Beoordelingsmemorandum (Nederlandse bijdrage boven 1..) I GEVRAAGD BESLUIT BETREFT Activiteitennummer Naam activiteit Korte omschrijving Budgethouder 272 (ODA) en 2725 (non-oda) Leverantie humanitaire hulpgoederen Ebola gebieden West- Afrika + aanbieden van marineschip Karel Doorman Leverantie van humanitaire hulpgoederen naar Ebola gebieden West Afrika ter waarde van EUR 5 mln. De goederen die worden aangeboden worden ter plaatse ingezet door de WHO. Daarnaast wordt het marineschip Karel Doorman aangeboden. DSH Datum ontvangst aanvraag 23 oktober 214 Uitvoerende organisatie(s) Juridische relatie Ministerie voor BHOS en Ministerie van Defensie opdracht Committering in euro EUR 18.797.866,17 272 (goederen - ODA): 4.997.866,17 2725 (Transport en ondersteuning) 13,8 mln SBE 715s Noodhulpfonds en 32s Noodhulp niet DAC-landen Begindatum activiteit 2 oktober 214 Einddatum activiteit 31 december 215 Begindatum contract 1 november 214 Einddatum contract 31 december 215 Hulpmodaliteit Donor rol Overige Hulp Single donor Technische assistentie Nvt Niet van toepassing Land/regio begunstigde Landen binnen de regio (indien van toepassing) Ebola gebieden West Afrika Sierra Leone, Liberia, Guinea en eventueel andere landen in West Afrika waar het Ebola virus voorkomt Locatie binnen het land (zo specifiek mogelijk) Gebied Naam locatie(s) Gebieden waar het Ebola virus voorkomt in West Afrika 1
CRS Code * 721 Material relief assistance and services Beleidskenmerken gewicht principal zoals ingevoerd in Piramide. Beleidskenmerken gewicht significant zoals ingevoerd in Piramide. Specifieke toezeggingen van de Minister en/of Staatssecretaris (special pledges) Niet toe te rekenen aan een van de beleidskenmerken Niet toe te rekenen aan een van de beleidskenmerken Toegezegd door R in Kamerbrief d.d. 13 oktober 214 2
II. BEOORDELING ACTIVITEIT 2.1 Bijdrage activiteit aan beleidsdoelstellingen van BZ (beleidsrelevantie) 2.1.1 Beschrijving De voorgestelde activiteit past binnen de beleidskaders. Het Nederlands Beleidskader Humanitaire Hulp (Notitie Hulp aan Mensen in Nood, december 211) heeft als uitgangspunten het humanitair imperatief (humanitaire respons gemotiveerd door streven het menselijk lijden van de meest kwetsbaren te verlichten), de humanitaire principes van menselijkheid, onpartijdigheid, neutraliteit en onafhankelijkheid, toepassing van internationaal humanitair recht en vraaggestuurdheid van de hulp. De afgelopen maanden is de Ebola uitbraak uitgegroeid tot een internationale crisis die reeds drie landen Guinea, Liberia en Sierra Leone op grote schaal trof en daarnaast op kleinere schaal uitbrak in Senegal en Nigeria. Inmiddels zijn er bijna 9 gevallen (mogelijke, verdachte en bevestigde gevallen) en ruim 4 doden gerapporteerd (WHO, Ebola Response Roadmap Update, 15 oktober 214). Volgens het RIVM is dit een onderschatting van het werkelijke aantal zieken. Om te reageren op de gezondheids- en andere aspecten van de crisis heeft de WHO deze uitbraak uitgeroepen tot een medische noodsituatie van internationale zorg en hebben de Verenigde Naties het United Nations Operations and Crisis Centre geactiveerd om een VN-brede reactie op de crisis te organiseren. De VN (de UN Senior Coordinator for Ebola ) heeft een plan opgesteld na de presidenten van de getroffen landen, andere global leaders en internationale epidemiologische experts geraadpleegd te hebben. Op 16 september 214 presenteerde de Verenigde Naties dit in een overzicht van de noden en benodigdheden en haar doelen (samengesteld door OCHA). De VN brede doelen zijn ondergebracht in vijf strategische doelen: het stoppen van de uitbraak, het behandelen van de geïnfecteerden, het bieden van essentiële diensten, het behouden van de stabiliteit en het voorkomen van uitbraken in landen waar momenteel nog geen Ebola heerst. Deze doelen en de daarbij horende mission critical actions worden nagestreefd door diverse VN