitgave van KSJ-KSA-VKSJ, Nationaal secretariaat, Vooruitgangstraat 225, 1030 Brussel (Tel: 02/201.15.10 - e-mail:info@ksj.org) - Versie februari 2004-16