organisaties die in samenwerking met elkaar en met NGO s, zoals Médecins sans Frontières en ICRC, de problematiek aan zullen pakken. Uitgangspunt voor het verlenen van humanitaire hulp is de omvang van noden en de vraag naar internationale hulp. In dit geval is er een duidelijke hulpvraag van de Verenigde Naties, nationale overheden en NGO s, zoals het Rode Kruis en Artsen Zonder Grenzen. Nederland bekijkt momenteel diverse mogelijkheden van bijdragen, waarvan bijdragen aan het Rode Kruis en Artsen zonder Grenzen en bijdragen aan de Verenigde Naties. Ook de omvang van de ramp, en de benodigde hulp, is dermate groot dat een bijdrage aan grote multilaterale VN-organisaties een effectieve keuze is. In verband met de leiderschapsrol van de WHO op het gebied van gezondheidszorg wordt gekozen voor een bijdrage van 5.. Euro aan de WHO, in de vorm van directe levering van goederen. De doelen van de WHO sluiten dan ook aan bij de Nederlandse doelen met betrekking tot het helpen van mensen in nood. Het algemene doel van de WHO is het stoppen van de overdracht van Ebola in de getroffen landen binnen 6 tot 9 maanden en het voorkomen van internationale spreiding van het virus. De specifieke doelstellingen zijn: - To achieve full coverage with complementary Ebola response activities in countries with widespread and intense transmission. - To ensure emergency and immediate application of comprehensive Ebola response interventions in countries with an initial case(s) or with localized transmission. - To strengthen preparedness of all countries to rapidly detect and respond to an Ebola exposure, especially those sharing land borders with areas of active transmission and those with international transportation hubs. 3
Onderhavige activiteit betreft noodhulp voor slachtoffers van het Ebola virus in gebieden in West Afrika in Liberia, Sierra Leone en Guinea. De voorgestelde bijdrage is gericht op de meest kwetsbare slachtoffers van de crisissituatie en ter ondersteuning van de medische behandeling van slachtoffers van het Ebola virus. De voorgestelde bijdrage is niet-geoormerkt, de goederen zijn aangeschaft bij IPA en de distributie wordt gecoördineerd door WHO. Humanitaire hulp en bescherming worden gelijkelijk aangeboden aan vrouwen, meisjes, jongens en mannen. Het transport van de goederen zal worden verzorgd door JSS Karel Doorman. Het schip heeft een totale capaciteit van 5 mt. De beschikbare capaciteit voor lading is aanzienlijk, 95 mt. Daarnaast beschikt het schip over medische faciliteiten zoals twee operatiekamers, 3 quarantaine ruimtes, radiologische faciliteiten en laboratoria. Het schip biedt tevens twee helicopterplatforms en een hangar voor 6 helicopters. Hoewel JSS de Karel Doorman initieel gebruikt wordt voor het transport, kan ter plekke besloten om het verblijf tot uiterlijk eind januari te verlengen voor regionaal transport als UNMEER daarvoor behoefte kenbaar maakt. 2.1.2 Beoordeling Nr. Criteria 2.1 Beleidsrelevantie Indicatoren ( score, 1, 2) Score Toelichting 2.1.1 De voorgestelde interventie sluit aan bij een van de operationele doelstellingen van de MvT en daaraan gerelateerde beleidsnotitie (beleidstheorie en interventielogica). 2.1.2 De voorgestelde interventie sluit aan bij de speerpunten (alleen voor OS). Choose an item. Choose an item. 2 Humanitaire noden worden middels deze interventie verlicht en is gericht op de meest kwetsbare slachtoffers. Niet van toepassing 2.1.3 De voorgestelde interventie sluit aan bij het jaarplan en de resultaatketen van het MIB/MJSP. Choose an item. 2 De voorgestelde interventie sluit aan op het jaarplan en het beleidskader voor humanitaire hulp. WHO respecteren de humanitaire principes en interventie wordt niet gebruikt als politiek instrument door NL. Tevens betreft het een niet-geoormerkte bijdrage, waardoor de effectiviteit van humanitaire hulp wordt verhoogd. 2.1.4 De samenhang van de voorgestelde interventie met de doorsnijdende thema s vrouwenrechten en gen- Niet van toepassing 4
dergelijkheid/ klimaat/ PSD en versterking maatschappelijke organisaties (alleen voor OS). Choose an item. Totale score (maximaal 8 van de 8 punten) 4 2.2 Probleemanalyse en geleerde lessen 2.2.1 Beschrijving Op 23 maart 214 bevestigde de WHO een Ebola-uitbraak in het Zuid-Oosten van Guinee. De uitbraak heeft zich vervolgens verspreid naar Liberia. Er is veel grensverkeer tussen Guinee, Liberia en Sierra Leone en in mei 214 meldde Sierra Leone dan ook de eerste patiënten. De uitbraak is tot op heden groeiende en ook in Nigeria en Senegal zijn gevallen bekend. Volgens de VN is het duidelijk that the rate at which the virus is spreading is increasing en stelt verduidelijkend: initial analysis indicates that the virus may be approaching an exponential growth rate, and could be doubling approximately every three weeks. De VN is bezorgd dat de uitbraak moeilijk onder controle gebracht kan worden. Inmiddels zijn er al bijna 9 gevallen (mogelijke, verdachte en bevestigde gevallen) en 45 doden gerapporteerd (WHO, Ebola Response Roadmap Update, 15 oktober 214). De case fatality rate (CFR) in getroffen landen is tussen de 6 en de 7 procent. In het rapport schenkt de VN aandacht aan de volgende problemen: - Volgens de VN wonen er ongeveer 22,34 miljoen mensen in gebieden waar een actieve overdracht van het virus is gerapporteerd. Het grote aantal getroffen personen in dichtbevolkte gebieden en tegelijkertijd de gevallen in moeilijk te bereiken dorpen, maken het omvatten van de uitbraak zeer moeilijk. - In Guinee, Liberia, Nigeria en Sierra Leone zijn meer dan 4 health care workers getroffen, waarvan inmiddels meer dan 2 overleden zijn. Het feit dat mensen in de gezondheidszorg getroffen worden, vermoeilijkt de aanpak in toenemende mate. - De VN vragen speciale aandacht voor vrouwen en kinderen. Vanwege de rol als caregiver en de beroepen die met name door vrouwen uitgeoefend worden (verpleegkundige, kraamverzorger, schoonmaakster en grenshandelaren), worden met name vrouwen getroffen: 75% van de gevallen. Daarnaast leven 2,5 miljoen kinderen onder de vijf jaar in getroffen gebieden. Kinderen kunnen direct getroffen worden door het virus, maar hebben ook te maken met secundaire risico s als gevolg van het verlies of geïnfecteerde caregivers en familieleden, of het onvermogen om terug te keren naar de in quarantaine geplaatste gebieden van herkomst. Ook zijn er grote zorgen om groeiend aantal wezen die verstoten worden door discriminatie en stigma. - De epidemie zelf is slechts een van de rampen die zich voltrekt in West-Afrika. Het gaat ook om het uiteenvallen van het gezondheidsstelsel. Zwangere vrouwen, kinderen, mensen met behandelbare aandoeningen zoals diarree en malaria, gaan nu dood omdat ziekenhuizen gesloten zijn. Ook dreigt er voedsel tekort. - Ebola bestaat al 4 jaar maar er is geen medicijn of vaccin beschikbaar. 5
- De uitbraak is proving to have a wider security, economic and livelihood impact on all affected countries and on the West African region as a whole (multi-sectoral impact) : o Er is een gebrek aan goederen en diensten door verplaatsingsbeperkingen in en uit getroffen landen; o Er zijn minder medische goederen en goederen om de basisbehoeften tegemoet te komen door transportbeperkingen; o Agrarische activiteiten zijn opgegeven door de verplaatsingsbeperkingen en de prijzen van basis voedsel zijn aanzienlijk toegenomen; o Hulpverleners kampen met uitdagingen om getroffen gebieden te bereiken als gevolg van beperkte vliegreizen. Hulpverleners die hier wel in slagen zijn niet gegarandeerd van a way of exit, ook als er een medische noodsituatie uitbreekt. Dit belemmert het rekruten van (zeer nodig) nieuw personeel; o De uitbraak verstoort de beschikbaarheid van niet ebola gerelateerde gezondheidsdiensten, waaronder de behandeling van tuberculosis en malaria en het bieden van zorg voor zwangere vrouwen. o Alle scholen in Liberia, Sierra Leone en Guinea zijn momenteel gesloten. o De uitbraak heeft een negatieve impact op de nationale economieën, omdat de agragische sector, de handel, de financiële sector, kleine bedrijven en werkgelegenheid getroffen worden en de fiscale positie van betrokken overheden verzwakt wordt (door hogere uitgaven en minder belastinginkomsten). De Verenigde Naties richten zich op een gezamenlijke aanpak van Ebola. Met diverse VN-agencies of aan de VN geallieerde agencies, zoals de WHO wil men de uitbraak van Ebola aanpakken en zieken behandelen. De kerndoelstellingen zijn het stoppen van de uitbraak, het behandelen van door Ebola getroffen personen, het bieden van essentiële diensten, het behouden van stabiliteit en het voorkomen van een verdere uitbraak. Op pagina 7 van het rapport van de VN (zie brondocumenten) staan naast de strategic objectives, meer concrete actiepunten opgesomd. De WHO richt zich op response activiteiten in getroffen landen en preventie in landen die niet getroffen zijn, met name landen die grenzen aan getroffen landen en landen met internationale transportatie knooppunten. - Objective 1: Ebola response activities in landen met uitgebreide en intense overdracht van Ebola. Het doel is de trend van nieuwe gevallen te keren, de overdracht in hoofdsteden en grote ports te stoppen en om overgebleven transmissie te stoppen binnen 6 tot 9 maanden. Activiteiten zijn onder meer: apply full Ebola intervention package to the extent of available resources, develop and apply complementary approaces for intense transmission areas, assess short-term extraordinary measures to limit national spread. - Objective 2: Ebola response interventions in landen met enkele gevallen of locale overdracht. Doel is het stoppen van overdracht binnen 8 weken van elk geval. Activiteiten zijn onder meer: initiate emergency health procedures, immediately activate Ebola response protocols and facilities, in keeping with WHO IPC guidance and universal precautions. - Objective 3: Het versterken van de voorbereiding in landen die nog niet getroffen zijn om Ebola snel op te sporen en er op te reageren. Activiteiten zijn onder meer het geven van reisadviezen, het ontwerpen van een strategie om de contacten van Ebola-verdachte gevallen te identificeren en te monitoren, het identificeren en voorbereiden van isolation units. Nederland heeft aan het European Emergency Response Coordination Centre (ERCC) van de Europese Unie laten weten dat het JSS de Karel Doorman vanaf november 214 beschikbaar is voor mogelijk transport van hulpgoederen van EU Lidstaten. Ook de Verenigde Naties kunnen van de 6
transportmogelijkheden gebruik maken. De VN en de EU zullen inventariseren of behoefte bestaat aan de (transport)capaciteiten van het schip. De noodhulpgoederen die Nederland aankoopt bij IPA zullen voldoen aan de wensen van de WHO en indien mogelijk vervoerd worden met het JSS de Karel Doorman. 2.2.2 Beoordeling Nr. Criteria 2.2 Contextanalyse Indicatoren (score,1,2) Score Motivatie en verwijzing naar relevante passages uit projectvoorstel 2.2.1 Het voorstel is gebaseerd op een zorgvuldige, gedegen contextanalyse waaruit een logische probleemdefinitie en doelstelling voortvloeit. Choose an item. 2 Het voorstel is gebaseerd op een zorgvuldige, gedegen analyse en resulteert in een logische probleemdefinitie en doelstelling. 2.2.4 Het voorstel beschrijft welke relevante actoren betrokken zijn geweest bij de formulering van het voorstel en welke invloed zij hebben gehad op de inhoud van het voorstel. Choose an item. De hulp wordt ingezet ten bate van de slachtoffers van Ebola in de door Ebola getroffen gebieden in West Afrika. Totale score (maximaal 12 4 van de 4 punten) 2 2.3 Outcomes, outputs, activiteiten en middelen, op basis van het SMART principe 2.3.1 Beschrijving Doelstelling De doelstelling is het lenigen van de humanitaire noden van slachtoffers van het Ebola virus in West Afrika. Activiteiten Het leveren van noodhulpgoederen aan het Joint Support Ship Karel Doorman te Den Helder. De noodhulpgoederen bestaan uit goederen die door de WHO zijn aangegeven als nodige hulpgoederen. Dit zijn onder andere: - koelinstallaties - mobiele laboratoria - mobiele ziekenhuizen - beschermende kleding - voertuigen (inclusief ambulances) - patiëntbedden - materiaal voor patiëntenzorg De uitgebreide lijst met noodhulpgoederen staat in de bijlage vermeld. 7
De voorziene activiteit is noodhulp in de meest zuivere vorm (levens redden, lijden verminderen en menselijke waardigheid tijdens en gedurende de nasleep van noodsituaties handhaven en beschermen). Het is een niet-geoormerkte bijdrage, betreft uitdeling van basisgoederen en is daarom niet duurzaam. 2.3.2 Beoordeling Nr. Criteria 2.3 Outcomes, ouputs, activiteiten en middelen, op basis van het SMART principe Toelichting score (1 punt per indicator) Score Motivatie en verwijzing naar relevante passages uit projectvoorstel 2.3.1 De doelstellingen op het niveau van outcome zijn concreet geformuleerd, vallen binnen de invloedsfeer van het voorstel en zijn realistisch. De outcomes vloeien logisch voort uit het geformuleerde probleem. de outcomes zijn specifiek geformuleerd. de doelstellingen vloeien logisch voort uit het geformuleerde probleem. de doelstellingen vallen binnen de invloedsfeer van het voorstel en zijn realistisch (ook gezien de looptijd en de lokale omstandigheden). 3 De aangekochte goederen worden direct ingezet ten behoeve van de slachtoffers van het Ebola virus door WHO. de doelstellingen zijn acceptabel voor de doelgroep en andere stakeholders. de geformuleerde doelstellingen zijn realistisch in relatie tot de omvang van de activiteiten en de beschikbare capaciteit van de (lokale) organisatie(s). 2.3.2 De voortgang van de realisatie van de outcomes kan op objectieve wijze worden vastgesteld aan de hand van meetbare prestatie indicatoren. voor iedere outcome zijn relevante prestatieindicatoren geformuleerd. voor iedere prestatieindicator is een baseline en een meetbare streefwaarde geformuleerd (kwalitatief en/of kwantitatief). n.v.t. de verificatiemethode (de wijze waarop gegevens worden verzameld / bronnen) is realistisch en haalbaar. 2.3.3 De geformuleerde outputs zijn concreet en vallen binnen de span of control van het n.v.t. 8
voorstel. De outputs vloeien logisch voort uit de geformuleerde outcomes. Het projectvoorstel is in duidelijke fases is verdeeld, allen met concreet geformuleerde outputs. de outputs zijn specifiek. de outputs hebben een duidelijke relatie met de outcomes, m.a.w. het is te verwachten dat de outputs een bijdrage zullen leveren aan de realisatie van de outcomes. de outputs zijn acceptabel voor de doelgroep en andere stakeholders. de geformuleerde outputs zijn realistisch in relatie tot de omvang van de activiteiten en de beschikbare capaciteit van de (lokale) organisatie(s). 2.3.4 De voortgang van de realisatie van de outputs kan op objectieve wijze worden vastgesteld aan de hand van meetbare prestatieindicatoren. voor iedere output zijn relevante prestatieindicatoren geformuleerd. voor iedere prestatieindicator is een baseline en een meetbare streefwaarde geformuleerd (kwalitatief en/of kwantitatief). 1 n.v.t. de verificatiemethode (de wijze waarop gegevens worden verzameld/ bronnen) is realistisch en haalbaar. 2.3.5 Er is een logische relatie tussen de voorgestelde activiteiten en de geformuleerde outputs. het voorstel beschrijft de aard van de activiteiten en legt uit hoe de geformuleerde activi-teiten zullen bijdragen aan de realisatie van de n.v.t. Betreft noodhulp 2.3.6 Er is een logische relatie tussen de activiteiten en de projectbegroting (doelmatigheid). het budget is onderbouwd met aantallen en tarieven (p x q). n.v.t. Betreft noodhulp het budget is gespecificeerd per output en/of outcome. 9
2.3.7 De beoogde resultaten van de activiteit zijn hebben aan het einde van de looptijd van de activiteit een duurzaam effect voor de uiteindelijke doelgroep. het voorstel omvat een duidelijke visie met doelstellingen over hoe de activiteiten voortgezet zullen worden aan het einde van de looptijd van de interventie. om deze doelstellingen te realiseren worden specifieke maatregelen genomen tijdens de uitvoering van de activiteit om er voor te zorgen dat de doelgroep bij zal dragen aan de voortzetting van de activiteiten. het voorstel omvat een transitieplan of exit strategie waarin de verschillende actoren worden benoemd. het voorstel passende criteria aan de hand waarvan de voortgang m.b.t. voortzetting van de activiteiten kan worden gemeten. 2.3.8 De beoogde resultaten hebben aan het einde van de looptijd een duurzaam effect op de lokale partners. het voorstel omvat een duidelijke visie met doelstellingen over hoe de kwaliteit van de activiteiten en/of de financiële onafhankelijkheid van de lokale partner wordt versterkt. om deze doelstellingen te realiseren worden specifieke maatregelen genomen tijdens de uitvoering van de activiteit. het voorstel besteedt aandacht aan de capaciteit van de lokale partner om inkomsten uit verschillende bronnen te genereren. het voorstel beschrijft passende criteria aan de hand waarvan de voortgang m.b.t. de institutionele duurzaamheid kan worden gemeten. Totale score (maximale score 27 punten) 4 1
2.4 Samenwerking, harmonisatie en meerwaarde De Verenigde Naties richten zich op een gezamenlijke aanpak van Ebola. De kerndoelstellingen zijn het stoppen van de uitbraak, het behandelen van door Ebola getroffen personen, het bieden van essentiële diensten, het behouden van stabiliteit en het voorkomen van een verdere uitbraak. De WHO is verantwoordelijk voor het medische onderdeel van de response en hiervoor is de Road Map (WHO, 28 augustus 214) leidend. Gezien de complexiteit van de crisis en de impact op alle delen van de samenleving is er een VN brede appeal uitgebracht op 16 september door OCHA: het Ebola Virus Disease Outbreak Overview of Needs and Requirements. WHO s Road Map is hierin opgenomen. Gezien de maatschappij-ontwrichtende rol van deze virus uitbraak en de internationale dreiging die het vormt is er ook de eerste VN missie gericht op een publieke gezondheidscrisis opgezet door de VN: het United Nations Mission for Ebola Emergency Response (UNMEER). Dr. Nabarro is aangesteld als Special Envoy for Ebola en is gebaseerd in New York. Dr. Nabarro zal zorgdragen voor gecoördineerde internationale respons en daarbij ook operationele en financiële steun mobiliseren voor de getroffen gemeenschappen en landen. Dhr. Anthony Banbury is aangesteld als Special Representative en hoofd van UNMEER. Hij zal gebaseerd zijn in Ghana. Als hoofd van UNMEER zal Mr. Banbury verantwoordelijk zijn voor het operationele raamwerk en zorgen voor de noodzakelijke snelle, effectieve en coherente aanpak van Ebola. De Nederlander Peter de Graff is aangesteld als crisismanager Ebola voor UNMEER voor Liberia. Belangrijkste partners binnen UNMEER zijn de WHO, UNICEF, WFP, OCHA, FAO, UNDP, UNFPA, MSF, WB, ICRC, CDC. Ook is er nauwe samenwerking met lokale overheden en nationale structuren, African Union, Economic Community Of West African States (ECOWAS), NGO s en private sector. Nederlandse NGO s als Artsen zonder Grenzen, Oxfam Novib en het Rode Kruis waren al werkzaam in de drie getroffen landen en zijn ook onderdeel van de geïntegreerde aanpak. IPA draagt in opdracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken zorg voor de aankoop van hulpgoederen. Deze goederen voldoen aan een concrete behoeftestelling van de WHO. Er bestaat geen doorlopende overeenkomst tussen IPA en het Ministerie van Buitenlandse Zaken. IPA is echter een gangbare partner voor de aankoop van goederen die gebruikt worden in de humanitaire hulp sector. De goederen zullen naar West Afrika worden vervoerd per marine schip van het Ministerie van Defensie. Er bestaat met het Ministerie van Defensie een raamovereenkomst, daarnaast is het Ministerie van Defensie onderdeel van het Rijk; derhalve is opstelen van een coca niet aan de orde. V. UITVOERINGSPARAGRAAF 5.1 Begroting Betreft een leverantie van goederen, conform de bij het bemo toegevoegde lijst, waarvan de totale waarde 4.997.866,17 euro bedraagt. De kosten voor het JSS de Karel Doorman worden geschat op EUR 9 mln. voor het initiële transport. Daarnaast wordt er een reservering gemaakt voor 4,8 mln. voor eventuele ondersteuning ter plekke. Met IPA zijn de volgende afspraken gemaakt: Teneinde een transparante financiële afwikkeling te garanderen zal IPA een afrekening maken welke is gesplitst in; Uitgaven aan ingekochte goederen en gecontracteerde diensten De overeengekomen vergoeding voor haar diensten 11
IPA opent een speciale project- bankrekening te openen voor de duur van het project. Bij opdrachtverlening maken zij een voorlopige factuur op, op basis van de geschatte projectkosten, met het verzoek om dit bedrag te storten op de betreffende project bankrekening. Alle betalingen aan leveranciers van goederen en diensten zullen direct ten laste van deze bankrekening worden gedaan, zodat een duidelijk overzicht van actuele kosten zal zijn gewaarborgd. IPA geeft eens per maand een overzicht van de actueel gemaakte kosten en koppelt hieraan een rekening voor de overeengekomen vergoeding, welke door BZ binnen 14 dagen zal worden voldaan middels overmaking op IPA s normale bedrijfsrekening. Alle betalingen welke IPA verricht vanuit de project rekening zullen worden gestaafd middels leveranciersfacturen en bankafschriften. Deze zijn op verzoek ter inzage beschikbaar voor BZ. Betalingen aan leveranciers zullen uitsluitend worden gedaan na contractafsluiting c.q. levering van de betreffende goederen in de controle van IPA en/of na uitvoering van de betreffende dienst. Indien vooruitbetaling aan leveranciers wordt vereist, zal IPA zorg dragen voor het ontvangen en administreren van adequate financiële borgstelling. Na afwikkeling van het project zal een financieel overzicht ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Ministerie. Na goedkeuring hiervan zullen eventuele resterende tegoeden en/of tekorten worden verrekend. Daarnaast is EUR 13,8 miljoen gereserveerd voor de inzet van JSS de Karel Doorman. Dit betreft EUR 9 miljoen voor het eerste transport en een reservering van EUR 4,8 mln. voor een eventueel verlengd berblijf in de regio. Betaalschema is als volgt: Na ondertekening van de beschikking wordt 1% betaald (bevoorschot). Commitment budget Euro of the activity Cash budget Euro of the activity year 1 EUR 4.997.866,17 + EUR 8 mln EUR 4.997.866,17 + EUR 8 mln year 2 EUR 5.8. TOTAL EUR 18.797.866,17 EUR 18.797.866,17 5.2.6 Hoogte eerste betaling Indien vooruitbetaling aan leveranciers wordt vereist, zal IPA zorg dragen voor het ontvangen en administreren van adequate financiële borgstelling. De gehele betaling van EUR 4.997.866,17 vindt plaats na wederzijdse ondertekening van het arrangement. De betaling van de initiële transportkosten ad EUR 9 mln. aan het Ministerie van Defenisie vindt plaats in 214. De hoogte bijdrage aan het eventueel verlengde verblijf zal achteraf worden berekend, als onderdeel van de totale afrekening. 5.3 Monitoring Intern monitoringssysteem: Als vakdepartement is het Ministerie van Defensie voor dergelijke operaties voldoende uitgerust en opgeleid. Er wordt verondersteld dat uitvoering van deze activiteit ter plaatse mogelijk is. Externe monitoring en beheer: Volstaan kan worden met financiële afrekening van het Ministerie van Defensie. Een inhoudelijke rapportage is gezien de aard van de activiteit niet opportuun. 12
5.3.1 Inhoudelijke rapportages Zie hierboven: geen inhoudelijke rapportage nodig 13